Планирование проекта с помощью "Microsoft Project"

Содержание

 

Введение

 

      С развитием информационных технологий и телекоммуникаций наша жизнь становится все более мобильной и информативной, новые технологии прочно входят в  различные отрасли хозяйствования, сферы жизни и несут новые  нормы в них. В связи с реформирование экономики Российской Федерации, с взятием курса на инновационное развитие экономики, всё чаще и чаще в повседневной работе в большинстве предприятий и организаций используют различные средства информационно вычислительной техники и соответственно программного обеспечения. Но необходимо заметить, что спонтанное, не спланированное развитие в любой деятельности малоэффективно. Управление проектами за последнее время завоевало признание как наилучший метод планирования и управления реализацией инвестиционных проектов. По американским оценкам применение методологии управления проектами обеспечивает высокую надежность достижения целей проекта и на 10–15% сокращает затраты на его реализацию.

      Управление  проектом — это применение знаний, навыков, инструментов и методов для планирования и реализации действий, направленных на достижение поставленной цели в рамках проектных требований.

      В мире накоплен огромный опыт применения управления проектами. В частности, эта методология применяется  во всех крупных компаниях мира. Программные средства управления проектами установлены во всем мире на миллионах компьютерах – только пакет Microsoft Project установлен более чем на двух миллионах компьютеров. Ассоциация управления проектами Project Management Institute (Институт Управления Проектами) объединяет около 40 тысяч членов и имеет отделения на всех континентах кроме Антарктиды. Недавно было образовано его Московское отделение. Теперь и в нашей стране все больше организаций применяет технологию управления проектами и интерес к этой технологии непрерывно возрастает. Методы, принятые в новой дисциплине, применяются в энергетике, нефтегазовой, металлургической и строительной отраслях. Практика использования системы управления проектами создала реальную потребность в значительном числе специалистов нового профиля — проект-менеджеров высокой квалификации.

      Для широкого применения на практике методологии  управления проектами необходимо наличие:

      -  доступных и эффективных методов  и средств управления проектами, решающих задачи процесса реализации инновационного проекта; 

      -  подготовленных специалистов в  области управления проектами;

      -  мероприятий по созданию среды  восприятия инноваций;

      -  рынка управления проектами.

      При планировании проекта нужно составить  список задач, требующих решения, и список ресурсов, которые могут в этом помочь, а затем назначить ресурсы задачам. На этапе осуществления проекта необходимо следить за ходом работы, сроками и затраченными средствами. Microsoft Project автоматизирует эти процессы – процессы планирования и управления проектами.

      Целью курсового проекта является формирование навыков практической работы по автоматизации расчетов, связанных с планированием проектов и контролем их исполнения с помощью программы Microsoft Project. Данная цель может быть достигнута при условии успешного освоения работы с основными видами прикладного программного обеспечения, использующегося для управления проектами и в частности программного продукта Microsoft Project.

      Для осуществления данной цели необходимо решить следующие задачи:

• ознакомиться с применяемыми средствами автоматизации для управления проектами
• произвести моделирование проекта создания офиса с помощью Microsoft Project
• проконтролировать выполнение плана проекта с помощью Microsoft Project

 

Глава 1. Обзор применяемых средств автоматизации для управления проектами

 

1. Выбор программного обеспечения.

      Возрастающая  конкуренция на рынке программных  продуктов, а также бурное развитие новых технологий дают возможности  компаниям-заказчикам предъявлять все более высокие требования к качеству программных продуктов, а также требования к сокращению бюджетов и сроков на разработку. Для достижения поставленных задач в условиях ограниченности ресурсов компании разработчики программных продуктов вызвали к жизни новую область методологии управления проектами - управление проектами в сфере разработке ПО. По данной тематике написано немало книг и учебных пособий, но к сожалению большинство из них ориентированы на западные компании и не учитывают реалий российской действительности. Молодым коллективам разработки, зачастую достаточно сложно выбрать инструментарий для управления командой разработки, и еще более сложной задачей является эффективное внедрение выбранных средств в практическую работу. Поэтому возникает необходимость провести короткий экскурс в доступные на российском рынке инструментальные средства, определиться с их функциональностью и особенностями применения для снижения негативных факторов влияющих на время и качество выполнения проекта.

      Методология оценки и анализа программного обеспечения предполагает сопоставление его функциональных возможностей с функциями, выполняемыми управляющим проектом и его командой. При оценке рассматривается следующие критерии:

      » общая информация о ПО;

      » системная архитектура и пользовательский интерфейс: архитектура системы, простота освоения и использования, оценка руководства пользователя и системы помощи;

      » функциональность;

      » ограничения: существующие пределы  по элементам, поддерживаемым системой, таким как количеству работ, ресурсов в одном проекте и т. д.;

      » маркетинговая информация: ценовая  политика, техническая поддержка, обучение, пользовательская база, информация о  фирме производители. Критерии, по которым  производится выбор ПО, можно разделить  на три группы:

      » операционные критерии, относящиеся  к функциональным возможностям ПО, таким как расчет расписания, затрат и отслеживание выполнения работ;

      » критерии, по которым оценивается  возможность функционирования ПО в  рамках любой информационно-управляющей  системы. Они соотносятся с требованиями ПО к аппаратным средствам и оборудованию, возможностью интеграции с другими приложениями и т. п.;

      » критерии, связанные с затратами  на ПО (жизненный цикл ПО), а именно: покупка, инсталляция, оплата технической  поддержки, обслуживание на протяжении всего времени функционирования.

      Современные инструментальные средства позволяют:

      -    повысить управляемость проектной  деятельности компании за счет  введения комплекса организационных,  методических и информационных  средств, формализующих и поддержи¬вающих процессы управления проектами;

      -    использовать актуальную информацию  о статусе проектов для контроля  за проектной деятельностью и  для принятия решений о существенных  изменениях на основании оператив¬ных  данных по всем проектам;

      -    применять единый эффективный  подход и средства управления  проектами с четким раз¬делением  полномочий и ответственности  ролей в проектном управлении;

      -    накапливать историческую информацию - базу знаний по проектам - для  будущих проектов;

      -    повысить эффективность использования ресурсов компании, в том числе - упростить процедуру «вхождения в работу» нового руководителя проекта;

      -    усилить контроль качества, сроков  и бюджета проектов.

      Важнейшей задачей любого программного проекта  как на этапе внедрения и опытной эксплуатации, так и в процес¬се разработки является фиксация и систематизация возникающих ошибок, и контроль за их устранением. Данную задачу помогают решить специализированные системы, тесно интегрированные во все процессы создания и эксплуатации программных продуктов. Главный компонент такой системы - база данных, содержащая сведения об обнаруженных дефектах. 

1.2 Программное обеспечение для управления проектами.

      Рассмотрим основные варианты программного обеспечения, наиболее развитые на российском рынке.

      Microsoft Project, (производитель — Microsoft Corporation).

      Microsoft Project является на сегодняшний  день самой распространенной  в мире системой планирования  проектов.

      Microsoft Project имеет следующие  преимущества:

      - создавать этапы, задания и ключевые события в разработке проекта, а также управлять ими гораздо проще;

      - в MS Project есть возможности привязки ресурсов и финансовых затрат к проектам;

      - цели, временные рамки проекта и информация о ресурсах обновляется автоматически, при внесении изменений в другие компоненты проекта;

      - специальные инструменты для управления изменениями, которые вносятся в проект по ходу работы над ним;

      - множество отчетов, созданных специально для проектов разных типов;

      - наглядное представление того, к чему могут привести задержки на том или ином этапе работы;

      - возможность подсчета влияния, которое может оказывать на проект недоступность ресурсов;

      В целом, Microsoft Project можно рекомендовать  в качестве инструмента планирования и контроля небольших проектов пользователям-непрофессионалам в управлении проектами и новичкам.

      Microsoft Project (MS Project) позволяет эффективно управлять проектом на различных этапах его реализации. Он дает возможность выполнить структуризацию проекта путем разделения его на этапы, задачи и подзадачи, выявить критические задачи (задачи, длительность которых существенно влияет на длительность реализации всего проекта), получить сетевой график и календарный план проекта, осуществить назначение ресурсов задачам проекта, эффективно контролировать загрузку ресурсов. Пакет поддерживает все необходимые типы связей между задачами: FS (Finish-Start), SS (Start-Start), FF (Finish-Finish).

      Microsoft Office Project состоит  из следующих продуктов:

      Microsoft Office Project Standard – настольное приложение для индивидуального планирования и управления проектами. Использует дружественный интерфейс Microsoft Office, что обеспечивает ускорение освоения программы менеджерами проектов.

      Microsoft Office Project Professional – настольное приложение, исполняющее роль клиента в связке с сервером Microsoft Project Server. Содержит всю функциональность Microsoft Project Standard и в связке с Microsoft Project Server обеспечивает пользователей средствами корпоративного управления проектами. Помимо традиционных средств планирования, менеджерам проектов предоставляются централизованные настройки, единый пул ресурсов и возможность автоматически согласовывать свои планы с другими проектами. Менеджерам портфеля проектов предоставляется инструмент для эффективного управления ресурсами предприятия.

      Microsoft Office Project Server – серверный продукт, основа корпоративного решения Enterprise Project Management. Включает в себя централизованную базу данных и службы, исполняющее роль сервера в связке с клиентом Microsoft Project Professional. Microsoft Project Server обеспечивает централизованные настройки для пользователей, единый пул ресурсов, Веб-интерфейс для совместной работы участников проекта, а также содержит средства OLAP-анализа и моделирования портфеля проектов.

      Microsoft Office Project Web Access – веб-интерфейс Microsoft Project, позволяющий не только менеджерам, но и остальным участникам проектов получить доступ к проектной информации через Веб-браузер Internet Explorer. Является составной частью Microsoft Project Server. В сочетании с Windows SharePoint Services обеспечивает управление документами, ресурсами и рисками проектов. Для использования Microsoft Project Web Access пользователи должны обладать клиентской лицензией на доступ к Microsoft Project Server.

      Поддерживая современные информационные технологии, пакет MS Project позволяет импортировать  данные из файлов, созданных в среде  других приложений, например MS Excel и MS Access. Неоспоримым достоинством пакета является наличие встроенного языка программирования Visual Basic For Application, что обеспечивает возможность разработки программных компонент, обеспечивающих решение специфических задач.

      Методика  использования пакета Microsoft Project для  управления инновационным проектом на этапе подготовки к реализации, целью которой является получение сетевого графика и календарного плана проекта, может быть представлена в виде последовательности следующих шагов:

      -  создание календаря проекта (т.е. учет нерабочих и праздничных дней);