Организация как сложная управляемая система

      Итак, структура организации – совокупность устойчивых связей элементов внутри объекта, обеспечивающих его целостность  и тождественность самому себе; состав входящих в неё элементов объективно необходим, особенности соотношения и связей между ними есть структурное свойство организации, предопределяющее не только ее качественную характеристику – организованность, но и внешнюю форму, поведение, место в окружающем мире.

      Теперь, используя понятие структуры, мы можем утверждать, что организованность – качество такого явления, как организация, может многообразно изменяться, если меняется структура ее, а не только элементы, образующие структуру, или, скажем, связи между ними. Максимально эффективная организованность формально может обеспечиваться максимальным результатом функции  независимо от числа и многообразия элементов, а также форм их взаимосвязей. Структура формирует через связи элементов определенный механизм выполнения функций организации. Формы, или внешнее построение конкретной организации, должны всегда соответствовать в большей или меньшей мере функциям, структуре и природе организации как единому целому. 

1.3 Процесс осуществления управления организацией

      Управление  организацией предстает в виде процесса осуществления определенного типа взаимосвязанных действий по формированию и использованию ресурсов организации для достижения ею своих целей. Управление не эквивалентно всей деятельности организации по достижению конечных целей, а включает в себя только те функции и действия, которые связаны с координацией и установлением взаимодействия внутри организации, с побуждением к осуществлению производственной и других видов деятельности и т. п. (Рис. 1). 

      

        

      

        
 

Исходное  состояние                              
 

   Исходное состояние                                                                           Конечное состояние

      Рис. 1. Место процесса управления в организации 

      Содержание  и набор действий и функций, осуществляемых в процессе управления, зависят от типа организации (деловая, административная, общественная, образовательная, армейская и т. п.), от размеров организации, от сферы её деятельности (производство товаров, оказание  услуг), от уровня в управленческой иерархии (высшее руководство, управление среднего уровня, нижний уровень управления), от функции внутри организации (производство, маркетинг, кадры, финансы) и еще от многих факторов.⁶

      Однако, несмотря на все разнообразие, как на это обратил внимание еще в 1916 г. А. Файоль, для всех процессов управления в организации характерно наличие, в общем-то, однородных видов деятельности. Можно сгруппировать все виды управленческой деятельности в четыре основных функции управления:

• планирование, заключающееся в выборе целей и плана действий по их достижению;
• функция организации, посредством которой происходит распределение задач между отдельными подразделениями или работниками и установление взаимодействия между ними;
• руководство, состоящее в мотивировании исполнителей к осуществлению запланированных действий и достижению поставленных целей;
• контроль, заключающийся в соотнесении реально достигнутых результатов с теми, которые были запланированы.

      Управление  процессом взаимодействия организации  с внешней средой направлено на поддержание необходимых отношений с общим внешним окружением и непосредственным деловым окружением. В зависимости от того, как строится взаимодействие организации с внешним окружением, выделяются организации, имеющие механический и органический типы управления.⁷

      С теоретической точки зрения, управление следует рассматривать как особый тип взаимодействия двух или нескольких субъектов, в процессе которого осуществляется фиксация целей действия, мотивирование  на осуществление действий для достижения целей и, наконец, координация действий в процессе достижения целей.

      Все организации, так или иначе,  являются системами, и управление ими может осуществляться только в том случае, когда существует реально действующая система, решающая задачи управления. 
 

2. Понятие системы

2.1. Определение и признаки системы.

      Система - это некоторая целостность, состоящая  из нескольких взаимосвязанных частей или законов, каждый из которых вносит свой вклад в результат деятельности целого (системы)⁸.

      Термин  «организация» в одном из своих лексических значений означает также «систему», но не любую, а в определенной мере упорядоченную, организованную.

      Признаками  системы являются множество составляющих ее элементов, единство главной цели для всех элементов, наличие связей между ними, целостность и единство элементов, наличие структуры и иерархичности, относительная самостоятельность и наличие управления этими элементами. ⁹

      Существует  достаточно много определений системы, но большинство исследователей сходится к тому, что отличительными характеристиками системы является структурность (наличие составляющих ее элементов и возможность разложения системы на составляющие) и процессность (или в некоторых, случаях цикличность, то есть возможность повторения процессов существования для сохранения системы). Как считают представители системного анализа, системные свойства присутствуют во всех явлениях. Наличие таких условий может быть проверено, если явление можно описать через следующую схему (Рис. 2): наличие составляющих, таких как вход, процесс и выход.

      

      

      Обратная  связь

      Рис. 2. Схема представления системы 

      Каждая  система, а значит и организация, имеет входное воздействие, систему ее обработки, конечные результаты и обратную связь. Входное воздействие складывается из воздействий внешней среды и собственных воздействий.

      В любой системы вход состоит тоже из составляющих элементов, которые  классифицируются в зависимости  от их роли в обеспечении процессов  системы:

• та часть, над которой осуществляются операции системы;
• среда, воздействующая на операции;
• перемещение компонентов всей системы.

      Входы в системе делятся по содержанию на: материальные, информационные, энергетические или их сочетание (двух или трех).

      Процесс - внутреннее содержание системы, которое  изменяет свое состояние во времени, изменяя количество и взаимосвязь отдельных элементов.

      Вход  может рассматриваться как процесс, т.е. при этом система должна быть построена таким образом, чтобы  необходимые процессы воздействовали каждую составляющую входа в строгом  соответствии по времени и скоординирована для достижения желаемого результата. Выход должен обязательно соответствовать двум требованиям: а) обеспечивать стабильность; б) надежность. 

2.2. Основные характеристики  системы

      Стабильность  системы характеризуется непрерывностью выхода, а надежность выхода - это согласованность всех компонентов в деятельности системы. Для системы обязательным является наличие элементов или частей и связей между ними. Сама система характеризуется структурой (количеством элементов и их взаимным расположением) и поведением (результатом деятельности). Решающее значение для определения структуры имеют характер связи между элементами.

      Для представления и описания системы  используют следующие понятия: состояние, поведение системы, равновесие, устойчивость

      1. Состояние.

      Этим  понятием обычно характеризуют мгновенную фотографию, срез системы во времени (в какое-то время) или во время  остановки в ее развитии. Состояние  определяют (описывают) либо через входные  воздействия: входные сигналы (результаты), либо через макропараметры и макросвойства системы (давление, скорость, ускорение - для технических систем; рентабельность, объем продаж, объемы производства, численность персонала, основные фонды, темпы роста - для экономических систем). По этим показателям можно говорить о состоянии покоя - стабильности (т.е. постоянные входные воздействия и выходные сигналы) и о состоянии равномерного развития.

      2. Поведение системы.

      Если  система способна переходить из одного состояния в другое, то говорят, что  она обладает поведением. Поведение системы - это ее состоят (возможность преобразования, изменения) во времени. Этим понятие пользуются, когда неизвестны правила, закономерности перехода из одного состояния в другое.

      3. Равновесие.

      Это понятие определяется как способность системы в отсутствие внешних возмущающих воздействий (и при постоянных воздействиях) сохранять свое поведение сколь угодно долго.

      4. Устойчивость.

      Устойчивость - способность системы возвращаться в состояние равновесия после  того, как она была из этого состояния выведена внешними возмущающими воздействиями. Эта способность обычно присуща системам при постоянном управляющем входе только в некотором диапазоне, не превышающем определенного уровня. Состояние равновесия, в которое система способна возвращаться сама, называется устойчивым состоянием равновесия.

2.3. Основные свойства  системы.

     К свойствам системы относят:

1. Свойство связности. Элементы набора могут действовать только вместе друг с другом, в противном случае эффективность их деятельности резко снижается;
2. Свойство эмерджентности: потенциал системы может быть большим, равным или меньшим суммы потенциалов составляющих его элементов;
3. Свойство самосохранения. Система стремится сохранить свою структуру неизменной при наличии возмущающих воздействий и использует для этого все свои возможности;
4. Свойство организационной целостности. Система имеет потребность в организации и управлении.

     В системе формируется сложная  зависимость от свойств входящих в нее элементов и подсистем (система может обладать свойствами, не присущими ее элементам и может не иметь свойств, первоначально присущих большинству ее элементов). Например, директорат компании вынужден подчиняться определенным правилам взаимоотношений, хотя отдельные руководители предпочитали бы более неформальные отношения; при проведении совещания может быть выработана идея, которая не пришла бы в голову ее участникам при индивидуальной работе.

     Система может включать большой перечень элементов и ее целесообразно  разделить на ряд подсистем. Подсистема — это набор элементов, представляющих автономную внутри системы область, например, технологическая, экономическая, организационная, правовая подсистема.

     Системы могут включать большое число  группировок, однако основной является группировка их в трех подсистемах: технической, биологической и социальной.

     Техническая подсистема включает станки, оборудование, компьютеры и другие работоспособные изделия, имеющие инструкции для пользователя и используемые им.

     Биологическая подсистема включает флору и фауну  планеты, в том числе относительно замкнутые биологические подсистемы, например, муравейник, человеческий организм, относительно которых человек принимает решения. Эта подсистема обладает большим разнообразием функционирования, чем техническая.