Управління керівною діяльністю

  Раціональна освітленість робочого місця знижує стомлюваність і підвищує продуктивність праці. Фізіологічним особливостям праці менеджера найбільшою мірою відповідає природне освітлення. Тому бажано, щоб кабінети менеджерів мали максимальну площу віконних прорізів. При орієнтації вікон на південну  сторону на вікнах повинні бути світлорозсіюючі штори чи жалюзі.

       Застосовуючи штучне освітлення, варто враховувати такі вимоги:

• достатність освітлення за рівнем і рівномірністю;
• правильний набір джерел;

• раціональний розподіл світла в приміщенні;             

• відсутність прямих променів і відбити відблисків;
• поєднання загальних і місцевих джерел світла.

    Більш зручним вважається освітлення з використанням люмінесцентних ламп. їхнє світло близьке за спектром до сонячного. При їхньому використанні збільшується гострота зору, знижується стомлюваність, поліпшується настрій. При однаковій з лампами накалювання витраті електроенергії вони забезпечують збільшення освітленості в 2-2,5 раза , що робить їх економічно вигідними. Але є й недоліки:

миготіння, тріск  стартерів.

    Як джерела місцевого освітлення рекомендується застосовувати пересувні лампи, що повертаються, на гнучкому шлангу чи на спеціальних шарнірах. Потужність ламп повинна бути не менш 60 Вт. М'яке, несліпуче світло повинно падати на робоче місце ліворуч.

   Несприятливий вплив на роботу менеджерів роблять шумові перешкоди. Вони стомлюють центральну нервову систему, знижують увагу і працездатність. Нормальними умовами праці вважаються такі, при яких рівень шуму не перевищує 50 децибел. Для порівняння вкажемо, що в звичайній житловій кімнаті рівень шуму складає 40 децибел, у будинку на вулиці з напруженим рухом при закритому вікні — 60, а при відкритому — 70, у будинку біля аеропорту — 100. Літак при зльоті утворить шум у 120 децибел. Джерелами шуму на робочих місцях менеджерів, особливо якщо вони

знаходяться в загальних приміщеннях, можуть бути: робота устаткування в сусідніх виробничих підрозділах, робота управлінської техніки, процес . оброки документів, пересування стільців, розмови, ляскіт дверей, зайві ходіння співробітників і відвідувачів, телефонні розмови.

    Для зниження рівня шуму на робочих місцях проводяться заходи за двома напрямами:

              1) технічні: установка амортизаторів під управлінську техніку, усунення несправностей у меблях і устаткуванні, усунення ляскоту й оббивка дверей, пристрій  звуковбирних  ковпаків над  телефонними апаратами,   заміна звукової викличної сигналізації світловою, облицювання стін, стелі, підлог адміністративних приміщень звуковбирними матеріалами;

2) організаційні: заборона голосних розмов у службових приміщеннях, оформлення попереджувальних написів, перепланування робочих місць, усунення непродуктивних ходінь співробітників по приміщенню, виділення спеціальних кімнат для прийому відвідувачів і телефонних розмов.

Листування

          У письмовому спілкуванні є свої переваги. Подана в письмовому вигляді інформація дозволяє партнерові вивчати повідомлення в деталях, краще запам'ятати його ключові моменти та підготуватися до відповіді. Але враховуючи закони психології, які стверджують, що на формування поглядів партнера значною мірою впливає інформація, яка надходить першою, на початковому етапі встановлення контактів з майбутнім партнером краще обирати спосіб особистого спілкування, розмови. Якщо спілкування починати з листування, то заперечення, які виникають у партнера при читанні, пізніше буде важче спростувати.

Проблеми, що виникають  за письмового спілкування, влучно ілюструє наше прислів'я: "Що написано пером, того не витягнеш волом". Весь процес спілкування — і оцінка партнерами один одного, й обмін інформацією, й організація взаємодії — реалізується через написане слово. Тут зовсім немає невербальних каналів спілкування, і це часом вельми негативно позначається на ефективності та якості спілкування. Атому принагідно в щ текст листа доцільно вводити деякі звороти, словосполучення, що засвідчують ставлення до партнера.

Неможливість передати ті позитивні емоції, які передаються в спілкуванні через невербальні канали, в діловому листуванні частково компенсується якістю паперу, на якому написано лист, чіткістю думок, красивим розміщенням тексту на аркуші.

У практиці ділового спілкування  поширені такі види письмових документів: особистий лист, службовий лист, комерційний лист, пам'ятна записка. Оформляють кожен з них з урахуванням правил, ігнорувати які не слід.

У лівому нижньому куті листа  першої сторінки, незалежно від загальної кількості сторінок, записуються реквізити адресата: спочатку прізвище та ініціали, потім посаду, потім назву міста. Кожний реквізит пишуть з нового рядка з великої літери.

Закінчують особистий  діловий лист спеціальною формулою ввічливості: "З повагою ..." чи "З глибокою повагою ...". Нижче пишеться прізвище того, хто писав листа, печатку на підпис не ставлять. В додатку наведені приклади таких листів.

Службові  листа складають найбільшу групу в листуванні, їхній текст повинен бути простим, розкривати тільки одне питання. Це спрощує реєстрацію листів, контроль за проходженням. Якщо лист містить кілька запитань, що контролюються різними відділами, доводиться робити копії.

  Текст листа майже завжди складається з двох частин. У першій викладаються мотиви, в другій — прохання, пропозиції, зауваження. Саме друга частина є основною і з неї слід починати листа, а докази, аргументи розміщувати потім. Однак листи з простими темами можуть складатися тільки з однієї основної частини: "Просимо підтвердити згоду телексом".

 Головна мета ділового листа, як і будь-якого акту спілкування, — пояснити, впевнити, довести та спонукати до дії. Цього досягають чіткістю, простотою тексту. Наведені в листі факти й аргументи повинні бути точними, ілюстрованими числовими даними. Тон листа має бути нейтральним, для цього необхідно вживати вирази типу: "напевне", "як відомо", "якщо можна" тощо.

  Повагу до адресата можна висловити дієслівниковими зворотами типу: "Досконало вивчивши Ваші пропозиції ...", "Уважно ознайомившись з аргументами...".

Незважаючи на різноманітність  проблем, про які йдеться в  листах, обґрунтовуючи дії, користуються обмеженим переліком початкових, кінцевих і заключних словосполучень та виразів: "У зв'язку ...", "Згідно з .,.".

  Викладаючи причини прийняття рішень, можна вдаватися до таких зворотів, як: "враховуючи ...", "керуючись ...", "беручи до уваги ..."тощо.

   За характером інформації листи поділяються на різні групи.

   Супроводжувальні листи — часто інформують адресата про документи, які йому надсилаються. Такі листи складають лише у випадку, коли необхідно зробити якісь роз'яснення чи доповнення до надісланих документів: зазначити термін виконання; пояснити причину затримки тощо. Починаються такі листи словами: "надсилаємо...", "повертаємо ..." тощо. Далі зазначають заголовки документів, що відсилаються. Текст супроводжувального листа короткий, не має заголовка.

   Листи-запрошення адресату взяти участь у якомусь заході. їх адресують як окремим особам, так і організаціям. В них повідомляють про характер заходу, дату, місце його проведення, умови, що ставляться перед його учасниками.

   Лист-повідомлення близький за стилем до листа-за-прошення. Надсилається конкретному адресатові і, як правило, є реакцією на якийсь запит. Починається словами "Повідомляємо ...", "Доводимо до Вашого відома ..."тощо.

  Рекламний лист повідомляє адресата про якийсь захід чи факт. Найчастіше таким листом пропагують діяльність організації, її товари чи послуги.

  Лист-підтвердження починається словами "Ствєр-джуємо ..." і надсилається на знак підтвердження того, що відбулося, — факту, дії, телефонної розмови тощо.

  Лист-нагадування починається словами "Нагадуємо ..." і сповіщає про наближення якогось терміну виконання обов'язків чи заходу.

  Гарантійний лист —документ, який обіцяє виконання викладених у ньому зобов'язань. В листі гарантується оплата чи надання якоїсь послуги. Ці листи

мають підвищену правову  функцію, а тому текст повинен бути чітким, недвозначним.

   Комерційний лист — специфічний вид ділового спілкування. Оформляється завжди на фірмовому бланку, містить комерційні дані (умови страхування вантажу, зміни в цінах, способи платежів тощо]. Текст доцільно починати зверненням "Шановний ...", підтекстом праворуч завжди ставиться підпис першої особи та ще одного відповідального працівника підприємства чи організації [частіше за все бухгалтера) та печатка.

       Ініціативні листа — це листи, що потребують відповіді. В основному вони містять якесь прохання, пропозицію, запит.

        Листи - відповіді за своїм змістом носять залежний характер від ініціативних листів, бо тема їхнього тексту вже задана і треба лише викласти характер розв'язання проблеми, викладеної в ініціативному листі: прийняття чи відмову пропозиції. Відповіді слід викладати чітко: чи всі прохання можуть бути задоволені, якою мірою, в які терміни. Якщо лист містить відмову, то вона повинна добре аргументуватися. У листі-відповіді обов'язково зазначають дату та номер ініціативного листа, на якого відповідають.

    Пишеться текст особливою телеграфною мовою: без прийменників, сполучників, розділових знаків.

Словами в телеграмі  пишуться такі знаки, як "номер", "мінус", "плюс", "відсоток", "знак запитання"тощо. Дати записуються арабськими числами з інтервалом: число, місяць, рік (05 07 96). Закінчується телеграма зазначенням її індексу. Телеграма-відповідь друкується з індексом ініціативного документа, на який подається відповідь, без слів "ваш" чи "на ваш". А тому текст власне телеграми не слід починати будь-якими числами, датами. Після тексту телеграми вказується посада та прізвище того, хто її підписав. Текст службової телеграми завіряють печаткою.

Складають телеграму  в двох примірниках. Перший подають на пошту, другий залишають у документації.

  Документи, адресовані іноземним представництвам і торговим делегаціям, що містяться на території нашої країни, пишуть українською мовою. Листування з зарубіжними партнерами може здійснюватись як іноземною мовою,такі українською. Вживання мови партнера є ознакою поваги до нього, але якщо недосконало володієте цією мовою, то краще користуйтеся українською.

   Існують деякі правила реагування на листи за термінами. Так, на телеграфне запитання слід відповісти не пізніше, ніж через 3 дні з часу одержання повідомлення. На лист - не пізніше, ніж через 10 днів. Якщо запит потребує детального вивчення питання та підготовки, то протягом трьох днів сповіщають адресатові, що лист чи телеграму отримано, і над

проблемою працюють. Остаточну відповідь треба дати не пізніше, ніж через місяць.

 Скорочення часу на роботу з кореспонденцією забезпечується раціональною організацією її обробки. Так, вхідну ділову кореспонденцію доцільно сортувати відразу самому чи доручити це секретареві. При цьому залишати на письмовому столі слід тільки ті запитання, що виходять за межу наданих повноважень чи не можуть бути вирішені без нашого втручання. Всю іншу інформацію треба передавати негайно тим колегам, до компетенції яких вона належить.

 Листи потрібно опрацьовувати негайно після їх отримання. Резолюції рекомендують робити олівцем на полях чи на окремих самоклейних аркушиках. При цьому в листах треба підкреслювати найважливішу, на наш погляд, інформацію, робити помітки щодо опрацювання листів підлеглими: "Ознайомитись і дати рекомендації", "До відома", "Підготувати відповідь до ...". Іноді тут-таки можна записати ключові слова відповіді на лист, термін виконання, прізвище виконавця, місце в архівах тощо.

Найчастіше в резолюції послідовно вказують такі елементи: виконавець, зміст доручення, термін виконання, особистий підпис того, хто накладає резолюцію, дата резолюції.

 Необхідно пам'ятати, що опрацювання листів полягає не тільки в їх прочитанні, а й у діловій реакції на них. Іноді ящик для листів доцільно розділяти на три частини:

1 ) термінове виконання;

2)розглянути додатково;

3) до архіву.

Готуючи відповіді  на листи, треба пам'ятати, що партнери будуть вдячні, якщо ми допоможемо їм скоротити час на відповідні зворотні послання. Для спрощення відповіді партнерам можна направити їм дві копії листа з написом:

"Будь  ласка, використайте копію для  резолюції".

                       Організація нарад, ведення переговорів

   Значна частина робочого часу, сил і енергії менеджера витрачається на участь в засіданнях, нарадах, зборах або ж на їх проведення. Ці заходи можуть займати від 10 до 69% робочого часу менеджера. Звичайно вони відрізняються колом учасників (на нарадах присутні спеціалісти відповідальні або зацікавлені особи, а на зборах — весь персонал), кругом проблем, які обговорюються (на нарадах розглядаються поточні конкретні питання, а на зборах - більш загальні, які накопичилися за певний період часу), метою (наради мають оперативний характер, на них встановлюються корективи з вдосконалення поточної діяльності, на зборах насамперед підводяться підсумки і визначаються плани на майбутнє).