Управління керівною діяльністю

• діловоди,
• обліковці,
• агенти,
• секретарі-друкарки,
• архіваріуси, креслярі
• стенографісти тощо.  

Кількісні, якісні і структурні перетворення в економіці країни зумовлюють диференціацію та інтеграцію окремих видів діяльності, підвищення ролі і збільшення обсягу робіт, пов'язаних з управлінням та обслуговуванням виробництва. Тому ефективність господарювання підприємств і об’єднань стаї функцією певного рівня організації апарату управління. Докорінне покращання забезпеченості народного господарства керівними кадрами вимагає суттєвих змін в методах підбору і оцінки кадрів.В управлінській діяльності, на відміну від відомого математичного правила, результат сумарних зусиль колективу залежить від того, як розставлені його члени. Тому кадрова політика, принципи, форми, методи й напрями роботи з управлінським персоналом завжди  були і залишаються в центрі уваги суспільства. Формально- номенклатурний підхід до формування відповідальних кадрів апарату управління слід повністю замінити науковими методами добору кадрів.

Це створить умови, за яких на керівні посади призначатимуться (обиратимуться) обдаровані, освічені і гідні люди, які поєднують відданість справі з великими організаторськими здібностями. Правильний підбір кадрів дає змогу здійснити принцип "кожна людина на певному місці і кожне місце - для певної людини". Людина забезпечує максимальну віддачу, якщо виконує посильну роботу, що відповідає іі нахилам, здібностям, рівню загальної і спеціальної підготовки. ігнорування цих вимог на практиці призводить до плинності керівних кадрів, і зниження економічних показників господарювання, зумовлене організаційними, економічними і психологічними причинами, внаслідок складності праці керівника і тривалого періоду "  входження " його в посаду. Керівникам потрібно від 3 до 5 років, щоб пройти професійну і соціально-психологічну адаптацію, перш ніж іх діяльність стане ефективною. Удосконалення роботи з керівними кадрами включає прогнозування і планування потреб у них, формування резерву на підготовку, розстановку і використання кадрів, забезпечення потрібної кваліфікації кадрів, використання ефективних методів вивчення і підбору кадрів, оцінки праці, особистих і ділових якостей, періодичну переатестацію працівників, що вимагаю встановити більш чітку відповідальність за підбір, ріст і просування кадрів, ввести в дію комп'ютеризовану інформаційну систему кадрового забезпечення.

Підкреслюючи доцільність підвищення стабільності кадрів керівників підприємств, не можна тлумачити проблему так, що, чим більше керівник працюватиме на тій же самій посаді, на тому ж самому підприємстві, тим ефективніше його праця. із збільшенням стажу роботи керівників спостерігаються і деякі негативні моменти в їхній діяльності: певна стереотипність мислення, тенденція до організаційного консерватизму, опір раціональним нововведенням; зниження творчої активності, пізнавальної ініціативи, схильність до конформності та ін.      Фактичний строк перебування керівника на посаді слід суворо індивідуалізувати, тому що тривалість його ефективної роботи детермінуіться багатьма змінними, що мають суб’єктивний і об’єктивний характер.

Третій елемент, головний для прийняття  більшості організаційних рішень, — це розподіл влади між людьми і виробничими одиницями всередині організації. Розподіл влади між людьми виходить від менеджера до його підлеглих. Розподіл влади від менеджера до підлеглого звичайно називається делегуванням. Влада також розподілена між виробничими одиницями чи відділами на різних рівнях всередині організації. Розподіл влади між організаційними рівнями часто називається децентралізацією. Сутність управління, його функції і специфіка визначаються, з одного боку, завданнями, які воно розв'язує, з іншого — змістом "простих" факторів процесу управлінської праці, тобто її предметами, засобами і самою працею.

 Управлінська праця — різновид розумової праці. Хоч вона безпосередньо і не виступає творцем матеріальних благ, але є невід'ємною частиною праці сукупного працівника, а отже, й продуктивною працею.

З формального погляду  управлінська праця — це те, що роблять  менеджери. Ще А. Файоль створив загальний образ керівник як плановика, організатора, координатора, контролера. Для розуміння природи управлінської праці важливе значення має відповідь на запитання: "Праця менеджера й управлінська праця — це одне й те саме чи ні?"

З'ясування цього питання  передбачає врахування таких фактів практичної діяльності менеджера.

По-перше, управлінська праця об'єднує елементи менеджменту з елементами спеціальності й професії. Керівники майже завжди в процесі виконання своїх безпосередніх обов'язків виконують також і не управлінські функції.

По-друге, суттєві елементи управлінської праці передбачають налагодження зв'язків, управління людською поведінкою та прийняття на себе відповідальності за успішне виконання роботи.

По-третє, природа управлінської праці досить мінлива за часом, періодами і непередбаченістю. Важко, а інколи навіть неможливо передбачити все різноманіття завдань в управлінській праці протягом заданого періоду. Значну частину свого щоденного робочого часу менеджери витрачають на розв'язання конфліктів і непередбачених проблем.

  Структура інформаційного забезпечення, яким користуються менеджери, постійно змінюється залежно від того, про яку інформацію йде мова і з ким вони мають справу. Керівники часто переконують інших і втягуються в конфлікти між співробітниками, внаслідок чого їм залишається мало часу для того, щоб присвятити себе конкретній фаховій діяльності, складанню систематичних планів. Чимало часу керівник витрачає на звіти або пояснення того, що він робить, аналіз великої кількості варіантів рішень, які було прийнято раніше.Так чи інакше, в теорії та практиці менеджменту існують різні уявлення про управлінську працю, і, звичайно, не всі вони правильні, що дає підстави науковцям говорити про міфи щодо праці керівника, зокрема, на думку А. Файоля, — це погляд на керівника як на обчислювальну машину, яка розмірковує (перший міф).Дослідженнями встановлено, що керівник рідко витрачає більше 9 хв на розв'язання будь якого завдання. При опитуванні 35 генеральних директорів з'ясувалося, що лише на 10 % їхніх дій знадобилося більше однієї години. Вивчення роботи майстрів засвідчує, що вони виконують більше 550 дій протягом 8-годинної зміни. Замість того, щоб бути акуратним плановиком, як це змалював Файоль, реальний менеджер перестрибує від однієї справи до іншої, прагнучи знайти відповіді на вимоги конкретної ситуації.

 Другий міф — це імідж керівника як людини, котра належним чином спланувала й делегувала завдання, після чого може сконцентрувати свою увагу на його виконанні, ефективно використовуючи більшу частину свого часу на розв'язання важливих проблем функціонування організації. Тут теж не діє класичний стереотип. Більшість менеджерів сприймають як особистий обов'язок участь у виконанні ритуальних та офіційних заходів, в обробці інформації тощо. Особливо вище керівництво вважає своїм обов'язком робити те, що від них вимагає їхнє становище, навіть якщо такі дії інколи й безглузді. Третій міф полягає в тому, що немовби керівники вимагають систематизованої та обробленої інформації. Насправді керівники надають перевагу вербальним джерелам інформації або інформації, котру можна отримати швидко, як правило, з телефонних розмов і на нарадах. Четвертий міф, на думку Г. Мінцберга, може виявитися найбільш загрозливим. Він полягає в тому, що менеджмент усе більше стає наукою і професією. Проте більша частина діяльності керівника залишається прихованою для зовнішнього погляду.

  Дуже часто інтуїція і твереза думка ближчі до менеджменту, ніж об'єктивні дані, вперті факти й точне наукове знання. Хоча сучасні менеджери достатньо компетентні за всіма загальновизнаними стандартами, але спосіб, яким вони діють, "принципово не відрізняється" від того, яким користувалися його колеги в минулому. Інформація, якої потребують вищі менеджери, різноманітна за змістом, але вони добувають її одним і тим же способом — з усного повідомлення. їхні рішення стосуються новітніх технологій, але процедури, якими вони користуються для прийняття їх, залишаються такими ж, як і в керівників XIX ст. Навіть найсучасніший комп'ютер не справляє, як виявилось, ніякого впливу на методи ухвалення рішень директорами підприємств.

  Основна мета управління як такого — створення необхідних умов (організаційних, технічних, соціальних, психологічних і т. ін.) для реалізації завдань організації, забезпечення послідовності між індивідуальними трудовими процесами, координація й узгодження спільної діяльності працівників заради досягнення конкретних запланованих результатів.

  Отже, управління — це насамперед робота з людьми, трудова діяльність яких є об'єктом управлінського впливу.

  Трудова діяльність людей у виробництві як предмет управлінської праці може опосередковано виступати у вигляді інформації в різних її формах.

  Інформація — специфічний предмет управлінської праці, тому праця має інформаційну природу. У ній поєднуються творчі, логічні й технічні операції, пов'язані з обробкою інформації, а обмін діяльністю між суб'єктом і об'єктом управління, між самими суб'єктами управління має інформаційний характер. Досягнення мети управління здійснюється шляхом вибору і реалізації сукупності управлінських впливів.

Управлінський вплив на колективи людей, на їхню трудову діяльність — це і є специфічний продукт управлінської праці. Основною формою такого впливу є управлінське рішення.

У процесі  управління його суб'єкти розв’язують  різноманітні проблеми — організаційного, економічного, технічного, соціально-психологічного, правового характеру. Це різноманіття також є важливою особливістю управлінської праці.

Управління — процес багатогранний, неоднозначний. Відповідно прийняття управлінських рішень на основі аналізу зовнішнього і внутрішнього середовища є процедурою, ефективність якої залежить від опанування складною і рухливою сукупністю чинників, що постійно створюють нестандартні ситуації.

Саме ці обставини  вимагають від людини, котра займається управлінською діяльністю, творчого підходу. Рішення, прийняті керівниками, залежать не тільки від їхніх знань і кваліфікації, а й від особистих рис, практичного досвіду, інтуїції, здорового глузду. Якщо при прийнятті управлінських рішень використовується весь цей арсенал, то мова може йти про мистецтво управління. Засобами управлінської праці є організаційна й обчислювальна техніка, а рівень і повнота її використання значною мірою визначають культуру й ефективність управління. Загалом параметри і процес управлінської праці системно подано на рис. З і 4.

   Збільшення масштабів промислового виробництва об'єктивно привело до відокремлення окремих видів управлінської праці в самостійні сфери трудової діяльності різних груп працівників управління. Спеціалізація в сфері управління сприяла підвищенню якості роботи апарату управління великих підприємств.

 Параметри управлінська  праці:

1. Мета – Створення умов для досягнення цілей організації, координація й узгодження спільної діяльності працівників організації.
2. Предмет – Люди, їхня трудова діяльність. Інформації Засоби організаційної та обчислювальної
3. Засоби –техніки ЕОМ Інформація як засіб зв’язку . Розумова праця, що поєднує творці, логічні та технічні операції. Опосередковано виробнича праця.
4. Характиристека – Робота з людьми. Інформаційна природа. Різноманітність завдань, що розв’язуються. Творчий характер.
5. Продукт – Управлінська взаємодія в формі управлінського рішення.

У теорії та практиці менеджменту  виділяють кілька видів поділу управлінської  праці.

Функціональний поділ  праці являє собою виділення  функцій, об'єктивно необхідних для ефективного управління виробництвом, виконання яких закріплюється за конкретними працівниками або підрозділами апарату управління. Ієрархічний поділ управлінської праці передбачає поділ  комплексів   робіт   з  реалізації функцій за  рівнями  ієрархії управління та закріплення їх за відповідними управлінськими працівниками і формування на цій основі повноважень останніх.

 Технологічний поділ передбачає диференціацію процесу управління на операції зі збору, передачі, збереження і перетворення інформації, виконувані визначеними категоріями працівників. Професійний поділ пов'язаний з розподілом управлінських працівників відповідно до їхньої професійної підготовки. Кваліфікаційний поділ передбачає розподіл робіт за функціями управління і закріплення їх за управлінськими працівниками відповідно до їхньої кваліфікації, стажу роботи й особистих. Посадовий поділ передбачає розподіл управлінських працівників у системі управління організацією відповідно до їхньої компетенції (компетенція — сукупність прав, обов'язків і відповідальності управлінського працівника за реалізацію конкретної функції управління). Головну роль серед різних видів поділу управлінської праці відіграє функціональний поділ, який історично зумовив появу інших. Існуючий поділ управлінської праці в організації є основою класифікації її управлінського персоналу. Міжнародна організація праці розглядає управлінський персонал як частину категорії працівників, до якої, крім менеджерів, входять й інші фахівці-професіонали. Підставою для цього вважається тісний зв'язок у роботі менеджерів і фахівців. Вони залежать один від одного і спільно забезпечують запланований розвиток організації.