Удосконалення системи обліку, контролю та аналізу ефективного використання виробничих запасів підприємства

Зарубіжні дослідники рекомендують розділити виробничі запаси на три класи: А, В, С залежно від грошових витрат на них. Ті види сировини й матеріалів, за якими сукупні витрати складають 80%, відносяться до класу А. Наступні 15% відносять до класу В, і решту 5% - до класу С.

За матеріалами класу А ретельно визначають розміри й моменти замовлень, величина витрат на видачу й оформлення замовлень переглядається кожний раз при розміщенні чергового замовлення. Встановлюється суворий контроль і регулювання виробничих запасів.

За матеріалами класу В визначаються економічні розміри замовлень і момент видачі повторного замовлення; змінні величини переглядаються раз на квартал чи півріччя. Передбачається встановлення звичайного контролю і отримання якісної інформації про виробничі запаси, що дає змогу своєчасно виявляти основні зміни у використанні матеріальних запасів.

За матеріалами класу С ніяких формальних розрахунків не роблять. Розмір повторного замовлення розраховують таким чином, щоб поставки здійснювались протягом 1 - 2 років. Перевірка наявних виробничих запасів проводиться періодично один раз на рік.

Зазначимо, що такий поділ виробничих запасів в управлінському обліку залежить від специфіки підприємств і не може бути універсальним. Наприклад, вугілля для теплових електростанцій є запасами, віднесеними до класу А, тоді як на інших підприємствах воно може належати до інших двох класів, або й бути зовсім відсутнім.

При визначенні класифікації виробничих запасів треба мати на увазі, що їхня прейскурантна ціна для цього недостатня, оскільки загальна вартість може змінитись за рахунок транспортно-заготівельних витрат, витрат і втрат при зберіганні, які в окремих випадках можуть навіть перевищувати затрати на закупівлю, наприклад, при зберіганні сировини, що швидко псується. Тому при визначенні норми виробничих запасів ураховують не тільки вартісні показники, а й зазначені особливості.

Контроль відповідності виробничих запасів встановленим нормам за даними карточок складського обліку дає змогу виявити зайві, що не використовуються протягом виробничого циклу. Однак оцінка наявності виробничих запасів за цим критерієм має бути доволі обережною, тому що формальний підхід часто обертається значними втратами в майбутньому, оскільки певні види виробничих запасів використовуються від випадку до випадку, що створює ілюзію їхньої непотрібності на підприємстві. Зокрема, це стосується спеціального інструменту, пристосувань, приладів, окремих запасних частин, які можуть роками не використовуватись і виявитись вкрай потрібними в екстремальних ситуаціях. Тому, на мою думку, такі виробничі запаси потрібно зберігати на підприємстві як страхові, а приймати рішення про визнання окремих виробничих запасів зайвими з подальшою їхньою реалізацією мають компетентні спеціалісти.

Головним завданням контролю наявності виробничих запасів за центрами відповідальності в управлінському обліку є забезпечення їхнього оптимального рівня, оскільки надмірні запаси призводять до зростання поточних витрат на зберігання, а надто малі - до ризику незабезпечення виробничих потреб у цей момент, навіть зупинки виробництва. Крім цього, мінімальні обсяги виробничих запасів зумовлюють необхідність поставки їх на підприємство дрібними партіями, що призводить до зростання питомих витрат, пов'язаних з виконанням замовлень центрів відповідальності до центру матеріально-технічного постачання.

При визначенні оптимальних норм виробничих запасів доводиться виконувати доволі складні розрахунки, враховуючи не тільки потребу в сировині та матеріалах, а й поточні витрати на їхнє зберігання. При цьому треба пам'ятати, що інвестиції в виробничі запаси - це вилучення коштів оборотного капіталу. Таким чином, створення надмірних запасів, крім прямих витрат на придбання, навантажувально-розвантажувальні роботи, зберігання спричинюють втрати від можливого вкладення коштів в іншу діяльність, що забезпечувала б прибуток. Така упущена вигода наглядно проявляється як збиток за умови, що виробничі запаси придбані за рахунок кредитів. Тому при визначенні норми запасів обов'язково слід ураховувати цю обставину, маючи на увазі, що оборотний капітал, заморожений у виробничих запасах, у підсумку негативно позначається на прибутковості виробництва - головній меті управлінського обліку.

Разом з тим, тут не можна обмежуватись таким прямолінійним підходом, оскільки прибутковість виробництва залежить від вміння прогнозувати кон'юнктуру на ринку. Повною мірою це можна віднести і щодо особливостей визначення норм запасів сировини й матеріалів, оскільки ціни на них також формуються під впливом попиту й пропозиції.

Наприклад, ціни на пально-мастильні матеріали дещо знижуються в зимовий період, а на сільськогосподарську продукцію, навпаки, підвищуються. Тому на хлібоприймальних підприємствах, кондитерських фабриках, як правило, запаси зерна чи цукру створюються на перший погляд надмірними восени, замість рівномірного надходження протягом календарного року. Відповідно транспортні підприємства прагнуть закупити більше пального при сприятливішій кон'юнктурі на ринку. Загалом можливості щодо формування запасів на кожному підприємстві відрізняються, і тут доводиться виходити саме з них.

Однак за наявності альтернативи нею нехтувати не слід, навіть якщо для придбання запасів не вистачає власних коштів. Навіть просте врахування банківського відсотка за кредити за сумою коштів, вкладених у надмірні запаси, дає змогу об'єктивніше оцінювати доцільність такого кроку на підприємстві. Як наголошують зарубіжні вчені, втрати від упущених можливостей вкладення капіталу дорівнюють втраченим банківським відсоткам унаслідок інвестицій капіталу в виробничі запаси.

Не менш важливим при визначенні норм запасів є врахування як затрат на зберігання і розвантажувально-навантажувальні роботи, пов'язані з їхнім переміщенням при зберіганні, так власне можливостей для цього. Часто надмірна завантаженість складських приміщень призводить до прямих утрат запасів унаслідок порушення технології зберігання та інших причин. У той же час збільшення запасів на підприємстві, як правило, супроводжується зростанням витрат на їх зберігання: охорону, електроенергію, оренду приміщень, страхування тощо. Цю обставину також необхідно враховувати при визначенні оптимальних норм запасів сировини й матеріалів,

Разом з тим, незважаючи на очевидну перевагу постачання сировини й матеріалів "з коліс", тобто безпосередньо у виробництво без створення запасів навіть за умови, що це може бути в окремих випадках (при надійних постачальниках) реальним, з точки зору управлінського обліку не завжди прийнятне. Як правило, при цьому зростає вартість виконання замовлення, оскільки на кожну окрему партію поставки сировини й матеріалів здійснюють виписування облікових документів, списують поштово-телеграфні, експедиторські та транспортно-заготівельні витрати. До того ж часто відбуваються збої в постачанні, що зумовлює простої.

Необхідно зважати й на те, що при більших партіях поставок, як правило, постачальники надають певні скидки, що забезпечує нижчі питомі витрати на одиницю запасів.

Отже, при визначенні норм запасів сировини й матеріалів необхідне всебічне врахування всіх плюсів і мінусів, оскільки зазначені фактори діють у протилежних напрямках: збільшення партій поставки запасів зумовлює менші питомі витрати на їх одиницю, але супроводжується зростанням витрат на зберігання; менші партії поставки запасів обходяться дорожче, але витрати на їх зберігання мінімізуються.

Управлінський облік запасів - це насамперед управління ними. На відміну від традиційного обліку, коли увага бухгалтерів зосереджена лише на забезпеченні точного оприбуткування і повного збереження запасів, управлінський облік своєю метою має таку функціональну діяльність менеджерів, котра спрямована на доведення витрат на утримання запасів до мінімуму за умови повного постачання ними виробничих потреб. Загалом ця мета узагальнюється поширеним виразом "час - гроші", щодо матеріально-технічного постачання означає скорочення проміжку часу між надходженням сировини й матеріалів на склад та їхнім використанням у виробництві.

Управлінський облік надходження запасів набагато ширший за власне облікові процедури, адже він спрямований на підтримання їх оптимального рівня щодо заданої програми виробництва. Він точніше може бути визначений як управління запасами, оскільки базується на плановому управлінні ними: пошук оптимальних умов постачання, розрахунок мінімально можливих партій поставок сировини й матеріалів, варіантів їхньої доставки на підприємство, укладення договорів з постачальниками, способів зберігання і передачі у виробництво, а також процедури контролю і регулювання залишків: визначення норм запасів, порівняння відповідності їм наявних залишків, оформлення документів на постачання замовлених партій, контроль за проходженням поставок, контроль за відповідністю фактичних поставок замовленням (у випадках відхилень - своєчасне коригування не тільки замовлень, а й часто всього технологічного циклу, коли змінити номенклатуру поставки сировини чи матеріалів неможливо), контроль за своєчасністю і повнотою оприбуткування запасів. Необхідно наголосити, що складовою частиною управлінського обліку є аналіз управління запасами, спрямований на виявлення негативних моментів у процесі надходження сировини й матеріалів, які, здебільшого, хоч і незначні, але в комплексі зумовлюють збільшення питомих витрат на постачання запасів.

Щодо вітчизняної практики типовим недоліком, до того ж очевидним і, традиційним, є те, що більшість угод на поставку сировини й матеріалів укладають менеджери особисто, невважаючи на набагато вищі витрати порівняно із застосуванням інших способів: поштовою, факсимільного зв'язку.

Тому управлінський облік надходження запасів спрямований на пошук шляхів удосконалення цього процесу, що можливе при застосуванні не стільки облікових процедур, але насамперед методів аналізу й прогнозування.

З цією метою необхідно аналізувати поширені моделі управління запасами за багатофакторними складовими, що включають: загальні обсяги поставок сировини й матеріалів на рік; затрати на партію в розрахунку на одне замовлення; затрати на одне замовлення, пов'язані з ризиком відсутності необхідних виробничих запасів; швидкість транс­портування матеріалів; зусилля, що прикладаються з метою скоротити до мінімуму тривалість циклу доставки матеріалів, час обробки і знаходження їх між операціями; вибір часу використання партії виробничих запасів; точність прогнозів; жорсткість запланованих термінів поставки.

Крім цього, потрібно враховувати: кількість замовлень на рік; тривалість страхових циклів; тривалість періоду поставки, виготовлення і внутрізаводських перевезень; тривалість циклу зберігання на складі; кількість кладовок і складів.

Таким чином, в управлінському обліку надходження запасів найбільшу питому вагу займають процедури аналізу, прогнозування і контролю, які складаються в багатофакторну модель управління запасами, котру можна визначити тільки зі застосуванням економіко-математичних методів. Разом з тим, ефективність управління запасами на стадії їхнього постачання, як, зрештою, й на інших, залежить від правильної організації роботи всіх підрозділів підприємства. Забезпечення своєчасності поставок сировини й матеріалів (за іноземною філософією "точно вчасно") передбачає чітку взаємодію всіх служб і центрів відповідальності підприємства.

Так, тривалість циклів доставки регулюється шляхом переговорів між відділом постачання і постачальником. Тривалість циклів виробництва - шляхом контролю кількості здійснюваних операцій і зведення до мінімуму підготовчих операцій. Тривалість циклів внутрізаводських перевезень регулюється вибором способів переміщення і розміром партій вантажів.

У свою чергу тривалість циклів зберігання регулюється коригуванням розміру замовлених партій, плануванням викорис­тання матеріалів у найкоротші терміни після їхнього надходження на склад, зведенням до мінімуму різниці між окремими надход­женнями й видачами. Загалом же за кожний період темп надходження матеріалів має бути близьким до темпу випуску і витрати.

Управлінський облік надходження запасів не може бути прямолінійним, оскільки дуже часто виникають нестандартні ситуації, що можуть перекреслити найточніші прогнозні розрахунки. В цих випадках доводиться враховувати особливі умови постачання, коригуючи розраховані оптимальні партії поставок сировини й матеріалів чи терміни замовлень на них залежно від обставин, що склались на цей момент. Такі відхилення можливі як через суб'єктивні, так і об'єктивні причини.

Як правило, поставки сировини й матеріалів затягуються і частина їх використовується до того, коли буде доставлена остання партія. У цьому випадку фактична наявність запасів менша, ніж визначена їхня прогнозна оптимальна кількість. Таким чином, можна скоригувати норму запасів за формулою (2.4)

Нс=З×С/П                                           (2. 4)

де Нс - коригована норма запасів;

3 - питомі затрати запасів на одиницю продукції;

С - очікуваний залишок матеріалів на складі після завершення поставки за цією партією;

П - партія матеріалів, постачання яких затягнулося.

Інколи ж використання запасів пришвидшується, що також зумовлює їхнє зменшення проти оптимальної норми. Тоді коригу­вання здійснюють за формулою (2.5)

Нс = З×Х/Пм                                             (2.5)

де Нс- скоригована норма запасів;

3 - питомі затрати запасів на одиницю продукції;

X- тривалість циклу зберігання запасів на складі, місяців;

Пм- середньомісячна партія замовлення.

Часто, особливо в умовах інфляції, доцільно збільшити поставки сировини й матеріалів до підвищення цін на них. У цих випадках підприємство вносить корективи в обсяги поставок, хоч це й призводить до перевищення оптимальних норм запасів.

В управлінському обліку необхідний постійний контроль, що базується на інформації, отриманій іншими службами підприємства. Зокрема, потрібний тісний взаємозв'язок маркетингу й управлін­ського обліку, оскільки надходження сировини й матеріалів слід планувати з урахуванням можливих коливань попиту й пропозиції на них чи застарілості продукції, що випускає підприємство. Згладити негативний вплив нестабільності кон'юнктури ринку можна резервними запасами сировини й матеріалів, а уникнути їхньої застарілості - більш частими закупівлями порівняно менших за обсягом партій. Ці фактори діють взаємно протилежно, тому в управлінському обліку важливим є знаходження саме оптимальної "золотої середини" між ними.