Удосконалення системи обліку, контролю та аналізу ефективного використання виробничих запасів підприємства

Усі виробничі запаси, що знаходяться у місцях їх зберігання, відносять у підзвіт матеріально відповідальним особам (завскладом, комірник), з якими має бути укладений договір про повну матеріальну відповідальність. Право отримувати для виробничих потреб матеріали мають відповідальні працівники, яких затверджують на початку року наказом керівника підприємства. У матеріально відповідальних осіб і в бухгалтерії повинні бути зразки підписів цих працівників.

Усі операції з надходження і вибуття виробничих запасів на складах відображають у картках чи книгах складського обліку. Книги мають бути пронумеровані, а кількість сторінок у кінці потрібно засвідчити підписами керівника і головного бухгалтера й скріпити печаткою. Книги чи картки складського обліку видають під розписку з відображенням у реєстрі їх видачі. На окремих аркушах книги чи картках вказують дату, порядковий номер картки, шифр матеріалу, його назву, вимірники, ціну; їх підписує головний бухгалтер (бухгалтер з обліку матеріалів).

Записи операцій із надходження чи вибуття матеріалів у книгах чи картках здійснює завскладом (або бухгалтер складу) на основі первинних документів.

На основі записів у книгах чи картках складського обліку матеріально відповідальні особи складають реєстр приймання-здачі документів (або звіт про рух матеріалів) у двох примірниках, до якого додають усі первинні документи; один із них разом із первинними документами передають у бухгалтерію в установлені терміни. В кінці кожного місяця залишки з книг чи карток складського обліку записують у сальдову відомість (книгу), що є в бухгалтерії.

У бухгалтерії підприємства, як правило, ведуть лише вартісний облік виробничих запасів, оскільки кількісний забезпечується на складах. У той же час у сальдових відомостях є інформація про наявність виробничих запасів на початок і кінець кожного місяця.

Крім цього, ще в бухгалтерію надходять усі первинні документи на оприбуткування матеріалів, тут спочатку виписують первинні документи на їх видачу у виробництво, які після виконання повертаються назад разом із реєстрами приймання-здачі (звітами про рух матеріалів).

Усі прийняті від матеріально відповідальних осіб первинні документи з обліку матеріалів у бухгалтерії перевіряють, за необхідності таксують, групують за джерелами надходження і витрачання матеріалів, після чого проводять записи в реєстрах аналітичного та синтетичного обліку за відповідною кореспон­денцією рахунків. У встановлені терміни головний бухгалтер організовує вибіркову або суцільну інвентаризацію виробничих запасів, за результатами якої відображають різницю в облікових реєстрах. Періодично на місцях зберігання виробничих запасів головний бухгалтер чи працівники матеріального відділу перевіряють стан обліку та зберігання матеріалів, проводять інструктажі щодо правильності записів у картках (книгах) складського обліку, оформлення первинних документів.

Схема обліку виробничих запасів не відрізняється від загальної. Дані первинних документів про надходження матеріалів (прибут­кових ордерів, товарно-транспортних накладних, рахунків-фактур, накладних) і про їх видачу та витрачання (вимог, лімітно-забірних карт, актів, накладних) відображають у картках (книгах) складського обліку. На їхній основі матеріально відповідальні особи (комірники) складають реєстри документів (звіти про рух матеріалів), де відображають зміни щодо надходження чи вибуття. Зміну залишків на кінець місяця в бухгалтерії підприємства відображають у сальдових відомостях (книгах). Далі проводять записи в реєстрах аналітичного та синтетичного обліку за типовою кореспонденцією рахунків.

Для обліку наявності та руху сировини, основних і допоміжних матеріалів, необхідних для виробництва та інших господарських потреб використовують субрахунок 201 "Сировина і матеріали".

Облік кожного виду матеріалів здійснюють на окремих аналітичних рахунках за кількістю чи масою та вартістю. Якщо на підприємстві є різні за якістю матеріали одного найменування, необхідно забезпечити їхній роздільний облік. Оприбутковують матеріали за вартістю без податку на додану вартість. Суму ПДВ згідно з податковими накладними відносять на розрахунки з бюджетом.

Облік бензину, дизельного пального, інших рідких нафтопро­дуктів, мастила та вугілля, дров, торф'яних брикетів, інших видів палива ведуть на субрахунку 203 "Паливо" за кількістю і вартістю окремо за кожним видом нафтопродуктів, за їхніми марками, найменуванням і сортами твердого палива. Наприклад, окремо слід обліковувати бензин А-76, А-80, АИ-93 та ін.

Видачу пального, мастил, твердого палива здійснюють за лімітно-забірними картками або накладними. На їхній основі завідуючий нафтоскладом проводить записи про вибуття пального чи твердого палива (якщо тверде паливо занесено під звіт іншій матеріально відповідальній особі - відповідно списують із підзвіту цієї особи) та записує під звіт водіям чи механізаторам, зазначаючи це у подорожніх листах легкових чи вантажних автомобілів, облікових листах тракториста-машиніста. При витрачанні пального і мастил їх списують на основі останніх документів, згрупованих у нагромаджувальних відомостях обліку роботи вантажного автотранспорту чи використання машинно-тракторного парку. Тверде паливо списують на витрати виробництва на основі актів довільної форми.

При списанні пального і мастил, твердого палива враховують затверджені норми витрат та обсяг виконаних робіт (кілометри пробігу - для автомобілів, фізичні гектари або час роботи - для тракторів, час роботи котельні - при списанні вугілля тощо).

На основі записів у картках чи книгах складського обліку завідуючий нафтоскладом чи інша матеріально відповідальна особа складає в кінці місяця звіт про рух матеріалів, залишки з якого переносять у сальдову відомість, а сумарні обіги - в реєстри аналітичного і синтетичного обліку матеріалів.

Облік тари ведуть за субрахунком 204 "Тара і тарні матеріали", до якого відкривають аналітичні рахунки за її видами і групами. Обліковують тару відповідно до матеріально відповідальних осіб, відображаючи переміщення її на підприємстві з місць зберігання у виробництво, а звідти на склад.

Для обліку цегли, вапна, щебеню, піску, гіпсу, керамзиту, пиломатеріалів, лісу-кругляка, черепиці, шиферу, покрівельного заліза, м'якої покрівлі, санітарно-технічних матеріалів, цвяхів, електроматеріалів, лаків, фарб, облицювальної плитки тощо та готових конструкцій (віконних і дверних блоків, котлів, калориферів, радіаторів, залізобетонних виробів та ін.), призначений субрахунок 205 "Будівельні матеріали".

Облік будівельних матеріалів та обладнання до встановлення організовують аналогічно як і будь-які інші матеріальні цінності, тобто окремо за видами, сортами. Відмінності є лише в організації зберігання будівельних матеріалів, оскільки частина їх знаходиться на відкритих майданчиках (щебінь, пісок, залізобетонні вироби, ліс-кругляк) та в оформленні списання їх при витрачанні.

Так, при списанні будівельних матеріалів керуються проектно-кошторисною документацією на будівництво певних будівель і споруд та актами контрольних замірів, особливо при списанні матеріалів на фундаменти, стіни, покрівлю тощо. Списання будівельних матеріалів із підзвіту виконробів проводиться на основі актів про виконані роботи.

Схема обліку всіх виробничих запасів, у т. ч. буді­вельних матеріалів чи обладнання до встановлення однакова - від первинних документів (товарно-транспортних накладних, лімітно-забірних карт чи накладних, актів на списання) до карток чи книг складського обліку та реєстрів або звітів про рух матеріалів, а далі сальдових відомостей (книг), відомостей аналітичного обліку матеріалів, ф. № В-10, В-11, журналів-ордерів, ф. № 10, 10.1, Головної книги.

На субрахунку 206 "Матеріали, передані в переробку" обліковують матеріали, передані в переробку на сторону та які надалі включаються до складу собівартості. Затрати на переробку матеріалів, що оплачуються стороннім організаціям, відображаються безпосередньо за дебетом рахунків, на яких ведеться облік виробів, отриманих із переробки. Аналітичний облік матеріалів, переданих у переробку, ведеться відповідно до інформації про підприємства-переробники і контроль за операціями з переробки та відповідними витратами. Передача матеріалів у переробку відображається тільки на субрахунках рахунка 20 без використання рахунків класу 8 або 9.

Для обліку підшипників, шестерень, шківів, сальників, шайб, привідних ременів, ланцюгів, фільтрів, поршневих кілець, колінвалів та інших деталей і запасних частин для автомобілів, тракторів, самохідних машин і обладнання, а також окремих вузлів чи агрегатів і навіть двигунів для заміни призначений субрахунок 207 "Запасні частини". Тут обліковують також автомобільні та тракторні шини, акумулятори. Відповідно до вартості та дефіцитності запасних частин їх облік організовують у бухгалтерії підприємства по-різному. Дрібні запасні частини обліковують у сумарному виразі разом. Акумулятори, шини, коробки передач, двигуни, інші складні вузли та агрегати обліковують за кількістю і вартістю. На складах будь-які запасні частини, вузли й агрегати обліковують за кількістю щодо кожного номенклатурного номера (а не найменування, як це практикують у деяких підприємствах, бо, наприклад, загальна назва "підшипники" не дає права відкривати лише одну картку для складського обліку всіх їх модифікацій).

Як уже зазначалось, методика обліку виробничих запасів ідентична. Тому облік запасних частин ведуть за такою ж схемою, що й матеріалів чи палива. Відмінність лише в тому, що при видачі запасних частин, особливо дорогих, обов'язковою умовою є здача на склад знятих із машин і механізмів, незалежно чи можуть вони бути реставровані, чи є металобрухтом, чи відходами. Залежно від майбутнього використання, старі запчастини оприбутковують на субрахунок 207 "Запасні частини" чи 209 "Матеріали" як металобрухт (відходи) за визначеними на підприємстві цінами, зменшуючи на цю суму витрати на ремонт машин і обладнання.

Крім цього, для визначення необхідних для ремонту запасних частин складають відомість дефектів, на підставі якої видають запасні частини під звіт для використання в ремонтних вироб­ництвах за лімітно-забірними картами чи накладними. Списання з підзвіту витрачених на ремонт запасних частин проводять на основі відміток у згаданій відомості дефектів про фактичну заміну зношених чи поламаних запасних частин і акта на приймання-здачу відремонтованих і реконструйованих об'єктів. Далі схема обліку не відрізняється, і методика облікових записів однакова від карток складського обліку до Головної книги включно.

Типові операції за рахунком 20 "Виробничі запаси" наведені в додатку 11.

2. 3. Особливості податкового обліку виробничих запасів

У податковому обліку, як відомо, вартість придбаних виробничих запасів відносять до валових витрат, а суму сплаченого податку на додану вартість-до податкового кредиту. Крім цього, підприємства коригують валові витрати на приріст (збитку) балансової вартості запасів (куплених матеріалів, сировини, комплектуючих виробів, напівфабрикатів на складах, незавершеному виробництві та залишках готової продукції) на початок звітного кварталу над їх балансовою вартістю на кінець того самого кварталу. Оскільки сума цього приросту чи збитку - це розрахункова величина, зумовлена зміною залишків товарно-матеріальних цінностей у результаті операцій з їх оприбуткування чи витрачання, що були відображені за відповідною кореспонденцією рахунків, повторно відображати це у кореспонденції з матеріальними рахунками чи з рахунками обліку розрахунків у фінансовому обліку немає підстав.

Запис такої операції здійснюють на підставі додатка К до декларації про прибуток підприємства про облік балансової вартості товарно-матеріальних цінностей, які складають, у свою чергу, на основі сальдових відомостей за матеріальними рахунками, звітів про рух матеріалів, інвентаризаційних описів та розрахунку вартості, куплених матеріалів, сировини, комплектуючих виробів, напівфабрикатів у незавершеному виробництві, що не є реалізована і знаходиться на підприємстві. Оскільки при оподаткуванні прибутку підприємства враховують збиток чи приріст лише придбаних, а не отриманих від власного виробництва виробничих запасів, то на підприємствах потрібно організувати їх роздільний (окремий) облік. Тому аналітичні рахунки до відповідних субрахунків синтетичного рахунка 20 "Виробничі запаси" слід розділити на окремі за кожним найменуванням, за котрим на підприємстві є одночасно власні та куплені виробничі запаси. Наприклад, цеглу власного виробництва і куплену, тверде паливо власне і куплене та ін. потрібно обліковувати на окремих аналітичних рахунках. При цьому може статися, що загалом виробничі запаси збільшилися, а наявність куплених матеріалів зменшилася чи навпаки. Виявити це можна лише за умови роздільного обліку власних і придбаних матеріальних цінностей.

У господарських товариствах, що здійснюють торговельну чи постачальницьку діяльність, чи одночасно з виробничою торго­вельну діяльність, відображають приріст (збиток) за вартістю придбаних товарів у цьому ж порядку, що й матеріалів для виробничої діяльності, але окремо від виробничих запасів.

У той же час при визначенні приросту (збитку) придбаних виробничих запасів не враховують закуплені будівельні матеріали і запасні частини; їх не відносять і до валових витрат. Це зумовлено тим, що в майбутньому їх використають на капітальні вкладення для створення об'єктів, що амортизуються, або ж витратять на ремонти, реконструкцію, модернізацію основних засобів і частково віднесуть на валові витрати (до 10% балансової вартості основних засобів), а за рештою витрат на ремонти та інші види їх поліпшення - приєднають до балансової вартості, а отже, амортизують. Таким чином, вартість придбаних запасних частин і будівельних матеріалів вплине на зменшення оподатковуваного прибутку шляхом коригування на суму нарахованої амортизації основних засобів.

Іншою особливістю є те, що до валових витрат включають 50% вартості пально-мастильних матеріалів, витрачених на роботу легкових автомобілів. Сплачений за ними податок на додану вартість не відносять до податкового кредиту. В той же час, як правило, при купівлі пального і мастил неможливо визначити кількість, що буде витрачена на роботу легкового автотранспорту підприємства. Це зумовлює певні ускладнення в обліку виробничих запасів, що можна вирішити подвійно, якщо на підприємстві, крім легкового автотранспорту, є вантажні автомобілі.