Удосконалення системи обліку, контролю та аналізу ефективного використання виробничих запасів підприємства

Розрізняють два види організації обліку витрат за контрактами:

—  контракт із фіксованою ціною -— підрядник погоджується на фіксовану контрактну ціну;

—  контракти із приєднанням витрат — підрядникові відшко­довують витрати.

До методів обліку витрат за контрактами, які використовують підрядники належать «метод виконання відсотка робіт» і «метод виконання контракту». За використання «методу виконання від­сотка робіт» дохід відображають мірою виконання контракту. Витрати на відповідній стадії виконання порівнюють із доходами і відображають у Звіті про результати виконаної роботи. За «ме­тоду виконання контракту» витрати й одержані авансові надход­ження від замовників нагромаджують у процесі виконання контракту, але дохід не відображають доти, доки роботи за контрак­том не завершені. Використання обох методів передбачає ство­рення резерву коштів для покриття витрат на стадії виконання і здачі об'єктів будівництва

Значну питому вагу у витратах будівництва становлять витра­ти з експлуатації будівельних машин і механізмів, тому їх виріз­няють в окрему статтю калькуляції.

Спрощенню обліку сприяють дозволені у будівництві укруп­нення номенклатури матеріалів шляхом об'єднання в один номен­клатурний номер кількох розмірів або сортів їх за відсутності значних коливань у цінах.

У структурних підрозділах будівельних організацій, вирізне­них в окремі виробничі одиниці й віднесених до інших видів еко­номічної діяльності (проектна, пошукова, дослідницька, наукова діяльність, виробництво будь-яких видів промислової або іншої продукції, транспортні перевезення тощо), застосовують методич­ні рекомендації щодо формування собівартості для відповідних видів економічної діяльності.

         Облік будівельних матеріалів здійснюється у підрядника на субрахунку 201, у замовника — на субрахунку 205, як облік інших запасів згідно з П(С)БО 9 "Запаси" [11].

Специфічні первинні документи — лімітно-забірні картки форми М-28, М-28А, М-29.

Доставка будівельних матеріалів може здійснюватись кількома перевезеннями за день за однією накладною. В такому разі приймання кожної машини (піску, щебеня тощо) може здійснюватися шляхом розписки про приймання на зворотному боці накладної з прийманням всієї партії в кінці дня.

Класифікація будівельних матеріалів

1)   За використанням:

—  стінові (цегла, каміння, панелі, блоки);

—  в'яжучі (вапно, цемент, синтетичні смоли);

—  сантехнічні (труби, шланги);

—  електротехнічні (кабель, провід, лампи, вимикачі);

—  кровельні (шифер, черепиця, жерсть, руберойд);

—  ізоляційні (папір, скловолокно).

2)   За способом зберігання:

—  відкритого зберігання (цегла, пісок, щебінь, гравій);

—  закритого зберігання (сантехніка, електротехнічні мате­ріали);

—  напівзакритого зберігання (лінолеум, толь).

Особливості проведення інвентаризації будівельних мате­ріалів.

Сипучі будівельні матеріали (щебінь, пісок, цемент), особливо відкритого зберігання, важко виміряти, бо вони збе­рігаються насипом на спеціальних майданчиках. Тому перед інвентаризацією матеріально відповідальні особи повинні на­дати їм певної геометричної форми (паралелепіпеда, конуса тощо). Кількість матеріалів визначається шляхом обмірюван­ня і розрахунків: визначається математично об'єм відповідно­го паралелепіпеда, конуса або куба і вага однієї одиниці вимі­рюваних матеріалів зважуванням; отримані величини перемно­жуються. Присутність матеріально відповідальної особи при цьому обов'язкова.

РОЗДІЛ 2. Удосконалення обліку наявності та використання виробничих запасів

2.1. Облік виробничих запасів в системі прийняття управлінських рішень.

Виробництво може здійснюватись при оптимальному поєднанні основних засобів і виробничих запасів за допомогою раціонального викорис­тання робочої сили. Тому головним завданням управлінського обліку виробничих запасів є забезпечення такого їх рівня, що був би оптимальним для заданої виробничої програми.

Найважливішою функцією управлінського обліку виробничих запасів є забезпечення взаємної незалежності окремих стадій виробництва. Правильне управління виробничими запасами, всебічне планування виробничого процесу в тісному взаємозв'язку з матеріально-технічним постачанням багато в чому визначають успіх підприємства. І, навпаки, нехтування цим зумовлює низьку ефективність діяльності підприємства, навіть його банкрутство.

Таким чином, управлінський облік виробничих запасів має забезпечувати не тільки оперативну інформації про їхню наявність на певну дату, а й відповідність цієї наявності визначеній потребі. Тому традиційна організація бухгалтерського обліку, коли інформація про виробничі запаси формувалась у сальдових відомостях лише на кінець місяця, в управлінському обліку недостатня. Забезпечити оптимальне співвідношення між виробничою програмою і виробничими запасами можна за умови, що інформація про їхню наявність є якомога оперативнішою. В цьому випадку можна так само оперативно контролювати відповідність фактичної наявності виробничих запасів визначеній потребі.

Управлінський облік наявності виробничих запасів має забезпечити надійний контроль за їхнім збереженням. Як засвідчують дослідження зарубіжних вчених, однією з головних проблем є так зване "всихання залишків" - ввічлива назва крадіжок, що досягає 4 - 5%, причому 30 - 40% усіх нестач є виною штатного персоналу.

Тому управлінський облік має забезпечити систематичний контроль наявності виробничих запасів за місцями їх зберігання і матеріально відповідальними особами. При цьому треба пам'ятати, що виробничі запаси зберігаються як на загальних складах, так і в інших центрах відповідальності: цехах, бригадах, майстернях, гаражах тощо. На підприємствах, що отримують виробничі запаси у великих обсягах, при значній віддаленості від транспортних магістралей можуть бути пристанційні склади. Окремі виробничі запаси (щебінь, вапно, пісок, цегла тощо) інколи зберігаються на відкритих майданчиках (насипом, у штабелях, ямах) та значній віддалі від населених пунктів.

Але, незважаючи на це, всі виробничі запаси мають бути передані під відповідальність завідуючим складами, комірникам, іншим матеріально відповідальним особам, з якими потрібно укласти договір про повну матеріальну відповідальність. Ці особи мають бути проінструктовані щодо порядку зберігання виробничих запасів, їхнього обліку, оскільки нестачі та втрати, що виникають з їхньої вини, вони відшкодовують у подвійній і навіть потрійній вартості.

Зокрема, згідно з Порядком визначення розміру збитків від розкрадання, нестачі, знищення (псування) матеріальних цінностей, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 22 січня 1996 р. № 116 [18], розмір збитків від розкрадання, нестачі, знищення (псування) матеріальних цінностей визначають за балансовою вартістю цих цінностей (з вирахуванням амортизаційних відрахувань), але не нижче 50% від балансової вартості на момент встановлення цього факту з урахуванням індексів інфляції, які щомісячно визначає Міністерство статистики, відповідного розміру податку на додану вартість та розміру акцизного збору за формулою (2.1.)

Рз=((Бв - А) х Іінф.+ПДВ+Азб.) х 2,                                (2.1)

де Рз розмір збитків, грн.;

Бв - балансова вартість на момент встановлення факту розкрадання, нестачі, знищення (псування) матеріальних цінностей, грн.; А - амортизаційні відрахування, грн.;

Іінф. - загальний індекс інфляції, розрахований на підставі щомісячно визначених Мінстатом індексів інфляції;

ПДВ - розмір податку на додану вартість, грн.;

Азб розмір акцизного збору, грн.

З іншого боку, керівництво підприємства має створити всі необхідні умови для роботи, в т. ч. організувати охорону складів, особливо в нічний час. Усі складські приміщення потрібно обладнати засобами протипожежної безпеки, забезпечити вагами необхідних видів, вимірювальною тарою, іншими вимірювальними засобами, інструментами для відкривання упаковок і тари, навантажувально-розвантажувальними механізмами. Складські приміщення мають бути пристосовані для зберігання виробничих запасів з урахуванням їхньої специфіки. Зокрема, ті виробничі запаси, які обліковуються поштучно, потрібно розміщувати на стелажах, полицях, в ящиках, шафах тощо, щоб не допустити їхнього змішування (пересортування). Виробничі запаси, що обліковуються за масою, мають зберігатись в окремих засіках, секціях, відгороджених герметичними перегородками, щоб не допустити змішування різних видів, сортів, репродукцій.

Нафтопродукти слід зберігати на спеціально обладнаних складах в окремих місткостях за їхніми видами. Тут мають бути калібрувальні таблиці та паспорти на резервуари, за якими можна визначати об'єм нафтопродуктів відповідно до рівня заповнення місткостей. При цьому треба мати на увазі, що нафтопродукти надходять на підприємство за масою в кілограмах, а кількість, котра є на складі, визначається за об'ємними одиницями-літрами. Тому необхідно здійснювати перерахунок маси отриманих нафтопродуктів в об'ємні одиниці з урахуванням їхньої питомої ваги, що залежить від температури. Наприклад, маса отриманого бензину А-76 - 2500 кг, питома вага -0,755. Отже, в перерахунку на об'ємні одиниці маємо 2500:0,755=3311 л. цього бензину.

У місцях зберігання для кожного виду виробничих запасів (сорт, сортамент, номенклатурний номер тощо) має бути прикріплений матеріальний ярлик типової форми М-16 із характеристикою саме цього виду виробничих запасів. Також мають бути вказані назви, інвентарні номери, шифри, ціна матеріалів, вимірники (тонни, центнери, кілограми, грами, штуки, кубометри, літри), за якими обліковують ці матеріали. Шифри розробляють за серійною схемою. Особливо важливе застосування цих шифрів на тих підприємствах, де велика кількість комплектуючих матеріалів, подібних за зовнішнім виглядом, майже однакових за вартістю. Щодо запасних частин, то без цих шифрів тут не обійтися. Зокрема, шифр 203111 може бути присвоєний такому найменуванню, як акумулятори автомобільні. Перша цифра 2 означає клас, друга - синтетичний рахунок 0 "Виробничі запаси", третя 3 - субрахунок "Запасні частини", четверта 1 - групу "Акумулятори автомобільні", п'ята і шоста 11 - марку акумулятора.

Бланк ярлика заповнює завідуючий складом на кожний номенклатурний номер матеріальних цінностей. Має бути повна відповідність даних ярликів (назва матеріалу, марка, одиниця, виміру, сорт) і карточок складського обліку матеріалів, тип. ф. № М-12, які є основним реєстром, де відображається наявність запасів.

Карточки відкривають за встановленою класифікацією матеріалів на кожний номенклатурний номер окремо. Залишок матеріалів на початок місяця завіряє своїм підписом бухгалтер з управлінського обліку виробничих запасів. Карточки видають завідуючі складами під розписку в реєстрі видачі, зберігаються вони у картотеці за обліковими групами: сировина, матеріали, запасні частини, напівфабрикати тощо, а всередині групи в порядку зростання номенклатурних номерів. Завідуючий складом вказує в кожній карточці місця зберігання матеріалів (номер стелажа, полиці, комірки, засіка тощо). Групи і підгрупи матеріалів у картотеці відділяються закладками, де проставлені номери карточок.

Щоденно на основі належним чином оформлених первинних документів завідуючий складом записує у відповідних карточках усі операції з надходження і вибуття матеріалів, виводить залишок, котрий порівнює з встановленою нормою запасу. Саме це є особливо важливим в управлінському обліку, оскільки дає змогу оперативно контролювати достатність запасів тих чи інших матеріалів. Власне кажучи, значення цього виходить за межі лише контрольної функції обліку, оскільки аналіз наявності матеріалів за кожний день дає змогу прогнозувати з високою достовірністю мінімальну потребу в них, що часто точніша, ніж визначена розрахунковим шляхом. Цей аспект управлінського обліку, за свідченням зарубіжних вчених, є основним фактором політики матеріально-технічного постачання. Адже визначення оптимального обсягу замовлення чи партії, потрібної підприємству сировини, що має назву "економічного розміру замовлення (ЕРЗ)", дає змогу досягти мінімальних витрат, пов'язаних з утриманням запасу, і відповісти на два запитання скільки і коли? У той же час дослідженнями встановлено, що вартість виконання замовлень підвищується в міру зменшення їхнього розміру. До того ж надто мінімальні виробничі запаси нерідко є причиною екстремальних ситуацій, що часто спостерігається щодо забезпе­чення підприємств пально-мастильними матеріалами.

Тому в управлінському обліку першочерговим є не констатація наявності матеріалів, а визначення оптимальних партій поставок. Його здійснюють за формулою (2.2)

EPЗ = 2АВ/С               (2.2)

де ЕРЗ - оптимальна партія поставки сировини (матеріалів);

А - річна потреба в сировині (матеріалах);

В - затрати на замов­лення;

С- поточні витрати на одиницю замовлення.

На основі даних про оптимальну партію поставки сировини можна

розрахувати кількість замовлень n = А/ЕРЗ: та інтервал між ними

t=255/n                       (2.3)

де  t- інтервал між замовленнями;

255-кількість робочих днів у році;

n - кількість замовлень.

Разом з тим, навіть при доволі точному визначенні середнього розміру замовлення на сировину й матеріали не може бути впевненості в достатності dbhj,ybxb[ запасів, оскільки можливі непередбачений попит або несподівана відсутність запасів у постачальників. Тому, як правило, передбачають додатковий страховий запас, який дає змогу уникнути простою в перервах між поставками.

З практики відомо, що не всі виробничі запаси відіграють однакову роль у виробництві. Окремі з них є суттєво важливими, оскільки без них виробництво не можливе, інші можуть бути замінені аналогами, або без них нетривалий час взагалі можна обійтись. До того ж у структурі затрат на виробництво питома вага різних видів сировини й матеріалів неоднакова. Тому зрозуміло, що більш ретельно треба визначати рівень виробничих запасів за тими видами, які є важливішими для цього виробництва, і займають основну питому вагу в структурі витрат на сировину й матеріали в собівартості.