Возможен
другой вариант. В договоре отражается,
что ассортимент поставляемых товаров
формируется в соответствии с
заказами покупателя и каждая информация
о нём по каждому факту поставки
создаётся в сопроводительных документах.
2.
Цена и общая сумма договора.
В этом разделе оговариваются
цены, валюта цены и общая сумма
договоров. При определении цены
важно установить входит ли
в неё доставка. Документ А - 1. 10. В
этом случае протокол согласования также
как и спецификация подписывается обеими
сторонами, прилагается к договору. В договоре
обязательна ссылка на этот документ.
3.
Порядок поставки и расчётов.
В договоре фиксируется порядок
поставки товаров. Если поставщик
и покупатель находится в 1
населённом пункте, то может быть
предусмотрена доставка товаров
автотранспортом поставщика или
её вывоз транспортом покупателя.
При доставке товаров в другой
город поставщик может сдать их для
отправки автомашиной, ж/д или транспортом
в соответствии организации. Договором
оговаривается валюта и порядок расчёта.
Расчёт с поставщиками может осуществляться
по предоплате, по факту поставки, по мере
реализации, с отсрочкой платежа.
4.
Качество и гарантии. В этом
пункте устанавливаются условия, которым
должен отвечать товары по качеству. Качество
постоянных аптечных товаров должно соответствовать
требованиям НТД, утверждённых в установленном
порядке и подтверждаться сертификатом
соответствия по каждой серии. В этом разделе
оговаривается порядок проверки качества
указанный остаточный срок действия поставляемых
товаров, которые должны быть не меньше
50%, а для бакт. и вир. препаратов не менее
30%.
5.
Тара и упаковка. В этом разделе
оговариваются требования к таре
и упаковке, которая должна соответствовать
требованиям НД и обеспечивать
сохранность товара. В этом разделе
отмечается, входит или нет стоимость
тары в стоимость товара, а
также отсутствие или наличие
необходимости возврата её поставщику.
6.
Ответственность сторон. Этот пункт
договора посвящён взаимной ответственности
сторон за выполнение своих
обязанностей. Штрафы.
7.
Срок действия договора. Дата
заключения, начало и окончание
действия договора. Различают:
а)
однократные договоры. На одну поставку
товаров.
б)
длящиеся договоры. Поставки товаров
осуществляются в течение длительного
времени.
8.
Дополнительные условия. В договорах
может быть выделены особые
условия, а также обстоятельства
не преодолимой силы. К особым
условиям относится такие условия
договоров, порядок сдачи и
приёмки товаров, передача прав
и обязанностей третьим лицам,
порядок разрешения споров и
штрафные санкции, не отражённые
в статье ответственность сторон.
К обстоятельствам непреодолимой
силы относятся различные силы:
природные стихийные бедствия, социологические
экономические силы, на развитие
которых не может повлиять
не поставщик не покупатель.
9.
Юридические адреса и банковские
реквизиты сторон. Любой договор
заканчивается перечислением реквизитов
сторон, указываются юридические
адреса, телефоны, факсы, наименование
банков и расчётные счета сторон.
В случае возникновения разногласий
при заключении договора, сторона,
предложившая его заключить должна
в течении 30 дней с момента получения
предложения другой стороны, рассмотреть
и согласовать их либо письменно уведомить
другую сторону об отказе заключения договора.
На
основании заключённого длящегося
договора, исходя из имеющихся потребностей
и финансовых возможностей аптек, составляется
заказ и направляется поставщику
(при однократном договоре наименование
и количество заказанных товаров
указываются в тексте самого договора
или в спецификации).
Варианты
подачи заказа могут быть различны:
1.
На бумаге носителя. В случае
подачи заказа на бумажном
носителе аптека составляет заказ-требование
(форма А-1. 12). В этом документе
указывается наименование заказываемых
товаров, единиц измерения и
количества по каждому наименованию,
проставляемое в графе затребованное.
В срочных случаях может составляться
требования накладная (форма А-2.
20). Требования составляются в
2-х экземплярах, а на лекарственные
средства, находящиеся на предметно-количественном
учёте в 3-х экземплярах (1 экземпляр
требования остаётся в аптеке,
для контроля выполнения заказов,
а остальные 1 или 2 направляются,
в отдел снабжения поставщика).
Требование, направляемое на аптечный
склад, должны быть составлены
по отделам хранения. Поступившие
требования корректируются поставщиком,
иногда даже дважды (в отделе
снабжения и в отделе хранения).
Корректировка возможна только
в сторону уменьшения заказанного
количества. В результате корректировки
проставляется графа «фактически
подлежит отпуску или отпущено».
2.
В электронном варианте. Компьютеризация
процесса составления и подачи
заказов уменьшает время на
его исполнение. В этом случае,
получив по модемной связи
или электронной почте, периодически
обновляемой прайс-листами поставщика,
аптека составляет единичный
заказ и направляет его на
аптечный склад. При этой форме
подачи заказа таксировка происходит
автоматически.
3.
По телефону. Заказ может быть
сделан в устной форме по
телефону, что повышает оперативность
его выполнения. Получив заказ,
поставщик определяет цену и
сумму по каждому наименованию
товара и общую сумму (таксировка).
После
этого формируется заказ и
составляется сопроводительные документы
(счёт-фактура, товаротранспортная накладная
А-1. 13). Эти документы называются
сопроводительными, так как они
сопровождают товар в пути его
следования до места назначения.
Товаротранспортная
накладная выписывается при доставке
товаров автомобильным транспортным
складом или транспортной организацией.
К сопроводительным документам прилагаются
сертификаты соответствия (сертификат
качества) по каждому наименованию
товара и по каждой серии этого
наименования. Скомплектованный заказ
вместе с сопроводительными документами
поступает в транспортно-экспедиционный
отдел склада. Здесь товар упаковывается
и затаривается. При этом в каждый
ящик или другую тару вкладывается
упаковочный вкладыш (А-1. 15) или упаковочный
ярлык (ТОРГ-9), в котором указывается
№ сопроводительного документа,
наименование товаров в данном тарном
месте, его количество и кому он предназначен.
Упаковочный вкладыш или ярлык
выписывается в 2-х экземплярах, второй
остаётся на складе для контроля. Порядок
поступления товаров в аптеку определяется
договором и зависит от удалённости поставщика
и наличия транспорта у него и у аптеки.
Возможны
3 варианта доставки товаров в аптеку:
1.
Аптека сама получает товары
на складе поставщика и самостоятельно
вывозит их. Необходимым доказательством
для получения товаров на складе
поставщика является доверенность.
Доверенность подтверждает право
материально ответственного лица
аптеки на получение товаров.
Доверенность является бланком
строгой отчётности и оформляется
по форме М-2 или М-2а. Она
подписывается руководителем аптечной
организации и заверяется её
печатью. Доверенности нумеруются
и подлежат учёту в журнале
учёта выданных доверенностей
(М-2б). В случае, если доверенность не
была использована она возвращается директору
аптеки или в бухгалтерию на следующий
день после истечения срока её действия.
В соответствии с гражданским кодексом
РФ в общем случае срок действия доверенности
не может превышать 3-х лет, а минимальный
срок не установлен и определяется руководителем
организации самостоятельно. Если срок
действия доверенности не указан в ней,
то доверенность действительна в течение
1 года с момента выдачи. В тоже время в
соответствии с пр. МЗ РФ №330, 97г. доверенность
на получение наркотических средств и
психотропных веществ на аптечном складе
действительна только 15 дней. При отпуске
товара доверенность изымается поставщиком
и хранится у него. При получении товаров
непосредственно на аптечном складе представитель
аптеки обязан проверить соответствие
наименования, вида, цены и количества
товаров тем данным, которые указаны в
сопроводительных документах. В случае
отсутствия возможности проверить при
приёме на складе товар по количеству
и массе нетто, он принимается по количеству
мест и массе брутто (вес товаров вместе
с тарой). Об этом делается пометка в сопроводительных
документах. При приёме товаров проверяется
наличие сертификатов, подтверждающих
их качество. Приняв товар, работник аптеки
подтверждает его получение, проставляя
штамп приёма (А-1. 1) и расписываясь в обоих
экземплярах счёта фактуры. Он получает
на руки 1-й экземпляр счёта фактуры вместе
с сертификатом качества. А второй экземпляр
остаётся на складе. С момента получения
под расписку товара на складе до момента
доставки его в аптеку ответственность
за него несёт работник аптеки, получивший
и сопровождающий товар в пути. Непосредственно
приёмка товаров по количеству, массы
нетто и качеству осуществляется в аптеке
при вскрытии тары.
2.
Поставщик поставляет товары
своим транспортом. При доставке
транспортом поставщика товар
в отделе экспедиции склада
получает шофёр - экспедитор по
количеству мест и массе брутто.
На основании сопроводительных
документов под расписку и
отвечает за него в пути. По
прибытии в аптеку экспедитор
передаёт доставленный груз, сертификаты
качества и сопроводительные
документы материально ответственному
лицу по количеству мест и
массе брутто. Материально ответственное
лицо аптеки производят количественно
качественную приёмку поступившего
товара в присутствии экспедитора.
На всех экземплярах сопроводительных
документов, возвращаемых экспедитору
подтверждая факт приёма товаров,
проставляется штамп приёма или
печать аптеки, а также подпись
материально ответственного лица.
Один экземпляр сопроводительного
документа, заверенный аналогично
остаётся в аптеке и служит
основанием для регистрации поступления
товаров в учётных документах.
3.
Через транспортные организации.
Если товар доставляется в аптеку через
транспортную организацию, то экспедитор
склада приводит груз на ж/д станцию, в
аэропорт, речной или морской порт и сдаёт
его вместе с сопроводительными документами
работнику транспортной организации,
который оформляет накладную на ценности,
принимаемые для перевозки. 1 экземпляр
накладной вручается экспедитору склада,
как оправдательный документ за сданный
груз. С этого момента за груз отвечает
транспортная организация. При поступлении
товара на ж/д станцию, аэропорт и т. д.
пункта назначения, последние извещают
аптеку в письменной форме. Груз, поступивший
в адрес аптеки, должен быть получен незамедлительно.
За простой транспорта при несвоевременной
погрузке транспортная организация применяет
штрафные санкции. Для приёмки товара
у транспортной организации аптека направляет
своего представителя, который принимает
товар в соответствии с сопроводительными
документами по количеству мест и массе
брутто. При этом проверяются: состояние
вагона или контейнера, сохранность пломб
и оттиски на них, исправность тары, соответствие
наименования груза и транспортной маркировки
на нём данным, указанным в сопроводительных
документах. В случае сомнения в сохранности
товара представители аптеки обязаны
потребовать вскрытия повреждённых грузовых
мест для проверки соответствия его количества
и качества сопроводительным документам.
При обнаружении недостачи товара, боя,
порчи составляется коммерческий акт
для предъявления иска транспортной организации.
Товар, пришедший в негодность по вине
транспортной организации, аптекой не
принимается. Независимо от способа доставки
товара в аптеку обязательно проверяются
его количество и качество.
Порядок
приёмки товара регламентируется:
1.
Гражданским кодексом РФ.
2.
Инструкция о порядке приёма
продукции производственно-технического
назначения и товаров народного
потребления по количеству, которое
утверждено постановлением государственного
арбитража при совете министров
СССР от 15 июня 65года № П-6.
3.
Инструкцией о порядке приёмке
продукции по качеству, которая
утверждена постановлением государственного
арбитража при совете министров
СССР от 25 апреля 66года №П-7.
4.
Конкретными условиями договора
Согласно
инструкций П-6 и П-7 окончательна приёмка
товаров по массе нетто и количеству товарных
единиц должна быть произведена в момент
получения незатаренного товара, либо
в момент вскрытия тары. Но не позднее
10 дней, а скоропортящаяся продукция не
позднее 24 часов с момента получения.
Товар
по качеству и комплектности должен
приниматься:
·
при одногородней поставке, не позднее
10 дней, а скоропортящийся не позднее 24
часов с момента получения.
·
при иногородней поставке, не позднее
20 дней, а скоропортящийся не позднее
24 часов с момента поставки.
По
согласованию между поставщиком
и покупателем могут быть предусмотрены
другие сроки приёмки товаров
по количеству и качеству, которые
в этом случае обязательно фиксируются
в договоре.
Если
при приёмке обнаружено расхождение
между фактическим количеством
и качеством поступивших товаров
и соответственно данными указанными
в сопроводительных документах, то
дальнейшая приёмка должна быть приостановлена.
Материально
ответственные лица должны обеспечить
сохранность товара и принять
меры к предотвращению его смешения
с аналогичным товаром, имеющимся
в аптеке.
Для
продолжения приёма товара вызывается
представитель поставщика, если это
оговорено договором о поставке.
При
неявки представителя поставщика по вызову,
а также в тех случаях, в которых его вызов
необязателен, создаётся приёмная комиссия
в составе директора аптеки, материально
ответственного лица, провизора-аналитика,
бухгалтера, представителей общественности
аптеки. Представителем общественности
не может быть материально ответственное
лицо, а также работник, связанный с хранением,
приёмом, отпуском и учётом материальных
ценностей. Представителю общественности
для участия в приёмке товара в составе
комиссии выдаётся заверенное печатью
аптеки разовое удостоверение по форме
А-1. 3. Приёмная комиссия составляет акт
об установленных расхождениях в количестве
и качестве при приёме товара (форма А-1.
2 или ТОРГ-2), в которых отражается недостача,
бой, брак и порча товара. Акт составляется
в 3-х экземплярах: 1 экземпляр в случае
отказа поставщика удовлетворить претензию
в дальнейшем направляется в арбитраж
как документ, обосновывающий иск; 2-ой
экземпляр передаётся в бухгалтерию аптеки;
3-й экземпляр высылается поставщику по
почте или вручается его представителю.
Вместе с экземпляром акта поставщику
направляется претензионное письмо и
удостоверение представителя общественности,
который принимал участие в приёме товара.