Минимизация издержек средней коммерческой фирмы совершенствованием товарного потока через призму складской логистики, как звена логисти

Пятое. Причины недостачу при таком  подходе очень сложно объяснить.

Таким образом, чтобы уйти от такой порочной практики необходимо в первую очередь разделить склад на основной и производственный. Основной склад есть место для первоначального приема, хранения   целых бухт ленты и с которого будет осуществляться оптовые продажи, а так же для перемещения на производственный склад. С производственного склада будет осуществляться отпуск готовой ленты в розницу. Введение производственного склада дает нам положительную динамику учета ленты в цехе, можно будет проследить весь процесс движения ленты от поступления, реализации и конечного остатка. Однако остается не решенным вопрос: сколько ленты идет в так называемые «хвосты», которые остаются после использования целой бухты и из которых нельзя сварить готовую ленту. Трудность заключается в том, что при движении ленты через 1:С Предприятие, когда лента списывается исходя из технического размера готовой ленты «хвостов» не остается, но практике с каждой бухты остается «хвост» определенного размера и чем  меньше  бухта 100 метров, тем больше «хвостов» и наоборот. Отсюда самый оптимальный метраж бухты-100 метров. Если больше, то возникает трудность при разматывании бухты. Таким образом, учет «хвостов» можно вести только визуально или свести их на нет, заказывая ленту в бухтах по 100 метров  или предложить клиентам ленту с двумя швами. А это уже затрагивает интересы поставщика, который вольно или невольно перекладывает проблему «хвостов» на плечи данной фирмы. Если дальше проанализировать, то это ведет не рациональному использованию ресурсов материальных, финансовых, людских, как поставщика, так и покупателя.

  С конечным остатком так же возникает проблемы связанные с тем, что в таком остатке аккаммулируются метраж готовой ленты и чистый метраж (незавершенное производство  ленты). Выход: введение склада готовой продукции, который разграничит незавершенное производство ленты и конечного остатка. Остается в подвешенном состоянии и вопрос: кто должен отвечать за сохранность ленты на производственном складе. Пока за это отвечает кладовщик, хотя это не правильно.

Далее, позволяет провести анализ продаж с производства и с основного склада. Через такой анализ можно корректировать заказы ленты, учитывая интересы менеджеров опта и розницы; финансовые затраты на закупку и хранение; финансовые потоки опта и розницы и их вклад в доходную часть фирмы. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Четвертый вопрос. Проведение инвентаризации.

Прежде  чем раскрыть этот вопрос, необходимо рассмотреть теоретическую часть.

    Инвентаризация  – это «фотография» товарного запаса. Цель – убедиться  в правильности и  точности учета имущества  предприятия и  в анализе результатов труда в складской системе.

    Есть  и другое более  широкое понятие  инвентаризации.

Инвентаризация  – это способ проверки соответствия фактического наличия числящихся на балансе организации ценностей, их сохранности и правильности хранения, обязательств и прав на получение средств данным бухгалтерского учета. Цель проведения инвентаризации – обеспечение достоверности данных бухгалтерского учета и отчетности. Кроме того, это один из наиболее действенных механизмов внутреннего контроля за сохранностью имущества организаций, полнотой и своевременностью осуществления расчетов по хозяйственным договорам и обязательствам по уплате налогов и сборов, соблюдением требований законодательства при осуществлении и учете финансово-хозяйственной деятельности, своевременным выявлением ошибок в учете и внесением исправлений в данные бухгалтерского учета и отчетности.

  Инвентаризацию привыкли считать обыкновенной ревизией. Иногда даже проводят ее только для того, чтобы предотвратить злоупотребления кладовщиков, чтоб они не расслаблялись. Но, цель инвентаризации все же в другом – в анализе результатов труда. Это один из самых мощных инструментов оценки эффективности складских операций. Как показывает практика, почти треть всех расхождений в количестве товара, имеющегося в наличии и учтенного в документах, происходит из-за плохой работы кладовщиков, остальные две трети расхождений возникают потому, что складские процессы либо плохо организованы, либо устарели. Именно это и должна выявлять инвентаризация, проводить которую желательно регулярно, по плану.

Практикуются  три способа инвентаризации: периодическая, непрерывная и выборочная.

Периодическая инвентаризация - на период инвентаризации работа склада должна быть приостановлена, с тем, чтобы дать возможность лицам, проводящим инвентаризацию, точно подсчитать остатки.

Непрерывная (перманентная) инвентаризация - инвентаризаторы  подсчитывают каждый день или каждую неделю определенное количество или  некоторый процент наличных запасов  и соответствующим образом корректируют постоянно ведущиеся инвентарные счета. Запасы проверяются без особых помех для нормальной работы склада.

Выборочная  инвентаризация - проверка наличия  только особо контролируемых наименований зачастую более точна, чем сплошная инвентаризация, так как влияние  человеческого фактора при сплошной инвентаризации (психическое утомление инвентаризаторов от монотонной работы) нередко приводит к ошибкам. 

Конечно, на инвентаризацию нужно время, и  проходить она должна, когда склад  пребывает в покое, а это может  потребовать остановки всех процессов в компании и работы в выходные дни. Да и для обработки результатов инвентаризации также необходимо время. Посмотрим, а можно ли ускорить эту процедуру, не снижая ее эффективности?

На каждом складе есть продукты, при работе с  которыми допускается меньше ошибок, чем с другими. Так стоит ли в таком случае каждый раз пересчитывать целиком весь склад? Конечно же, нет. Приведем лишь несколько постулатов, истинность которых доказана многолетней практикой.

Чем больше складских операций совершается с конкретным продуктом за определенный период, тем больше вероятность ошибки. Степень вероятности ошибок можно определить, например, по количеству выходов продукта из склада (таблица 1).

Однако  количество выходов не является единственным критерием. Вероятность ошибок зависит  от множества других факторов - одинаковые упаковки, поштучный выход, относительно высокая цена. Поэтому количество выходов приходится корректировать с помощью коэффициента в интервале 1-2 (а можно и меньше единицы). При этом важно, чтобы коэффициент определялся методом экспертной оценки, и лучшие эксперты в этом деле - сами кладовщики. Для определения коэффициента важно также использовать результаты предшествующих инвентаризаций и учитывать специфику конкретного склада. На основании скорректированного количества выходов можно провести упрощенный АВС-анализ (таблица 2).

Например, первые 50% продуктов отнесем к  группе А, следующие 30% к группе В  и остальные 20% - к группе С. После  этого решаем: группу А будем пересчитывать  каждый месяц, группу В - раз в два  месяца и группу С - раз в три  месяца. В итоге полная инвентаризация склада у нас будет проходить раз в три месяца. Стало быть, отпадает необходимость пересчитывать весь склад ежемесячно. АВС-анализ позволяет многократно усовершенствовать эту методику.

Инвентаризация  должна быть организована так, чтобы  инвентаризаторы вели подсчет товаров последовательно по местам хранения, даже если один и тот же товар хранится в разных складах. Перескакивание из одного склада в другой очень утомительно и ведет к путанице и большим погрешностям. 

      Количество  инвентаризаций в отчетном году и даты их проведения определяются руководителем организации. Однако вне зависимости от принятой учетной политики, согласно пункту 2 статьи 12 Закона «О бухгалтерском учете», проведение инвентаризации является обязательным. В соответствии с пунктом 1.6 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств при коллективной (бригадной) материальной ответственности инвентаризации проводятся при смене руководителя коллектива (бригадира) или увольнении более 50% сотрудников бригады, а также по требованию одного или нескольких членов коллектива (бригады). 

  Согласно  статье 12 Закона «О бухгалтерском учете». Проведение инвентаризации является обязательным в следующих случаях:

·     при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;

·     перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;

·     при смене материально-ответственных лиц;

·     после выявления фактов хищения, злоупотребления или порчи товара;

·     в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;

      ·     при реорганизации предприятия.

        Помимо самой инвентаризации  проводятся и контрольные проверки  ее результатов. Необходимость  в этой не менее сложной  процедуре возникает, когда кто-то из заинтересованных лиц не согласен с результатами инвентаризации или когда инициатива проверки исходит со стороны (к примеру, по требованию головной организации холдинга).

      Очень часто под инвентаризацией подразумевают  оперативную, выборочную проверку товара, например, при разборе претензии клиента о недостаче при поставке. Такого рода инвентаризации – не менее интересная тема, требующая особого внимания. Однако в нашей работе нас будут интересовать только инвентаризации товара, которые проводятся по распоряжению руководителя, и проверки по результатам такой инвентаризации.

      В ходе организации инвентаризации и  контрольных проверок запасов необходимо учитывать структуру складского хозяйства.  

  При подготовке и проведении инвентаризации руководствуйтесь следующими документами:

  1. Приказ Минфина России от 28 декабря  2001 г. № 119н «Об утверждении  Методических указаний по бухгалтерскому  учету материально-производственных  запасов».

  2. Приказ Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49 «Об утверждении Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств».

  3. Постановление Госкомстата России  от 18 августа 1998 г. № 88.

      4. Постановление Госкомстата России  от 27 марта 2000 г. № 26.

      Таким образом, в течение года на складе должна быть проведена как минимум  одна инвентаризация – перед составлением годовой отчетности. 

      Как же обстоят дела и инвентаризацией  на складе данной фирме. 

Инвентаризация  проводится. Но в большей степени  в ней заинтересовано одно лицо-кладовщик. При этом нет приказа на проведение инвентаризации, не формируется инвентаризационная комиссия. Так, называемая инвентаризация проводится в процессе функционирования склада и производственного цеха.

 В  таких условиях приходится определять  временную точку для снятия  остатков, т.е. время и дату. Более того трудность возникает и при сверке остатков ленты в целом, т.е. кладовщику необходимо подсчитать метраж ленты по видам на складе, затем в цехе, учитывая при этом метраж готовой ленты и метраж свободный. Затем все это суммировать и вывести общие показатели. Отсюда неизбежны ошибки при подсчете ленты, т.к. нужно создать сводную таблицу, завести данные по трем показателям: склад, цех и готовая лента. И все это в процессе выполнения кладовщиком своих других обязанностей.

 Ведомость  по инвентаризации ни кем не  заверяется. Она служить ориентиром  для дальнейшей работы кладовщика, чем для руководства. Более того, расхождения в остатках реальных и бухгалтерских не приводятся в норму. И этот шлейф тянется из года в год. Периодически происходит списание, но это не изменяет картины в целом. Пересортица вообще не устраняется. Брак не списывается. А учитывая, что склад расположен в нескольких местах, то картина вырисовывается неприглядной. И, о какой сохранности и порядке  на складе может идти речь. А если, учитывать еще и то, какой кладовщик работает, то можно забыть обо всех нормальных процессах на складе. В таких условиях может работать или альтруист или неравнодушный к выполнению своих обязанностей человек. Это на первый взгляд, кажется, что роль кладовщика не значительная. А на самом деле это звязующее звено в системе, как складской логистики, так и в логистике фирмы.