Удосконалення управління зовнішньоекономічною діяльністю

Розробляючи  організаційно-правові  документи керівництву ТОВ «Байс-Агро»  слід залучати кваліфікованих фахівців, що добре знають роботу підприємства як  в цілому, так і по окремих  напрямках.

У процесі підготовки організаційно-правові документи в обов'язковому порядку повинні пройти  процедуру узгодження (візування) із усіма зацікавленими підрозділами й особами, юридичною службою (юристом), заступниками керівника організації або одним із заступників, що керують відповідним напрямком діяльності організації.

Отже, розглянемо які документи  слід переглянути та які зміни  потрібно внести для підвищення ефективності діяльності даного підприємства.

Перш за все на ТОВ «Байс-Агро»  необхідно внести зміни до статуту підприємства, оскільки даний документ розроблений ще у 2003 році.

Це стосується  таких розділів як :

«Загальні положення», де потрібно точно  вказати наявність представництв  і зазначити їх місцезнаходження;

розділ «Порядок діяльності»  повинен  містити механізм відносин організації з іншими організаціями щодо фінансово-господарської діяльності;

розділ про зовнішньоекономічну  діяльність відсутній взагалі, тому його слід доповнити до статуту.

Статут оформляється на стандартному листі папера з нанесенням усіх необхідних реквізитів загального бланка: найменування організації, найменування виду документа, місце складання документа, заголовок до тексту, підпис, гриф твердження, оцінка про реєстрації статуту, печатка органа, що реєструє.

Іншим документом, який регулює діяльність будь-якої організації є положення.

Розрізняються положення про організацію  і положення про структурні підрозділи.

Керівництву ТОВ «Байс-Агро» необхідно  розробити як положення про організацію  так і положення про структурні підрозділи.

Текст положення про організацію повинен містити такі розділи:

1. Загальні положення.

2. Основні задачі.

3. Функції.

4. Права й обов'язки.

5. Керівництво.

6. Взаємини і зв'язки.

7. Контроль, перевірка і ревізія  діяльності.

8. Реорганізація і ліквідація.

Розділ «Загальні положення» повинен містити  офіційне повне і скорочене найменування організації, мету і підстави її створення з указівкою найменування, дати і номеру відповідного правового акту; також тут  вказується, чим керується організація у своїй діяльності, ким очолюється і кому підпорядковується, які має печатки.

Розділ  «Основні задачі» установлює проблеми або комплекси проблем, що покликане вирішувати підприємство у своїй діяльності і які визначають характер і напрямки його діяльності.

У розділі «Функції» перелічуються дії або види робіт, що повинна виконувати організація для вирішення поставлених перед нею задач.

Розділ «Права й обов'язки» повинен  містити перелік прав, якими наділяється  організація в особі її керівника. Право в даному випадку - це юридично узаконена можливість забороняти або вимагати виконання яких-небудь дій. Права встановлюються в обсязі, необхідному для реалізації покладених на організацію функцій. У права включається право на видання розпорядницьких і нормативних документів, право давати обов'язкові вказівки підлеглим підрозділам і особам з метою виконання покладених на організацію функцій. У числі обов'язків повинні також перелічуватися дії, що організація повинна виконувати для реалізації своїх функцій.

У розділі «Керівництво» встановлюється ким здійснюється керівництво організацією, на яких принципах, ким призначається і звільняється від посади керівник, сфера його компетенції.

Розділ «Контроль, перевірка і  ревізія діяльності» установлює, ким здійснюється контроль за діяльністю організації, перевірки і ревізії фінансово-господарської діяльності, їхня періодичність або терміни, порядок надання підсумкових документів.

У розділі «Реорганізація і ліквідація»  установлюється, у якому порядку  і ким здійснюється реорганізація  і ліквідація організації.

Положення про організації оформляється на загальному бланку. Обов'язковими реквізитами  положення про організації є: найменування вищого органа, найменування організації, назва виду документа, дата, номер документа, місце складання, заголовок до тексту, підпис, гриф твердження, печатка.

Що стосується штатного розкладу на ТОВ «Байс-Агро», то його потрібно постійно змінювати, оскільки відбувається постійна зміна кількості одиниць по штату.

Відповідальність за підготовку штатного розкладу несе відділ кадрів. Проект штатного розкладу  повинен погоджуватися з  керівниками підрозділів, головним бухгалтером, юридичною службою, заступниками керівника організації.

Планування діяльності підприємства — найважливіша функція управління, що дозволяє зробити роботу максимально ефективною. Плануючи діяльність, підприємство досягає поставлених цілей з найменшими витратами часу, матеріальних і трудових ресурсів, найбільш доцільним і економічним шляхом.

Тому на даному підприємстві слід розробляти плани особливо щодо виготовлення продукції та розподілу витрат.

Таким чином, для підвищення ефективності діяльності ТОВ «Байс-Агро» керівництву  доцільно внести зміни у діючу  організаційно-правову документацію, розробити необхідну нову документацію, та приділяти більше уваги щодо організації роботи на підприємстві, вносити постійні зміни відповідно до змін у діяльності даного підприємства.

Як відомо, обсяги експорту ТОВ «Байс-Агро» в теперішній час обмежуються занадто вузькою номенклатурою товарів: зернові культури, насіння масляних культур. В той же час в підприємстві товарних видів продукції виробляється в кілька разів більше ніж тих найменувань, що визначають формування експортного потенціалу (таблиця 3.1.)

Таблиця 3.1

Структура товарної продукції рослинництва в 

ТОВ «Байс-Агро» Уманського району Черкаської області, тис. грн.

 

Види продукції	2004р.	2005р.	2006р.	2007р.	2008р.
Зерно	4193,7	9216,6	6206,0	6598,0	7068,0
Льон-довгунець	-	89,6	-	-	-
Соняшник	1896,6	1301,6	619,0	2645,0	432,0
Цукровий буряк	356	-	-	-	-
Соя	-	-	-	18,0	53,0
Ріпак	-	-	766,0	1341,0	3905,0
Інша продукція рослинництва	368,5	221,8	447,0	1566,0	552,0
Рослинництво, всього	6814,8	10829,60	8038,0	12168,0	12010,0

 

Основними  мотивами  розвитку зовнішньоекономічної діяльності на рівні ТОВ “ Байс- Агро“ можуть бути:

- розширення ринку збуту своєї  продукції за національні   межі  з  метою  максимізації   прибутку; 

- закупка  необхідної  сировини, комплектуючих  виробів, нових   технологій  і  техніки; 

- залучення  інжинирінгових  та  інших  послуг  для   потреб  виробництва  з  урахуванням  їх  унікальності, більш  вищої  якості, низьких  цін  в  порівнянні  з  внутрішнім  ринком;

- залучення  іноземних  інвестицій  з  метою  модернізації  виробництва; 

- зміцнення  експортного   потенціалу  і  конкурентних  позицій  на  світовому  ринку;

- участь  у  міжнародному  розподілі  праці, кооперуванні  виробництва  з  метою   успішного  розвитку  економіки.   

Основним  мотивом  здійснення  зовнішньоекономічної  діяльності  ТОВ «Байс –Агро»  є  саме  розширення  ринку  збуту  своєї  продукції  за  національні  межі .

Для успішної експортної діяльності підприємство необхідно створити спеціальний  відділ, що займався б саме експортними  операціями. Створення таких зовнішньоекономічних служб на підприємствах виправдано, якщо:

- частка експорту велика в  загальному обігу; 

- зовнішньоторговельні операції  здійснюються регулярно; 

- випускається продукція з високим  рівнем конкурентоспроможності, бажано  унікальна за своїми властивостями; 

- невисокий рівень конкуренції  на відповідному сегменті світового ринку;

- на підприємстві є необхідна  кількість фахівців із зовнішньоекономічної  діяльності.

На данному підприємстві відсутня експортна служба. Виходячи з цього  підприємство не може конкурувати на сучасному ринку, хоча рівень продукції відповідає національним і зовнішнім вимогам.

Щоб розрахувати необхідну кількість  робочих місць та забезпечення працівників  необхідними матеріалами для  виконання роботи на належному рівні, ми використаємо задачу оптимізації  параметрів управляючої системи Рис 2). Отже, перейдемо до розв’язку.

Загальну кількість задач, які  необхідно вирішувати щороку на підприємстві, знайдемо методом декомпозиції. Для цього використаємо такі ознаки поділу системи управління :

1. Вид управляємого процесу.
2. Вид виробничого підрозділу.
3. Період управління.
4. Фаза управління.

За першою ознакою система може бути поділена ( рис.3.1) на :

1. виробництво експортної продукції;
2. забезпечення експорту основними фондами;
3. забезпечення експорту трудовими ресурсами;
4. забезпечення експорту матеріальними ресурсами;

Рис.3.1 Складові  управління процесами  експорту на

ТОВ «Байс –Агро» Уманського району Черкаської області

5. забезпечення експорту фінансовими ресурсами;
6. забезпечення експорту енергетичними ресурсами
7. забезпечення експорту технічною документацією;
8. забезпечення ефективності експорту.

Схема виробничих підрозділів  ТОВ «Байс –Агро»  Уманського району Черкаської області відображена на рисунку 3.2.

Рис. 3.2. Структура виробничих підрозділів ТОВ «Байс –Агро»  Уманського району Черкаської області

 

Рис.3.3 Структура фаз управління в ТОВ «Байс –Агро» 

Уманського району Черкаської області

Розглянувши теоретичні основи організації  експортних операцій застосовувані  на ТОВ «Байс –Агро»  засоби їх здійснення був розроблений комплекс заходів щодо поліпшення організації і підвищенню ефективності експортних операцій.

Розглянемо основні з них:

- підвищення конкурентноздатності  товарів, вироблених на ТОВ «Байс –Агро»  і планованих на експорт, тому що конкуренція на світовому ринку більш тверда і споживачі пред'являють до товарів більш високі вимоги;

- диверсифікованість виробництва  з метою виведення на зовнішні  ринки нових видів сільськогосподарської  продукції; 

- підвищення кваліфікації персоналу, що приймає участь в організації експортних операцій, шляхом регулярного проведення навчання й атестацій, а також шляхом стимулювання і мотивація персоналу ;

- вибір найбільш ефективної  форми організації відділу, що  здійснює експортні операції;

- поліпшення й оптимізація процесу  пошуку контрагентів і встановлення  контактів з ними;

- залучення контрагентів для  відносин на довгостроковій основі;

- використання ефективних систем  контролю якості з метою недопущення  відмовлення покупця від чи товару зниження ціни;