Тактическое и текущее планирование

 

участникам предварительно не разъяснена суть обсуждаемой проблемы;

 

в повестку дня включены вопросы  разного объема и разнообразного содержания, поэтому есть угроза, что  совещание может превратиться в  обсуждение или в ссору между  отдельными участниками или группами. Число участников, поставленных в  позицию пассивных слушателей, увеличивается;

 

на совещании обсуждаются  проблемы и вопросы, которые можно  решить в рабочем порядке;

 

 не удается придерживаться  повестки дня. Участники отступают  от нее и рассматривают стихийно  возникшие побочные темы или  какую-либо проблему, которая существует  на данном предприятии постоянно.

 

Состав участников. Менеджер должен очень внимательно подойти  к формированию списка состава участников, подумать как о количественном, так  и качественном составе.

 

Количественный состав. Оптимальным  считается такое количество участников совещания, которое совпадает с  количеством работников, активно  участвующих в обсуждении вопроса. При этом основным критерием является компетентность в вопросах повестки дня. Распространенной ошибкой является приглашение наибольшего количества участников, которое может уместиться в зале заседаний (так называемое приглашение «для массовости»).

 

Качественный состав. К  участию в совещании должны привлекаться только те должностные лица, которые  наиболее компетентны в обсуждаемой  проблеме.

 

Назначение дня и времени  проведения совещания. Как правило, для проведения совещания отводится  один определенный день в неделю. Это  позволяет его участникам правильно  спланировать свое рабочее время  и надлежащим образом подготовиться  к совещанию. Наилучшим днем для  совещания считается среда или  четверг, так как недельная кривая работоспособности имеет заметный спад в понедельник и пятницу.

 

Совещания лучше проводить  во второй половине дня, так как из распространенной ныне теории биоритмов  известно, что у человека в течение  рабочего дня есть два пика повышенной работоспособности: первый — с 11 до 12 ч и второй — между 16 и 18 ч. Деловое  совещание лучше всего приурочить ко второму пику. Это послужит для  участников совещания дополнительным стимулом, побуждающим их работать быстро и эффективно, чтобы не засиживаться допоздна. Поскольку любое совещание  нарушает обычный ритм трудовой деятельности, в первой половине рабочего дня (первый пик) проводить его нецелесообразно.

 

Основные ошибки, допускаемые  при проведении совещания:

 

не регламентируется его  продолжительность;

 

не соблюдается установленная  продолжительность;

 

слишком большая продолжительность;

 

не делаются перерывы;

 

не ограничивается время  на доклады и выступления;

 

участники не умеют кратко и ясно излагать свои мысли.

 

Как правило, местом проведения значительной части (более 70 %) деловых  совещаний является кабинет руководителя организации.

 

В настоящее время на предприятиях есть специально оборудованные для  совещаний помещения. Существуют определенные требования к оснащению таких  помещений. Например, оно должно иметь  хорошую звукоизоляцию, нормальную температуру и влажность воздуха, вентиляцию, удобную для работы мебель, оргтехнику.

 

Основные ошибки, допускаемые  при определении места проведения совещания:

 

слишком много совещаний  проводится в кабинете начальника;

 

в ходе совещания ведутся  телефонные разговоры и даже принимаются  посетители;

 

помещение для совещания  плохо оборудовано и недостаточно

 

освещено.

 

Подготовка участников совещания. Менеджер—организатор совещания должен заблаговременно ознакомить всех участников с повесткой дня и необходимыми материалами. Каждый участник должен заранее  знать тематику и задачи совещания. В этом состоит залог эффективного проведения совещания, так как все  его участники будут надлежащим образом к нему подготовлены.

 

2. Проведение совещания.  Ученые установили, что оптимальная  продолжительность совместной умственно]! деятельности большого числа  людей составляет всего 40—45 мин.  Спустя 50 мин у участников совещания  ослабляется внимание: возникают  шум, лишние движения, отвлеченные  разговоры. Если и дальше продолжать  совещание без перерыва, то у  большинства людей наступает  утомление. После 30--40-минутного  перерыва у присутствующих улучшается  самочувствие, восстанавливается нормальное  состояние, и обсуждение проблем  можно продолжить.

 

После 90 мин работы внимание и интерес к обсуждаемым проблемам  падают. Данный этап совещания специалисты  называют периодом отрицательной активности. В этот момент человек становится неуправляемым, ко всему относится  нервозно п недоверчиво. Решения, принимаемые  в такое время, отличаются обычно экстремизмом.

 

В случае, если совещание  продолжается 2 ч без перерыва, то более 90% его участников согласны на любое решение, лишь бы это совещание  побыстрее закончилось. Оптимальная  продолжительность совещания не должна превышать 1 ч. Если обстоятельства дела требуют более длительной работы, то после 40 мин заседания необходимо объявлять перерыв 10— 15 мин.

 

Регламент — порядок ведения  заседания, собрания, совещания.

 

Это слово произошло от фр. reglement, которое в свою очередь  произошло от лат. regula — правило. Кроме вышеназванного, это слово  имеет еще значения: устав, свод правил, порядок работы

 

учреждения.

 

В случае, если регламент  до начала совещания не установлен, существует опасность возникновения  неделовой обстановки на самом заседании. Обычно обязанность следить за соблюдением  регламента возлагается на председателя собрания. Но уважение к регламенту должны соблюдать все участники  делового совещания, независимо от занимаемой должности.

 

Протокол совещания —  это первичный, официальный документ, составленный по определенной форме  и содержащий запись выступлений  участников совещания, собрания, заседания  и принятые ими решения. На основании  данного документа руководство  имеет право требовать от сотрудников  выполнения порученных им заданий. Собрание назначает или выбирает секретаря, который фиксирует в протоколе  по поручению собрания наиболее важные моменты:

 

достижение цели совещания;

 

решение;

 

исполнители задания и  сроки.

 

Ниже приводятся те позиции, которые должны быть отражены в протоколе  делового совещания:

 

дата, место проведения;

 

номер протокола;

 

краткое содержание обсуждаемого вопроса;

 

присутствовали;

 

отсутствовали, причины отсутствия;

 

копии (фамилии тех, кому предназначены);

 

повестка дня по пунктам;

 

тема по пункту повестки дня;

 

обсудили (кто выступил);

 

решили;

 

постановили (сообщается, что  именно);

 

выполнение решения возложено  на (фамилии);

 

срок исполнения (дата).

 

3. Подведение итогов и  принятие решения. Обычно решение  на деловом совещании принимается  всеми вместе и каждым в  отдельности. Эффективность решения  зависит от того, насколько каждому  участнику совещания удалось  включить свои идеи и соображения  в общее решение.

 

Подводятся итоги совещания  и делаются выводы; определяются те, кто и в какие сроки должен выполнить определенный объем работ; определяются объемы работ, сотрудники, которые будут выполнять задание; сроки, в течение которых должно быть выполнено задание; формы подведения итогов совещания (рассылка протокола  или его части; выписка из протокола  и т.п.).

 

Принятие решения о  широте информирования. Его может  принимать весь коллектив или  отдельная его часть, отдельное  подразделение.

 

Решения могут вырабатываться двумя способами:

 

специально избранная  комиссия по подготовке решения заранее  составляет его проект. Проект зачитывается. Участники совещания вносят свои коррективы и принимают его по результатам голосования;

 

председатель собрания подводит итоги обсуждения и формулирует  решение.

 

4. Контроль за выполнением  решения. Без претворения решения  в жизнь и контроля за этим  процессом любое деловое совещание  становится бессмысленным. На  этом этапе определяются лица, которые будут осуществлять контроль.