Совершенствования коммуникативной политики предприятия

      Проанализируем  значимость поставщиков организации. Для этого можно выделить наиболее крупные 5 предприятий, с которыми ведется активная закупочная деятельность в течении 2-3 лет. 

     Таблица 3 – Анализ поставщиков ООО «ДЕФАД»

     Из  данной таблицы 3 видно, что увеличение доли товарооборота характерно каждому из представленных предприятий.

      Налаженные  связи с крупнейшими поставщиками и производителями дают возможность  предложить наиболее выгодные условия  сотрудничества, максимально короткие сроки поставок и грамотное обслуживание. ООО «ДЕФАД» придерживается принципа минимальных конкурентных цен и стремится обеспечивать минимально возможную в цену в г. Кирове.

     Так по статистическим и аналитическим  данным, опубликованным как в периодической  печати, так и в сети Internet, информационный рынок продуктов и услуг республики Коми, завоевали фирмы, сфера деятельности которых - это реализация товаров в области технических и программных средств, оказание услуг населению по гарантийному обслуживанию техники, монтаж и настройка компьютерных сетей и др., к числу таких фирм можно отнести: ДЕФАД, IT-HELP, СОДЕЙСТВИЕ, РЕКОМП и др., и между ними, естественно, существует очень жесткая конкуренция, за лидерство  завоеваний симпатий у населения.

     На  конкурентоспособность фирм, занимающихся продажей компьютеров и комплектующих  к ним, влияют следующие параметры: качество, надежность, стабильность работы, стаж работы на кировском информационном рынке, т.е. известность фирмы и цена комплектующих. По этим показателям все комплектующие технические средства делятся на две категории: noname и брендовские, к такой классификации примыкают – корпуса для системных блоков настольных персональных компьютеров, микросхемы оперативной памяти и видеокарты.

     Основная  конкурентная позиция компании ООО  «ДЕФАД» - осуществление полного комплекса сервисных услуг. На все оборудование предоставляется гарантия от 1-5 лет до пожизненной (на сетевое оборудование).

       Одним из факторов достижения значительного уровня конкурентоспособности является то, что предприятие - участник рыночных отношений постоянно и целенаправленно воздействует на рынок (потребителей) посредством разработанного с учетом его потребностей комплекса инструмента маркетинга. Основными элементами комплекса маркетинга являются: товар, цена, система сбыта, система маркетинговых коммуникаций. Основными средствами маркетинговых коммуникаций являются:

• реклама и коммерческая пропаганда;
• стимулирование сбыта;
• оказание сервисных  и дополнительных услуг (скидки, предоставление кредита, индивидуальный заказ и т.д.).

      Система, маркетинговых коммуникаций на ООО «ДЕФАД», в настоящее время сводится к заключению договоров на поставку продукции как с новыми поставщиками, так уже и с проверенными. Для информации клиентов, производящих оптовую закупку, предприятие обновляет прайс-листы с существующими ценами.

      Кроме того, предприятие рассылает информлисты о своих новинках, в которых рассказывается о полезных свойствах товара. Система стимулирования сбыта на предприятии в настоящее время сводится к следующим мерам:

• скидки постоянным клиентам;
• рассрочка платежа или предоставление кредита;
• сервисное и гарантийное обслуживание техники;
• подарки покупателям;
• проведение акций (например, к Новому году был розыгрыш путёвок на 2 для отдыха) или при  покупке ноутбука – флешка в подарок;
• предоставление комплексной системы скидок по случаю праздничных дней.

      3. Анализ коммуникативной политики компании ООО «ДЕФАД» 

3.1. Коммуникации между  уровнями и подразделениями 

     Организационная структура предприятия закреплена в Уставе и представляет собой  формальную структуру, с функциональным разделением труда, с официальными, юридически закрепленными правами и обязанностями сотрудников (Приложение 2).

     В организации ООО «ДЕФАД» можно выделить следующие типы структурных подразделений:

     1) административный персонал – руководители, в чьи обязанности входит организация торговой деятельности и организации услуг;

     2) торговый персонал – работники, занятые непосредственно в процессе обслуживания и торговли с покупателями;

     3) обслуживающий персонал – работники, занятые обеспечением системы торгового процесса – маркетинг, снабжение, сбыт.

     Для схемы управления формальной организацией ООО «ДЕФАД» характерна: рациональность, ответственность и иерархичность. Следовательно, для ООО «ДЕФАД» характерен бюрократический стиль руководства. Линейный вид организационной структуры определяется малыми размерами предприятия (можно соотнести его с цехом или участком большего предприятия)  и отсутствием в нем научных и проектных организаций, разветвлённой системы связей с поставщиками и потребителями

     Горизонтальное  распределение труда, что характерно для ООО «ДЕФАД», и как показано на структурной схеме управления, т.е. расстановка конкретных руководителей во главе отделов, является разделением труда менеджеров по функциям, технического директора, руководителей отделов, главного бухгалтера. Это  показывает что, на нашем предприятии управленческая работа скоординирована, для того чтобы наша организация могла добиваться успеха в своей деятельности.

     Вертикальное  разделение труда построено на выделении  двух уровней управления — низового и высшего.

     На  предприятии к низовому уровню управления относятся технический директор, руководители отделов, т.к. они имеют в своем подчинении работников преимущественно исполнительского труда.

     К высшему уровню на нашем предприятии  относятся: руководитель отдела по персоналу и коммерческим вопросам, главный бухгалтер и, конечно же, Генеральный директор, они являются администрацией предприятия, осуществляющей общее стратегическое руководство организацией, ее функциональными и производственно-хозяйственными комплексами.

     Профессиональная  деятельность и обязанности персонала  регламентируются должностной инструкцией.

     Отношения между персоналом организации регулируются прежде всего, нормативными документами, такими как: законы (Трудовой Кодекс и  Гражданский кодекс), постановлениями, правилами внутреннего распорядка организации, положениями об отделах, распоряжениями, приказами.

     На предприятии работает метод косвенного воздействия. Начальник создает условия для осуществления целей, а служащие добивается результатов. Цель организации – удовлетворенность клиентов в качественном продукте, отличном сервисе и при этом получение прибыли.

     Проанализируем  взаимоотношения более полно.

     Межуровневые  коммуникации в данной организации.

     Информация  перемещается внутри организации с уровня на уровень в рамках вертикальных коммуникаций. Она передаваться по нисходящей, т.е. с высших уровней на низшие. Таким путем подчиненным уровням управления сообщается о текущих задачах, конкретных заданиях, о новых заказах, новой продукции и т.п.

     Также исходя из схемы организационной структуры Приложение 3, можно сделать вывод о том, что входящая информация движется сверху вниз, т. е. от Генерального директора до руководителей отделов. Таким образом, Генеральный директор ООО «ДЕФАД» информирует подчиненных ему руководителей, которые в последствии сообщает всю нужную информацию своим подчиненным.

     Следовательно, выходящая информация распространяется снизу вверх, например, бухгалтерия  предоставляет информацию главному бухгалтеру, а уже далее Генеральному директору.

     В свою очередь с отделом кадров Генеральный директор взаимодействует прямо, так как он непосредственно узнает от отдела кадров любые изменения, которые происходят на предприятии. А отдел кадров получает распоряжения в устной форме, периодичность взаимодействия с отделом кадров составляет 2 раза в месяц.

     Периодичность передачи информации у каждого отдела своя, например, бухгалтерия информацию передает главному бухгалтеру ежедневно, а все остальные рассмотренные  отделы каждую неделю.

     Передача  входящей информации происходит по средствам  совещания, что требует много  времени, в устной форме, что способствует некоему искажению информации. А  выходящая информация передается по средствам отчетов, в письменной форме на бумажном носителе.

     С другим отделом, техническим отделом, Генеральный директор также взаимодействует как устно, так и письменно.

     Помимо  обмена по нисходящей, организация  нуждается в коммуникациях по восходящей, т.е. снизу вверх. Передача информации с низших уровней на высшие может заметно влиять на производительность. Отделы продаж сообщает руководству об изменениях во взаимодействии с внешней средой, т.е. с теми же поставщиками и потребителями.

     Коммуникации  между отделами.

     Организация состоит из подразделений, поэтому обмен информацией между ними нужен для координации задач и действий. Поскольку организация - это система взаимосвязанных элементов, руководство организации добивается, чтобы специализированные элементы работали совместно, продвигая организацию в нужном направлении. В данной организации равноправные отношения и это устраивает работников.

     Информационные  потоки, связанные между отделами перемещаются в рамках вертикальных и горизонтальных коммуникаций. Таким  путем, работникам отдела сообщается о  текущих задачах, изменении приоритетов, конкретных заданиях, рекомендуемых процедурах и т.п. Например, технический директор сообщает в отдел снабжения о предстоящих изменениях в технической сфере, следовательно, основной задачей снабженца в данном случае, является поиск наиболее эффективных путей приобретения новой продукции. Таким образом, видно, что входящая информация, поступившая от вышестоящего руководства, заключается в необходимости поиска новых поставщиков или в пересмотре работы со старыми. Исходящая информация будет заключаться в ответе на предложенный запрос руководства.

     Горизонтальные  коммуникации в основном протекают  через общение между сотрудниками. Если отделу например, розничных продаж необходима какая-либо информация от другого отдела, например, от корпоративного отдела, то данный запрос и поступившая в ответ информация проходит через руководителя фирмы,

     Коммуникации  руководитель – подчиненный.

     Обмен информацией между руководителем и подчиненным происходит в виде прояснения задач; обсуждения проблем эффективности работы; достижение признания и вознаграждения с целью мотивации; совершенствования и развития способностей подчиненных; сбора информации о назревающей или реально существующей проблеме; оповещения подчиненного о грядущем изменении; а также получения сведений об идеях, усовершенствованиях и предложениях.