Совершенствование системы управления закупками на предприятии

     Далее рассмотрим ежемесячный бюджет 2010 года (в среднем), опираясь на эти данные (табл. 3.4). 

     Таблица 3.4 – Примерный ежемесячный бюджет ОАО «Новосибирская макаронная фабрика» в 2010 году

     Исследования  показывают, что от 50 до 90% рабочего времени менеджер тратит на обмен  информацией, так как информация является сейчас наиболее важным ресурсом организации. Взаимосвязь элементов  информационной системы управления производством представлена на рисунке 3.1.

     Рисунок 3.1 – Информационная система управления производством 

     Компьютеризация заметно облегчает осуществление  внутрифирменного контроля за деятельностью  организации, internet позволяет получать информацию об изменениях внешней среды более оперативно, а также улучшает связь с поставщиками и труднодоступными клиентами, делает ее более дешевой. 

     3.2 Внедрение на ОАО  «Новосибирская макаронная  фабрика» электронной  системы снабжения  

     Функциональность  электронной системы снабжения (ЭСС) предполагает полную или частичную  автоматизацию процессов закупочной деятельности на ОАО «Новосибирская макаронная фабрика» (включая преддоговорную работу с поставщиками, согласование и заключение договоров, контроль исполнения договоров, мониторинг движения грузов), а также некоторых смежных процессов (например, юридическое сопровождение сделки, составление отчетов и так далее).

     Развитие  цифровых и компьютерно-сетевых  технологий привело к тому, что  обмен электронными документами  находит все более широкое  применение в сфере бизнеса и  в административной практике.

     За  рубежом заключение договоров на основании обмена информацией без  использования бумажного носителя стало получать широкое распространение  уже в начале 70-х годов. С появлением цифровых интерактивных компьютерных сетей, в том числе Интернета, развитие электронной коммерции  совершило качественный скачок.

     Однако  появление новых технологий наряду с ускорением процессов обмена информацией  значительно усложнило решение  вопросов о достоверности такой  информации, поскольку процесс обмена электронными документами существенным образом отличается от обычного обмена документами на бумажных носителях. Можно привести множество примеров злоупотреблений и мошенничества, совершаемых с использованием новых  технологических возможностей. В  то же время, очевидно, что для широкого применения электронного обмена информацией  необходимо обеспечить достаточную  степень доверия к содержанию электронных документов, передаваемых с использованием новых технологических  средств [27, с. 89].

     Технически  проблема подтверждения подлинности  информации, содержащейся в электронном  документе, решается путем использования  средств электронной цифровой подписи (ЭЦП), которая позволяет установить автора электронного документа и  гарантировать неизменность его  содержания.

     ЭЦП – это специфический «цифровой  код», связанный с содержанием  электронного документа и позволяющий  идентифицировать его отправителя (автора), а также установить отсутствие искажений информации в электронном документе, поскольку в случае внесения в него изменений ЭЦП теряет силу.

     Для наглядности ЭЦП можно представить  как данные, полученные в результате специального криптографического преобразования текста электронного документа. Оно  осуществляется с помощью так  называемого «закрытого ключа» - уникальной последовательности символов, известной  только отправителю электронного документа. Эти «данные» передаются вместе с  текстом электронного документа  его получателю, который может  проверить ЭЦП, используя так  называемый «открытый ключ» отправителя  – также уникальную, но общедоступную  последовательность символов, однозначно связанную с «закрытым ключом»  отправителя. Успешная проверка ЭЦП  показывает, что электронный документ подписан именно тем, от кого он исходит, и что он не был модифицирован  после наложения ЭЦП.

     Таким образом, подписать электронный  документ с использованием ЭЦП может  только обладатель «закрытого ключа», а проверить наличие ЭЦП –  любой участник электронного документооборота, получивший «открытый ключ», соответствующий  «закрытому ключу» отправителя. Подтверждение  принадлежности «открытых ключей»  конкретным лицам осуществляет удостоверяющий центр – специальная организация  или сторона, которой доверяют все  участники информационного обмена. Обращение в удостоверяющие центры позволяет каждому участнику  убедиться в том, что имеющиеся  у него копии «открытых ключей», принадлежащих другим участникам, используемых им для проверки их ЭЦП, действительно  принадлежат этим участникам.

     Сегодня доверие к ЭЦП, используемым в  закрытых (корпоративных) системах обмена информацией, достигается путем  заключения специальных соглашений между участниками таких систем. Но для открытых, общедоступных систем электронного документооборота эту  проблему возможно решить только путем  создания развитой инфраструктуры, опирающейся  на надежный правовой фундамент.

     Широкое развитие электронного документооборота невозможно, если его участникам не будет предоставлена возможность  совершать юридически значимые действия с применением средств электронной  связи и защищать свои права, в  частности, в случае необходимости  представлять электронные документы  в качестве судебных доказательств  наравне с документами на бумажных носителях. Для этого необходимо законодательно закрепить условия, при которых ЭЦП признается равнозначной собственноручной подписи в документах на бумажных носителях.

     Обеспечение доверия к ЭЦП является обязательным условием ее широкого применения в  качестве одного из основных инструментов электронной коммерции. Связанные  с ЭЦП проблемы нуждаются в  надежной «юридической оболочке», требуют  специального правового регулирования  в национальном законодательстве и  на международном уровне.

     В настоящее время законодательные  акты, обеспечивающие закрепление правовых основ для использования ЭЦП  и придания юридической силы электронным  документам, приняты во многих развитых странах, в том числе в США, Канаде, ФРГ, Италии, Франции, Испании, Нидерландах, Дании, Австрии, Финляндии  и других странах Европейского Союза. Вопросы ЭЦП законодательно урегулированы  также в некоторых государствах Прибалтики и СНГ. В еще большем  числе стран законодательство об ЭЦП находится на стадии разработки и принятия.

     Положения зарубежных законодательных актов  и рекомендаций, принятых на международном  уровне, учитывались при разработке российского Закона об ЭЦП, работа над  которым продолжалась не один год.

     Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи» вступил в силу с 23 января 2005 года.

     Основное  предназначение Закона об ЭЦП –  заложить правовые основы для создания инфраструктуры, обеспечивающей использование  ЭЦП, а также установить основные требования, при соблюдении которых  ЭЦП должна признаваться юридически равнозначной собственноручной подписи на бумажном носителе [31, с. 23].

     Закон создает правовую основу для широкого использования ЭЦП, постепенного развития электронной коммерции, электронных  банковских услуг, рынка ценных бумаг. ЭЦП и отметки времени являются теми инструментами, которые обеспечивают юридический фундамент для развития электронного документооборота в цифровых интерактивных сетях, в том числе  в Интернете.

     Применение  электронной цифровой подписи существенно  облегчает не только коммерческую деятельность, но и развитие информационных технологий, упрощает взаимодействие граждан с  административными органами.

     Например, в соответствии с Федеральным  законом от 28 декабря 2001 года № 180 –  ФЗ «О внесении изменения в статью 80 части первой Налогового кодекса  Российской Федерации» заверенную ЭЦП  налоговую отчетность разрешается  представлять в электронном виде, отсылая ее в органы государственной  налоговой службы по электронной  почте.

     За  рубежом технологии ЭЦП находят  применение даже при организации  документооборота в сфере юстиции  и управления, например, уже практикуется подача документов в суд через  Интернет. Так, по сообщению журнала  «Focus», уже в 1997 году административный суд Карлсруе (ФРГ) в своем решении признал исковое заявление, переданное в суд в виде электронного документа.

     Несмотря  на достаточно подробное законодательное  регулирование вопросов применения ЭЦП, данный правовой институт будет  еще вызывать множество проблем  и дискуссий. В частности, новые  нормы об электронной цифровой подписи  не всегда согласуются с действующими законодательными положениями.

     Эксперты  отмечают, что принятие Закона «Об  электронной цифровой подписи» не повлекло и не повлечет за собой каких-то особенно стремительных изменений в работе ни организаций, уже использующих ЭЦП в рамках корпоративных информационных систем, ни организаций, которые ЭЦП пока не применяют. Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи» только закладывает основы для дальнейшего постепенного развития электронной коммерции в России и создает возможности для распространения новых форм документооборота [19, с. 55].

     Эффективность работы Закона об ЭЦП будет зависеть от очень многих факторов, в том  числе от активной позиции государственных  органов, от принятия законопроектов об электронном документе, об электронной  коммерции и так далее. 

     3.3 Оценка эффективности  внедрения новой  системы управления  закупками на предприятии 

     Процесс управления закупками на предприятии  требует много усилий, затрат и  опыта работы в этой области. Для  более успешной работы предприятия  можно предложить руководству организации  внедрить новую систему управления закупками или улучшить существующую (рис. 3.2).

     Рисунок 3.2 – Формирование системы управления закупками материальных ресурсов ОАО  «НМФ» 

     В целях предотвращения нерационального  расходования и потерь используемых ресурсов необходима оптимизация процессов  закупочной деятельности. На Западе больше в ходу термин "управление цепочками  поставок" (Supply Chain Management - SCM). В рамках SCM известны такие концепции, как DRP (планирование потребностей распределения), SIC (статистическое управление запасами), JIT (точно в срок), MRP (планирование материальных затрат), EDI (электронный  обмен данными), FMS (гибкая производственная система), SDP (планируемая программа  доставки).

     Мировой опыт внедрения SCM свидетельствует, что  в результате происходит существенное снижение затрат компании, в том  числе сокращение складских запасов - до 20%, и сокращение закупочных цен - до 10%. Несмотря на это, в течение  двух последних десятилетий основное внимание уделялось лишь процессам  автоматизации проектирования и  управления производством. Процессы закупок  практически "выпали" из поля зрения и по-прежнему остаются наиболее ресурсоемкой, неавтоматизированной и неэффективной  сферой работы организаций.

     Между тем, по оценкам ведущих аналитических  агентств (AMR Research, Gartner Group), потери из-за неэффективной закупочной деятельности могут составлять, в зависимости  от отрасли, до 15-27% от общего объема закупок. Кроме прямых потерь у компаний при  неэффективном использовании систем закупок появляются дополнительные расходы на содержание разветвленного и многоуровневого бюрократического аппарата, теряется значительная часть  времени на прохождение заказа, часто  дублируются и неэффективно используются материально-технические ресурсы  в условиях структурной разобщенности  подразделений [36, с. 22].