Совершенствование системы управления закупками на предприятии

     Хорошо  организованная закупочная деятельность оказывает большое влияние на все стороны производственной и  финансовой деятельности предприятия. Нарушение ритмичности закупок  не позволяет вести нормальное производство, вызывает простои предприятий, цехов, участков – снижает эффективность  материального производства.

     Правильная  организация закупок способствует повышению технического уровня производства, быстрейшему внедрению и освоению новых видов техники, оборудования, усовершенствованию всех технологических  процессов, укреплению финансово-экономического положения предприятия [2, c. 10].

     В закупках, как в любом производственном процессе, участвуют: труд рабочих и  служащих (транспортировка, погрузка, разгрузка, хранение, расфасовка, учет), средства труда (склады, хранилища, транспортные средства, машины, механизмы, оборудование, инвентарь, вычислительная техника), предметы труда (топливо, горючее, ремонтные, упаковочные, строительные материалы) [29, с. 11].

     Конечной  целью закупочной деятельности должно быть увеличение прибыли предприятия. Предпринимателю, никогда не упуская  из виду эту цель, следует сосредоточить  все усилия на том, чтобы сделать  выбор тех материалов, услуг и  источников снабжения, которые лучше  всего удовлетворяют его потребности  при наименьших издержках и надлежащем качестве.

     Роль  закупок становится особенно понятной, если мы сравним издержки на приобретение материалов и услуг с издержками по другим статьям (рис. 1.1).

 

     

     

Рисунок 1.1 – Доля закупок в объеме продаж для производственных компаний

 

     Закупки – это нечто большее, чем просто акт купли. Для этого надо обладать множеством различных навыков, в  том числе умением точно прогнозировать потребности и поддерживать хорошие  взаимоотношения с поставщиками. Полезно также умение работать с  компьютером, так как многие процедуры  осуществления закупок можно  упростить именно с помощью компьютера. Экономия на затратах по закупкам может  привести к существенному росту  прибыли, как это показано в таблице 1.2 [16, c. 558].

     

Таблица 1.2 – Экономия на закупках для предпринимателя

 

     Отметим, что если отношение прибыли к  величине продаж составляет всего 2%, то экономия в 1000 рублей, полученная на закупках, будет эквивалентна прибыли, получаемой от увеличения продаж на 50 тысяч рублей.

     В широком смысле закупочная деятельность включает также точную оценку потребности  в материалах и услугах; поиск  и отбор соответствующих поставщиков; согласование с поставщиками таких  вопросов, как, например, цены и сроки  поставок; обсуждение условий контрактов и заказов; ясное понимание того, будет ли фирма-поставщик надежным партнером в течение всего  срока действия договора [18, c. 110].

     Классическим  примером эмпирического подхода  к практике закупочной деятельности может служить правило приобретать  товары и услуги нужного качества, в нужном количестве, в нужное время, у нужного поставщика и по нужной цене (рис. 1.2).  

       
 
 
 
 
 
 

     Рисунок 1.2 – Задачи управления закупками 

     Если  производственные предприятия, оптовики и розничные торговцы полностью  соблюдают перечисленные выше принципы закупок, то им, по всей вероятности, обеспечен  успех в их закупочной деятельности [5, c. 85].

     Задачи  закупочной деятельности и их характеристика представлены в приложении А.

     Эффективность управления закупками достигается  в том случае, если предприятие  хорошо осведомленно обо всех полученных заказах и всех выполненных поставках; о темпах использования закупленных  материалов; о поставляемых количествах  и циклах поставок; об именах поставщиков  и ценах на их товары; о цикличности заказов и заказанных количествах; об изделиях, возвращенных заказчиками. Схема реализации модуля «Управление закупками» (Снабжение) представлена в приложении Б.

     Предприятие должно контролировать ход закупок, по меньшей мере, один раз в год, при этом оно должно получить ответы на два ключевых вопроса:

• В какой мере затраты компании на приобретение сопоставимы с затратами конкурентов?
• Каковы потери от усадки, брака и краж?

     Простым способом измерения эффективности  закупочной деятельности является сопоставление  себестоимости продаваемой продукции  компании со средним показателем  по отрасли [39, c. 8]. Такие среднеотраслевые показатели, публикуемые ежегодно торгово-промышленными  ассоциациями и профессиональными  объединениями, могут быть использованы в качестве сравнительных нормативов.

     Основной  задачей предприятия по организации  и управлению закупками является своевременное, бесперебойное и  комплектное снабжение производства всеми необходимыми материальными  ресурсами для осуществления  производственного процесса в точном соответствии с утвержденными плановыми  заданиями. При этом сам процесс  снабжения должен осуществляться при  минимальных транспортно-складских  расходах и наилучшем использовании  материальных ресурсов в производстве.

     В практике работы предприятий различают  две формы снабжения: транзитную и складскую [35, с. 15].

     При транзитной форме снабжения предприятие получает сырье и материалы непосредственно от предприятий, их добывающих, облагораживающих или производящих. Применение этой формы экономически оправдано во всех случаях, когда потребное на данный отрезок времени количество сырья и материалов равно транзитной норме или больше ее.

     Складскую форму снабжения, при которой необходимые материальные ресурсы предприятие получает с баз и складов снабженческо-сбытовых организаций, экономически целесообразно использовать для материалов, потребляемых в небольших количествах.

     В настоящее время преобладает  транзитная форма поставок. Однако, усиливается тенденция снижения ее удельного веса за счет роста  складских поставок. Транзитная форма  снабжения в современных условиях хозяйствования имеет ряд недостатков. В частности, поставки осуществляются строго в соответствии с транзитными  нормами, что затрудняет организацию  снабжения относительно мелких предприятий  или в случае потребности в  ресурсах меньшей транзитных норм поставок.

     При транзите имеются сложности в  комплектном обеспечении потребителей средствами, поскольку в поставках  обычно принимают участие несколько  предприятий-поставщиков, не имеющих  единого цикла, ритма производства и поэтому поставляющих продукцию  в различные сроки [23, c. 16].

     Материальные  ресурсы поступают на железнодорожные  склады или водную пристань, откуда потребители вынуждены забирать их и доставлять на свои склады собственным  транспортом, что связано с немалыми расходами.

     Поставленная  транзитом продукция сразу потребителями  обычно не употребляется, что вынуждает  их иметь дополнительные складские  площади, подъемно-транспортные машины, механизмы, технологическое оборудование, штат складских работников. На предприятиях образуются сверхнормативные запасы материалов, на что отвлекаются оборотные  средства.

     Складские поставки обеспечивают потребителей необходимыми материальными ресурсами в нетранзитных нормах. Это рационализирует сроки, количественные объемы отдельных поставок продукции, усиливает хозяйственную активность предприятий-потребителей, избавляет их от больших складских хозяйств.

     При этом создаются все предпосылки  для достижения комплектности обеспечения  производства средствами, так как  потребитель получает ассортиментную продукцию не от нескольких, не связанных  между собой, предприятий-поставщиков, а от одного – предприятия снабжения.

     Складская форма снабжения позволяет, при  необходимости, изменить первоначальный заказ предприятий-потребителей. Отпуск средств со складов снабженческо-сбытовых организаций производится с большей  частотой по сравнению с транзитной формой поставок, потому что объем  разовой партии отпуска не регламентирован. Это повышает степень гарантии бесперебойного обеспечения производственных процессов.

     При складской форме снабжения значительно  экономится время, затрачиваемое инженерно-техническими работниками предприятий-потребителей на транспортно-экспедиционные и снабженческие  функции, сокращается документооборот, так как поставщик имеет хозяйственные  связи с ограниченным числом получателей  продукции – снабженческо-сбытовыми  организациями [37, c. 17].

     При выборе транзитных или складских  поставок в конкретных случаях наиболее целесообразна та, которая обеспечивает непрерывность производственного  процесса при оптимальных запасах  средств и наименьших общественно-необходимых  затратах.

     От  выбора формы поставок зависит характер работы по реализации планов снабжения, структура хозяйственных связей, уровень материальных запасов, размещение складской сети, использование транспортных средств в поставках, величина заготовительных  расходов.

     При выборе формы снабжения следует  учитывать объем потребления  каждого вида поставляемой продукции, действующие минимальные транзитные или заказные нормы отгрузки; величину транспортно-заготовительных расходов; наличие складов и средств  механизации; уровень материальных затрат; наличие крупных транспортных коммуникаций; расстояние от пункта назначения до потребителя, от изготовителя до потребителя.  

     1.2 Формирование системы  управления закупками  материальных ресурсов 

     Закупка материальных ресурсов массового спроса является сложным процессом, приводящим как к высоким прибылям, так  и к значительным потерям. В этой связи на предприятии обязательным является формирование системы управления закупками материальных ресурсов, включающей методы и формы закупок; отбор  поставщиков; стратегии управления запасами продукции и другие.

     Перечисленные компоненты являются основой для  совершенствования подхода к  управлению закупками и снабжением предприятия в конкретных условиях хозяйствования и позволяют повысить эффективность управления потребляемыми  ресурсами.

     Важнейшим элементом системы снабжения  предприятия, определяющим выбор метода закупок товарно-материальных ресурсов является модель управления запасами. Применение моделей управления запасами связано со спецификой отраслевого  характера, а также с организационно-техническим  уровнем предприятия.

     Не  менее важным элементом эффективного управления процессом закупок и  снабжения является выбор поставщиков  материальных ресурсов для производственной деятельности (рис. 1.3).

 

     

     Рисунок 1.3 – Формирование системы управления закупками материальных ресурсов 

     Особенности современного бизнеса удорожают  и усложняют ведение хозяйственной  деятельности, что приводит к отказу предприятия заниматься им полностью  самостоятельно. Поэтому, процессу выбора поставщиков должен предшествовать процесс разработки модели определяющей необходимость применения партнерства и различных его вариантов, либо отказ от таковых.

     При выборе типа партнерства, следует учитывать  факторы, обеспечивающие мотивацию  всех партнеров и позволяющие  сторонам достичь желаемого результата. Только после определения типа партнерских  отношений можно преступать к  выбору поставщиков материальных ресурсов. Алгоритм выбора поставщиков включает следующие блоки.

     Блок 1. При формировании базы данных следует  обратить внимание на сезонный характер спроса некоторых групп товаров, подверженных естественной убыли.

     Блок 2. Здесь предусматривается возможность  выбора расчетной модели не только с учетом известных модификаций EOQ, но и с учетом ограничений и  нелинейностей параметров, например, оптовые и дифференцированные скидки и другие мероприятия.