Совершенствование организации и управления деятельности ООО «Балт-продукт»

     Конкретные  функции управления позволяют четко  определить, что, кому и когда делать. Выполнение конкретных функций в комплексе составляет процесс управления организацией.

     Генеральный директор имеет право без доверенности представлять интересы организации  во всех российских и иностранных  учреждениях, заключать трудовые договора с работниками, выдавать доверенности, издавать приказы и распоряжения, обязательные для исполнения всеми работниками. Генеральный директор руководит предприятием в соответствии с действующим законодательством производственно-хозяйственной и финансово-экономической деятельностью предприятия, неся всю полноту ответственности за последствия принимаемых решений, сохранность и эффективное использование имущества предприятия, а также производственно-хозяйственные результаты его деятельности. Организует работу и эффективное взаимодействие всех структур подразделений, направляет их деятельность на развитие и совершенствование производства. Обеспечивает выполнение предприятием всех обязательств перед федеральным, региональным и местными бюджетами, государственными внебюджетными, социальными фондами, поставщиками, заказчиками и кредиторами, а также хозяйственных и трудовых договоров. Обеспечивает правильное сочетание экономических и административных методов руководства, моральных стимулов повышения производства, выплату заработной платы в установленные сроки. Поручает ведение отдельных направлений деятельности другим лицам. Обеспечивает соблюдение законности в деятельности предприятия и осуществлении его хозяйственно-экономических связей, использование правовых средств для финансового управления и функционирования в рыночных условиях, укрепления договорной и финансовой дисциплины, регулирования социально-трудовых отношений, обеспечения инвестиционной привлекательности предприятия в целях поддержания и расширения масштабов предпринимательской деятельности. Защищает имущественные интересы предприятия в суде, арбитраже, органах государственной власти и управления.

     Финансовый  директор организует управление движением  финансовых ресурсов предприятия регулирование  финансовых отношений, в целях наиболее эффективного использования всех видов ресурсов в процессе производства и реализации продукции и получения максимальной прибыли. Обеспечивает разработку финансовой стратегии предприятия и его финансовую устойчивость. Руководит разработкой проектов перспективных и текущих финансовых планов, прогнозных балансов и бюджетов денежных средств. Определяет источники поизводственно-хозяйственной деятельности предприятия. Проводит исследование и анализ финансовых рынков, оценивает возможный финансовый риск и разрабатывает предложения по его уменьшению. Осуществляет инвестиционную политику и управление активами предприятия, определяет оптимальную их структуру, подготавливает предложения по их замене, ликвидации активов, следит за портфелем ценных бумаг. Проводит анализ и оценку эффективности финансовых вложений. Организует разработку нормативов оборотных средств и мероприятий по ускорению их оборачиваемости. Анализирует финансово-хозяйственную деятельность предприятия. Осуществляет контроль за выполнением финансового плана и бюджета, плана реализации продукции, плана по прибыли и другим финансовым показателям, правильным расходованием денежных средств.

     Отдел бухгалтерии состоит из трех человек: главный бухгалтер, бухгалтер, кассир.

     Главный бухгалтер обеспечивает контроль за отражением на счетах бухгалтерского учета всех осуществленных хозяйственных операций, предоставление оперативной информации о финансовом состоянии объединения, составление в установленные сроки бухгалтерской отчетности и проведение экономического анализа финансово-хозяйственной деятельности объединения. Главный бухгалтер подчиняется непосредственно финансовому директору.

     Бухгалтер непосредственно подчиняется главному бухгалтеру и выполняет работу по различным участкам бухгалтерского учета (учет основных средств, товарно-материальных запасов, затрат на производство, реализацию продукции, результатов финансово - хозяйственной деятельности, расчетов с поставщиками и заказчиками, а также за предоставленные услуги и т.п.). Осуществлять прием и контроль первичной документации по соответствующим участкам учета и подготавливать к счетной обработке. Производить начисление и перечисление налогов в бюджет, и внебюджетные фонды, средств на финансирование капитальных вложений, заработной платы персонала и других выплат и платежей. Подготавливает данные по соответствующим участкам учета для составления отчетности, следит за сохранностью бухгалтерских документов, оформляет их в соответствии с установленным порядком для передачи в архив.

     Кассир  находится в подчинении у финансового и директора и осуществляет операции по приему, учету, выдаче и хранению денежных средств и ценных бумаг с обязательным соблюдением правил, обеспечивающих их сохранность. Оформляет документы и получает в соответствии с установленным порядком денежные средства и ценные бумаги в учреждениях банка для выплаты заработной платы, премий, оплаты командировочных и других расходов. Ведет на основе приходных и расходных документов кассовую книгу. Сверяет фактическое наличие денежных сумм и ценных бумаг с книжным остатком. Составляет кассовую отчетность.

     Отдел кадров занимается подбором и приемом  на работу квалифицированных работников.

     Коммерческий  директор осуществляет руководство  финансово-хозяйственной деятельностью  предприятия в области материально-технического обеспечения, заготовки и хранения товара, сбыта продукции на рынке и по договорам поставки, транспортного и административно-хозяйственного обслуживания, обеспечивая эффективное и целевое использование материальных и финансовых ресурсов, снижение их потерь, ускорение оборачиваемости оборотных средств. Организует участие подчиненных ему сотрудников: в составлении перспективных и текущих планов реализации товара, в определении долговременной стратегии коммерческой деятельности и финансовых планов предприятия, в разработке стандартов по материально-техническому обеспечению качества товара, организации хранения и транспортирования товара, сбыту товар. Принимает меры по своевременному заключению хозяйственных и финансовых договоров с поставщиками и потребителями товара, расширению прямых и длительных хозяйственных связей, обеспечивает выполнение договорных обязательств по поставкам товара (по количеству, номенклатуре, ассортименту, качеству, срокам и другим условиям поставок). Осуществляет контроль за выполнением плана реализации продукции, за правильным расходованием оборотных средств, прекращением продажи продукции, не имеющей сбыта. Осуществляет контроль за реализацией товара, материально-техническим обеспечением организации, финансовыми и экономическими показателями деятельности организации, организует работу складского хозяйства, создает условия для надлежащего хранения и сохранности товара, обеспечивает рациональное использование всех видов транспорта, совершенствование погрузочно-разгрузочных работ, принимает меры к максимальному оснащению этой службы необходимыми механизмами и приспособлениями.

     Транспортный  отдел осуществляет доставку сырья  и товара, обеспечивает их надлежащую сохранность при перевозке.

     Склад обеспечивает хранение, складирование  и отпуск товарно-материальных ценностей, организацию погрузочно-разгрузочных работ.

     Торговый  отдел подготавливает договора с  клиентами, подготавливает отчеты по продажам.

     Отдел закупок организует бесперебойное  обеспечение предприятия сырьем и материальными ресурсами, заключает договора с поставщиками.

     Отдел маркетинга осуществляет изучение рынка  и прогнозирует его развитие, анализирует  и разрабатывает наиболее эффективные  методы продаж и рекламы, определяет конкурентоспособность продукции, организует рекламу в средствах массовой информации, организует и проводит выставки, ярмарки, презентации.

     В ООО «Балт-продукт» существует несколько уровней управления:

     инструкциональный;

     управленческий;

     производственный.

     Институциональному  уровню соответствует руководители высшего звена (генеральный директор, финансовый и коммерческие директора, начальник кадровой службы). Эти руководители отвечают за принятие важнейших решений для предприятия. Они формулируют цели, разрабатывают долгосрочные программы для предприятия. Занимаются управлением отношениями между организацией и внешней средой, а также обществом, в котором существует данная организация.

     Управленческому уровню соответствуют руководители среднего звена - начальники отделов. Они  занимаются координированием и согласованием  работ своих подразделений. Они готовят информацию для решений, принимаемых руководителями высшего звена, и передают эти решения в виде конкретных заданий низовым руководителям.

     Производственному уровню соответствуют руководители низового звена (мастер-технолог), которые выполняют контроль за выполнением производственных заданий. Их работа характеризуются частыми переходами от одной задачи к другой. Временной период для принятия и реализации решения - короткий. Большую часть времени мастера проводят на производстве со своими подчиненными.

     Состав  и количество органов управления создавались, исходя из целей и задач  управления, определения круга управленческих функций, установления состава подразделений  и распределения функций и  объема работ по подразделениям.

     Численность работников предприятия устанавливается при составлении штатного расписания. Штатное расписание составляется в соответствии с организационной структурой предприятия. При этом учитываются содержание и объемы работ, квалификация специалистов.

     Уровень образования работников ООО «Балт-продукт» достаточно высокий. Все руководители, начальники отделов, бухгалтеры, мастер-технолог и практически все менеджеры имеют высшее образование. Рабочие, грузчики, водители имеют средне техническое и среднее образование.

     Оплата  у всех работников различна. В таких  отделах как кадровая служба, бухгалтерия, отдел маркетинга установлена фиксированная  оплата труда с установлением  месячного должностного оклада. В  отделе закупок так же применяется  фиксированная оплата труда. Для  транспортного отдела и склада применяется повременная оплата труда с установлением месячного должностного оклада. Сотрудникам торгового отдела и производства выплачивается месячный должностной оклад с ежемесячными выплатами премиальных по итогам работы. В конце года всем сотрудникам организации выплачивается зарплата по итогам года.

     Самый большой оклад у генерального директора предприятия, так как  он несет ответственность за деятельность предприятия и финансово-хозяйственные  результаты его деятельности.

     У коммерческого и финансового директора на 15% ниже заработная плата, чем у генерального директора.

     У остальных руководящих работников заработная плата зависит от масштаба и сложности руководства, степени  ответственности и самостоятельности  за принятие решений.

2.2 Организация и управление основными технологическими процессами и производством в целом

     Организацию основных технологических процессов  на ООО «Балт-продукт» можно охарактеризовать как пооперационно-функциональную. При пооперационной функциональной планировке производственные ресурсы группируют по признаку выполняемой работы. Каждый отдел на предприятии выполняет свою работу.

     Рассмотрим  организацию процесса продаж на ООО «Балт-продукт», а так же взаимодействие отдела продаж с другими отделами предприятия.

     Любая торговая операция начинается с заключения договора купли-продажи с клиентом. Менеджер по продажам обсуждает с  клиентом номенклатуру товара, цены, срок годности, способ доставки товара - все эти и другие параметры отражаются в договоре, а также в приложениях, спецификациях, дополнениях или других документах, сопровождающих договор. После заключения договора клиенту выписываются накладная в 3-х экземплярах, счета-фактуры и выдаются сертификаты на купленную продукцию. Один экземпляр счета-фактуры и накладной менеджер передает в бухгалтерию предприятия. После оформления документов клиент направляется на погрузку.

     Если  договор не предусматривают отсрочку платежа, товар клиенту отпускается  при поступлении денежных средств  на расчетный счет предприятия или при оплате за наличный расчет через кассу предприятия. Информацию о поступлении денежных средств менеджер получает у бухгалтера предприятия.

     Так же в должностные обязанности  менеджера входят поиск потенциальных  клиентов. На эту операцию менеджеру  отводится время в течение рабочего дня. В конце каждого месяца менеджер сверяет остатки товара по складу с начальником склада и готовит отчет по складу и продажам, который подает начальнику отдела.

     В конце каждой недели начальник отдела проводит совещания с менеджерами, на которых обсуждаются итоги недели. Так же начальник отдела может принимать участие в обсуждение условий договора, когда требуется принять ответственное решение (например, о предоставлении отсрочки платежа на большой срок). Режим работы отдела: пять рабочих дней в неделю с 9.00 до 18.00 с обеденным перерывом - 1 час.

     После выписки документов клиент получает товар на складе. Товар отпускается  по распоряжению начальника склада или  ответственного по складу на основе выписанных документов.

     Кроме отпуска товара рабочие склада выполняют следующие операции:

     - приемка комплектующих от поставщиков;

     - складирование товара;

     - паллетирование товара.

     Режим работы склада определяется количеством  полученных заказов. Предприятием предоставляются  клиентам транспортные услуги для перевозки товара в пределах Калининграда, области и России. Транспорт предоставляется по распоряжению начальника транспортного отдела. По распоряжению начальник транспортного отдела осуществляется доставка товара от поставщиков, если в договоре о поставке, предусмотрен самовывоз товара. Все распоряжения по предоставлению транспорта принимаются начальником транспортного отдела по заявкам отдела продаж и закупок. Так же транспортный отдел осуществляет техническую поддержу автопарка предприятия. Режим работы транспортного отдела определяется количеством полученных заказов и временем в пути.

     Отдел закупок производит закупку комплектующих  на основании заказов отдела продаж. В отделе работают два менеджера  по закупкам, каждый из которых ведет  свое направление. Начальник отдела координирует работу менеджеров и принимает решения о закупках. Менеджеры согласовывают ассортимент и объемы закупаемого мяса и заключают договора, отслеживают правильность поставок. Продолжительность рабочей недели отдела закупок - 36 часов.