Планування особистої праці менеджера

      _{Характер  бізнесу організації  впливає на її структуру  розмір та внутрішню культуру. Фірма  “Аква-Україна”  займається торгівлею і тому має в своїй структурі розгалужену роздрібно-торгівельну мережу в м. Кривий Ріг, що вимагає існування торгового відділу. Так як фірма торгує ліками та товарами народного споживання, то необхідне їх постачання та складування, в цьому й полягають функції відділу експедитування. Наявність бухгалтерії, відділу кадрів та адміністративно – господарчого відділу необхідна кожній організації, особливо якщо вона займається комерційною діяльністю.} 
 
 
 
 
 
 
 

РОЗДІЛ 3

Шляхи удосконалення процесу  планування особистої  роботи менеджерів ДП «Аква-Україна» 
 

3.1 Існуючи  проблеми в роботі з планування  особистої праці менеджерів 

      Концепція влади стверджує, що можна вимагати виконання чого-небудь від іншої  людини. Розглянемо це на прикладі фірми  “Аква-Україна”. Директор фірми є початком лінії влади в діях організації. В свою чергу він має право: організовувати роботу фірми на основі колегіальності та єдиноначала в обговоренні і розв'язанні всіх питань по керівництву зі встановленням конкретної відповідальності посадових осіб за стан справ на дорученій ділянці роботи; надавати пропозиції керівництву щодо структури, добору, розміщенню керівників структурних підрозділів та спеціалістів; здійснювати добір і розміщення робітників; заохочувати працівників та накладати на них стягнення, у відповідності з діючим законодавством; перевіряти в межах своїх повноважень; укладати договори з постачальниками товарів і товарно-матеріальних цінностей виробничої сфери і вести з ними розрахунки; затверджувати посадові інструкції і положення про структурні підрозділи; проводити збори трудового колективу по питанням що стосуються діяльності; вирішувати питання по забезпеченню експлуатаційними матеріалами, обладнанням та іншим, для здійснення нормативного виробничого процесу; планувати діяльність та визначати стратегію і основні напрямки розвитку відповідно кон’юнктури ринку продукції, товарів, економічної ситуації та завдань.

      Так, директор здійснює добір та розміщення керівників структурних підрозділів  та спеціалістів і затверджує їх посадові інструкції. Таким чином будується  ієрархія влади. Структура системи управління набуває ієрархічної форми. В кожній посадові інструкції визначено функції, обов'язки, права і відповідальність працівника, що займає певну посаду.

      Безпосередньо директорові підпорядковуються: головний бухгалтер, зам. головного бухгалтера, економіст, начальник торгового відділу, інженер з охорони праці та техніки безпеки, інспектор по кадрам, начальник відділу технічного забезпечення, начальник дільниці експедирування. В свою чергу головному бухгалтеру та його заміснику підпорядковуються два бухгалтери, економісту підпорядковуються начальники всіх структурних підрозділів у межах його прав, що перед бачені посадовою інструкцією. За погодженням з директором вимагати від структурних підрозділів оперативні та зведені дані з питань перелічених в посадовій інструкції. Інженеру з охорони праці та техніки безпеки підпорядковуються у межах його прав, що передбачені посадовою інструкцією, існуючі в організації структурні підрозділи. Начальнику відділу технічного забезпечення прибиральниці і сторожі.. Кожний підлеглий повинен виконувати поставлені перед ним завдання і періодично звітувати за їх виконання. Кожна посада в ієрархії управління наділяється конкретними правами. Перетин областей влади і повноважень не повинно бути. Якщо працівник не впевнений хто є його начальником, він буде спантеличеним, його праця буде непродуктивна, він буде плутатися в даних йому вказівках. Це призводить також до зниження відповідальності, тому що завжди можна пояснити невиконання роботи протиріччям вказівок, непогодженістю термінів і т.д.

      Взагалі відповідальність - це обов'язок виконувати поставлені задачі і відповідати за їх задовільне вирішення. Чіткий розподіл відповідальності є важливим принципом організації. Будь-яка діяльність працівника в організації характеризується функціями (що він може робити), обов'язками (що повинен робити) і відповідністю (за що повинен відповідати). Функції і обов'язки можуть співпадати, але відповідальність і обов'язки іноді в практиці управління не відповідаючи одне одному. Це буває тоді, коли роботу виконує один, а відповідає за неї інший. Такий стан речей не можна приймати за норму. Відповідальність повинна чітко відповідати обов'язкам працівника, саме з цією метою розробляються посадові інструкції.

      Обов'язки  директора не передбачені посадовою інструкцією. Проаналізуємо права, обов'язки і відповідальність кожної посадової особи. Розподіл обов'язків означає визначення масштабу повноважень і міри відповідальності по кожній посаді.

      Обов'язки та відповідальність головного бухгалтера, замісника, бухгалтерів та економіста майже однакові, їх посадові інструкції різняться тільки за визначенням функцій та прав визначених посадових осіб.

      Обов'язки: знати правила, поставки, накази, вказівки, розпорядження та інші керівні документи, основи організації праці, економіки та ін.; знати постанови, накази, методично-нормативні акти та інструкції по веденню бухобліку, обліку грошових коштів, матеріальних цінностей та ін.; знати і виконувати вимоги інструкцій з охорони праці в обсязі роботи, що виконується. Знати свої права і обов'язки в основах законодавства про охорону праці; додержання обов'язків з охорони праці передбачених правилами внутрішнього трудового розпорядку підприємства; негайно повідомляти про небезпеку своєму керівництву або іншій посадовій особі за положенням.

      Відповідальність: за якість і вчасність виконання  покладених на дану особу посадовою  інструкцією обов'язків; несе персональну  відповідальність за порушення правил безпеки.

      Отже, згідно з посадовими інструкціями даних посадових осіб, відповідальність і обов'язки відповідають одне одному, тому що відповідальність передбачається за якість і вчасність виконання покладених на особу даною посадовою інструкцією обов'язків та за порушення правил безпеки, що є загальною вимогою для кожної посадової особи.

      В обов'язки начальника торгового відділу  входить: знання правил роботи роздрібної торговельної мережі; вчасно робити перевірку роботи працівників.

      Права даної особи досить обмежені - в  обсязі посадової інструкції вносити пропозиції, направлені на поліпшення роботи.

      В обов'язки інженера з охорони праці  та техніки безпеки входить: забезпечення працівників правилами, стандартами, нормами, положеннями та іншими нормативними актами з охорони праці; робочих місць щодо відповідності їх вимогам охорони праці; вести облік, аналіз нещасних випадків, професійних захворювань і аварій, шкоди нанесеній цими подіями; підготовка статистичних звітів підприємства з питань охорони праці; забезпечення підвищення кваліфікації та перевірки знань посадових осіб з питань охорони праці.

      До  обов'язків начальника відділу технічного забезпечення входить: систематичний  контроль виконання трудового розпорядку; забезпечення належного утримання службових та виробничих приміщень; вчасно доводити до працівників накази та розпорядження, вказівки директора; повідомляти керівника підприємства та інженера з охорони праці про кожний нещасний випадок; забезпечувати робочі місця плакатами, попередженнями, знаками безпеки; при виявленні неполадок, пограбуванні.

      Іншим принципом побудови структури організації є поєднання повноважень і відповідальності. Влада і відповідальність завжди існують разом. Вони нерозривні, але вони повинні бути і сумісними. Ця сумісність виявляється в обсягах влади і мірі відповідальності, відповідальності області влади і області відповідальності. Дія цього принципу повинна зупиняти зловживання владою і мотивувати серйозне відношення керівника до проблем, що вирішує і до людей, які виконують завдання. Не можна реалізувати повноваження і не нести відповідальності або уникати її, не можливо відповідати за те, що не входить у ваші повноваження. Повноваження являють собою обмежене право використовувати ресурси організації і спрямовувати зусилля деяких її співробітників на виконання певних завдань. Тому права кожної посадової особи чітко визначені  

3.2 Напрямки  поліпшення особистої роботи  менеджерів 

      На  основі проведених досліджень, пропонується застосувати конкретні заходи по вдосконаленню організаційної структури  управління фірми “Аква-Україна”.

      Дослідження виявили, що в сучасному менеджменті головним в побудові структури є те, яку з трьох видів стратегій обере фірма: стратегію інновацій, стратегію на зменшення витрат або стратегію, що включає основні риси перших двох .

      Для фірми необхідно обрати стратегію на зменшення витрат, оскільки в бізнесі необхідно діяти за принципом максимальні прибутки при мінімальних витратах особливо за сучасних економічних умов. Тому на даному етапі важливо зберігати структуру ієрархічного типу, якій притаманні високий ступінь формалізації і низький рівень всього управлінського персоналу в прийнятті рішень. Отже вдосконалення організаційної структури фірми необхідно проводити за рахунок її спрощення. Воно здійснюється шляхом перетворення лінійних структур в більш плоскі через скорочення рівнів управління. Це спрощення стосується роздрібної торгівельної мережі. В той же час роздрібно-торгівельна мережа може успішно функціонувати без застосування одного рівня управління. Це також дасть змогу уникнути бюрократичної волокніти, оскільки організатори роздрібної торгівлі можуть напряму успішно взаємодіяти з організаторами роздрібної торгівлі це підвищить продуктивність праці.

1. Також, для зменшення витрат на утримання виробничого персоналу необхідно провести скорочення штату по відділах, де існують посади в яких організація не має негайної потреби на сьогоднішній день.

      Проаналізувавши показники зменшення витрат від  скорочення штату працівників отримаємо  економію в 7486 грн. за квартал. Якщо врахувати, що прибуток за І квартал 2008 року склав 8135 грн, то одержана економія становить 85,7% від прибутку.

      Оскільки  начальник торгового відділу  не може ефективно одночасно виконувати покладені на нього завдання, які  пов’язані з маркетинговою стратегією і з контролем роботи роздрібних точок для розподілу його завдань необхідна посада маркетолога. Також необхідний спеціаліст з менеджменту який би узгоджував роботу дільниці експедирування товарів, торгового відділу та роздрібної торгівельної мережі, спеціалізувався на пошуку постачальників унікальних товарів за максимально низькими закупівельними цінами, а також виконував функції заступника директора.

      Прогнозні показники результатів діяльності підприємства, з урахуванням запропонованих заходів, наведені в таблиці 3.1

Таблиця 3.1

Прогнозні показники результатів діяльності ДП «Аква-Україна» на 2008 рік

      Таким чином, аналізуючи дані таблиці, можна  бачити, що упорядкування організаційної структури підприємства, та її більша пристосованість до зовнішнього середовища надасть змогу збільшити прибуток від операційної діяльності та прибуток від звичайної діяльності підприємства. Також підприємство має змогу зменшити собівартість, що також позитивно вплине на його роботу. Кінцевий результат діяльності (чистий прибуток підприємства) за рахунок впроваджених заходів має збільшитися на 30,2 тис. грн.. (172,4%).