Планування особистої праці менеджера

Зміст

стор.

Вступ ……………………………………………….…………………………………….3

1. Основні  положення планування особистої  праці менеджера……………………....5

1.1 Роль  та значення планування особистої  роботи менеджера………………………5

1.2 Особливості  планування особистої праці менеджера…………………………..  10

1.3 Вибір  пріоритетних справ менеджера ……………………………………………22

2. Аналіз організаційно-управлінської структури ДП «Аква-Україна»…………….27

2.1 Загальна  характеристика та аналіз основних економічних показників діяльності ДП «Аква-Україна»                                      …………………………………………...27

2.2 Аналіз структури та методів управління підприємства………………………….32

2.3 Аналіз роботи менеджерів підприємства ………………………………………...42

3. Шляхи  удосконалення процесу планування  особистої роботи менеджерів  ДП «Аква-Україна» ………………………………………………………………………...44

3.1 Існуючи  проблеми в роботі з планування  особистої праці менеджерів………..44

3.2 Напрямки  поліпшення особистої роботи  менеджерів…………………………...47

Висновки………………………………………………………………………………..51

Список  використаної літератури………………………………………………………53 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Вступ

      Керівник є центральною  фігурою апарату управління, від  результативності його праці залежить успішна праця системи управління і підприємства в цілому. Керівник діє на підставі принципу єдиноначальності, наділений широкими повноваженнями і правами, але водночас несе відповідальність за результати роботи підприємства.

      Функції керівника багатогранні: загальне керівництво  діяльністю підприємства, координація  дій підрозділів і служб, робота з кадрами, визначення цілей і завдань діяльності, прийняття рішень, представництво підприємства у стосунках з іншими організаціями, контроль за діями виконавців та ін. Виконання зазначених функцій потребує від керівника високих ділових і особистих якостей.

      Важливою  якістю менеджера є вміння реагувати на зміни, які відбуваються на підприємстві і поза ним, часто за умов дефіциту інформації і часу. У зв’язку з цим виникає небезпека помилковості рішень.

      Менеджери діють за умов, коли вони весь час  відчувають тиск власників, вищих керівників, підлеглих, споживачів, ділових партнерів та ін. Як наслідок, чимало менеджерів зазнають стресів, що негативно позначається на ефективності їхньої праці.

      Причиною  незадовільної роботи багатьох керівників, особливо початківців, є невміння розпоряджатися часом. Такі менеджери прагнуть виконати усі завдання самостійно, встигнути на усі наради, прийняти усіх відвідувачів, глибоко вникнути в усі питання діяльності підприємства. Вони приїздять на роботу першими і їдуть з неї останніми. При цьому чимало справ залишаються невиконаними. Керівник, який не вміє розпоряджатися часом, нездатний побачити перспективу за безліччю повсякденних турбот. Врешті ефективність його праці мінімальна, виникає відчуття незадоволення собою, підлеглими, невпевненість у власних силах. Причиною цього є невміння планувати роботу. Для менеджера, що має недолік часу на рішення виробничих, фінансових, соціальних і інших проблем, характерні:

      безплановість у використанні робочого часу і слабке опрацювання ключових сфер діяльності;

      нервозність, поспішність і сумбурність у діях;

      нетерплячість у прийнятті рішень і у відносинах з рівними за рангом і з підлеглими;

      недостатній рівень розподілу управлінської  праці в підрозділах і низький  ступінь делегування функцій  і відповідальності підлеглим;

      відсутність порядку на робочому місці;

      надмірність і безсистемність роботи з документами  і кореспонденцією, що надходить;

      використання  принципу “що не встиг на роботі - дороблю вдома”.

      Уміння  ощадливо і раціонально використовувати  робочий час, постійно удосконалювати процес його планування - ознака організованого керівника. Під плануванням робочого часу досить часто розуміють простий перелік поточних справ на наступний день. Зважаючи лише на перелік робіт і не знаючи їх тривалості, на практиці, у кращому випадку, обмежуються спробою оцінити обсяг майбутньої зайнятості без аналізу бюджету часу. Але урахування витрат робочого часу з усіх видів робіт дає можливість одержати повну картину завантаження.

      Проблема  ефективного використання робочого часу та його планування актуальна для керівників будь-якого рівня.

      Метою роботи є визначення основних принципів  планування особистої роботи менеджера  та застосування отриманих теоретичних  навичок для практичної їх реалізації на підприємстві.

      Основними завданнями роботи є визначення основних положень роботи менеджера, розгляд питань планування особистої роботи менеджера на підприємстві-базі дослідження, а також вивчення негативних показників діяльності менеджера та пошук шляхів їх подолання.

      Об’єктом  дослідження в роботі виступає дочірне підприємство ДП «Аква-Україна». 
 
 
 
 
 

      РОЗДІЛ 1

Основні положення планування особистої праці  менеджера 
 

      1.1 Роль та значення планування  особистої роботи менеджера 

      Вітчизняні  дослідження, у ході яких визначалися  основні причини перевантаження керівників вищого і середнього рівнів і причини неефективного використання робочого часу, показали такі результати (у порядку їх значимості):

      недостатня  кваліфікація управлінського персоналу - 66 %;

      невпорядкованість інформації - 50 %;

      низький рівень механізації праці в управлінні - 50 % ;

      неорганізованість виробничих процесів - 32 %;

      нечіткий  розподіл прав і обов’язків - ЗО %;

      велика  кількість нарад -28% .

      Аналіз  використання робочого часу вітчизняними керівниками свідчить про наступне: тривалість робочого часу перевищує норму на 3 години, а корисна зайнятість при цьому складає всього 5-6 годин; заступники директора “перепрацьовують” по 2-3 години, а корисна зайнятість відповідно складає 5 і 6 годин. Керівники підрозділів використовують час приблизно так само, як і головні фахівці. Коли йдеться про корисну зайнятість, то мається на увазі перелік робіт, видів діяльності, прийняття рішень і т.п., що входять у компетенцію тільки цих керівників.

      Час - один з ресурсів, який не відновлюється. Брак часу на виконання поставлених завдань призводить до штучного подовження робочого дня, нераціонального його використання. Брак часу - це результат відсутності чіткості, плановості й організованості роботи керівників. Встановлено, що непередбачена трихвилинна телефонна розмова нерідко призводить до втрати 15-20 хвилин, необхідних для того, щоб знову зосередитись і відновити початкову працездатність.

      Для керівників вищого організаційного  рівня - голова ради, президента, віце-президента корпорації притаманні дуже напружений ритм і величезний обсяг роботи, що зумовлюються особливістю завдань, змінами у зовнішньому та внутрішньому середовищах організації. Керівник такого рівня не може бути впевнений у вірності прийнятого рішення, оскільки організація продовжує діяти, а зовнішнє і внутрішнє середовище продовжує змінюватися, тобто постійно існує ризик припуститися помилки. Проведені дослідження показали, що робочий тиждень керівників вищої ланки управління триває 60-80 годин на тиждень і витрачається на:

      заплановані засідання, зустрічі - 50%.

      незаплановані зустрічі - 10 % .

      робота  з документами - 22 %.

      поїздки, огляди - 3 %.

      розмови по телефону - 6 %.

      Керівники середньої ланки, які відповідають за поточну роботу організації, є  буфером між керівниками вищої  і низової ланок. Вони готують інформацію, на якій базуються рішення керівників вищої ланки, і віддають розпорядження та конкурентні завдання низовим лінійним керівникам та фахівцям.

      Деякі дослідження свідчать, що керівники  середнього рівня витрачають близько 89 % часу на спілкування зі своїми підлеглими та співробітниками. Існує й інша думка, згідно з якою керівник середнього рівня тільки до 34 % свого робочого часу залишається насамоті. Характеризуючи роботу керівників низової ланки, необхідно відзначити, що їхня робота є напруженою і наповнена частими перервами, переходами від вирішення однієї задачі до іншої. Середня тривалість виконання одного завдання становить біля 48 секунд. Термін виконання рішень також короткий. Вони майже завжди реалізуються менш ніж за два тижні.

      У США опитали понад тисячу керівників вищої і середньої ланки. Результат виявився таким: з кожної сотні керівників тільки одному вистачає робочого часу для вирішення усіх питань; десятьом потрібно часу на 10 % більше, сорока - 25 % часу додатково, а іншим не вистачає 50 % часу.

      Ефективність  використання часу не означає, що робочий  день заздалегідь розписується до останньої  хвилини. Така ефективність з погляду  гнучкої і мобільної роботи була б абсурдом. У той же час ефективність не означає і “витискання поту”. Навпаки, ефективність пов’язана з безперервністю, що припускає плановий початок у використанні часу і дає можливість відпочити після роботи, зібратися з силами для успішного продовження діяльності.

      Планувати особистий робочий час керівника  необхідно так само, як і всі інші види діяльності організації та її ресурси.

      Планування  покликане забезпечити раціональне  використання найціннішого ресурсу - часу. Чим краще розподілений (тобто  спланований) час, тим краще він  може бути використаний в особистих  і професійних інтересах керівника. Планування як складова частина раціональної організації особистої праці керівника означає підготовку до реалізації цілей і структурування часу. Планування щоденної роботи, середньо- і довгострокових завдань і результатів дозволяє не тільки раціонально використовувати час, але й досягти успіху і бути впевненим у собі.

      Аналогічно  тому, як організація планує стратегію  своєї діяльності, кожна людина повинна  думати про майбутнє і не піддаватися  перебігу подій. Головна перевага планування роботи полягає в тому, що воно приводить до значної економії часу в цілому.

      Існує оптимум витрати часу на планування, після якого подальше збільшення часу на планування стає неефективним від загального планового періоду (рік, місяць, тиждень, день). Такий оптимум має складати не більше 1 %.

      Успішна діяльність організації можлива  лише за умови, що планування в ній  здійснюється цілеспрямовано. Проте  керівництво багатьох організацій  через зайву самовпевненість  не приділяє належної уваги розробці плану і тому змушене удаватися до “вольового” управління, що призводить до аврального режиму роботи і, у кінцевому рахунку, - до заниженої якості результату. Цілі таких керівників, як правило, змінюються щоденно, і їхній спосіб роботи яскраво демонструє, як не потрібно реалізовувати план. Якщо є впевненість, що задача добре вивчена і достатньо проста для того, щоб можна було її вирішити без застосування формальних методів планування, то ця обставина виправдовує прагнення заощадити час на плануванні та використати його для організації і координації. Тому деякі організації можуть досягти визначеного рівня успіху, не докладаючи значних зусиль на формальне планування. Більш того, саме лише планування і сам план не гарантують успіху. Проте формальне планування може створити ряд цінних і істотних чинників для успіху організації.

      Практичне значення планування особистої роботи менеджера полягає у наступному:

      Якщо  комплекс робіт вирішує конкретну  задачу та направлений на кінцеві  цілі управлінської діяльності, то добре розроблені плани забезпечують їхнє досягнення. Планування визначає що, кого, коли, де, як, скільки і навіщо потрібно для досягнення даної цілі. Таким чином, воно є засобом створення ланки між постановкою цілі і більш повним планом її реалізації.

      Планування  дозволяє оцінити практичні можливості досягнення цілей. Воно є єдиним засобом формального прогнозування майбутніх проблем і можливостей.

      Планування  полегшує пошук кращих і більш  ефективних шляхів досягнення цілей  організації.

      Планування  виявляє і встановлює зони потенційних проблем і несподіваних наслідків.

      Планування  забезпечує основи для оцінки витрат і розробки бюджетів, календарних  планів і ресурсів.