Планування особистої праці менеджера

      з фіксованим терміном виконання;

      ті, що вимагають значних витрат часу;

      неприємні справи, відкладання яких на потім  небажано.

      Далі  планується рутинна робота і виконання  повсякденних обов’язків. Третє місце  відводиться другорядним і епізодичним  справам (наприклад, читанню поточної кореспонденції, обходу робочих місць).

      У будь-якому випадку при плануванні встановлюється точний термін завершення роботи. Якщо в задані терміни вона не може бути виконана, в плані передбачається можливість перенесення її на більш пізній період.

      Передумовами  планування часу є його ретельне документування і контроль за його використанням, що дозволяє мати точне уявлення про нього, краще розподіляти на здійснення тих або інших робіт, а також узгодження своїх дій з підлеглими і колегами. На практиці існує декілька видів використання планів:

      довгострокові плани, за допомогою яких розподіляється час на реалізацію значних життєвих цілей, що вимагають багатьох років, а в деяких випадках і десятиріч (отримання освіти, просування до певної посади і т.п.);

      середньострокові  плани, до яких можна віднести річні; вони фіксують розподіл часу на рішення більш конкретних задач; передусім виробничого характеру;

      короткострокові плани (квартальний, місячний, декадний, тижневий, денний), що деталізують середньострокові плани. У місячних планах витрата  часу на кожний вид діяльності, включаючи необхідні резерви, передбачається в годинах; в декадних (тижневих) відображаються усі без виключення справи і час, необхідний для їх виконання.

      При складанні короткострокових планів визначається центральна, найбільш трудомістка  проблема періоду, яка повинна бути вирішена в його рамках; задачі, що виходять за його межі і задачі, до рішення яких треба приступити; можливі труднощі.

      У місячних планах потрібно враховувати  критичні дні і особисті біоритми: фізичний, емоційний і інтелектуальний, що складають відповідно 23, 28 і 33 дні. На позитивні фази цих періодів плануються справи, що вимагають підвищених навантажень.

      Урахування  принципу підвищеної працездатності є  необхідним і в денному плані. У більшості людей є два  її піки: з 9 до 13 і з 16 до 18 год. На цей час необхідно планувати найбільш складну і відповідальну роботу.

      Денний  план повинен включати вирішення  не більше 10 проблем, зокрема, не більше трьох першорядних, робота над якими  здійснюється насамперед. Найважливіші, а також самі неприємні справи планують на ранкові години, з тим щоб до вечора їх вдалося завершити. Однорідні задачі групуються в денному плані роботи блоками. Це дозволяє не “перескакувати” з однієї проблеми на іншу і економити таким чином час.

      Як  і всі інші, денні плани витрачання часу повинні складатися у письмовій формі, оскільки таким чином закладені в них справи важче ігнорувати. Крім того, записи розвантажують пам’ять, дисциплінують, дозволяють чіткіше розподіляти роботу, робити її більш цілеспрямованою. По записах також легше контролювати виконання планів і оцінювати їх підсумки.

      Складання денного плану слід починати напередодні  увечері у декілька етапів. Спочатку формулюються його задачі, в які  включаються перенесені з місячного  і тижневого (декадного) планів завдання; перехідні з плану попереднього дня, не вирішені до даного моменту; що не плануються заздалегідь внаслідок повторюваності; що можуть раптово виникнути. Витрати часу на них визначаються з урахуванням можливого способу їх рішення. У денному плані передбачаються “вікна” на випадок необхідності вирішувати несподівані проблеми і десятихвилинні перерви після кожного часу роботи.

      Потім ще раз уточнюється пріоритетність задач; виділяються ті з них, за які  настала пора рішуче братися, і уточнюється, кому з підлеглих що можна доручити.

      Вранці  складений напередодні денний план ще раз уточнюється керівником спільно  з референтом або секретарем, щоб  врахувати нові обставини, які раптово  з’явилися (наприклад документи, що поступили за ніч). Як і будь-який інший, денний план використання часу повинен бути гнучким; жорстко в ньому регламентуються тільки питання, пов’язані із запрошенням людей, наприклад наради, прийом відвідувачів і т.п.

      Планування  часу сприяє підвищенню ефективності використання робочого дня. Вважається, що останній краще усього починати в один і той же час, оскільки людина - раб своїх звичок. Це забезпечує хороший тонус і дозволяє на ділі реалізовувати принцип “чоловік - господар роботи, а не робота - господиня людини”.

      Важливо, щоб керівник починав свій день раніше підлеглих і до їх приходу на роботу міг уточнити завдання і вжити заходів для подолання труднощів. Після цього виконуються найбільш важкі і неприємні справи, а у другій половині дня -легкі. Така послідовність зумовлена не тільки наростанням втоми, але і тим, що після обіду підлеглі звичайно приходять з проханнями про допомогу і роз’яснення тих або інших питань. Тому у другій половині краще займатися нескладними справами, наприклад переглядом пошти або розв’язанням проблем, що з’явилися з ранку.

      Для економії часу необхідно уникати  імпульсивних вчинків і не відволікатися  по можливості на знов виникаючі проблеми, які можуть потребувати нових  дій. їх доцільно зафіксувати і повернутися  до них пізніше, що дозволить завершити  почате, а їм “відлежатися” і прийняти більш чіткі контури. Фіксація матеріалу корисна також на випадки раптових перерв у роботі, оскільки дозволяє швидше повернутися до неї. Варто мати на увазі, що багато заходів в роботі менеджера щорічно повторюються. Тому секретар або особисто менеджер може представити на день, декаду, місяць перелік наступних повторюваних заходів:

      загальні  збори, засідання ради керуючих та ін.;

      поточні наради з планування, забезпечення контролю за процесом діяльності підприємства;

      збір  окремих колективів, працівників;

      важливі виставки, ярмарки, конференції, симпозіуми і т.п. Чимала кількість днів у  році уже буває зайнятою. Це варто  враховувати при тижневому і  місячному плануванні. При цьому  важливо вирішити, на якому заході менеджер буде присутній особисто, а на яких його може замінити підлеглий.

      При наявності річного плану можна  приступити до планування робочого часу протягом найближчих двох місяців, що дозволяє встановити гарний огляд робіт, які переходять з місяця на місяць. Аналогічно є ефективним двотижневий план із вказівкою дати, часу і терміну виконання того або іншого заходу.

      У теорії і практиці управління вказується, що при плануванні часу доцільно користуватися  методом виявлення ключових сфер (ключових задач, ключових функцій). Менеджер повинен вирішити, які ключові сфери варто вважати найважливішими для себе в роботі, особистому житті: родина; емоційний і фізичний стан; друзі, клуб, партія; співробітники, підлеглі; поліпшення технології на підприємстві; фінансові результати; положення підприємства на ринку; стан організованості в роботі і дисципліна праці; підвищення кваліфікації і т.п. Необхідно визначити, чого менеджер хоче домогтися у кожній з виділених ключових сфер протягом тижня, місяця, року. У зв’язку з цим плануються конкретні заходи.

      Менеджер, що не обмірковує заходи щодо управління часом, попадає в цейтнот, що у  свою чергу викликає найсильнішу  психічну напругу, стрес і незадоволеність  результатами роботи. У практиці управління відомий ряд факторів діяльності менеджерів, що негативно впливають на управління часом і планомірність у роботі.

      Одним з таких факторів є повільність - головний ворог успіху в роботі. Причиною повільності є шкідлива звичка менеджера відкладати справи “на потім”, а також плутати  справи важливі з терміновими. Звичайно повільність у роботі менеджера з’являється тоді, коли він зіштовхується зі справою, яка для нього є неприємною або складною, або, нарешті, породжує невизначеність.

      Відчуття  “неприємності” змушує відкладати документ або діловий папір у нижню  шухляду столу в надії, що “обійдеться” і що реагувати зрештою зовсім не прийдеться. Менеджер найчастіше може відкладати рішення складних задач, не знаючи, як до них підступитися. Його позиція в цій ситуації буває обумовлена:

      страхом перед можливою невдачею;

      страхом перед особистою некомпетентністю з даного питання;

      страхом перед великою тривалістю роботи;

      недостатньою  привабливістю роботи;

      неясністю вигод, що принесе робота;

      недостатністю наявної інформації;

      переконаністю марності роботи.

      У випадку неясності проблеми менеджер знаходиться в розгубленості і нерішучості. Невизначена ситуація змушує його проводити нескінченні консультації, наради, збирати додаткову інформацію, вимагати відстрочок і т.п. Однак час іде і робота може бути не виконана в термін.

      Негативно впливають на управління часом систематичні запізнення менеджера через затримки у дорозі, відсутність чітких записів про час нарад, бесід, зустрічей з діловими людьми і своїми співробітниками, через недостатню особисту зібраність і пунктуальність у роботі. Слід також зазначити негативний вплив на ефективність використання робочого часу фактору, пов’язаного з недостатньо науково обґрунтованим устаткуванням робочого місця менеджера, зокрема: меблі не відповідають ергономічним вимогам; недостатнє освітлення робочого приміщення; дратівне фарбування стін або малюнок шпалери; відсутність персонального комп’ютера та іншої оргтехніки, щотижневика, календаря, телефону, селекторного зв’язку і т.п. Ускладнює положення низька кваліфікація секретаря (референта, помічника), що негативно впливає на продуктивність праці менеджера. З метою управління робочим часом менеджеру необхідно дотримуватися наступних правил планування робочого дня:

      Правила початку дня:

      починайте день з позитивним настроєм;

      добре поснідайте і без поспіху - на роботу;

      починайте роботу по можливості в той самий  час;

      повторний огляд плану дня;

      погоджуйте  план дня із секретарем;

      вирішивши відносно просту задачу, створіть собі гарний настрій;

      ранком  займіться важливими і складними  задачами.

      Правила, що стосуються ходу робочого дня:

      фіксуйте  терміни виконання завдань;

      уникайте  дій, що викликають зворотну реакцію;

      відхиляйте  додатково виникаючі невідкладні  проблеми;

      уникайте  незапланованих імпульсивних дій;

      вчасно  робіть паузи і дотримуйте розміряного  темпу роботи;

      виконуйте невеликі однорідні справи серіями;

      використовуйте  паузи між серйозними справами;

      виділяйте “для себе” не менше однієї години робочого часу;

      контролюйте час і плани.

      Правила завершення робочого дня:

      завершуйте  почате;

      здійснюйте  контроль результатів і самоконтроль;

      складайте план наступного дня;

      відправляйтеся  додому з гарним настроєм: для цього  визначте найважливішу позитивну подію  дня.

      Раціоналізація  витрат часу на регулярно повторювані  роботи.

      Аналізуючи  всю свою щоденно повторювану роботу й осягаючи характер кожної операції, керівник може знайти безліч шляхів для економії часу.

      Систематична, повсякденна, цілеспрямована робота відповідно до розкладу, чітке визначення і  проведення зборів, нарад і засідань з детальною підготовкою обговорюваних і розв’язуваних питань, їхня регламентованість, ритмічність дозволяють значно зменшити витрати часу.

      Треба домагатися, щоб підлеглі знали години, дні й час прийому, коли і з  ким можна вирішувати питання  за відсутності керівника.

      Щоденна практична діяльність керівника повинна бути спрямована на удосконалення порядку і методів виконуваних робіт. Менеджеру слід проаналізувати типову схему його щоденної роботи і визначити, чи важлива саме така послідовність для результатів її виконання. Чи не витрачає він першу ранкову годину роботи марно на вирішення задач, які не є терміновими та важливими? Чи умієте він почекати з виконанням чергової поточної роботи доти, доки не виконає якусь важливішу справу? Чи виробив він в собі звичку попередньо готуватися до всілякої діяльності?

      Класики праксеології справедливо відзначають, що секрет гарної імпровізації - у гарній підготовці. Звичайна практика підтверджує  переважну частку підготовки в розвитку всякого роду удосконалення.

      Менеджеру необхідно проаналізувати, чи не захоплюється він засіданнями й особливо в перші години роботи? Чи не проводить їх для “галочки” чи за вказівкою зверху? Слід пам’ятати, що особливе захоплення засіданнями виявляють слабкі керівники, що мають невисокі ділові якості.