Оптимизация принятия управленческих решений на предприятии

• изменить схему движения документов для ускорения процессов;
• назначить другого исполнителя;
• прерывать выполнение задания в случае, когда работу необходимо приостановить или отложить (чтобы продолжить в нужный момент) и т.п.

    Являясь реализацией workflow, механизм типовых  маршрутов включает в себя все  необходимые средства для настройки процессов любой сложности, в том числе включающих циклы и условия.

    Настройка типовых маршрутов осуществляется с помощью редактора схем типовых  маршрутов. Для настройки свободных  типовых маршрутов редактор схем максимально упрощен и может использоваться пользователями без специальной подготовки. Он позволяет в полностью графическом виде задать маршрут задачи: пользователю достаточно разместить на схеме блоки, определяющие задания, соединить их стрелками, указать исполнителей и сроки, после чего свободный типовой маршрут может использоваться для создания задач.

    Настройка жестких типовых маршрутов обладает более широкими возможностями. В процессе настройки жесткого типового маршрута возможно определение списка типизированных параметров (целое или дробное число, строка, дата, пользователь, роль и т.д.). С помощью этих параметров можно запросить данные у пользователя, обработать их на любом этапе прохождения маршрута, а также изменить ход выполнения маршрута в зависимости от их значения.

    На  схеме могут быть использованы следующие основные элементы:

    Задание - инициирует отправку заданий или  уведомлений исполнителям. Дальнейшее выполнение схемы может быть продолжено только после выполнения задания.

    Сценарий  – произвольные действия, запрограммированные на встроенном языке ISBL. С помощью этого элемента могут быть выполнены задачи интеграции, администрирования, автоматизации выполнения бизнес-логики системы (например, изменения данных в системе) и т.д.

    Условие – проверяет выполнение заданного  условия. Проверка условия может быть задана визуально (структурировано) или с помощью языка ISBL. Условие обеспечивает ветвление процесса в зависимости как от пользовательских действий, так и от не зависящих от исполнителей факторов (например, сумма договора).

    Ожидание - приостанавливает ход процесса на заданное время. Дальнейшее выполнение схемы продолжится после истечения заданного времени ожидания.

    Мониторинг - выполняет с заданной периодичностью проверку на наступление некоторого события, например, появление или изменение объекта в системе (электронный документ, папка и т.д.) или за ее пределами (файл, электронное письмо). Дальнейшее выполнение схемы продолжится после истечения заданного интервала времени ожидания или при наступлении события.

    Каждый  элемент имеет ряд специфичных параметров, настраиваемых особым образом, которые пользователь может задать при формировании схемы маршрута.

    Например, в качестве исполнителя задания  могут быть указаны не только конкретный пользователь или группа пользователей, но и роль, которая в процессе выполнения маршрута преобразуется в конкретного исполнителя или группу исполнителей. Роль может быть статической или динамической, вычисляемой на основе различных факторов (график дежурств, подчиненность сотрудника, трудоемкость и т.д.).

    Срок  исполнения указывается в одном  из двух вариантов – абсолютный (конкретная дата и время) и относительный (трудоемкость). При указании относительного срока, исполнитель увидит абсолютный срок, вычисленный по календарю рабочего времени.

    Кроме этого при настройке задания могут быть указаны: тема, вложения, параметры, запрашиваемые у пользователя, произвольное количество вариантов результата выполнения задания (например, согласен /не согласен /требуется дополнительная информация) и т.д.

    Неотъемлемыми составляющими управления ООО «Свой дом» являются накопление и анализ данных о выполнении заданий.

    Построение  различных отчетов помогает анализировать  загрузку персонала, контролировать исполнительскую дисциплину и пр.

    По  результатам анализа статистики выполнения заданий можно принимать различные управленческие решения: перераспределение функций между сотрудниками (отделами), принятие новых сотрудников на работу или проведение сокращения, поощрение эффективно работающих сотрудников и продвижение их по служебной лестнице.

    Накопление  знаний и опыта (например, сохранение переписки по согласованию или разработке документа) позволяет избежать повторения ошибок и обосновать решения на основе предыдущего опыта.

    Система предоставляет широкие возможности  поиска задач и заданий по различным атрибутам (в том числе по содержанию текста задачи). Таким образом, можно всегда найти любую задачу (при условии наличия прав доступа) чтобы, например, проанализировать выполнение аналогичных задач или использовать их для обучения новых сотрудников.

    Кроме того, существует возможность быстро найти все задачи, связанные с  тем или иным электронным документом или записью справочника, чтобы  посмотреть, например, маршрут согласования и реплики сотрудников.

    Администраторами  могут быть настроены собственные поиски по необходимым критериям.

    Таким образом, система электронного документооборота DIRECTUM позволит резко повысить эффективность выполнения бизнес-процессов ООО «Свой дом» за счет:

     - ускорения выполнения деловых  процессов; 

     - уменьшения времени выполнения  бизнес-функций; 

     - автоматизации отдельных этапов  задач; 

     - возможности отслеживания состояния  каждой задачи;

     - анализа статистики выполнения  деловых процессов; 

     - повышения контроля исполнительской  дисциплины;

     - анализа загруженности сотрудников и результативности их работы и т.д.  

    3.1 Рекомендации по совершенствованию  принятия управленческих решений  на ООО «Свой дом» 

    Также, одним из недостатков системы  управления предприятием ООО «Свой дом» является слабо развитая маркетинговая деятельность  и невыполнение в связи с этим важных функций управления предприятием.

    ООО «Свой дом» предлагается внедрение следующих мероприятий по повышению развитию маркетинговой деятельности:

    - введение должности маркетолога;

    - совершенствование маркетинговой стратегии стимулирования сбыта.

    Проблемой сбытовой политики ООО «Свой дом» является вывод о том, что на предприятии нет должности маркетолога. Так как выпускаемая предприятием продукция специфична, то маркетинг на предприятии сводится к поддержанию имиджа предприятия и марки выпускаемых видов изделий, а также поиск новых клиентов среди крупных заводов. Ранее эти функции выполнял директор и руководящий состав.

    Первым  шагом на пути введения должности  маркетолога на предприятии ООО «Свой дом» является определение системы организации. Наиболее простой и распространенной организацией является функциональная организация. В этом случае специалисты-маркетологи руководят разными маркетинговыми функциями и подчиняются руководителю.

    Организация службы маркетинга предприятия должна поддерживать и развивать существующие рынки компании и иметь признаки функциональной организации.

    Основные  принципы, которые предлагается заложить при создании службы маркетинга на предприятии ООО «Свой дом» следующие: служба маркетинга организуется в виде самостоятельного подразделения; специалист по маркетингу в праве пользоваться помощью других подразделений предприятия, которые планируют, организуют и контролируют выполнение определенных маркетинговых функций предприятия; в процессе своей деятельности маркетологу в специальном (функциональном) отношении подчиняются соответствующие подразделения предприятия; т.е. маркетолог выполняет роль своеобразного «интеллектуального штаба» компании.

    Следующим направлением развития маркетинговой деятельности ООО «Свой дом» может стать совершенствование маркетинговой стратегии стимулирования сбыта предприятия.

    В общем виде стратегия стимулирования сбыта является составной частью комплекса маркетинга, который объединяет в себе определенным образом классифицированные способы и методы воздействия на покупателей и другие субъекты системы маркетинга.

    В  целях разработки  качественной  стратегии  стимулирования сбыта  ООО «Свой дом» необходимы  налаженный  сбор информации о рынке, его исследования, подготовка и предложения новых товаров, а также оптимальная организация их сбыта. После анализа собранной информации о рынке предприятие разрабатывает свою стратегию. В ООО «Свой дом» целесообразно использовать свою стратегию ценообразования для каждой группы товара.

    Главным фактором в успешной реализации стратегии  стимулирования сбыта ООО «Свой дом» является микросреда предприятия. Успех стратегии зависит от действий потребителей, посредников и конкурентов.

    Система стимулирования сбыта в ООО «Свой дом» должна включать, следующие методы стимулирования: ценовое стимулирование, стимулирование в натуральном выражении и активное предложение.

    Итак, в комплекс мероприятий по совершенствованию системы принятия управленческих решений на ООО «Свой дом» рекомендуется включить внедрение системы электронного документооборота DIRECTUM,  введение должности маркетолога; совершенствование маркетинговой стратегии стимулирования сбыта.

    Для реализации предлагаемых мероприятий  по совершенствованию системы принятия управленческих решений на ООО «Свой дом» необходимо рассчитать бюджет мероприятий, который включает в себя все затраты, связанные  реализацией проекта. Затраты на проведение мероприятий по совершенствованию системы принятия управленческих решений на ООО «Свой дом» можно условно разделить на такие группы как: затраты на организацию должности маркетолога; затраты на совершенствование маркетинговой стратегии стимулирования сбыта; затраты на внедрение системы DIRECTUM.

    В таблице 9 представлены затраты ООО «Свой дом» на организацию должности маркетолога.

    Таблица 9 - Расходы, связанные с организацией должности маркетолога в ООО «Свой дом» (руб.)

    Следовательно, в целом затраты на организацию должности маркетолога ООО «Свой дом» составят 233,76 тыс. руб. Они включают в себя сумму разовых затрат – 140,6 тыс. руб. и ежегодных затрат в размере 93,16 тыс. руб.

    Планирование  рекламных затрат на рассматриваемом  предприятии представляет собой составление сметы расходов на различные запланированные рекламные мероприятия, направленные на достижение поставленных целей.

    Процесс составления сметы включает четыре этапа: подготовку, утверждение, исполнение и контроль. ООО «Свой дом» использует целевой метод, как наиболее экономически эффективный. При этом определяется список целей, которые нужно достигнуть рекламной деятельностью и на каждую цель определяются необходимые ассигнования.

    Смета расходов на проведение рекламной кампании ООО «Свой дом», составленная целевым методом представлена в таблице 10.