Оптимизация принятия управленческих решений на предприятии

    По  результатам SWOT-анализа можно сделать вывод, что отсутствие комплексной автоматизации ООО «Свой дом» снижает эффективность реализации принятых руководством ООО «Свой дом» управленческих решений и замедляет обратную кибернетическую связь в процессе контроля результатов исполнения принятых решений; неэффективная система работы с документацией, хранимой на бумажных носителях, что не соответствует требованиям современного документооборота и делопроизводства; выполнение сотрудниками дополнительных функциональных обязанностей.

    Для предприятия ООО «Свой дом» после проведенного анализа наиболее значимыми и вероятными оказались возможности расширения доли рынка, расширение ассортимента и разработка нового направления по продаже сопутствующих товаров. Рассмотрев возможности компании ООО «Свой дом», ее слабые и сильные стороны, проведя анализ угроз, исходящих из внешней среды, и ознакомившись с основными принципами выработки стратегии, можно определить стратегию фирмы, при этом опираясь на цели организации. Так как предприятие работает на развитом рынке с сильной конкуренцией, то для нее наилучшей будет комбинированная стратегия, нацеленная на решение своих конкурентных преимуществ и предусматривающая более глубокое проникновение и географическое развитие рынка, с последующей вертикальной интеграцией вверх

    Таким образом, система принятия управленческих решений на ООО «Свой дом» состоит из небольших подсистем, каждая из которых выполняет свои определенные функции и имеет только ей вверенные полномочия. Недостатком существующей на предприятии системы управления является жесткая подчиненность многих отделов непосредственно генеральному директору предприятия, что снижает оперативность применяемых управленческих решений, слабо развитая маркетинговая деятельность и невыполнение в связи с этим важных функций управления предприятием, слабое использование компьютерной техники. Перечисленные недостатки делают необходимым разработку рекомендаций по совершенствованию системы принятия управленческих решений на ООО «Свой дом».

    3 Оптимизация принятия управленческих решений в ООО «Свой дом»

    3.1 Применение информационных технологий для оптимизации управленческих решений в ООО «Свой дом» 

    В условиях непрерывного роста информационного  потока, необходимого для принятия управленческих решений, привычные методы работы с документами оказываются неэффективными. Обеспечение работы коллектива большого предприятия в едином согласованном режиме подразумевает применение системных подходов и новейших разработок в управлении предприятием и бизнес процессами. Для обеспечения полного исключения ситуаций, когда малая скорость обращения и исполнения бумажного документа сказывалась на принятии эффективных управленческих решений, руководством ООО «Свой дом» необходимо принять решение о внедрении системы электронного документооборота. Из всех систем, принятых к рассмотрению, в наибольшей степени предъявляемым требованиям удовлетворяет Система DIRECTUM.

    DIRECTUM – это система электронного  документооборота и управления  взаимодействием, нацеленная на  повышение эффективности работы всех сотрудников организации в разных областях их совместной деятельности.

    Система DIRECTUM соответствует концепции ECM (Enterprise Content Management) и поддерживает полный жизненный  цикл управления документами, при этом традиционное "бумажное" делопроизводство органично вписывается в электронный документооборот. DIRECTUM обеспечивает эффективную организацию и контроль деловых процессов на основе технологии Workflow: согласование документов, обработка сложных заказов, подготовка и проведение совещаний, поддержка цикла продаж и других процессов взаимодействия. Развитие системы идет в рамках концепции «Переход на электронный документооборот – легче, быстрее, доступнее».

    Решение описанных задач обеспечивают модули системы DIRECTUM:

1. Управление электронными документами — создание и хранение различных неструктурированных документов (тексты Microsoft Word, таблицы Microsoft Excel, рисунки Visio, CorelDraw, видео и пр.); поддержка версий документов и ЭЦП; структурирование документов по папкам; назначение прав доступа на документы; история работы с документами; полнотекстовый и атрибутивный поиск документов.
2. Управление деловыми процессами — поддержка процессов согласования и обработки документов на всех стадиях их жизненного цикла (docflow); выдача электронных заданий и контроль их исполнения; взаимодействие между сотрудниками в ходе бизнес-процессов; поддержка свободных и жестких маршрутов (workflow).
3. Управление договорами - организация процесса согласования и регистрации договоров и сопутствующих документов, а также оперативной работы с ними (поиск, анализ, редактирование и т.д.).
4. Управление совещаниями - организация подготовки и проведения совещаний (согласование места и времени, состава участников, повестки); формирование и рассылка протокола; контроль исполнения решений совещания.
5. Канцелярия — регистрация бумажных документов в соответствии с требованиями ГСДОУ; ведение номенклатуры дел с гибкими правилами нумерации; рассылка и контроль местонахождения бумажных документов.
6. Управление взаимодействием с клиентами — ведение единой базы организаций и контактных лиц; ведение истории встреч, звонков и переписки с клиентами; сопровождение процесса продаж в соответствии с регламентированными стадиями; планирование маркетинговых мероприятий; анализ эффективности продаж и маркетинговых воздействий.

    Архитектура системы DIRECTUM позволит ООО «Свой дом» создавать масштабируемые, надежные и безопасные корпоративные решения для управления документами, бизнес-процессами, совещаниями, договорами и взаимодействием с клиентами.

    На  рассматриваемом предприятии постоянно  протекает большое количество деловых процессов (обслуживание заказов клиентов, подготовка и согласование документов, выполнение распоряжений руководства, обсуждение предложений сотрудников, подготовка и проведение совещаний и т.д.). Часть процессов регламентирована нормативными документами, прохождение этих процессов должно строго контролироваться. При этом бывает сложно отследить и проверить работу сотрудников, оценить загруженность персонала. Зачастую со стороны сотрудников ООО «Свой дом» идет несоблюдение правил при исполнении своих служебных обязанностей, что негативно сказывается на репутации организации.

    Система DIRECTUM решает эти проблемы автоматизацией процессов создания, обработки и  движения документов (docflow). Кроме того, реализованный в системе механизм workflow позволяет автоматизировать произвольные бизнес-процессы, не связанные с документами; документы, информация, задания передаются для выполнения необходимых действий от одного участника процесса к другому в соответствии с заданными правилами; часть этапов процесса при этом может обрабатываться автоматически.

    Для улучшения взаимодействия между  работниками в ходе бизнес-процессов  и повышения эффективности работы организации в системе электронного документооборота DIRECTUM существует модуль "Управление деловыми процессами".

    В терминах системы DIRECTUM в основе любого взаимодействия двух или более сотрудников  всегда лежит какая-либо задача, т.е. некоторый объем работ, определяемый инициатором, который нужно выполнить.

    Последовательность  решения задачи определяется маршрутом, задаваемым инициатором. Маршрут задачи может задаваться вручную либо с использованием типового маршрута.

    В процессе решения задачи на каждом этапе ее маршрута появляются задания или уведомления участникам процесса, либо выполняется заданный сценарий. Сценарий позволяет автоматически совершать различные действия над объектами системы (переносить данные в учетную систему, изменять состояние электронного документа, менять записи справочников, автоматически создавать документы и др.).

    При «ручном» назначении исполнителей инициатор  самостоятельно формирует список исполнителей из пользователей системы. Маршрутизация для выполнения задачи может быть параллельной, последовательной или сложной, когда можно задать последовательно-параллельное прохождение задачи.

    Для определения процессов, подлежащих жесткой регламентации или просто часто повторяемых, могут быть настроены  типовые маршруты. Механизм типовых маршрутов является мощным инструментом для автоматизированного создания задач в соответствии с заданными бизнес-правилами любой сложности. С помощью типового маршрута автоматически задается список исполнителей (в т.ч. на основе ролей), могут заполняться любые поля задачи (например, текст или тема), считывается информация из вложений и связанных объектов (задач, подзадач, электронных документов, справочников).

    В системе выделено два вида типовых  маршрутов – свободные и жесткие.

    Свободные типовые маршруты позволяют пользователю создавать задачи по определенному шаблону, например, для часто повторяемых процессов (рассылка приказа по руководителям отделов, подготовка служебной записки и т.д.). Поля задачи, заполненные при выборе свободного типового маршрута, можно скорректировать вручную, изменив исполнителей, сроки, тему задачи и т.д.

    Жесткие типовые маршруты используются для  строго регламентированных процессов, отходить от которых сотрудники не имеют права. Основой жестких типовых маршрутов является описание логики деловых процессов, схема которых может динамически изменяться в зависимости от результатов выполнения предыдущих этапов маршрута. Для жестких маршрутов задается расширенный набор возможных этапов: появляются условия переходов, сценарии на внутреннем языке, специальные блоки ожидания, мониторинга событий. За счет этого, в частности, возможна удобная интеграция с финансово-учетными системами (например, создание договора в ERP-системе после согласования и подписания ЭЦП его текста в DIRECTUM).

    Для хранения задач и заданий пользователю выделены личные папки.

    Папка «Входящие» предназначена для заданий, которые приходят на исполнение пользователю. Папка «Исходящие» содержит задачи, которые создает пользователь.

    Доступный и понятный интерфейс позволяет  пользователю легко адаптироваться к работе в системе.

    Каждый  пользователь в системе может  инициировать создание задачи, при  этом состав участников задачи может  быть назначен вручную или с использованием типовых маршрутов.

    Кроме того, для задачи могут указываться  наблюдатели – условно-пассивные участники задачи, которые не являются исполнителями, но, тем не менее, получают информационные сообщения по ходу выполнения задачи и по желанию могут вмешаться в процесс ее выполнения.

    В задачу может быть добавлено любое  количество произвольных вложений: электронных документов, папок, задач, заданий и записей справочников системы DIRECTUM. Это обеспечивает удобное открытие объектов системы, в частности документов, связанных с выполнением работ по задаче, непосредственно из задания, полученного исполнителем.

    В ходе следования задачи по маршруту исполнители  получают задания, которые помещаются в их папку «Входящие», и выполняют их.

    При необходимости исполнители могут  создавать подзадачи, например, для  передачи части работ другому  исполнителю. Таким образом, организуется древовидная структура задач.

    Если  в процессе выполнения задания сотрудник-исполнитель  должен подготовить какой-либо документ, то этот документ вкладывается в задание, после чего любой следующий участник процесса может легко с ним ознакомиться, высказать замечания и т.д.

    Каждое  задание имеет свой контрольный  срок – дату и время, до которого оно должно быть выполнено. Если задание  не выполнено вовремя, оно автоматически помечается как просроченное (выделяется красным цветом). Кроме того, свой контрольный срок существует и для задачи; инициатор также может быстро найти просроченные задачи.

    Возможность установки оповещений о подходе  срока задачи/задания позволяет пользователям запланировать время, когда необходимо вернуться к выполнению или контролю задачи/задания. Оповещение может быть установлено как на конкретные дату и время, так и на относительные (например, через 1 час).

    Управление  деловыми процессами подразумевает  не только выдачу заданий сотрудникам, но и контроль над ходом выполнения задачи. По итогам выполнения всех заданий, если это необходимо, задача возвращается инициатору, и он осуществляет ее приемку (контроль) и, при необходимости, может отправить на доработку.

    Инициатор задачи (или его замещающий) в  любой момент времени может на графической схеме посмотреть, на каком этапе выполнения находится задача, определить исполнителей, задерживающих выполнение работы, и принять соответствующее решение: