Менеджмент, функции управления. планирование, организация. мотивация. контроль, анализ функций менеджера

Приведенные функции управления находятся в тесной взаимосвязи: функция планирования взаимодействует  с функциями организации и  контроля, функция организации, в  свою очередь, тесно связана с  функциями планирования и контроля, а последняя (то есть функция контроля) взаимосвязана с функцией организации  и функцией планирования. Функции  планирования, организации и контроля тесно взаимосвязаны с функцией мотивации.

В приложении А показана взаимосвязь основных функций друг с другом. [2, с.75]

Приведенную взаимосвязь  функций управления принято называть внешней. Вместе с тем существует и тесная внутренняя взаимосвязь  рассматриваемых функций, проявляющаяся  в том, что элементы всех этих функций  являются составной частью каждой из них. Действительно: функция планирования содержит элементы функций организации, контроля и мотивации; функция организации  — элементы функций планирования, контроля и мотивации; функция контроля — элементы функций планирования, организаций и мотивации; функция  мотивации — элементы функций  планирования, организации и контроля.

Функции управления взаимосвязаны, более того, они как бы проникают  друг в друга. Например, по информации, собранной при выполнении функции  контроля, менеджеры судят о выполнении планов, своевременно корректируя их (функция планирования). В то же время  контроль должен быть надлежащим образом  мотивирован и организован (функция  мотивации и организации). Таким  образом, в системе управления гостиницей все функции объединены в единый целостный процесс.

Если менеджер желает обеспечить стабильное существование своему предприятию, он должен постоянно выполнять все  управленческие функции. И начинать нужно с планирования. После того как работа спланирована, она должна быть организованна. Качество труда  в большой степени зависит  от побуждающих мотивов, предложенных менеджером. Наконец, чтобы определить точность выполнения планов, нужно проконтролировать процесс труда. Как видим, все четыре функции взаимообусловлены: ни одно звено из этой цепи не выбросишь.

Рассмотрим подробнее  приведенные выше универсальные  функции управления.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Характеристика  функций управления

 

2.1 Планирование

 

 

Планирование – это  разработка плана, определяющего то, чего нужно достичь и какими рычагами, сообразуясь со временем и пространством. [4, с.56]

В широком смысле слова  планирование – это деятельность по выработке и принятию управленческого  решения. План как система взаимосвязанных  решений, направленных на достижение желаемого  результата, предусматривает следующее:

Цели и задачи. На современном этапе экономического развития осуществляется стратегия рыночной экономики, высшая цель которой – неуклонный подъем материального и культурного уровня жизни народа, создание лучших условий для всестороннего развития личности на основе дальнейшего повышения эффективности всего общественного производства.

Пути и средства. Для достижения поставленных целей выбираются методы совокупности взаимосвязанных действий.

Ресурсы, необходимые  для выполнения поставленных задач. Цели и задачи, поставленные в плане, должны увязываться с материальными, финансовыми и трудовыми ресурсами.

Пропорции. Поддержание пропорциональности между отдельными элементами производства – важнейшее условие его эффективности.

Организация выполнения плана и контроль. Устанавливается связь плановой работы с конечной целью производства, удовлетворением потребностей общества.

Существует три основных типа планирования.

Стратегическое  планирование (высший уровень) – это попытка взглянуть в долгосрочной перспективе на основополагающие составляющие организации; оценить, какие тенденции наблюдаются в ее окружении; определить, каким вероятнее всего будет поведение конкурентов. Главная задача планирования на этом уровне состоит в том, чтобы определить, как организация будет вести себя в своей рыночной нише.

Тактическое планирование (средний уровень) – это определение промежуточных целей на пути достижения стратегических целей и задач. В основе стратегического планирования лежат идеи, которые были рождены при стратегическом планировании.

Оперативное планирование (низший уровень) – это основа основ планирования. В оперативных планах стандарты деятельности, описание работ и т.п. вписываются в такую систему, при которой каждый направляет свои усилия на достижение общих и главных целей организации.

Эффективность планирования зависит от того, какими принципами руководствуются при составлении  планов.

Полнота планирования –  учитываются все события и  ситуации, которые могут иметь  значение для развития организации.

Точность планирования –  использование современных методов  и средств для обеспечения  точности прогнозов.

Ясность планирования –  формулировки планов должны быть доступны всем членам организации.

Непрерывность планирования – планирование это не одноразовый  акт, а непрерывный процесс.

Экономичность планирования – расходы на планирование должны соизмеряться с выгодой от планирования. [5, с.116]

Таким образом, существуют различные  типы планирования, и все они имеют  одну общую цель-помочь менеджеру наиболее точно предсказать будущее развитие предприятия.

 

2.1.1 Кадровое планирование

 

 

Кадровое планирование - очень важное и сложное мероприятие  для индустрии гостеприимства из-за ее чувствительности к изменениям внешней  среды, а также к изменениям вкуса  потребителей. Более зримой частью функции управления человеческими  ресурсами  являются отношения между  работниками, а еще больше в той  ее части, которая связана с вопросами  подбора персонала.

В индустрии гостеприимства эффективность работы компании сильно зависит от ее кадрового состава. Необходимость в хорошо обученных  работниках с опытом работы в индустрии  гостеприимства и большой уровень  текучести рабочей силы предопределяют актуальность эффективного планирования кадров. В последние годы кадровое планирование стало таким же важным делом в процессе управления предприятием, как и планирование других экономических  ресурсов, и его надо рассматривать  как составную часть стратегического  планирования.

Кадровое планирование, будучи связанным с общим развитием  компании, должно учитывать:

• изменения внешних факторов (демографические изменения, изменения уровня образования и степени конкуренции);
• уровень государственного вмешательства в экономику;
• уровень технологического развития.

Процесс кадрового планирования состоит из четырех основных этапов, где главным является совпадение спроса и предложения: анализ действующего персонала; оценка ожидаемых изменений  в предложении кадров в планируемый  период времени; прогноз спроса на кадры  в планируемый период; принятие мер  для обеспечения доступности  требуемых кадров в нужный момент (совпадение спроса и предложения).

Для проведения прогноза предложения  кадров нужно иметь эффективную  систему учета кадров, включая  штатное расписание и данные о  текучести кадров. Важными также  являются такие данные, как опыт работы персонала, уровень его мастерства и квалификации, знание иностранных  языков и др.

Эффективное кадровое планирование приносит много пользы для организации  и обеспечивает: связь между структурой компании и ее целями; информацию о  спросе на кадры для планирования в стратегическом контексте и  на каждодневном операционном уровне; тренды изменений потенциальных  ресурсов для найма; программу действий для управления персоналом по отбору и найму, подготовке и переподготовке, по установлению уровня заработной платы, по увольнениям и др.

 

2.2 Организация

 

 

Реализация планов требует  организации, которая представляет следующий этап менеджмента.

Под организацией понимается процесс:

Определение рациональных форм разделения труда;

Распределение работы среди  работников, групп работников и подразделений;

Разработки структуры  органов управления;

Регламентация функций, подфункций, работ, операций;

Установление прав и обязанностей органов управления и должностных  лиц;

Подбора и расстановки  кадров.

Функцию организации можно  рассматривать в двух аспектах: во-первых, как процесс создания системы, во-вторых, как процесс ее совершенствования, упорядочения.

Организация работ – функция, которую должны осуществлять все  руководители – независимо от ранга. Однако, хотя смысл этой концепции  состоит в делегировании прав и обязанностей для разделения труда  по горизонтали и вертикали, решение  о выборе структуры организации  в целом почти всегда принимается  руководством высшего звена. При  этом задача менеджеров состоит в  том, чтобы выбрать такую организационную  структуру, которая лучше всего  отвечает целям и задачам организации, позволяет ей эффективно взаимодействовать  с внешней средой, продуктивно  распределять и направлять усилия своих  сотрудников.

Структура не может оставаться неизменной, потому что меняется как  внешнее, так и внутреннее ее окружение.[6, с.157]

Тем не менее, организация  управления основывается на ряде основных принципов:

Принцип разделения труда. Основной смысл – все виды деятельности предприятия должны быть так определены и сгруппированы, чтобы максимально  способствовать достижению поставленных задач. Важно, чтобы сгруппированные  виды деятельности соответствовали  способностям и побуждениям сотрудников, которые будут их выполнять.

Для преодоления отрицательных  последствий узкой специализации  труда, целесообразно расширение зоны труда, ротация (чередование) работ  и привлечение сотрудников к  принятию касающихся их решений (стратегия  участия).

Скалярный принцип. Относится  к цепочке прямых должностных  отношений руководителей и подчиненных  в масштабе всей организации. Всегда должно быть лицо, обладающее верховной  властью в организации. Чем отчетливее линия должностной связи высшего  управляющего с каждым из подчиненных, тем эффективней процесс принятия решения и коммуникации.

Принцип диапазона управления. Для каждой управленческой должности  существует предельное число сотрудников, которыми в состоянии эффективно руководить один человек.

Еще одной важной характеристикой  организации управления является уровень  централизации (децентрализации) полномочий (власти).

Централизация – концентрация прав на принятие решения на высшем уровне управления организацией. Децентрализация  – передача прав низшим уровням  управления.[7, с.127]

Таким образом, организация как функция управления обеспечивает упорядочение технической, экономической, социально-психологической и правовой сторон деятельности предприятия.

 

2.2.1 Подбор и отбор  персонала в организации

 

 

Персонал играет ключевую роль при организации всего предприятия, а также для его нормального  функционирования.

Подбор персонала - установление идентичности характеристик работника  и требований организации, должности. Подбор персонала может осуществляться в виде набора, выдвижения или ротации.

Отбор персонала - оценка кандидатов на вакантные должности или рабочие  места. Отбор персонала включает: предварительное собеседование; анализ анкетных данных; наведение справок  о кандидате; проверочные испытания, тестирование; медицинское освидетельствование; основное собеседование; подготовку экспертного  заключения.

Общая схема процедуры  подбора, отбора и найма представлена в приложении Б.

Подбор персонала начинается с определения, какой специалист или рабочий необходим в данный момент организации. При объявлении об открытии вакансии готовится «Спецификация работы», где подробно определяются параметры, которым должен соответствовать кандидат.

При отборе персонала придерживаются последовательности, указанной в приложении В.

В приложении В приведены стандартные варианты при отборе персонала на вакантные должности.

1. Предварительный отбор  претендентов.

Этот этап проводят для  того, чтобы снизить затраты по найму за счёт сокращения числа претендентов, проходящих стадию оценки. Первичный  отсев осуществляется по формально  установленным минимальным требованиям, предъявляемым администрацией предприятия  и вакантным рабочим местом к  потенциальному работнику. Такими требованиями являются опыт работы, образование, квалификация, навыки (вождение авто, владение ПК, умение работать с определёнными программами), возраст.