Маркетингтегі ақпарат жүйесін тұрғызу

      Басқа ішкі құрылымдық бөлімшелермен әрекеттесуі

      Бухгалтериямен:

• қаржылық жоспарды, қаржылық жоспардың орындалуының есеп берулерін ұсынады;
• ай сайын баланс, қаржылық-шаруашылық қызметтің нәтижелерінің есеп берулерін, дебиторлар және кредиторлар тізімін, сонымен қатар мекеменің шығындары туралы қажетті барлық ақпаратты алады; 

      Экономикалық  бөліммен:

• өндірістік бағдарламалардың орындалуын;
• техникалық-экономикалық көрсеткіштерді;
• дайын өнімді жөнелтуді;
• шикізатпен, нормаланған материалдармен жабдықталуды, ағымдағы және капиталды жөндеуді

                        талдайтын жұмысты  бірлесіп өткізеді. 

         Заң бөлімімен:

• арбитраж органдарына исктарды беру үшін қажетті шағымдалған материалдар бойынша есеп айырысуды; есеп шоттарды төлеуден бас тарту, оларды ұсынудағы қателіктер және т.б. байланысты шағымдар және исктардың қорытындыларын; шағымдардың және арбитраждық исктердің қаралуымен байланысты аударылған ақша-қаражаттары туралы анықтамаларды; мемлекеттік баж салығын аудару туралы құжаттарды ұсынады;
• шағымдарды және исктерді қараудың нәтижелері бойынша ақша-қаражаттарын аудару туралы басқарманың шешімдерін алады; қаралған және қанағаттандырылған шағымдармен исктар бойынша түсетін ақша-қаражаттары туралы банктік құжаттардағы белгілерді; арбитраждық исктар бойынша аударылған мемлекеттік баж салығына тапсырмаларды алады;

      Маркетинг бөлімімен:

• маңызды келісім шарттарға қаржылық жағдайды; бағадағы бекітілген негізгі шегінулерді ұсынады, экспорттық келісім шарттарды қарастырады және келісім беттерге қол қояды, маркетингке кететін шығындарды анализдейді;
• мекеменің табысын жоспарлау және бюджетті құрастыру үшін қажетті өткізу жоспарын; сұранысты қалыптастыру және өткізуді ынталандыру жүйесіне кеткен шығындар сметасын алады;

 

                        Заң департаменті:

      Заң департаменті департамент директорымен тікелей басқарылатын, Мекеменің  дербес құрылымдық бөлімшесі болып  табылады.

      Заң департаменті:

• Серіктестікте дайындалатын ішкі нормативтік актілердің, бұйрықтар жобасының заңдылық экспертизасын жүргізеді, департамент директоры оларға қол қояды, сонымен қатар қажет жағдайда осы құжаттарды дайындауға қатысады;
• Серіктестіктің қызмет бабында пайда болатын заң сұрақтары бойынша қорытындыларды, ішкі құжаттарды дайындайды;
• Серіктестікте шығарылған күші бар бұйрықтрды өзгерту немесе күшін жоғалқандарды алып тастау шараларын қолданады;
• Серіктестіктің дебиторлық және кредиторлық қарыздары бойынша сұрақтарды қарастыруға және келісім шарттық, қаржылық, еңбек тәртібін нығайту шараларын жүзеге асыруға қатысады;
• Серіктестіктің қызмет бабында пайда болатын құқық, заң жағынан пайда болатын басқа да сұрақтарды қарастырады;

 

Экономикалық-шаруашылық анализ және болжау бөлімі

      Экономикалық-шаруашылық анализ және болжау бөлімі бөлім директорымен тікелей басқарылатын, Серіктестіктің дербес құрылымдық бөлімшесі болып табылады.

      Экономикалық-шаруашылық анализ және болжау бөлімінің негізгі  міндетері:

• перспективалық жоспарлар жобаларын және өндірістік шаруашылық қызметтің және мекеменің әлеуметтік дамуының жылдық жоспарларын құрастыру үшін қажетті алғашқы мәліметтерді дайындайды;
• тоқсандарға бөлінген мекеменің бюджетінің жекеленген бөлімдерін, есеп айырысуларды және оларға негіздемелерді жасайды;
• өнімнің жаңа түрлерін, техника мен автоматтандыруды меңгеруді техникалық-экономикалық негіздеуге қатысады;
• өнімнің өзіндік құнын анықтау үшін қажетті материалдық және еңбек шығындарының техникалық-экономикалық нормативтерін, өндірісте тұтынылатын шикізаттар мен материалдардың негізгі түрлеріне, жанармайға, эненергияға жоспарлы-есеп айырысылатын бағаларды жасайды;
• тауарлық өнімнің сметалық калькуляциясын және шығарылатын өнімге баға жобаларын құрастырады;
• Серіктестіктің және оның бөлімшелерінің шаруашылық қызметіне экономикалық анализ жүргізеді, өндірістің резервін анықтайды, үнемдеу режимін қамтаммассыз ететін және Серіктестіктің ресурстарын тиімдірек пайдаланудың, еңбек өнімінділігінің қарқынын жоғарлатудың шараларын белгілейді;  
• Серіктестіктің және оның бөлімшелері бойынша жоспарлық тапсырмалардың орындалу барысына есеп және бақылау жүргізеді;            

       

Бұғалтерлік бөлім

      Бұғалтерлік бөлім – бөлім директорымен тікелей  басқарылатын, Мекеменің дербес құрылымдық бөлімшесі болып табылады.

      Бұғалтерлік бөлімнің міндеттері:

• бұғалтерлік участогі (дебиторлық қарыздар есебі, дайын өнімді сатудан түскен табыс және шығындар есебі, сатып алушылармен есеп айырысулар, сонымен қатар басқа да дебиторлық және кредиторлық қарыздар есебі) бойынша жұмыс атқарады;
• есеп участогі бойынша алғашқы құжаттарды қабылдайды және бақылайды, оларды санақтық өңдеуге дайындайды. Бұғалтерлік есепте сатып алушылармен есеп айырысулар, тауарлық-материалдық құндылықтардың және дайын өнімнің  қозғалысымен байланысты операцияларды бейнелейді;
• пайда болған шығындардың және өндірістік емес шығындардың көздерін анықтайды, олардың алдын алу бойынша ұсыныстар дайндайды;
• есеп беруді құрастыру үшін сәйкес есеп участогі бойынша мәліметтерді дайындайды, бұғалтерлік құжаттардың сақтығын бақылайды, оларды архивке өткізу үшін бекітілген тәртіп бойынша рәсімдейді;
• ішкі шаруашылық  резервтерді анықтау, үнемдеу режимін және құжат айналымын жетілдіру бойынша шараларды іске асыру, сонымен қатар тауарлық-материалдық құндылықтардың және негізгі қордың инвентаризациясын жүргізу мақстында бұғалтерлік есеп және есеп беру мәліметтері бойынша мекеменің қаржылық-шаруашылық қызметіне экономикалық талдау жүргізуге қатысады.

        «Казфосфат» жауапкершілігі шектеулі серіктестігінің ұйымдық құрылымы 5 суретте көрсетілген. 
 

 
 

    5 сурет. «Казфосфат» жауапкершілігі шектеулі серіктестігінің ұйымдық құрылымы

1.3 Маркетингтегі ақпарат жүйесінің тағайындалуы және  мақсаты

      

       Қандай болмасын ақпараттық жүйенің  мақсаты ақпараттық жүйені тұрғызудың әдісіне, техникалық базасына, байланыс ұстап тұратын ақпараттарына, қолдану саласына байланыссыз кез келген уақытта нақты, толық ақпарат ұсыну болып табылады. Маркетингтегі ақпараттық жүйесін тұрғызу мақсаты екі жағдайдан тұрады: сатып алушының қажеттілігін барынша зерттеу мен өндірістің жоғарғы түсімділігін қамтамасыз ету. Экономикалық ақпараттық жүйесінің негізгі мақсаттарына байланысты оның негізгі есебі төмендегідей:

      -    ішкі есеп берудегі ақпараттың  толық болуын қамтамасыз ету;

     -  сатып алушы қажеттіліктерін  зерттеуде қолданылатын әдістердің және технологиялардың тиімділігін арттыру;

• ағымдағы ақпараттың тиімділігін  және оның айқындылығын арттыру;

     маркетингтік  талдауда қолданылатын әдістердің және технологиялардың тиімділігін арттыру;

     - ұсынылатын мәліметтердің нақты  және дәл болуын қамтамасыз ету;

     - талаптар кешені және ақпарат  қорларының орындалуын қамтамасыз  ету;

     - қызметкерлердің жұмыс туралы  беретін ақпараттарының жеделдігін  арттыру;

     - қызметтік процедуралардың жүзеге  асуының бақылауын жақсарту.  

        Маркетингтегі ақпарат жүйесінің тағайындалуының негізгі шарты сатып алушының қажеттілігін барынша зерттеу мен өндірістің жоғарғы түсімділігін қамтамасыз ету үрдістерін жүзеге асыруды автоматтандыру. Жүйенің ақпараттық функционалдық құрылымы қосымша есептер кешенінің қосуға және болашақта одан әрі қарай дамыту үшін ашық болуы тиіс. Компьютерде жұмыс істеу үшін  "достық интерфейсі " және ақпараттық жүйе қолдануда қарапайым болуы керек, ол тәуекелдікті алдын ала болжап, банктің барынша зиян шекпеуін қадағалайды.

       АЖ тұрғызудың негізгі мақсаты - нақты объектінің басқару жүйесін қазіргі заманғы есептеу техникасы жабдықтары мен экономика - математикалық әдістермен дамыта түсу. АЖ-ны жобалаудың ерекшелігі экономикалық объектіні басқару фукциясының көптеу бөлігін немесе барлығын құрап қамтуды қарастыратын жүйелік ыңғайды қолдану болып табылады. АЖ-ны жобалау әр түрлі мамандардың қатысуымен жүзеге асырылатын күрделі де, ұзақ еңбекті көп қажет ететін кезең. Тұрғызу кезеңінің барлығы бөлек сатыларға бөлінеді. Ол берілген нәтижені алумен аяқталатын және АЖ-ны тұрғызу кезінде тізбектеліп орындалатын бөліктің бірі. Тұрғызу кезеңі - бұл жұмысты ұтымды жоспарлау мен ұйымдастыру пікірі бойынша бекітілетін жалпы сатының бір бөлігі.

     Басқарма  АЖ-сі ақша құралдарын тиімді бақылау  үшін, сонымен қатар тұтынушы сұранысына байланысты ақпаратты жинау сақтау, іздеу, өңдеу және ұсыну үшін арналған. Кез-келген АЖ оның қолдану саласына тәуелсіз толық және дұрыс ақпаратты ұсынады.

     Жүйенің функционалды, ақпаратық құрылымы әрі  қарай даму үшін және қосымша есеп кешенін қосу үшін ашық болу керек.

       АЖ құру мақсаты -  ақпаратты өндіруді автоматтандыру болып табылады. Бұл басқарма қызметкерлердің жұмысын жеңілдетеді, себебі келісім-шарт, анықтама-қағаз, сертификат және басқа құжаттарды толтыруға, Басқарманың қаржы-несие бойынша ақпаратын өңдеуге уақыт жұмсалмайды.

     АЖ  ендірілгенде  ақпаратты өңдеу  үрдісіне қызметкерлер жұмысының тиімділігін  жоғарылату талабы қойылады.

     Жүйені  ендірудің негізгі мақсаты:

• есеп беруді жинау, сақтау, өңдеу, іздеу және бөлуді айналым ведомосты түрінде автоматтандыру;
• АЖ-нің ақпараттық және программалық қамтамассыз етуді жаңарту;
• нақты уақыттағы Басқарманың қаржы-несие шаруашылығын толық талдау;
• алынған дұрыс ақпаратты басқару шешімдерін қабылдау үшін қолдану;
• есеп беруді автоматтандырылған түрде алу;
• бірегей МБ құру.

     Сонымен қатар келесілер қамтылуы тиіс:

• жұмыс жеделділігі;
• ұсынылған мәліметтердің дұрыстылығы;
• қағазбен жұмыс көлемінің азаюы.

     Автоматтандырылған  жұмыс орны (АЖО) – ақпараттың нақты  есеп шешімдеріне қатысатын және сипатталатын жиыннан, функционалды басқаруды өндейтін нақты қолдану саласы кешенінен құрылған жүйе.

     АЖО қолданушының персоналды электронды есептеуіш  машинаны тікелей қолданумен байланысты.

     Автоматтандырылған  жұмыс орнын анықтаудың екі ыңғайы бар: техникалық және функционалды. Техникалық ақпарат жүйесі құрамында процессор, монитор, клавиатура, тышқан, принтер және сканер кіретін минималды құрал жиынтықты негізінде персоналды компьютер (РС/ПК) физикалық модуль анықталады. Сонымен қатар физикалық модульқұрамына қажет программалық құралдар кіреді, олар барлық құралдар: операциондық жүйе, сервисті программалар және т.б. қатынасы мен жұмысын қамтамасыздандырады. 
 
 
 
 
 
 
 
 

1.4 Маркетингтегі ақпараттық  жүйесіне қойылатын  талаптар 

     Ақпараттық  жүйе – жеке бөлім мен элементтерге бөлуді қажет ететін күрделі жүйе. Толық жүйеге істей алмайтын нәрсені жеке элементтерге бөліп істей алуға болады. Жүйе элементтері мен бөлімдері неғұрлым нақты әрі толық бөлінсе, бөлім қатынасы анық болса, соғұрлым жүйені функциялау мен құру үрдісі тиімді болады.