Корпоративный праздник как инструмент внутреннего PR на примере МУК ЦКиД "Камертон"

    Корпоративные праздники обладают значительной мотивирующей функцией. Для того чтобы коллектив  хорошо работал, сотрудников нужно  правильно мотивировать. Основным средством  мотивации были и остаются материальные блага: размер заработной платы, социальный пакет, в который может входить медицинская страховка, предоставление автомобиля, оплата расходов за мобильный телефон, возможность посещения спортивного зала или бассейна. Все это заставляет сотрудника думать, что он ценен, любим и полезен компании. Но этого недостаточно. Большинство опрошенных менеджеров считают, что создание командного духа стоит в одном ряду с обеспечением нормальных условий работы и высокой заработной платой сотрудников. Командный дух невозможно измерить или оценить, но его роль имеет конкретное воплощение. По мнению психолога Виктории Вертер, чувство команды заставляет человека ставить на первое место интересы коллектива и отодвигать личностные выгоды на второй план. Когда сотрудники начинают мыслить масштабами всей фирмы, а не ограничиваются кругом своих непосредственных обязанностей, тогда производственные показатели растут быстрее без дополнительных инвестиций.

    Определенно точно можно сказать, что корпоративные мероприятия делятся на внутренние и внешние. Во внутренних принимают участие только сами сотрудники предприятия. В редких случаях с собой разрешается приводить членов семьи или друзей. Цель проведения такого мероприятия - сплочение коллектива, поощрение сотрудников.

    У мероприятий, ориентированных на внешнюю среду, задачи совсем другие: оказать внимание партнерам, подчеркнуть не только материальную заинтересованность в совместной работе, но и получить возможность неформального общения с деловым партнером, поэтому, как правило, в них от фирмы-организатора принимают участие только представители руководства.

    Иногда  приходится один и тот же праздник проводить отдельно для сотрудников и отдельно для партнеров и клиентов.

    Форма проведения корпоративного праздника  ограничена только фантазией устроителей. Наиболее распространенная практика - отдых в ресторане или клубе, когда накрыты столы и предусмотрена развлекательная программа. В ближайшее время увеличится спрос на нетрадиционные сценарии. Причина - снижение интереса к посещению стандартных посиделок.

    Спланировать  и провести корпоративный вечер  под силу и одному человеку, даже никогда ранее ничего подобного  не делавшему. Только качество при этом не гарантировано. Профессиональные «затейники»  считают корпоративным праздником мероприятие, на которое приглашены не менее 50 человек. Чаще всего торжество устраивается на 150-200 человек. Его стоимость может составлять от 2 тыс. до 20 тыс. долларов (50-100 долларов на человека, плюс музыкальное сопровождение)²³.

    Компании, специализирующиеся на проведении таких мероприятий, нужны именно для того, чтобы следить за мелочами: музыка должна звучать и смолкать в нужное время, свет подаваться в нужное место. Столы должны быть накрыты на необходимое число персон, ведущий должен уметь чувствовать настроение зала и мгновенно реагировать на малейшие его колебания. Менеджеры ресторанов также могут взять это на себя.

    Но  безусловные лидеры корпоративных мероприятий по производимому эффекту - самодеятельность, карнавалы и спортивные состязания. Эффект от них не ограничивается предвкушением за день и головной болью на утро. Готовясь к участию в празднике, выбирая костюм и разучивая роль еще за несколько месяцев до события, сотрудник проникается корпоративным духом, его работоспособность увеличивается, привязанность к фирме возрастает, что снижает текучесть кадров.

 

     3.2. Типы корпоративных праздников.

    Корпоративные праздники можно разделить на две категории, во-первых, по их идеологической подоплеке, по задаче, которую они решают, и, во-вторых, по типу организации.

    Идеологически мероприятие может быть ориентировано:

    на  сотрудников (преобладают задачи «построения  команды»);

    на  партнеров, клиентов, государственных чиновников (преобладают «политические» задачи: «фиксация успеха», укрепление партнерских контактов, наведение новых «мостов» или попросту «задабривание нужных людей»)

    По  типу организации корпоративные  праздники можно условно разделить  на:

    Банкетные мероприятия. Это часто встречающийся тип организации праздника. Выбирается по причине своей «традиционности», привычности. Проводится в ресторанах, банкетных залах. При выборе этого типа праздника особое внимание следует уделить программе банкета, разнообразив её включениями развлекательных мероприятий на корпоративную тематику: шутливые викторины по истории фирмы и блеф-туры по специфике занятий, несерьезные награждения «ярких» сотрудников фирмы забавными призами и тому подобное.

    Загородные  мероприятия. К праздникам такого типа можно отнести, как выезды «на шашлыки» всем коллективом фирмы, так и развернутые «дни компании» (company day), которые могут занимать целый уикенд и обычно проходят в пригородных пансионатах, гостиницах. Как правило, все они проводятся не в банкетных условиях и включают в себя спортивные состязания. 

    Семейные  мероприятия.

    Часто этот тип корпоративных праздников, особенно в западно-ориентированных компаниях, именуют «Family Day». Отличительной особенностью таких мероприятий является приглашение членов семей сотрудников компании. Как и «загородные» мероприятия, «семейные», за редким исключением, проводятся на открытом воздухе. Крупные (особенно производственные) предприятия проводят такие праздники на своей территории. Правильно спланированное торжество такого типа включает в себя:

    короткую  экскурсию по производству (офису) — домочадцам сотрудников рассказывают и показывают где и как работают их родственники

    развлекательную либо соревновательную программу 

    Концептуальные  мероприятия.

    Такого  рода праздники встречаются нечасто  и заказываются, обычно, компаниями либо имеющими сильную «корпоративную легенду» (тогда мероприятие строиться как «визуализация» этой легенды), либо фирмами, выражающими желание увидеть нечто совсем нетривиальное (попросту желающими удивить, поразить гостей). Отличительная особенность таких программных построений — масштабность и значительный бюджет.

    Презентации.

    Наиболее  «прикладной» из корпоративных мероприятий — это праздник, посвященный открытию нового ресторана, цеха, филиала, продвижению новой услуги, товара. Мероприятие почти всегда идеологически ориентировано на партнеров, потенциальных клиентов, прессу. Атрибуты: ведущий в смокинге, выступления с речами, фуршет и т. п., наличие развернутой развлекательной программы на таких презентациях — редкость.

    Исключениями  являются случаи, когда презентация (например, презентация нового магазина) рассчитана на «случайную публику», скажем на прохожих, оказавшихся рядом. При таком развитии событий упор делается на развлекательную программу с конкурсами, викторинами, розыгрышами. Грубо говоря, задачей здесь становиться — создать толпу, которая, сформировавшись, имеет свойство увеличиваться подобно снежному кому. Презентация становиться заметным событием местного масштаба, что нам и требуется.

 

     3.3. Организация корпоративного праздника.

    Этапы подготовки и проведения корпоративного праздника.

    Этапами подготовки праздника можно назвать  следующие:

    1. Постановка целей

    Начать  следует с четкого определения  цели спецсобытия, согласования ее со всеми заинтересованными сторонами. «Цели нужно довести до сведения всех участников подготовки мероприятия. Это помогает избежать разноплановых действий и достичь принципиальной скоординированности усилий».²⁴

    Цели  у праздника могут быть рациональными  и иррациональными²⁵. 
К рациональным целям относятся:

    • знакомство;

    • формирование желаемого будущего;

    • инициирование — запуск процесса;

    • отстранение от прошлого, забот;

    • следование традиции с утерянным  первоначальным смыслом;

    • времяпрепровождение.

    Иррациональные  цели праздника могут быть следующие:

    • адаптация, когда организации нужно, чтобы люди к чему-либо привыкли;

    • интеграция, когда необходимо, чтобы  сотрудники объединились и работали, как слаженная машина, и организация  в целом была интегрирована с  внешней средой;

    • достижение цели: чтобы работники все вместе достигали поставленных целей, и деятельность каждого способствовала продвижению общих идей;

    • поддержание ценностного стандарта  организации, чтобы все одинаково понимали, что хорошо и что плохо, что ценится, а что не ценится в данной фирме.

    Таким образом, локальные цели праздника  — адаптация, интеграция. Глобальная цель заключается в гармонизации организационной структуры фирмы.

    Достижение  поставленных целей предполагает решение  соответствующих задач:

    1. Определение организатора мероприятия: внутреннее PR-подразделение или сторонняя консультационная фирма

    2. Определения круга участников, их  роли;

    3. Назначение ответственного за  подготовку и проведение мероприятия.

    Составление списка приглашенных;

    4. Выбор места проведения мероприятия;

    5. Программа праздника и подробный  сценарий

    Разработка  детальной программы и сценария, расписанного по минутам. «Все возможные варианты отклонений от сценария необходимо предусмотреть заранее. События не должны выходить из-под контроля. Экспромтов и сюрпризов для организаторов спецмероприятия не должно существовать – их следует оставить только для публики».²⁶

    Среди моментов, определяющих насыщенность и профессионализм проведения праздника  следует выделить:

    Разработка  оригинальной концепции, сценария и  текстов, учитывающих специфику вашей фирмы и вашего бизнеса;

    Постановка корпоративного праздника силами ваших сотрудников;

    Конкурс номинаций;

    Презентация отделов и подразделений;

    Правильный  подбор места проведения мероприятия;

    Разработанная с учетом особенностей организации  концепция призов и подарков;

    Правильный  подбор артистов, исполнителей, музыкальных групп;

    Организация банкета или фуршета;

    Организация фейерверка любого уровня сложности;

    Украшение зала и сцены;

    Звуковое  и световое обеспечение;

    Мультимедийная  презентация и поддержка концерта;

    Конкурсы  и игры

    «Телемосты»

    Корпоративные фильмы  

    6. Определение бюджета мероприятия

    7. Освещение в СМИ (здесь следует  отметить, что далеко не все  корпоративные праздники стоит  афишировать для внешней среды  организации, однако некоторые  мероприятия, которые могут быть  интересны не только сотрудникам фирмы, но и более широкой общественности, могут быть освещены в СМИ). Необходимо подготовить все условия для удобной работы журналистов: посадочные места, достаточное количество розеток для аппаратуры, средства связи (телефон, компьютер, принтер, факс, Интернет), а также напитки и закуски. «Отсутствие условий для своей работы на объекте журналисты воспринимают как пренебрежение конкретными СМИ, общественным мнением и потому освещение события может получить негативный оттенок».²⁷