Коммуникация в сфере управления

Предупредительность – это стремление первым оказать любезность, избавить другого человека от неудобств и неприятностей.

Также руководитель с  высоким уровнем коммуникативной культуры должен учиться владеть:

• эмпатией – умением видеть мир глазами других, понимать его так же, как они;

• доброжелательностью  – уважением, симпатией, умением  понимать людей, не одобряя их поступки, готовностью поддерживать других;

• аутентичностью – способностью быть самим собой в контактах  с^; другими людьми;

• конкретностью –  умением говорить о своих конкретных переживаниях, мнениях, действиях, готовностью  отвечать однозначно на вопросы;

• инициативностью –  способностью «идти вперед», устанавливать контакты, готовностью браться за какие-то дела в ситуации, требующей активного вмешательства, а не просто ждать, когда другие начнут что-то делать;

• непосредственностью  – умением говорить и действовать  напрямую;

• открытостью – готовностью открывать другим свой внутренний мир и твердой убежденностью в том, что это способствует установлению здоровых и прочных отношений с окружающими, искренностью;

• восприимчивостью –  умением выражать свои чувства и  готовностью принимать эмоциональную  экспрессию со стороны других;

• любознательностью  – исследовательским отношением к собственной жизни и поведению, готовностью принимать от людей  любую информацию о том, как они  воспринимают тебя, но при этом быть автором самооценки.

Работник начинает лучше  понимать других, если познает следующие аспекты собственной личности:

– собственные потребности и ценностные ориентации, технику личной работы;

– свои перцептивные умения, т.е. способность воспринимать окружающее без субъективных искажений, без  проявления стойких предубеждений в отношении тех или иных проблем, личностей, социальных групп;

– готовность воспринимать новое во внешней среде;

– свои возможности в  понимании норм и ценностей других социальных групп и других культур;

– свои чувства и психические  состояния в связи с воздействием факторов внешней среды;

– свои способы персонализации внешней среды, т.е. основания и  причины, по которым что-то во внешней  среде рассматривается как свое, в отношении которого проявляется  чувство хозяина.

Для  развития коммуникаций внутри организации также необходимо поддерживать культуру общения, для чего следует развивать следующие социально-психологические умения:

1. психологически верно и ситуативно обусловленно вступать в общение;
2. поддерживать общение, стимулировать активность партнера;
3. психологически точно определять «точку» завершения общения;
4. максимально использовать социально-психологические характеристики коммуникативной ситуации, в рамках которой разворачивается общение;
5. прогнозировать реакции партнеров на собственные действия;
6. психологически настраиваться на эмоциональный тон собеседника;
7. овладевать и удерживать инициативу в общении;
8. провоцировать «желательную реакцию» партнера по общению;
9. формировать и «управлять» социально-психологическим настроением партнера по общению;
10. преодолевать психологические барьеры в общении;
11. снимать излишнее напряжение;
12. психологически и физически «соответствовать» собеседнику;
13. адекватно ситуации выбирать жесты, позы, ритм своего поведения;
14. мобилизовываться на достижение поставленной коммуникативной задачи.

Для достижения коммуникативной  задачи руководителю необходимо четко распределить между исполнителями функции и ответственность, следует осуществить организационные меры, которые призваны обеспечить воплощение в жизнь принятого решения.

Для повышения эффективности коммуникации и быстроты прохождения информации в ООО «Витраж» каждый сотрудник имеет сотовый телефон, разговоры по которому оплачиваются предприятием (однако, установлен определенный лимит по времени разговоров, сверх лимита оплачивает уже сам работник). Также все компьютеры подключены к сети ИНТЕРНЕТ, что позволяет мгновенно и без искажений передавать информацию (особенно это необходимо при приеме, регистрации и отслеживанию выполнения заказов).

Для устранения такой  преграды, как информационные перегрузки, можно рекомендовать часть организационных и контрольных работ возложить на исполнителей. Например, контроль изготовления заказа по срокам, который в настоящий момент осуществляет главный менеджер, можно возложить на менеджеров торгово-выставочных залов. То есть каждый из этих менеджеров должен будет отслеживать выполнение графика производства и монтажа заказов своих клиентов. Таким образом, руководитель будет освобожден от части контрольных функций.

Для устранения конфликтных  ситуаций, как коммуникационных преград, мною рекомендуется использовать руководством и сотрудниками предприятия такой метод преодоления конфликтов как внутриличностные методы, которые заключаются в умении правильно организовать собственное поведение, высказать свою точку зрения, не вызывая защитной реакции со стороны другого человека. Этот метод поможет сотруднику (руководителю) удержать позицию, не превращая другого работника в своего врага. Этот способ может быть полезен в любой обстановке.

 

 

ВЫВОДЫ

Подводя итог научно-исследовательской работы можно с уверенностью сказать, что коммуникационный процесс - это связывающий процесс, необходимый для каждого важного действия.

Первая глава исследования была посвящена теоретическим аспектам коммуникаций в системе управления организацией. Были рассмотрены основные понятия коммуникации, выявлены основные подходы к коммуникациям, рассмотрены методы изучения коммуникация и способы совершенствования коммуникационной системы организации, рассмотрен опыт российских и зарубежных предприятий.

Чтобы лучше понимать процесс обмена информацией и  условия его эффективности, следует  иметь представление о стадиях  и особенностях процесса, в котором  участвуют двое или большее число  людей.

В процессе коммуникации можно выделить четыре базовых элемента:

1) отправитель (лицо, собирающее  информацию и предающее ее);

2) сообщение (информация, закодированная с помощью символов);

3) канал (средство передачи  информации);

4) получатель (лицо, которому  предназначена информация).

Необходимо выделить следующие этапы обмена информацией:

1. Зарождение идеи.

2. Кодирование и выбор  канала.

3. Передача.

4. Декодирование.

В процессе управления предприятиям используется та или иная коммуникационная сеть - соединение определенным образом  участвующих в коммуникационном процессе индивидов с помощью информационных потоков. Существуют следующие типы связей в сети: вертикальные (от начальника к подчиненным), горизонтальные (равными по уровням индивидами или частями организации), диагональные (связи с другими начальниками и другими подчиненными). Выделяют следующие типы коммуникационных сетей: «кружок», «колесо», «Y», «всеканальные».

Для изучения коммуникаций используются следующие методы: анализ документов фирмы, а также ее деятельности, метод наблюдения, метод опроса, интервью, анкетирование, фокус-группы, моделирование.

В курсовом исследовании использовались такие методы как  анализ финансово-хозяйственной деятельности предприятия, метод наблюдения, метод  опроса, анкетирование.

Вторая глава курсовой работы была посвящена прикладным аспектам коммуникаций в системе управления. Была дана характеристика предприятия, проанализированы основные финансово-экономические показатели деятельности предприятия, проанализированы коммуникации в ООО «Витраж», выявлены недостатки в данной системе.

В результате было выявлено, что преобладающими барьерами в установлении контактов  между субъектами организации при  передаче и восприятии информации являются следующие:

1) Неудовлетворительный кадровый  состав.

2) Информационные перегрузки

3) Конфликты между различными группами и подразделениями;

4) Ошибки в проведении деловых  совещаний

На основании анализа  коммуникаций в ООО «Витраж» в  главе третьей исследования были даны рекомендации и предложения  по устранению недостатков и совершенствованию  коммуникаций в данной организации.

В сфере внешней коммуникации: расширение контактов и умения общаться в процессе продажи.

• заставлять изучать характеристики товара продавцов и менеджеров.
• воспитывать у сотрудников любезность и отзывчивость;
• применять принцип превращения случайного посетителя в покупателя;
• выяснять у уже имеющихся клиентов имена потенциальных покупателей.

Помимо этого предлагается проведение следующих мероприятий

• Мероприятия по организации мест современными средствами оргтехники и созданию внутренней компьютерной сети.
• Мероприятие по совершенствованию организационной структуры управления – создание специального подразделения по обработке входящей информации
• Мероприятия по вовлечению сотрудников для активного участия в системе корпоративных коммуникаций.

В сфере внутренних коммуникаций предполагается:

• Поддержание благоприятного социально-психологического климата.
• Улучшение и поддержание культуры общения

Почти невозможно переоценить  важность коммуникаций в управлении. Едва ли не все, что делают руководители, чтобы облегчить организации достижение ее целей, требует эффективного обмена информацией. Если люди не смогут обмениваться информацией, они не сумеют работать вместе, формулировать цели и достигать их. Однако коммуникации - это сложный процесс, состоящий из взаимозависимых шагов. Каждый из этих шагов нужен для того, чтобы сделать наши мысли понятными другому лицу. Каждый шаг - это пункт, в котором, если мы будем небрежны и не будем думать о том, что делаем, смысл может быть утрачен.

 

Список используемой литературы

 

1. Ардженти П. Как осуществлять коммуникацию во время мирового финансового кризиса // Управление персоналом.- 2009.- № 12. - С. 11-26.
2. Бахарев А.Р. Как организовать центр внутрифирменных коммуникаций. // Справочник по управлению персоналом. – 2004. – №9. – С. 50-61.
3. Бергельсон М. Б. Коммуникативные методы в управлении, или менеджмент как искусство коммуникации // http://www.russcomm.ru/rca_biblio/b/bergelson04.shtml
4. Веснин В.Р. Менеджмент. – М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2005. – 504с.
5. Виханский О.С., Наумов А.И. Менеджмент. – М.: ИНФРА-М, 2004. – 410с.
6. Голикова Е.И. Анализ межличностных отношений. // Справочник по управлению персоналом. – 2004. –№7. – С. 73- 88.
7. Зверинцев А.Б. Коммуникационный менеджмент - СПб.: Союз, 2007. - 290 с.
8. Израильская Т.В. Как управлять персоналом – пособие для руководителей. // Справочник по управлению персоналом. –2004. – №4. – С. 54-60
9. Дункан У. Джек. Основополагающие идеи в менеджменте. Пер. с англ. - М: Дело, 2002.
10. Евланов Л.Г. Теория и практика принятия решений. - М: Экономика, 2003.
11. Жизнин С.Э. Предпринимательство и деньги. М., 2001.
12. Зайцева О.А., Радугин А.А. и др. Основы менеджмента - М: Центр, 2003.
13. Иенекенс Ж. Менеджмент в условиях рыночной экономики. Теория и практика - М: 2005.
14. Кручинецкий С.М Практические вопросы организации эффективных коммуникаций // http://www.ippnou.ru/article.php?idarticle=006464
15. Кунц Г.О., Доннел С. Управление: системный и ситуационный анализ управленческого решения Т.1-2. - М: Прогресс, 2004.
16. Кусков А.П., Чумаченко А.П. Менеджмент. – М.: ГИНФО, 2002. – 368с.
17. Лейхифф Дж., Пенроуз Дж. Бизнес-коммуникации: стратегии и навыки. СПб.: Питер, 2010.- 321 с.
18. Лэнд П. Менеджмент - искусство управлять. - М: ИНФА-М, 2002.
19. Мельман В. А. Эффективные коммуникации на уровне «провизор — потребитель» // http://www.provisor.com.ua/archive/2008/N18/prpot_188.php?part_code=137&art_code=6812
20. Мильнер Б.З. Проблемы управления в современной Америке. - М: Знание, 2002 .
21. Наврузов Ю. Роль коммуникаций в организациях, или парадоксы общения // http://www.uprav.biz/materials/psyhology/view/1469.html
22. Основы менеджмента /под ред. Д.Д. Вачугова. – М.: Высшая школа, 2003. – 367с.
23. Питерс Т., Уотермен Р. В поисках эффективного управления, опыт лучших компаний. Пер. с анг. - М: Прогресс, 2003.
24. Плотников М.В. Эффективные коммуникации в организации  // http://www.elitarium.ru/2008/11/26/kommunikacii_organizacija.html
25. Полещук А. Коммуникативные барьеры в организации // http://hr-expert.net/2009/02/24/kommunikativnye-barery-v-organizacii/
26. Почепцов Г.Г. Теория коммуникации. - М.: Ваклер, 2010.- 451 с.
27. Правоторов В.М. Каркас коммуникаций //Кадровый менеджмент. - 2010. -№ 5. – С. 34-38.
28. Райкова Е.В.Проблемы деловой коммуникации в организации // http://vestnik.uapa.ru/issue/2008/04/13/
29. Роль коммуникаций в организациях, или парадоксы общения // http://www.management.com.ua/hrm/hrm030.html
30. Румянцева З.П., Соломатин Н.А., Акбырдин Р.З. и др. Менеджмент организации: Учебник пособие. - М: ИНФРА –М, 2002 .
31. Симонова А. Клей, воздух и локомотив, или как создать качественные коммуникации в организации // http://www.hr-journal.ru/articles/oc/kley.html
32. Спивак В.А. Современные бизнес-коммуникации. – СПб.: Питер, 2002. – 448 с.
33. Страссман П. Информация в век электроники. Пер. с анг. - М: Экономика, 2003.
34. Таусенд Р. Секреты управления, или как удержать компанию от подавления прибыли. - М. Прогресс-М: Прогресс, 2004.
35. Уотерман Р. Фактор обновления. – М., 2002.
36. Функционирование коммуникаций в организациях // http://s0ci0.ru/kommunikacii-v-organizaciyax/35-funkcionirovanie-kommunikacij-v-organizaciyax.html
37. Чекурова М.В. Попырин В.И. Внешэкономическая деятельность предприятия. Под ред. Е.Г. Ищенко. – Новосибирск, 2001.
38. Шамхалов Ф.И. Американский менеджмент, теория и практика - М: Наука 2003.
39. Энциклопедия менеджмента // http://besonus.narod.ru/communic.htm
40. Якокка М. Карьера менеджера /пер. с анг. - М: Прогресс 2004.