Коммуникация в сфере управления

Оглавление

 

 

Введение

По признанию многих, коммуникации имеют огромное значение для успеха деятельности предприятия и характеризуют собой одну из немаловажных составляющих менеджмента. Роль коммуникаций очевидна как на малых предприятиях, так и в мощных компаниях и корпорациях. От эффективности коммуникационных связей и взаимодействий зависит будущее не только предприятия, как хозяйствующего субъекта на рынке, но также и людей, работающих на данном предприятии.

Опыт как российских, так и зарубежных компаний показывает, что эффективность коммуникаций зависит, прежде всего, от психологического настроя коллектива. Там где руководитель использует метод «кнута и палки» наблюдается нервозность и разрозненность коллектива, а следствием этого - плохая производительность труда, высокая текучесть кадров, отсутствие инициативности, постоянные сплетни, зависть и т.п. Все эти факты не могут привести ни к чему другому кроме затухания предприятия и в конечном итоге даже банкротству.

Однако если руководитель проводит собрания в коллективе, где  обсуждаются те или иные проблемы развития, применяет методы поощрения за инициативу, труд и т. п., создает условия для свободного выражения своего мнения, пусть даже не совпадающего с мнением руководства, то в этом случае персоналу легко работать на данном предприятии. Люди осознают в этом случае свою значимость и стараются использовать весь свой потенциал и интеллект для достижения процветания организации. На таком предприятии сотрудники уверены в своем будущем, в том, что их проблемы можно открыто обсудить на собрании, внести какие-то идеи, за которые они будут морально и материально вознаграждены. Таким предприятиям легче вынести экономические и политические кризисы в стране, т. к. в сплоченном коллективе сотрудники будут помогать друг другу пережить трудности.

Все это уже давно  осознали зарубежные и многие отечественные  менеджеры. Но как добиться эффективных коммуникаций? Как приобрести навыки и умение управлять коммуникативными процессами? - вот главные вопросы, которые беспокоят современных российских руководителей.

Проблемы теории коммуникации разрабатывались многими  зарубежными и отечественными учеными и практиками. В их числе И. Алешина, С. Блэк, Ж-П. Бодуан, Г. Брум, Ф. Буари, И. Викентьев, Т.Грушевицкая, Д.Дозье, А. Зверинцев, О. Карпухин, С. Катлип, В. Конецкая, Э. Макаревич, Б. ван Рулер, В. Попков, Г. Почепцов, А.Садохин, Г.Лассвелл, А. Сентер, Г. Тульчинский, Р. Харлоу, Э.Холл, М. Шишкина. Значимый вклад в теорию коммуникации внес экономист М. Кастельс.

Теория и  практика маркетинговой коммуникации входит в круг научных интересов  таких зарубежных исследователей, как  Дж. Бернет, А. Вайсман, Ф. Котлер, Ж.-Ж. Ламбен, С. Мориарти, а также отечественных исследователей Б. Борисова, И. Крылова, А. Панкрухина, Е. Ромата, О. Феофанова.

Изучение опубликованных научных трудов показывает, что в  мировой и отечественной литературе наиболее глубоко исследованы проблемы теории, истории, психологии, социологии коммуникации, а также ее отдельных видов - рекламы и public relations (связей с общественностью). В России большая часть работ по теории коммуникации посвящена преимущественно связям с общественностью.

Целю данной курсовой работы является исследование коммуникаций в системе управления организации.

Объектом исследования являются коммуникации в сфере управления организации, предмет работы – коммуникации в управлении организации «Витраж».

Задачами курсовой работы выступают:

- изучение различных литературных источников, раскрывающих вопросы по коммуникационным процессам и эффективности их управления;

- освещение основных  понятий коммуникационного менеджмента;

– анализ коммуникационной сферы предприятия на примере  компании «Витраж»

– выработка рекомендаций и предложений по совершенствованию  коммуникационной сферы компании «Витраж».

Теоретической и методологической основой исследования послужили труды зарубежных и отечественных ученых, посвященных самому широкому кругу проблем, связанных, как напрямую, так и опосредованно, с темой работы.

В процессе проведения исследования применялись методы моделирования, системного и экономического анализа, сопоставления, сравнения, детализации, обобщения, группировки, прогнозирования.

В своем исследовании я опирался на действующие в России законодательные акты по отдельным направлениям деятельности средств массовой коммуникации, анализ литературы по рынку рекламы и связей с общественностью; на результаты исследований.

Исходя из цели и задачи, курсовая работа имеет следующую  структуру:

• в первой главе работы будут рассмотрены коммуникационный процесс, его элементы и этапы; классификация коммуникаций в процессе управления, возможные преграды в процессе коммуникации и основные пути их устранения;
• во второй главе будет дана общая характеристика предприятия, рассмотрены основные финансово-экономические показатели деятельности предприятия, проанализирована коммуникационная сфера в процессе управления в ООО «Витраж»;
• в третьей главе будут даны рекомендации и предложения по совершенствованию коммуникаций в сфере управления ООО «Витраж».

 

1 Теоретические аспекты  коммуникационной сферы в управлении организацией.

1.1 Коммуникации- понятия, виды, их  характеристика

 

Коммуникация (лат. communicatio), буквально означающее «общее»  или «разделяемое всеми». В практическом плане - это процесс обмена идеями и информацией между двумя и более людьми, ведущий к взаимному пониманию.[39]

Коммуникация - это обмен информацией, на основе которого руководитель получает информацию, необходимую для принятия эффективных решений, и доводит принятые решения до сотрудников организации.

1. Коммуникационный процесс, его элементы и этапы

 

Коммуникационный  процесс – это обмен информацией  между двумя и более людьми. В коммуникативном процессе выделяют четыре базовых элемента:

а) отправитель  – лицо, генерирующее идеи или собирающее информацию и передающее ее;

б) сообщение - собственно информация, закодированная с помощью символов;

в) канал, т.е. средство передачи информации;

г) получатель - лицо (лица), которому(ым) предназначена  информация.

При коммуникационном процессе отправитель и получатель проходят несколько взаимосвязанных этапов (рисунок 1). Их задачей является составление сообщения, выбор и использование определенного канала для его передачи таким образом, чтобы его стороны поняли и разделили исходную идею.

 

 

 

 

 

Рис. 1. Процесс  коммуникации

 

1. Зарождение идеи и отбор сведений. Отбор бывает случайным или целенаправленным, выборочным или сплошным, предписанным или инициативным, произвольным или основывающимся на определенных критериях.

2. Кодирование  информации и выбор канала. Здесь  информация облекается в ту форму, в которой будет доступна и понятна получателю, например, письменную, табличную, графическую, звуковую, символическую и т.п. Подбирается и подходящий способ (канал) ее трансляции: устный, письменный, с помощью различного рода искусственных сигналов или условных знаков.

3. Передача информации. Она возможна сразу несколькими  способами. Если информация важна,  считается, что не стоит ограничиваться  одним каналом, а нужно по возможности дублировать этот процесс по нескольки, не злоупотребляя, однако, составлением по каждому поводу документов, иначе поток бумаг может захлестнуть. [2, с. 447]

4. Декодирование  (перевод символов отправителя  в мысли получателя). Здесь получатель  воспринимает, расшифровывает и  осмысливает информацию.

Отправитель же ждет, что получатель каким-то образом подтвердит факт получения сообщения, степень понимания или непонимания его смысла, иными словами, установит обратную связь.

В идеале это  должно происходить без промедления (по возможности обусловливаться заранее), облекаться в форму, соответствующую ситуации, учитывать возможности восприятия. [35, c. 80]. Сигналами обратной связи при устной коммуникации могут быть уточнение, обобщение, выражение чувств. Поскольку они могут быть достаточно слабыми, за реакцией иногда требуется специально наблюдать.

Устойчивая  обратная связь в процессе коммуникации позволяет существенно повысить надежность обмена информацией и хотя бы частично избежать ее потерь, различных помех, искажающих смысл сообщения.

Коммуникация  считается успешной, если получатель информации понимает ее содержание адекватно тому смыслу, который в нее вкладывает отправитель (менеджер).

В число факторов, влияющих на восприятие, входят:

1. Ситуация, в  которой человек получает информацию. Благоприятная ситуация сглаживает восприятие негативной информации, а неблагоприятная, наоборот, обостряет восприятие негативной, но ослабляет восприятие позитивной.

2. Глубина видения  положения дел предполагает, что  человек с широким кругозором  и познаниями легче воспринимает  любую информацию и спокойно реагирует на изменение ситуации.

3. Личные и  социальные особенности отправителя  (его статус) заключается в том, что чем ниже его положение в обществе, тем настороженнее получатели в процессе коммуникации относятся к предоставленным им сведениям.

4. Стереотипы (менталитет, мировоззрение) стандартизирует  восприятие человеком информации, облегчают его, но делают чрезмерно  субъективным и искаженным.

5. Предрассудки. Присущи в основном малообразованным  людям и заключаются в формировании мнения до знакомства с информацией.

6. Отсутствие  интереса. Обуславливается отсутствием  побуждающих мотивов к восприятию информации (материальных выгод, возможных потерь и т.д.).

7. Различное  понимание символов, с помощью  которых передается информация. Даже в некоторых странах различные символы имеют различное значение.

1.1.2 Классификация коммуникаций в процессе управления

 

Классификация коммуникаций в процессе управления представлена в таблице 1.1. Рассмотрим их более подробно.

В первую очередь коммуникации в процессе управления делятся на внешние и внутренние.

Внешние коммуникации – это обмен информацией, который  происходит между предприятием и  внешней средой. Они позволяют  предприятию быть в курсе потребностей потенциальных покупателей, работы поставщиков, посредников и конкурентов, а также отслеживать новые тенденции в науке (изобретения, технологии), изменения в политико-правовой, экономической и социально-культурной среде.[32, c. 63].

От эффективности  организации процесса внешних коммуникаций зависит успех фирмы. Чем выше скорость передачи информации на предприятии и чем она достовернее, тем продуктивнее оно работает.

Таблица 1.1.

Классификация коммуникаций в процессе управления

Признак классификации	Виды по признаку
1. По субъектам	внешние внутренние
2. Деление внутренних  коммуникаций	восходящие нисходящие горизонтальные
3. Управленческие  коммуникации	межуровневые коммуникации  по восходящей (снизу вверх) между подразделениями и отделами между руководителем  и рабочей группой (сверху вниз) неформальные  коммуникации
4. Способ общения	вербальные невербальные
5. По средствам  общения	речевая паралингвистическая вещественно-знаковая

Внутренние  коммуникации – это коммуникации внутри предприятия, между различными сотрудниками. Внутренние коммуникации подразделяются на:

а) восходящие коммуникации – это процесс передачи информации от исполнителей (подчиненных) к руководителю. Данный вид передачи информации чаще всего реализуются в виде отчетов о деятельности сотрудника или подразделения или рационализаторских предложений[29];

б) нисходящие коммуникации – это процесс коммуникации между  руководителем и его подчиненными. Реализуется в виде передачи подчиненным указаний;

в) горизонтальные коммуникации – это процесс обмена информацией между сотрудниками одного уровня (линейными руководителями, которые не подчиняются друг другу). Горизонтальные коммуникации происходят с целью обмена результатами работ, опытом и личной информацией.

Есть друга классификация внутренних коммуникаций, в которой управленческие коммуникации подразделяются на[7, c. 56-57]:

• межуровневые;
• коммуникации по восходящей (снизу вверх);
• между подразделениями и отделами;
• между руководителем и рабочей группой (сверху вниз);
• неформальные коммуникации.