Функции организации как результат разделения управленческого труда

10.1. Функции организации как результат разделения управленческого труда

В настояние время  в определении функций, в их дифференциации и интегрировании сохраняется исторически  сложившаяся разноречивость. Прежде всего, различный смысл придается  самому понятию «функции управления», в силу чего избираются неоднородные основания (критерии) для их выделения. Классификации, перечни (даже при единстве критериев) расходятся по числу выделяемых функций, степени их укрупнения и др.

Что же следует понимать под функциями управления? Где критерий для их дифференциации и какова должна быть их классификация? Сформулируем исходные позиции. В функциях проявляется сущность, содержание управления. В образующем управление единстве двух сторон - процесса и структуры - содержание его раскрывается в процессе. Отсюда, функция управления есть функция процесса управления.

Функция - это объективная  составляющая управления, такая часть  управления как целого, проявление которой является условием проявления этого целого. В этом выражается системный подход к формированию понятия и структуры функций управления.

Управление - совокупное осуществление функций. Объективная совокупность (состав) функций присуща управлению на любых иерархических ступенях, при любых особенностях производства. Отсюда - качественная однородность управления на любых уровнях.

 

10.2. Основное содержание и взаимосвязь функций управления

Вся огромная, сложная (разноплановая) совокупность управленческих действий - на любом уровне и в любой  системе - может быть сведена к ограниченному перечню относительно строго локализуемых функций, составляющих замкнутый цикл управления:

- принятие управленческого решения;

- реализация ранения;

- контроль.

Небезынтересно, что практически  все исследователи полностью  разделяют такое мнение о составе управленческого цикла, однако применительно лишь к технологии управления, которую не связывают с его сущностью, а значит, с функциями. Каждая из функций управления может быть подвергнута дальнейшей дифференциации (табл. 10.1.).

Таблица 10. 1

Классификация функций  управления

Стадии управления	Функции управления
Понятие управленческого  решения	Прогнозирование, планирование
Реализация решения	Организация, координация  и регулирование, активизация и  стимулирование
Контроль	Учет, анализ

 

Было бы не точным ранжировать функции управления; по значимости (нередко приходится встречать, например, утверждения об особой важности функции принятия решения или планирования центральной функции управления). Более справедливо считать, что на разных уровнях иерархии, во времени и в зависимости и от специфических условий производства, значение функции варьируется.

При наличии определенной логической последовательности (очередности) в  реализации функций практически  они взаимопроникают. Так, например, учет и анализ, казалось бы, завершающие управленческий цикл, на самом деле дают импульсы планированию (коррекции), регулированию, активизации и др. в сочетаниях, различных по опережению времени, мощности действия и т. п. (рис. 10. 1).

Рис. 10. 1. Функции управления.

 

Схематическое выражение основных взаимосвязей между функциями управления приводится на рис. 10. 2.

Рис. 10. 2. Связи и взаимодействие функций.

 

В силу единства процесса и структуры управления функции  управления должны рассматриваться  в связи и во взаимоотношениях с функциями аппарата.

10.3. Основное содержание функциональных процессов управления: управление производством, маркетингом, финансами, персоналом, учетом и анализом

Практически реализация функций управления на конкретном экономическом  объекте связана с выполнением  задач, которые призван решать соответствующий аппарат управления. Более точно их следует определять как служебные задачи либо как функции-задачи аппарата управления.

Состав функций-задач, как и сам аппарат (структура), определяется особенностями объекта  управления, оказывающего на них формирующее воздействие (безусловно, в сочетании с воздействием функций управления). В зависимости от особенностей объекта наряд с функциями управления объектом в целом, могут быть выделены функции-задачи отдельных звеньев аппарата:

- техническая подготовка производства;

- различные виды обслуживания;

- контроль качества продукции и т. д.

Единство процесса и  структуры управления выражается во взаимопроникновении функций управления и функций-задач, решаемых в управленческом аппарате: выполнение каждой функции-задачи предполагает осуществление всех функций управления, являясь, в свою очередь, способом их реализации.

Предложенная классификация  позволяет внести определенность в  некоторые положения теории управления и может служить методологической основой при решении практических задач совершенствования управления экономическими объектами. С учетом такого подхода должны рассматриваться, например, пути совершенствования структуры управления, методологические основы создания автоматизированных систем управления предприятиями и др.

 

11.1. Функция, процесс и структура планирования

Планирование как функция управления имеет сложную структуру и реализуется через свои подфункции: прогнозирование, моделирование и программирование.

Прогнозирование - это метод обоснованного предвидения возможных направлений будущего развития организации, рассматриваемой в тесном взаимодействии с окружающей её средой. Прогнозы носят вероятностный характер, однако если прогнозирование выполнено качественно, результатом станет прогноз будущего, который вполне можно использовать как основу для планирования. Таким образом, прогнозирование составляет первую ступень планирования. Оно призвано обеспечить решение следующих задач:

- научное предвидение будущего на основе выявления тенденций и закономерностей развития;

- определение динамики экономических явлений;

- составление прогнозов, показывающих возможные направления будущего развития организации;

- определение в перспективе конечного состояния системы, её переходных состояний, а также поведения в различных ситуациях на пути к заданному оптимальному режиму функционирования.

Важнейшее условие прогнозирования - моделирование различных переходных ситуаций и состояния системы в течение планируемого периода. Экономическое моделирование в известной мере призвано служить эквивалентом экспериментированию в естественных науках.

Задача программирования - третьей подфункции планирования, исходя из реальных условий функционирования системы, запрограммировать её переход в новое заданное состояние. Сюда входит разработка алгоритма функционирования системы, определение требующихся ресурсов, выбор научных средств и методов управления.

 

11.2. Основные этапы планирования.

Планирование как функция управления представляет собой процесс определения целей и путей их достижения. Оно охватывает различные уровни той или иной организации и во времени носит долгосрочный, среднесрочный и краткосрочный характер.

В ходе долгосрочного  планирования (15-20 лет) определяют общие цели фирмы и стратегию.

Основная задача среднесрочного планирования (обычно на 5 лет) - выбор средств для выполнения намеченных целей. В этих планах определяется общая кадровая политика, общая производственная стратегия, общая финансовая политика, общая маркетинговая стратегия.

Краткосрочное, или текущее, планирование (обычно на год) с детализацией по кварталам и месяцам имеет несколько форм. Одной из его форм является процесс разбивки среднесрочных планов на краткосрочные, с более детализированными отрезками. При этом обычно на год составляются производственный и финансовый планы, по маркетингу.

Другой формой текущего планирования является разработка политики и механизмов регулирования в  случае возникновения возможных  ситуаций в будущем. Так, необходимо уже заранее определить возможную  политику компании в случае возникновения забастовки.

Третьей формой текущего планирования является бюджетное планирование Бюджет представляет собой финансовый план, который служит руководством и средством контроля над будущими операциями. Обычно разрабатываются несколько видов бюджетов или даже их групп:

- смета доходов и расходов;

- смета затрат времени, материалов;

- смета капитальных расходов;

- кассовый бюджет;

- балансовая смета.

Бюджет координирует действия различных подразделений  организации.

Бюджетирование от нуля (БОН) - метод более эффективного контроля распределения издержек. Оно было разработано в 1970 году и быстро получило распространение. Преимущественно БОН заключается в том, что любой расход должен вновь подтверждаться когда составляется бюджет, а не просто проводиться на уровне "последних лет" независимо от производительности или изменений во внешней среде. БОН соединяет планирование с процессом составления бюджета и заставляет каждого управляющего на каждом уровне детально подтверждать все его бюджетные требования.

Стержнем этой системы  является пакет решений, пакет информации о каждой альтернативе бюджета. Менеджер предоставляет описание того, что  можно ожидать от данного вида деятельности при минимальном уровне её выполнения. В другом пакете решений менеджер описывает ту же задачу и показывает, сколько можно выбрать в производительности, если по этой статье бюджета будет получено больше, чем минимальные средства. Для каждой статьи бюджета дается несколько уровней финансирования. Эти пакеты решений передаются вышестоящему менеджеру, который начинает работу по подбору такого из них, который соответствует его собственным приоритетам.

Менеджер, желающий сделать  большой акцент на определенном виде деятельности, выбирает для него более  высокий предполагаемый уровень финансирования. Если он выйдет за пределы своих денежных средств прежде, чем иссякнут пакеты решений, то следует ликвидировать или урезать некоторые задачи. Как только менеджер приводит пакеты в соответствие со своим порядком предпочтения, они передаются вышестоящему менеджеру, который должен сравнить их с пакетами всех остальных подчиняющихся ему подразделений.

На каждом уровне БОН  заставляет менеджеров располагать  затраты в некотором порядке  предпочтения, а не пытаться «строить империи», непрерывно добавляя ассигнования и никогда не урезая какие-либо из них. Это не безотказная система, но в организациях, тяготеющих к бюрократичности и медленному развитию, она заставляет сокращать бесполезные и непроизводительные службы и кадры. Так, управляющие вынуждены решать, какие операции наиболее важны при достижении целей задач, за которые они отвечают, и сколько может быть затрачено на каждую область деятельности без того, чтобы не подвергать опасности задачу в целом.

Эффективное непрерывное  планирование будущего выполнения любого задания основано на памяти о прошлом выполнении того же задания (или составляющих его заданий). Первоначально план основывается на чьих-то оценках количества работы, которую надо выполнить, количествах времени, которое требуется для того, чтобы осуществить каждый этап, и средств сообщения между этапами. Но в конечном итоге в план должна встраиваться способность приспосабливаться, в нем надо предусматривать эксперименты, простои, непредвиденные доходы и расходы. Календарный план предназначен для того, чтобы помогать успешному выполнению задания.

 

11.3. Принципы планирования

Эффективность планирования как функции управления во многом зависит от того, какими принципами (руководящими правилами) руководствуются  при составлении планов.

1. Полнота планирования – при планировании должны учитываться все события и ситуации, которые могут иметь значение для развития организации.

2. Точность планирования – при составлении планов используются современные методы, средства, тактики и процедуры, обеспечивающие точность прогнозов.

3. Ясность планирования – цель и меры планирования должны иметь простые и легкие при воспроизводстве формулировки, доступные всем членам организации.

4. Непрерывность планирования – это не одноразовый акт, а непрерывный процесс.

5. Экономичность планирования – расходы на планирование должны находиться в соразмерном отношении с получаемым от планирования выигрышем.

Планирование предполагает использование всех методов тактик и процедур, которые менеджер использует для планирования, прогнозирования, и контроля будущих событий.

 

11.4. Система планов

В последние три десятилетия  в странах Запада происходит процесс  адаптации систем планирования и  управления к внешней среде. Происходит замена принципа составления долгосрочных планов - от будущего к настоящему, а не от прошлого к будущему. Долгосрочное планирование превращается в стратегическое планирование, суть которого отражается в необходимости соотносить каждодневное действие с соображениями относительно долгосрочных целей и последствий и строится на ситуационной основе. Питер Друкер в связи с этим писал: «Долгосрочное планирование не включает будущие решения. Оно включает влияние будущего на сегодняшнее решение» . В основном процесс стратегического планирования включает четыре этана: оценка, выбор, исполнение и анализ, суть которых отражена в модели стратегического планирования (рис. 11.1).