Функции административного менеджмента

Механизм  административного  контроля представляет собой совокупность инструментов, используемых для оценки процессов и явлений, происходящих в системе управления организации.

Основными инструментами административного контроля являются бюджетный контроль, управленческий (административный) аудит, статистическое наблюдение, личное наблюдение, доклады и совещания.

Бюджетный контроль используется для получения исчерпывающей информации о доходах и расходах организации. Бюджет представляет собой составленный в денежном выражении основной план образования, распределения и использования финансовых ресурсов организации.

Административный аудит представляет собой совокупность контрольных действий, позволяющих получить объективную и своевременную информацию о текущем состоянии и функционировании системы управления организации.

Основными объектами  административного аудита являются:

• миссия, цели и задачи организации;

• законы и принципы формирования, развития и функционирования организации;

• стратегии  организации;

• функции организации;

• структура  организации;

• технологии управления;

• внутренние и  внешние коммуникации;

• управленческие решения;

• информационные технологии;

• системы документооборота.

Основные принципы административного аудита.

Принцип выделения  главного гласит, что при проведении административного аудита субъект  контроля должен акцентировать свое внимание на главных, ключевых моментах и не отвлекаться на изучение второстепенных факторов.

Принцип соответствия требует, чтобы профессионализм работника, составляющего аудиторское заключение, соответствовал степени сложности указанного заключения.

Принцип энциклопедичности предполагает, что в группе работников, составляющих аудиторское заключение, необходимо иметь специалиста широкого профиля в области формирования и функционирования системы управления, способного сопоставить учетные данные с существующими стандартами.

Принцип полноты заключается в следующем: чем точнее и достовернее требуется заключение о состоянии системы управления, тем больше ее элементов должно быть подвержено контролю.

Сущность принципа системности состоит в том, что при проведении аудита необходимо учитывать взаимное влияние элементов системы управления.

Значение принципа централизации сводится к тому, что все аудиторские заключения по отдельным элементам системы управления должны стекаться к одному специалисту для составления объективного и обоснованного общего заключения.

Принцип стандартизации гласит, что за каждой формой контроля элементов системы управления должен стоять соответствующий стандарт.

Принцип своевременного использования контролируемых данных требует, чтобы аудитору вовремя предоставлялась достоверная информация о состоянии системы управления.

Статистическое  наблюдение может быть использовано для того, чтобы определить количество, качество и время выполнения конкретной работы. Как правило, статистические данные составляются для того, чтобы определить, сколько работы было выполнено, за какой период времени и сколько при этом было допущено ошибок.

В системе административного  менеджмента часто применяются формализованные системы контроля, когда четко разработаны методика составления доклада и порядок передачи его вышестоящему руководству. Любой доклад должен содержать информацию.

• об идентификации, времени возникновения и степени  выявленного отклонения от нормы;

• о возможных  причинах возникновения отклонения;

• об анализе последствий отклонения;

• о рекомендациях  по устранению отклонения.

Совещания позволяют  избежать лишних затрат рабочего времени  на составление объемных письменных отчетов и предоставляют руководителю группы возможность быстро получить достоверную оперативную информацию. Совещания могут быть полезны для оценки психологическая атмосфера в коллективе или состояние имиджа организации.

Ко всем системам контроля независимо от их вида предъявляются  определенные требования, соблюдение которых является неотъемлемым условием эффективности их функционирования. К таким условиям относятся следующие:

1) система контроля  должна соответствовать целям,  задачам и планам организации;

2) система контроля  должна быть понята и принята  руководителями всех уровней управления организации;

3) система контроля  должна быть экономична, т. е.  обеспечивать максимальную эффективность контрольных мероприятий при минимальных затратах;

4) система контроля  должна обеспечивать своевременное его осуществление;

5) система контроля  должна быть гибкой, т. е. обладать способностью быстро приспосабливаться к изменениям во внешней и внутренней среде организации;    
 
 

4.2.7. Административный  учет

Административный  учет представляет собой систему  комплексного учета затрат и доходов, нормирования, контроля и анализа.

В качестве предмета административного учета в наиболее общем виде выступает совокупность всех объектов, участвующих в процессе управления деятельностью организации. Объекты административного учета можно условно разделить на две основные группы. К первой группе объектов управленческого учета относятся производственные ресурсы организации. В состав второй группы входят все хозяйственные процессы, протекающие внутри организации.

Производственными ресурсами организации являются:

■ основные фонды (т. е. средства труда);

■ нематериальные активы;

■ материальные ресурсы (предметы труда).

К хозяйственным  процессам, являющимся объектами административного учета, относятся следующие виды деятельности:

■ снабженческо-заготовительная;

■ производственная;

■ финансово-сбытовая;

■ организационная.

Методом административного  учета называется вся совокупность различных приемов и способов, посредством применения которых количественные характеристики объектов управленческого учета отражаются в информационной системе организации.

Метод управленческого учета включает в себя следующие основные элементы:

■ документирование;

■ инвентаризацию;

■ группировку  и обобщение контрольных счетов;

■ планирование;

■ нормирование;

■ лимитирование;

■ контроль;

■ анализ.

Основным источником информации для административного учета является первичный учет. Комплексный подход к организации первичного учета позволяет:

■ осуществлять оперативное планирование и контроль хода производства;

■ увязывать  задачи оперативного учета между  собой и с задачами календарного планирования;

■ осуществлять контроль использования материальных и трудовых ресурсов;

■ повысить эффективность  складского учета.

Этим же целям  служит и оперативный учет в организации.

Инвентаризация  — это способ определения фактического состояния объекта административного учета, а также выявления отдельных отклонений состояния указанного объекта от учетных данных.

Группировка и обобщение контрольных  счетов является одним из способов административного учета, который позволяет накапливать и систематизировать информацию об объекте по определенным признакам.

Главными признаками группировки объектов административного учета являются:

■ специфика  производственной деятельности организации;

■ технологическая  и организационная структура  предприятия;

■ организация управления;

■ целевые функции  системы управления.

Планирование  составляет непрерывный замкнутый циклический процесс, направленный на приведение в соответствие возможностей предприятия с условиями рынка. Оно неразрывно связано с решением будущих проблем организации и основано на использовании метода выбора альтернативных управленческих решений общего и частного характера.

Нормирование  представляет собой процесс научного расчета оптимальных норм и нормативов, направленный на обеспечение эффективного использования всех видов ресурсов организации. Комплекс норм и нормативов, применяемых в конкретной организации, образует так называемое нормативное хозяйство указанной организации

Лимитирование основано на системе норм запасов и затрат материальных ресурсов и представляет собой первую ступень контроля за материальными издержками организации. Применительно к хозяйственной деятельности организации лимит — это норма расхода ресурсов на изготовление единицы продукции, закрепленная в технологической документации.

Контроль  — завершающий этап планирования и анализа. На этом этапе периодически осуществляется фиксирование состояния объектов административного учета в заданные моменты времени. Основу системы контроля составляет обратная связь, дающая необходимую информацию для осуществления контрольной деятельности.

Практическая  реализация административного учета  осуществляется на основе применения ряда основополагающих принципов, к числу которых относятся:

■ Принцип непрерывности  деятельности предприятия.

■ Принцип использования  единых для планирования и учета  единиц измерения.

■ Принцип оценки результатов деятельности структурных подразделений предприятия.

■ Принцип преемственности  и многократного использования  первичной и промежуточной информации в целях управления.

■ Принцип формирования системы показателей внутренней отчетности как основы коммуникационных связей между уровнями управления.

■ Принцип применения бюджетного (сметного) метода управления запасами и затратами.

■ Принцип полноты  и аналитичности, призванный обеспечить наличие исчерпывающей информации об объектах административного учета.

■ Принцип периодичности, позволяющий отражать производственный и коммерческий циклы предприятия, установленные учетной политикой.

Вышеперечисленные принципы определяют содержание основных функций административного учета, в число которых входят:

1. Обеспечение  необходимой информацией руководителей  всех уровней управления.

2. Формирование  информации, необходимой для осуществления коммуникационных связей между уровнями управления и структурными подразделениями организации.

3. Оперативный  контроль и оценка результатов  деятельности отдельных структурных подразделений и организации

в целом.

4. Перспективное  планирование и координация развития предприятия в будущем на основе анализа фактических результатов деятельности предприятия.

Основными показателями, характеризующими текущее состояние  системы административного учета  организации, являются объем информации, поставленные цели, критерии и средства достижения этих целей, состав основных элементов системы и характер их взаимодействия.

Систематический учет представляет собой финансовый учет затрат на производство с его регламентацией по составу затрат, способам регистрации, идентификации и группировки.

В число элементов систематического учета входят:

1. Измерение  и оценка затрат по приобретению  и использованию производственных ресурсов.