Документирование управленческой деятельности

     В разделе «Общие положения» приводят официальные полное и сокращенное наименование организации, цели и основания ее создания с указанием наименования, даты и номера соответствующего правового акта; указывают, чем она руководствуется в своей деятельности, кто ее возглавляет и кому она подчиняется, какие печати имеет.

     Раздел  «Основные задачи» устанавливает  проблемы, которые призвана решать организация.

     В разделе «Функции» перечисляют  действия или виды работ, которые должна выполнять организация для решения поставленных задач.

     Раздел  «Права» содержит перечисление прав, которыми разделяется организация  в лице ее руководителя. Права устанавливают  в объеме, необходимом для реализации возложенных на организацию функций.

     В разделе «Руководство» указывают, кто руководит организацией, на каких принципах, кто назначает и освобождает от должности руководителя, сферу его компетенции.

     Раздел  «Контроль, проверка и ревизия деятельности»  устанавливает, кто осуществляет контроль за деятельностью организации, проверку и ревизию финансово-хозяйственной деятельности, их периодичность или сроки, порядок представления итоговых документов.

     В разделе «Реорганизация и ликвидация»  определяется, в каком порядке  и кем осуществляется реорганизация  и ликвидация организации.

     Положения о подразделениях можно классифицировать:

     - на положения о структурных  подразделениях (приложение Б);

     - положения о коллегиальных и  совещательных органах (совет  директоров, правление, ученый совет,  научно-технический совет и др.);

     - положения о временных органах (совещаниях, комиссиях, советах).

     Положение о подразделении оформляют на общем бланке организации. Обязательные реквизиты документа –наименование организации, вид документа, его дата и номер, место составления, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения. Положение подписывает руководитель подразделения, утверждает руководитель организации.

     Структура текста Положения о подразделениях (службе) нормативно не закреплена. Достаточно устойчивую форму, выработанную практикой, имеют лишь положения о структурных  подразделениях, включающие следующие разделы:

     Общие положения.

1. Основные задачи.
2. Функции.
3. Права.
4. Ответственность
5. Взаимоотношения.

     В разделе «Общие положения» указывают  полное официальное наименование подразделения, чем оно руководствуется в  своей деятельности, кто возглавляет и кому подчиняется, порядок назначения и освобождения от должности руководителя подразделения, наличие печати.

     В разделе «Основные задачи» перечисляют  основные проблемы, решаемые подразделением.

     В разделе «Функции» указывают  действия или виды работ, которые обязано выполнять подразделение для решения поставленных перед ним задач. Функции должны полностью отражать специфику деятельности подразделения.

     В разделе «Права» перечисляют  права, которыми наделяется подразделение  в лице его руководителя.

     В разделе «Ответственность» устанавливают  виды дисциплинарной, административной, а при необходимости и уголовной  ответственности, которую могут  нести работники в случае невыполнения подразделением своих обязанностей.

     В разделе «Взаимоотношения» регламентируются информационные и документационные потоки подразделения; основные документы, создаваемые им; указывается, с какими подразделениями и организациями оно взаимодействует, какую информацию получает и представляет, периодичность и сроки; в каком порядке и кем рассматриваются возникающие разногласия.

     Должностная инструкция - документ, издаваемый организацией в целях регламентации организационно-правового положения работника, его обязанностей, прав, ответственности и обеспечивающий условия для его эффективной работы (приложение В).

     Должностные инструкции разрабатывают на все  должности, предусмотренные штатным  расписанием. Их оформляют на общем  бланке организации.

     Обязательные  реквизиты следующие: наименования организации, структурного подразделения, дата, номер документа, место составления, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения.

     Должностную инструкцию подписывает руководитель структурного подразделения и утверждает руководитель организации. Визируют ее руководители заинтересованных подразделений  и юридическая служба (юрист), а также другие должностные лица, от действий которых может зависеть ее выполнение. Датой должностной инструкции является дата ее утверждения.

     Должностная инструкция состоит из следующих  разделов:

1. Общие положения.
2. Должностные обязанности.
3. Права.
4. Ответственность.

     Раздел  «Общие положения» включает: наименование должности с обозначением структурного подразделения; кому непосредственно  подчиняется работник; порядок назначения и освобождения от должности; перечень нормативных, методических и других документов, которыми руководствуется работник на данной должности; квалифицированные требования (уровень образования, стаж работы и т. Д.); требования, предъявляемые к работнику в отношении специальных знаний.

     В разделе «Должностные обязанности» определяется конкретное содержание деятельности работника, перечисляют виды работ, выполняемых им на данной должности, характер выполняемых действий («руководит», «утверждает», «рассматривает», «выполняет» и т. д.).

     В разделе «Права» устанавливают  полномочия работника, обеспечивающие выполнение возложенных на него обязанностей: право принимать определенные решения, давать указания по конкретным вопросам; самостоятельно подписывать документы в рамках предоставленной ему компетенции; обращаться с предложениями к руководителю; представительствовать от имени подразделения или предприятия в других организациях; участвовать в совещаниях, на которых рассматриваются вопросы, относящиеся к его ведению; запрашивать необходимую для работы информацию (статистическую, экономическую и др.), а также требовать определенных действий от других работников и др.

     В разделе «Ответственность» определяют критерии оценки работы и меру персональной ответственности работника. Критерии оценки – объективные показатели, характеризующие качество и своевременное выполнения работы. Ответственность работника определяется в соответствии с действующим законодательством и может быть дисциплинарной, административной или уголовной.

     Штатное расписание – документ, определяющий структуру, численность и должностной состав работников организации с указанием должностных окладов (в государственных учреждениях – с указанием разряда по Единой тарифной сетке).

     Штатное расписание оформляют на стандартных  листах формата А4 альбомной ориентации с нанесением реквизитов общего бланка: наименование организации, вид документа, дата, номер документа, место составления заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения. В заголовке к тексту указывают год, на который составлено штатное расписание. Штатное расписание составляется в табличной форме ( приложение Г).

     В текстовой части документа указывают  коды и наименования структурных  подразделений и должностей, число  единиц по штату, должностные оклады, надбавки и месячный фонд заработной платы по должностным окладам.

     Штатное расписание визирует главный бухгалтер, подписывает заместитель руководителя и утверждает руководитель организации с заверением печатью на грифе утверждения.

     Структуру и штатную численность подразделения  определяют в соответствии с его  уставом или положением и закрепляют специальным документом, в котором указывают все структурные подразделения предприятия, наименования должностей и число штатных единиц по каждой должности. Документ составляется на бланке предприятия, подписывается заместителем руководителя предприятия, согласовывается с главным бухгалтером и утверждается директором предприятия. Гриф утверждения заверяют печатью. Обязательные реквизиты документа – наименование предприятия, название документа, дата, номер, место составления. Текстовая часть оформляется в  виде таблицы.

     Инструкция  – документ, содержащий правила, регулирующие организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности предприятий, их подразделений, должностных лиц.

     Инструкцию  оформляют на общем бланке организации. В заголовке обозначают объект или круг вопросов, на которые распространяются ее требования, например «Инструкция о ведении бухгалтерского учета на предприятии».

     Инструкцию  подписывает руководитель структурного подразделения, разработавший ее, визируют руководители всех заинтересованных подразделений, юрист, заместитель руководителя, курирующий то направление деятельности, которого касается содержание инструкции, и утверждает руководитель организации.

     Текст инструкции состоит из разделов, имеющих заголовки и разбиваемых на пункты, нумеруемые арабскими цифрами. Он должен начинаться с раздела «Общие положения», в котором излагают цели и причины издания документа, область его распространения, основания разработки и другие сведения общего характера. В тексте используют слова «должен», «следует», «необходимо», «не допускается», «запрещается» и т. д.

     Документы инструктивного характера могут  также называться «Правилами», «Положением» и т. д. Порядок их оформления аналогичен порядку оформления инструкций. 

 

      2. Конфиденциальные  документы и организация  их защиты от 

     несанкционированного  доступа. 

     2.1. Конфиденциальные служебные документы. 

     К конфиденциальным причисляют документы, которые содержат конфиденциальную информацию.

     Перечень  сведений конфиденциального характера определен Указом Президента РФ от 6 марта 1997 г. №188 и включает в себя:

     - сведения о фактах, событиях и  обстоятельствах частной жизни  гражданина, позволяющие идентифицировать  его личность (персональные данные), за исключением сведений, подлежащих распространению в средствах массовой информации в порядке, установленном законом;

     - сведения, составляющие тайну следствия  и судопроизводства (определяются федеральным законодательством);

     - сведения, составляющие служебную  тайну (определяются федеральным законодательством);

     - сведения, связанные с профессиональной  деятельностью отдельных граждан  и составляющие врачебную (адвокатскую,  нотариальную и др.) тайну (определяются  федеральным законодательством);

     - сведения, составляющие коммерческую тайну (определяются федеральным законодательством);

     - сведения о сущности изобретения  (открытия) до момента опубликования  официальной информации о них  в открытой печати.

     Под служебной (коммерческой) тайной следует понимать организационную, финансово-экономическую, научно-техническую и иную используемую в повседневной деятельности по управлению организацией информацию, обладающую реальной или потенциальной ценностью в силу своей ограниченной распространенности (доступности) для сторонних лиц, заинтересованных в ее получении по экономическим и иным соображениям, но не имеющих законных оснований для свободного ознакомления с нею.

     Примерный перечень сведений, составляющих служебную (коммерческую) тайну организации:

1. Производство:

     - структура производства, производственные мощности, основное оборудование, текущие запасы сырья, исходных материалов, комплектующих, объем выпуска продукции за период времени.