Разработка программы совершенствования системы информационного обеспечивания деятельности структурных подразделений Администрации

     - дата и номер регистрации;

     - краткое содержание;

     - ответственный исполнитель;

     - правовой статус документа с перечнем внесенных изменений;

     - информация об опубликовании  в СМИ;

     - справочная информация.

     В ходе автоматической проверки программой наличия электронной копии данного документа в банке данных в «Карточке документа» будет активна кнопка перехода, позволяющая открыть электронную копию документа в программе Microsoft Office v.## для дальнейшей работы.

     VI ЭТАП

     Внедрение поисковой системы разбивается на несколько этапов и отображено схематично на Рисунке 2.4.

Рисунок 2.4 - Этапы внедрения поисковой системы

     Первый этап - разработка руководства пользователя.

     Это необходимая техническая документация, рассчитанная на конечных пользователей в целях сглаживания всех появляющихся неопределенностей в ходе работы с поисковой системой. Ответственность за разработку руководства пользователя, а также последующее тиражирование и доведение до структурных подразделений ложится на отдел информатики.

     На  втором и основном этапе следует  опытная эксплуатация поисковой  системы, выявление проблем в  работе и исправление ошибок.

     Следует учесть, что на этапе опытной эксплуатации уже должны быть проведены предварительные  испытания с разработанной поисковой системой внутри отдела информатики. Далее предполагается выполнить опытную эксплуатацию на нескольких автоматизированных рабочих местах. В тестировании поисковой системы должны принять участие следующие структурные подразделения администрации района: отдел информатики (разработчик), общий отдел (носитель регистрационной базы данных), организационно-контрольный отдел (документальное и методическое сопровождение) и отдел экономики и прогнозирования (оценка эффективности). Узкий круг из 4 структурных подразделений позволит оперативно, не растягивая этап опытной эксплуатации, выявить следующие возможные результаты тестирования:

     - внесение структурными подразделениями возможных предложений по доработке поисковой системы, включая интерфейс, рабочую область, полноту сведений о документе, скорость обработки и т.д.;

     - обнаружение ошибок при работе с поисковой системой, к примеру, падение скорости обработки запрашиваемой информации при работе нескольких АРМ в локально-вычислительной сети одновременно.

     Выявленные результаты тестирования, их исправление переходят в следующий этап - отладка. В результате должны быть исправлены все возможные ошибки, выявленные в ходе опытной эксплуатации, а также учтены предложения по доработке поисковой системы от структурных подразделений, в которых проходила опытная эксплуатация.

     Завершающим этапом внедрения поисковой системы  будут приемочные испытания и подготовка методической документации по использованию поисковой системы. Здесь проводится определение соответствия поисковой системы техническому заданию, оценка качества опытной эксплуатации и решение вопроса о возможности ввода в эксплуатацию поисковой системы.

     VII ЭТАП

     Завершение  реализации проектных мероприятий  подразумевает ввод в эксплуатацию и проведение обучения.

     Необходимым элементом при внедрении поисковой системы требуется подготовка проекта локального муниципального правового акта с предполагаемым содержанием «Об установке и вводе в эксплуатацию поисковой системы в деятельность администрации Верхнебуреинского муниципального района», в котором должны быть отражены следующие элементы:

     - установка поисковой системы;

     - план мероприятий по вводу в эксплуатацию;

     - подготовка списка лиц для прохождения обучения в работе с поисковой системой;

     - назначение администратора поисковой системы;

     - назначение лиц, ответственных за эксплуатацию поисковой системы в структурных подразделениях.

     Следующим элементом после принятия распоряжения предполагается установка поисковой  системы на автоматизированные рабочие  места в структурных подразделениях. На сегодняшний день, учитывая проведенный анализ аппаратно-технического состояния с учетом уменьшения нагрузки на ЛВС администрации, поисковую систему следует установить в каждом структурном подразделении на одно рабочее место - предположительно ответственного за использование, назначенного принятым распоряжением.

     Вся ответственность за установку и  администрирование остается на отделе информатики согласно принятому  распоряжению. Текущий охват структурных  подразделений в администрации, в которых предполагается установка поисковой системы, отражен схематично в Приложении Б.

     Окончательным элементом и завершающим этапом реализации проектных мероприятий  предполагается организация и проведение отделом информатики совместно  с организационно-контрольным отделом семинара для муниципальных служащих по обучению использования в работе автоматизированной информационно-поисковой системы муниципальных правовых актов администрации района.

     Проведение  семинара подразумевает:

     - выступление головного разработчика поисковой системы с докладом и демонстрацией слайдов;

     - выступление с служащими в дискуссионной манере «вопрос-ответ»;

     - раздача по подразделениям методической документации;

     - получение возможных предложений для учета в последующей модификации поисковой системы.

     На  этом все мероприятия должны будут  завершиться.

2.4 Сроки реализации проекта

 

     Предполагаемый срок реализации проекта - один год. Например, если начало выполнения проекта планировать в декабре 2011 года, то окончание разработки и внедрение предположительно должны быть в декабре 2012 года с учетом полной минимизации расходной части на его реализацию (т.е. выполнение мероприятий предполагается только силами администрации района без привлечения сторонних организаций).

     При этом надо учитывать, что все задействованные  структурные подразделения и  в особенности отдел информатики  при реализации проекта не должны прекращать или приостанавливать выполнение своих функциональных обязанностей, по этой причине невозможно точно  определить сроки реализации, но мы остановимся на 2011-2012 гг.

     Данные  временные рамки предполагают: проведение мониторинга взаимодействия структурных  подразделений при использовании  банка данных, а также мониторинг существующего аппаратного и  программного обеспечения; создание нормативной базы; все этапы разработки и внедрения в деятельность администрации района поисковой системы для работы с банком данных, интеграции ее с существующей регистрационной базой; оценка результата и предложение возможных дополнений.

2.5 Ресурсное обеспечение проекта

 

     Для реализации проекта необходимо учесть ресурсный потенциал администрации  района. Основным ресурсным обеспечением можно считать кадровые и финансово-технические  ресурсы.

     Кадровое  ресурсы:

     1 Для разработки нормативной базы проекта предполагается взаимодействие отдела информатики с отделом правовой и кадровой политики, специалисты которого способны организовать юридическое обоснование выполнения данных проектных рекомендаций.

     2 Для обоснования экономического эффекта предполагается взаимодействие с отделом экономики и прогнозирования.

     3 Для создания программной оболочки предполагается силами специалистов отдела информатики, квалификация и опыт работы в программировании у них достаточен.

     4 Для работы с ознакомлением и обучением структурных подразделений предполагается взаимодействие с организационно-контрольным отделом, в полномочия которого входят организация и проведение семинаров для муниципальных служащих.

     Степень подготовки и опыта специалистов позволит реализовать проектные рекомендации качественно, в кратчайшие сроки и максимально минимизировать затраты на реализацию.

     Финансовые  и технические ресурсы:

     На  этапе создания и внедрения проекта  требуется финансовое обеспечение, но так как бюджет администрации Верхнебуреинского района ограничен, то требуется привлечение внебюджетных средств. При данных условиях, на основании проведенного анализа состояния информационно-технического обеспечения необходимый минимум в администрации района имеется, а работа структурных подразделений по реализации проекта предполагает выполнение в рамках деятельности администрации района:

     - для создания поисковой системы программные продукты и технические ресурсы у специалистов отдела информатики имеются;

     - структурные подразделения администрации района - предполагаемые участники первой очереди реализации проекта - подключены в ЛВС администрации района и компьютеризированы;

     - внедрение предполагаемой готовой поисковой системы должно проходить силами специалистов отдела информатики;

     - подготовка необходимых методических материалов для структурных подразделений по обучению и использованию поисковой системы основывается на существующей материально-технической базе.

     Подводя итог состояния ресурсного обеспечения, можно сказать, что ресурсный потенциал администрации района для реализации проекта оценивается как удовлетворительный.

2.6 Ожидаемые результаты

 

     При описании ожидаемых результатов  необходимо учитывать, что мероприятия, отраженные в данном проекте, - это только первый этап разработки и внедрения программной оболочки. Дальнейшие действия нельзя назвать окончательными, так как с течением времени всегда были и будут появляться новые предложения и возникать необходимость совершенствования программного продукта в любой деятельности и в частности администрации района.

     На  данном этапе реализации проекта  предполагаемые результаты будут следующие:

     Создание  поисковой системы и интеграция с существующей базой регистрации документов позволит объединить две базы, в одной из которых находится перечень всех принятых постановлений и распоряжений, изданных в администрации района (номер, дата регистрации, краткое содержание, наличие исполнителя, текущее состояние документа), а вторая - банк данных документов с полным содержанием текстов. Создание программной оболочки и объединение позволят создать универсальную поисковую систему, в которой конечный пользователь сможет легко находясь на своем рабочем месте, найти интересующий муниципальный правовой акт, затратив на это максимум 5 минут, причем, документ будет в электронном виде, что намного упростит последующую работу с ним.

     Экономия  времени позволит оптимизировать работу структурных подразделений в  целом, увеличить объем и качество выполняемой работы.

     Организация отслеживания изменений, вносимых в муниципальные правовые акты, и отметкой их в поисковой системе для объективности состояния интересующего МПА позволит находить документ и работать с ним, зная, что он либо отменен, либо действует. Это своего рода контроль состояния муниципального правового акта, тем самым структурное подразделение или пользователь будут застрахованы от возможной последующей ошибки.

     Полный  электронный состав документа, учитывая его нормативное состояние, позволит работать структурным подразделениям с электронной копией МПА в  банке данных, не обращаясь в муниципальный архив за получением данного документа для работы. Положительный результат оптимизации в том, что для получения требуемого документа из архивного фонда не потребуется наличие точных регистрационных реквизитов, составление запроса на имя руководителя муниципального архива, работа с документом только в стенах архива, проблемы с извлечением МПА из архивного дела и т.д. Поэтому банк данных муниципальных правовых актов, который ведется уже более 5 лет, а оригиналы находятся в муниципальном архиве, становится очень востребованными при работе структурных подразделений.