Разработка программы совершенствования системы информационного обеспечивания деятельности структурных подразделений Администрации

     Дальнейшие  действия по организации проведения мониторинга существующего аппаратного и программного обеспечения для реализации проекта будут выполняться на основании принятого распоряжения главы. Отдел информатики организовывает поэтапное проведение анализа и оценки состояния автоматизированных рабочих мест (далее - АРМ) структурных подразделений и готовность к реализации проекта.

Рисунок 2.2 - Динамика укомплектованности структурных подразделений администрации района ПЭВМ в период 2007-2011 гг. в процентах. 

     Отдел информатики прослеживает динамику укомплектованности структурных подразделений ПЭВМ (Рисунок 2.2), в случае необходимости вносит предложения по дооснащению. Для реализации проекта необходимо выявить моральное и физическое состояние существующего парка ПЭВМ в целях определения возможности установки разрабатываемой поисковой системы. Это можно увидеть на Таблице 2.1.

Таблица 2.1 - Состояние парка ПЭВМ администрации района по годам приобретения

     Из  таблицы видно, что от общего количества ПЭВМ – 58 шт. машин, приобретенных в период 1998 – 2011 годов, – 10 (15%) морально и технически устарели и не могут быть использованы для дальнейшей реализации проекта. Следовательно, потребуется модернизация данных ПЭВМ либо приобретение новых.

     Оставшиеся  48 шт. (85%) от общего числа на данный момент не требуют дальнейшей модернизации, их программная среда позволяет установить необходимые программные приложения, что позволяет использовать их в дальнейшей реализации проекта.

     Следует проанализировать состояние ЛВС  администрации района, так как  обязательным требованием для работы программной оболочки на АРМ структурных подразделений является наличие подключения к ЛВС для обращения к банку данных. Таким образом, в администрации района имеется 40 машин, подключенных к ЛВС, в систему подключений входят: сервер администрации района, с ним в общую сеть подключены 8 малых сетей (управление промышленности, транспорта, жилищно-коммунального хозяйства и строительства; комитет по управлению имуществом; отдел информатики; организационно-контрольный отдел; отдел записи актов гражданского состояния; общий отдел; отдел экономики и прогнозирования; сектор по учету и отчетности) с последующим разветвлением, все узлы распределения оснащены свитчами с пропускной способностью 100 Мбит/с.

     Создание  сети не было стихийным, создание и  подключение дополнительных узлов  ЛВС происходило поэтапно, начиная с 2003 года, тем самым структура ЛВС на данный момент не является оптимальной, в особенности для реализации проекта, но осуществить внедрение проектных разработок все же возможно.

     Для оптимизации предполагается на всех распределительных узлах установить свитчи с пропускным режимом 1000 Мбит/с; объединить в одну сеть и группу АРМ, на которых находятся базы данных, участвующие в реализации проекта, такие как банк данных МПА (отдел информатики), регистрационная база данных (общий отдел), база данных решений Собрания депутатов (главный специалист по работе с представительными органами), база данных контроля и регистрации (организационно-контрольный отдел), что позволит сохранить скорость обработки данных при использовании поисковой системы и снять определенную нагрузку в случае, если работают несколько пользователей.

     При анализе безопасности можно констатировать, что для предотвращения возможности выхода из строя имеющихся базовых программно-технических комплексов и, как следствие, потери многомиллионных массивов информации и нарушения технологии информационного обеспечения, в администрации района на протяжении 6 лет используется многокомпонентный лицензированный программный продукт Dr.Web® для Windows, состоящий из следующих компонентов:

     Dr.Web Сканер – антивирусный сканер с графическим интерфейсом. Программа запускается по запросу пользователя или по расписанию и производит антивирусную проверку компьютера.

     SpIDer Guard® – антивирусный сторож. Программа  постоянно находится в оперативной  памяти, осуществляя проверку файлов «на лету», а также обнаруживая проявления вирусной активности.

     SpIDer Mail® для рабочих станций Windows – почтовый антивирусный сторож. Программа перехватывает обращения  любых почтовых клиентов компьютера  к почтовым серверам по протоколам POP3/SMTP/IMAP4/NNTP (под IMAP4 имеется в виду IMAPv4rev1), обнаруживает и обезвреживает почтовые вирусы до получения писем почтовым клиентом с сервера или до отправки письма на почтовый сервер.

     Dr.Web Модуль автоматического обновления  – позволяет зарегистрированным пользователям получать обновления вирусных баз и других файлов комплекса, а также производит их автоматическую установку.

     Неизменным  использованием данного продукта является простота и удобство, немаловажен и тот факт, что на протяжении 6 лет в администрации района не возникало радикальных вирусных атак, способных нарушить целостность рабочего процесса. Таким образом, можно сделать вывод, что в администрации района существуют все условия, обеспечивающие безопасность при реализации проекта.

     К безопасности использования банка  данных следует отнести резервное  копирование. Нахождение банка данных на сервере, защищенном программным комплексом Dr.Web® для Windows, предохраняет только от воздействия вирусных атак, но нет гарантий защиты, к примеру, от физического разрушения рабочей области жесткого диска. Во избежание такой возможности требуется, и выполняется систематическое архивное копирование банка данных на дополнительный свободный жесткий диск и дополнительно на CD-R по годам. Эти мероприятия позволяют ограничить возможный вариант потери данных либо их полное уничтожение.

     Для определения наличия программных  средств, необходимых для внедрения, за основу создания поисковой системы взят Web-ориентированный интерфейс, преимуществом которого является кроссплатформенность (независимость от операционной системы), широкие возможности и удобство в использовании. Исходя из этого и основываясь на данных о том, что на всех имеющихся АРМ используется операционная система Windows в разных поколениях Vista и XP, в которых вшита программный продукт Internet Explorer v.## можно сделать вывод, что приобретение и установка в структурных подразделениях дополнительных программных средств не требуется. Наиболее широко используются браузеры Microsoft Internet Explorer, Opera, Mozilla Firefox.

     Остается  только определить потребность в  аппаратном и программном обеспечении  предполагаемых работ по созданию поисковой  системы с учетом возможностей администрации  района.

     Итогом  данного этапа должно быть заключение или служебная записка руководителю проекта о состоянии и необходимом дооснащении с определением сметы расходов на приобретение дополнительных аппаратно-технических и программных средств в рамках реализации проекта, а также включение всех необходимых работ в последующий план мероприятий.

     III ЭТАП

     Отдел информатики совместно с отделом  экономики и прогнозирования, финансовым управлением и сектором по учету  и отчетности организовывают работу по определению ресурсного обеспечения  мероприятий, возможное финансирование и общее экономическое обоснование проекта.

     В ходе проведенного мониторинга аппаратно-технического и программного обеспечения администрации  района следует учесть возможные  финансовые затраты по улучшению  текущего состояния и приобретение новых необходимых аппаратно-технических и программных средств как в разработке поисковой системы, так и последующей эксплуатации в структурных подразделениях.

     Рассчитать  возможный положительный финансово-экономический  эффект от эксплуатации поисковой системы  для работы с банком данных. При расчете стоит учесть, что эксплуатация поисковой системы позволит оптимизировать рабочее время, затрачиваемое специалистами структурных подразделений в случае поиска и использования существующих МПА администрации района, тем более учитывая те, которые переданы на постоянное хранение в муниципальный архив. Предположительно экономия времени будет составлять в среднем до 1 часа рабочего времени в зависимости от сложности поиска. Если взять среднюю дневную оплату служащего ≈ 800 рублей и учесть, что таких работников 50 человек, то в результате экономия в день составит ≈ 3’125 рублей, соответственно экономия за год в рабочих днях (250 р.д.) при самом грубом расчете может составить – ≈ 781’250 рублей.

     Также к возможному положительному финансово-экономическому эффекту от эксплуатации поисковой системы для работы с банком данных следует отнести экономию от сокращения эксплуатационных расходов, таких как:

     - в ходе эксплуатации программной оболочки специалистами отпадет необходимость дополнительной рассылки принятого муниципального правового акта, это отразится на сокращении расходов на канцелярские товары, использование копировально-множительной техники и, как следствие, экономия электроэнергии, уменьшение износа оборудования и сокращение обращений в сервисные центры по ремонту техники.

     - как крайний эффект при переходе на электронный документооборот в большинстве подразделений отпадет необходимость в таких штатных единицах как делопроизводитель, что соответственно сократит расходы на содержание аппарата администрации района.

     Отдел информатики совместно с отделом  правовой и кадровой политики организовывает постоянную работу по отслеживанию изменений  в муниципальных правовых актах. В поисковой системе должны будут  отражаться ссылки на все принятые изменения по конкретному МПА, находящемуся в банке данных, соответственно это не будет возможно без непосредственного участия юристов. Предполагается, что в функциональную деятельность отдела правовой и кадровой политики будет включено дополнение о постоянном мониторинге МПА администрации района и своевременном оповещении отдела информатики для внесения изменений. Как дополнение - по мере возможности производить сверку уже существующих МПА в банке данных до полного приведения к поисковому соответствию.

     Отдел информатики совместно с организационно-контрольным отделом на завершающем этапе реализации проекта должны будут организовать и провести семинар для работников администрации района по ознакомлению и обучению специалистов с программной оболочкой, а также подготовить методические материалы, включая паспорт программной оболочки для рассылки по подразделениям для самостоятельного обучения по использованию продукта.

     IV ЭТАП

     Разработка  плана мероприятий, учитывающего последующие мероприятия по реализации проекта: создание документации по техническому заданию разрабатываемой поисковой системы, разработка непосредственно поисковой системы, параллельная работа по интеграции банка данных с базой регистрации документов, опытная эксплуатация и исправление возможных ошибок, взаимодействие структурных подразделений при внедрении. А также отражение сроков исполнения и ответственных исполнителей, предположительно план мероприятий будет иметь следующий вид (Таблица 2.2):

Таблица 2.2 - План мероприятий по реализации проекта