С установкой практически во всех структурных  подразделениях администрации новых современных компьютеров в 2002 году возникла необходимость в создании локальных вычислительных сетей, а у отдела информатики появилась новая задача – администрирование локально-вычислительной сети, и вместе с ней еще одна функция – обеспечение информационной безопасности.

     В целом все функции и задачи отдела направлены на повышение эффективности  деятельности структурных подразделений.

     На  сегодняшний день эффективная деятельность администрации района, ее совершенствование, всецело зависят от грамотного построения управления структурными подразделениями. При анализе состояния системы информационного обеспечения деятельности структурных подразделений можно выделить структурные подразделения, деятельность которых направлена на координацию, обеспечение, обслуживание и совершенствование работы структурных подразделений администрации района, такие как:

     1. Организационно-контрольный отдел, от деятельности которого зависят: информационно-методическое обеспечение, организация обучения муниципальных служащих, обеспечение периодической печатью, проведение семинаров, конкурсов и многое другое.

     2. Отдел информатики, от его деятельности зависят: нормативно-методическое обеспечение средствами глобальной всемирной сети, техническое обеспечение – оснащение рабочих мест техникой, обслуживание и ремонт техники, информационное взаимодействие структурных подразделений средствами локально-вычислительной сети.

     В период вступления в силу Федерального Закона от 06.10.2003 № 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации», в соответствии с изменениями полномочий по реформированию местного самоуправления требовались новые подходы в разработке нормативной базы. Этому способствовали опыт формирования органов местного самоуправления предыдущих лет, наличие методических материалов Правительства Хабаровского края, а также некоммерческих организаций, таких как Ассоциация сибирских и дальневосточных городов (далее - Ассоциация) и других, имеющих базы нормативных документов органов местного самоуправления.

     Ассоциация сибирских и дальневосточных городов – это добровольная межрегиональная ассоциация экономического взаимодействия городов Сибири и Дальнего Востока. Одним их основных направлений деятельности ассоциации является ведение электронных баз данных материалов местного самоуправления. В 1999 г. Ассоциацией был создан Web-сервер по адресу www.asdg.ru, все существующие базы данных ассоциации были подключены к серверу. С данного сервера регулярно поступают анонсы документов из электронных банков данных ассоциации по различным направлениям деятельности. С 2007 года со всеми получаемыми информационными материалами и документами, а также бюллетенем ассоциации можно ознакомиться в локальной сети администрации, до этого они распространялись только в печатном виде.

     Администрация района неоднократно обращалась в ассоциацию за предоставлением материалов об опыте работы в муниципалитетах. На основе этих материалов не раз принимались решения по основным направлениям деятельности на этапе становления и при реформировании местного самоуправления в Верхнебуреинском районе. Копии нормативно-правовых актов муниципалитетов – членов Ассоциации служат хорошим справочно-методическим материалом при подготовке постановлений и распоряжений администрации района, решений представительного органа.

     В период реформирования местного самоуправления в Верхнебуреинском районе широко использовались СПС Консультант, Гарант, Кодекс.

     С 2004 года в соответствии с распоряжением главы  Верхнебуреинского муниципального района от 20 мая 2004 г. № 35р администрация района приступила к формированию собственного электронного банка данных муниципальных правовых актов (далее – банк данных) в целях последующего использования накопленного положительного опыта. Банк данных содержит муниципальные правовые акты по исполнению наделенными полномочиями Федеральным Законом от 06.10.2003 № 131-ФЗ, а также организационно-распорядительные документы по внутренней деятельности администрации района.

     Распоряжением главы Верхнебуреинского муниципального района от 16.05.2008 № 390р было разработано и утверждено Положение о порядке формирования электронного банка данных муниципальных правовых актов Верхнебуреинского муниципального района, предоставления документов из него гражданам и организациям.

     Таким образом, формирование электронного банка данных муниципальных правовых актов Верхнебуреинского муниципального района приняло законность в осуществлении целей:

     - обеспечение сохранности текстов документов в электронном виде;

     - обеспечение оперативного доступа к ним работников администрации района;

     - предоставление текстов документов по запросам граждан и организаций.

     Обобщая проведенный анализ, можно отметить что, администрация района должна обеспечивать структурные подразделения законодательно-справочными материалами, сборниками и другими пособиями по правовым вопросам, необходимой юридической литературой, компьютерной техникой, справочно-правовыми системами, иными материально-техническими средствами, необходимыми для эффективного выполнения функций и задач. При анализе состояния системы информационного обеспечения деятельности структурных подразделений можно точно выделить структурные подразделения, деятельность которых направлена на координацию, обеспечение, обслуживание и совершенствование работы структурных подразделений администрации района, такие как организационно-контрольный отдел и отдел информатики.

2 РАЗРАБОТКА ПРОЕКТА ПО СОЗДАНИЮ АВТОМАТИЗИРОВАННОЙ ИНФОРМАЦИОННО-ПОИСКОВОЙ СИСТЕМЫ МУНИЦИПАЛЬНЫХ ПРАВОВЫХ АКТОВ РАЙОНА ДЛЯ ПОВЫШЕНИЯ ЭФФЕКТИВНОСТИ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ АДМИНИСТРАЦИИ ВЕРХНЕБУРЕИНСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА

2.1 Обоснование проекта, мониторинг состояния, выявление проблем и обоснование необходимости их решения

     В данном разделе раскрывается проектная  часть совершенствования информационного обеспечения деятельности администрации Верхнебуреинского муниципального района (далее – администрация района) с использованием информационных технологий.

     Для принятия оптимальных управленческих решений по реформированию местного самоуправления и в деятельности администрации района возникла потребность в нормативных документах и материалах, отражающих опыт, накопленный другими муниципальными образованиями. Таким образом, в деятельности администрации района с 2003 года появилась справочно-правовая система «Консультант Плюс» и активное сотрудничество с Ассоциацией сибирских и дальневосточных городов, за счет которой можно было осуществлять мониторинг текущего законодательства и обмениваться наработанным опытом с городами-членами Ассоциации.

     Администрация района, что бы учесть и сохранить накопленный опыт, в 2004 году сделала перспективный шаг. Отделом информатики было разработано и предложено для подписания распоряжение главы от 20 мая 2004 г. № 35р «О создании электронного банка данных распорядительных документов», в котором раскрывалась основная цель – повышение качества информационного обеспечения органов местного самоуправления Верхнебуреинского муниципального района.

     Требования, отраженные в распоряжении главы, были следующие:

     1. Обязать руководителей структурных подразделений предоставлять копии муниципальных правовых актов (далее - МПА) в электронном виде .

     2. Отделу информатики создать банк данных и размещать тексты документов после их принятия (регистрации), исключением стали документы с грифом «Для служебного пользования».

     3. Решением управляющего делами направлять по электронной почте тексты документов для включения в банк данных Ассоциации.

     С этого времени стал накапливаться  весь наработанный опыт, выраженный в  МПА в электронном виде на сервере администрации района.

     Дальнейшее  развитие информационных технологий в  администрации района, компьютеризация  практически всех структурных подразделений  и одновременно подключение к  локальной вычислительной сети (далее - ЛВС) администрации, накопившийся большой объем электронных копий МПА в банке данных, появившиеся запросы структурных подразделений и сторонних организаций на предоставление электронных копий МПА – все это повлияло на необходимость в расширении нормативной базы для использования банка данных, в связи с чем потребовалась разработка порядка формирования электронного банка данных муниципальных правовых актов Верхнебуреинского муниципального района (далее – банк данных), предоставления документов из него гражданам и организациям.

     Так, в 2008 году было разработано и утверждено распоряжением главы Верхнебуреинского муниципального района Положение о порядке формирования электронного банка данных муниципальных правовых актов Верхнебуреинского муниципального района, предоставления документов из него гражданам и организациям¹⁶ (далее - Положение). Целью данного положения являлось обеспечение сохранности текстов документов в электронном виде, оперативного доступа к ним работников администрации Верхнебуреинского муниципального района и предоставления текстов документов по запросам граждан и организаций.

     Добавлены требования по предоставлению, формированию и использованию текстов МПА в банке данных:

     1. Большинство структурных подразделений администрации района или сторонних организаций, самостоятельно подготавливающих проекты МПА на персональных компьютерах структурных подразделений обязаны:

     1.1. После получения организацией или структурным подразделением администрации района копии подписанного и зарегистрированного МПА лицо, ответственное за передачу документов, производит сверку текста подписанного документа с текстом проекта, хранящимся на персональном компьютере в электронном виде.

     Во  избежание появления разночтений  оригиналов МПА с электронными копиями, хранящимися в банке данных, предоставление текстов должно осуществляться только после подписания и регистрации документа.

     Ответственность за соответствие предоставленных текстов  документов подписанному оригиналу  возлагалась на субъект правотворческой инициативы - организацию или структурное подразделение администрации, готовившие проект нормативного правового акта.

     1.2. Ответственная организация или структурное подразделение администрации района за передачу документов в течение одного рабочего дня с момента получения копии подписанного МПА осуществляет передачу файла с текстом документа в отдел информатики администрации района в электронном виде.

     Структурные подразделения администрации района, подключенные к локальной вычислительной сети администрации района (ЛВС), предают  файлы документов в определенные для них отделом информатики сетевые папки. В ином случае, при отсутствии доступа к ЛВС файлы с текстом документа в электронном виде предоставляются на внешнем носителе информации (компакт-диск, флэш-накопитель и т.п.) или по электронной почте.

     При формировании банка данных в целях систематизации предоставления и учета хранения текстов МПА были определены следующие требования:

     1. Во избежание дублирования документов, отсутствия реквизитов регистрации, неопределенности вида документа, а также в целях сокращения времени обработки отделом информатики поступающих копий текстов МПА, к предоставлению электронных копий были предложены следующие требования:

     - формат файла должен иметь один из трех видов расширения DOC, RTF, TXT, при этом выбор средства разработки документов остается за пользователем, т.е. ограничения в выборе текстового редактора нет;

     - имя файла должно содержать следующие обязательные реквизиты: вид документа (РСД – решение Собрания депутатов, ПСД – постановление Собрания депутатов, ПГ – постановление главы, РГ – распоряжение главы), дата подписания, номер.

     Примеры имен файлов, подготовленных к передаче: ПГ 01 марта 2010 № 66.doc; РСД_17_03_2010_ №112.rtf

     2. Отдел информатики администрации муниципального района, по мере предоставления текстов документов производит их обработку и размещает тексты муниципальных правовых актов в банке данных в установленном формате с присвоением файлам уникальных индексов, позволяющих в дальнейшем самостоятельно и оперативно осуществлять поиск документов структурным подразделениям, находящимся в ЛВС администрации района:

     - Rsd_### - решения Собрания депутатов муниципального района;

     - Pg_### - постановления главы муниципального района;

     - Rg_####р - распоряжения главы муниципального района.