Разработка программы совершенствования системы информационного обеспечивания деятельности структурных подразделений Администрации

     где ### - номер документа с лидирующими нулями (пример – Rsd_015, Pg_087, Rg_0235р)

     2.3. При размещении документов в банке данных запрещается использовать в качестве реквизитов электронного документа графические изображения гербов Российской Федерации, Хабаровского края, Верхнебуреинского муниципального района, а также подписей руководителей и исполнителей.

     3. Использование материалов структурными подразделениями и предоставление материалов из банка данных сторонним организациям и населению должно осуществляться по следующим требованиям:

     3.1. Работники структурных подразделений администрации Верхнебуреинского муниципального района имеют право свободно пользоваться материалами из банка данных в служебных целях.

     Доступ  к материалам банка данных работников структурных подразделений администрации муниципального района, чьи компьютеры подключены к ЛВС, в целях предотвращения изменения текстов документов в банке данных осуществляется в режиме «только для чтения».

     3.2. Предоставление текстов документов из банка данных гражданам и сторонним организациям осуществляется на основании распоряжения главы Верхнебуреинского муниципального района, заместителей главы и управляющего делами администрации района, председателя Собрания депутатов Верхнебуреинского муниципального района.

     Документы из банка данных могут предоставляться на бумажном носителе, в электронном виде на внешних носителях информации или по электронной почте.

     При поступлении запроса на предоставление текстов документов в электронном  виде они передаются на внешних носителях  информации заказчика информации или по адресу электронной почты, указанному в запросе.

     При поступлении запроса на предоставление документов из банка данных на бумажном носителе печать документа выполняет  отдел информатики муниципального района.

     Положительными  эффектами после вступления распоряжения главы в силу можно считать:

     1. Систематизацию предоставления электронных копий документов, что позволило сократить время обработки документов: наличие вида документа, регистрационных данных (дата, номер), скомпонованность текстов и приложений в один файл, уменьшение количества предоставления неполных объемов текстов документов (отсутствие приложений) посредством сверки зарегистрированного оригинала и предоставленной копии, оперативность подачи структурными подразделениями копий документов в банк данных с использованием ЛВС администрации района и электронной почты.

     2. Ежемесячную сверку зарегистрированных МПА с банком данных, а также предъявление требований по предоставлению выявленных недобросовестных структурных подразделений, позволило повысить объем предоставленных документов в банк данных, эту тенденцию можно отследить на Рисунке 2.1.

 

Рисунок 2.1 - Наполнение банка данных в период 2007-2011 гг. в процентах. 

     3. Качество и полноту содержания документов, что позволило использовать копии электронных документов:

     - для формирования официального печатного издания администрации района «Вестник Верхнебуреинского муниципального района». В соответствии с утвержденной адресной рассылкой Вестник направляется в Правительство Хабаровского края, во все структурные подразделения администрации муниципального района, городскую прокуратуру и суд, в администрации муниципальных образований района и во все библиотеки города и района.

     - для отбора и направления копий МПА района и дополнительных сведений о них в Регистр муниципальных нормативных правовых актов Хабаровского края, которые осуществляются на основании и в соответствии с Законом Хабаровского края от 26 ноября 2008 г. № 218 «О порядке организации и ведения регистра муниципальных нормативных правовых актов Хабаровского края», постановлением Правительства Хабаровского края от 12 декабря 2008 г. № 291-пр «О порядке формирования и ведения регистра муниципальных нормативных правовых актов Хабаровского края»¹⁷.

     4. Доступность банка данных структурным подразделениям, подключенным в ЛВС администрации района, возможность самостоятельно производить поиск необходимых электронных копий муниципальных правовых актов, что позволило повысить оперативность в их работе.

     5. Возможность работы структурных подразделений с электронной копией МПА в банке данных упростила технологию получения зарегистрированных документов для работы, особенно тех, которые на данный момент находятся в муниципальном архиве и подшиты к архивному делу. Причины оптимизации в том, что для получения требуемого документа из архивного фонда необходимы точные регистрационные реквизиты, после составить запрос на имя руководителя муниципального архива и в случае удачного поиска, если документ находится в потребном состоянии, возможна работа с ним, но, как правило, только в стенах муниципального архива. Подшитые документы к архивному делу, как правило, очень неудобны при работе, одна из причин - невозможность расшивать архивные дела. Обобщая все эти недостатки при работе с архивным документом, следует отметить положительное удобство в сохранении электронной копии документа в банке данных муниципальных правовых актов для работы структурным подразделениям администрации района.

     Но, несмотря на большое количество положительного эффекта от созданного банка данных, как и во многих инновациях, невозможно сразу учесть все возможные проблемы. В работе с банком данных был выявлен ряд недочетов, появившихся за время существования электронного банка данных. Их можно разделить по следующим блокам:

     1. Юридический. При работе с электронными копиями муниципальных правовых актов, в которых впоследствии вносились изменения (утрата силы, приостановление, отмена, исключение или дополнение отдельных пунктов), необходимо обращаться к субъекту правотворческой инициативы. Это отражается на оперативности в работе структурных подразделений, возможно, в этом случае можно при исправлении недочета оптимизировать рабочее время, затрачиваемое при выяснении статуса МПА.

     2. Организационный. Поиск электронной копии документа в настоящее время можно осуществлять только по году издания, виду муниципального правового акта и регистрационному номеру вследствие отсутствия прямой связи банка данных с регистрационной базой. Это не способствует оперативности в работе структурных подразделений, им приходится обращаться в структурное подразделение, осуществляющее регистрацию и контроль исполнения.

     Электронные копии МПА хранятся в банке данных с именами файлов в виде уникальных индексов (обозначающих вид и регистрационный номер документа) с разбивкой по годам. Это затрудняет поиск интересующего муниципального правового акта, так как не все специалисты одинаково грамотны в использовании информационных технологий, а также отсутствие поисковой системы, позволяющей расширить поисковой запрос и сгладить непрофессионализм работников.

     Это отражается на оперативности в работе структурных подразделений, возможно, в этом случае можно при исправлении недочета оптимизировать рабочее время, затрачиваемое на поиск муниципальных правовых актов.

     3. Технический. Часть структурных подразделений не имеет доступа к ЛВС администрации района в связи с удаленностью от здания администрации района и существующими ограничениями, в том числе и законодательно. Это отражается в отсутствии возможности работы с ЭБД с рабочих мест.

     Подводя определенный итог анализа состояния  работы структурных подразделений  с банком данных МПА администрации  района, стоит дополнить, что, существуют компании, предлагающие свои программные продукты, которые могли бы удовлетворить потребность в эффективном использовании банка данных МПА администрации района. Но в связи с тем, что данные компании работают на коммерческой основе и ввиду недостатка бюджетных средств, администрация района, имея собственные технические и кадровые ресурсы, способна обеспечить выполнение комплекса мероприятий по созданию автоматизированной информационно-поисковой системы муниципальных правовых актов района структурными подразделениями администрации района.

     При этом следует учесть, что в администрации  района существует программный комплекс «АРМ «Канцелярия» (далее – регистрационная база), возможности которого позволят, объединив с банком данных, реализовать проектные мероприятия по созданию поисковой системы. В регистрационной базе ведется: учет и регистрация принятых муниципальных правовых актов; контроль исполнения; правовое состояние документа. Специфика регистрационной базы не позволяет применять ее для широкого круга пользователей, вследствие этого необходимо разработать программный продукт, позволяющий объединить возможности банка данных и регистрационной базы. 

2. Основная  цель и задачи проекта

 

     Основной  целью проекта является разработка комплекса проектных мероприятий по созданию автоматизированной информационно-поисковой системы муниципальных правовых актов района (далее - поисковая система) для обеспечения оперативности управления в рамках совершенствования системы информационного обеспечения деятельности структурных подразделений администрации района (далее - проект) и внесение предложений главе Верхнебуреинского муниципального района по внедрению данного проекта мероприятий.

     Задачи, отражающие основную цель:

     - создание и внедрение поисковой системы в деятельность администрации района и ее структурных подразделений;

     - совершенствование эффективности деятельности структурных подразделений в решении своих задач возможностями информационных технологий;

     - совершенствование электронного документооборота администрации района;

     - повышение компьютерной грамотности структурных подразделений;

     - экономия бюджетных средств путем минимизации расходов на реализацию проектных мероприятий и дальнейшее использование поисковой системы;

     - оптимизация доступа структурных подразделений к информационным материалам, находящимся в банке данных администрации района.

2.3 Этапы и механизм реализации проектных мероприятий

 

     Для реализации поставленных целей и  задач предлагается разработать  поэтапный комплекс проектных мероприятий, направленный на создание поисковой системы для оптимизации использования банка данных муниципальных правовых актов администрации района в деятельности структурных подразделений администрации района, который предположительно будет иметь следующий вид:

     I Подготовка проекта муниципального правового акта, отражающего совокупность действий, необходимых для разработки проектных мероприятий;

     II Проведение мониторинга существующего аппаратного и программного обеспечения администрации района. При необходимости внесение предложений;

     III Описание действий подразделений в рамках реализации проекта;

     IV Подготовка плана мероприятий, отражающего реализацию основных этапов проекта;

     V Разработка автоматизированной информационно-поисковой системы муниципальных правовых актов района;

     VI Внедрение в деятельность администрации района и ее структурных подразделений;

     VII Завершение реализации проектных мероприятий.

     I ЭТАП

     Отдел информатики администрации района на правах субъекта правотворческой  инициативы организовывает работу по подготовке проектных мероприятий, основываясь на анализе текущего состояния информационно-технического обеспечения деятельности структурных подразделений администрации района; создает проект муниципального правового акта, отражающего первоочередные мероприятия:

     1 Обоснование необходимости разработки проекта, учитывая текущее использование банка данных МПА, здесь предполагается отразить опыт работы с банком данных за период 2007-2009 годов, текущее состояние и выявленные проблемы, а также пути устранения и улучшения;

     2 Обоснование выбора средств разработки, ресурсное обеспечение, сроки реализации, последующие ожидаемые результаты для подтверждения необходимости разработки поисковой системы.

     3 Обозначение состава рабочей группы участников разработки проекта, куда должны войти заинтересованные структурные подразделения и те, чье участие просто необходимо. Назначить ответственных на основании данного МПА, рекомендовать структурным подразделениям - участникам разработки проекта учесть и внести изменения в текущие календарные планы работы подразделения, а также последующие до окончания проектных мероприятий.

     4 Назначение руководителя проектных мероприятий в лице главы Верхнебуреинского муниципального района, контролирующего последующие этапы реализации проекта.

     II ЭТАП