Т₁ – время на выполнение тех же операций после внедрения модуля автоматизации делопроизводства.

    В целях сокращения времени на расчёты  во время преддипломной практики было замерено время на поиск информации для кафедры. Кроме того, данная информация может понадобиться для зав. кафедрой и преподавателей. В результате получилось:   

Т₁ =Кво*(Тпик+Тпип+Тпигс)*Кл 

    Кво – количество выполнения операций в день;

    Тпик  – время поиска информации, связанной  с кафедрой;

    Тпип -  время поиска информации, связанной  с преподавателями;

    Тпигс – время  поиска информации, связанной с гос. стандартами ;

    Кл  – количество людей, обращающихся за данной информацией

    В день выполняют эти операции примерно 2 раза, количество людей, обращающихся за данной информацией – 6 человек, тогда получается: 

Т₁ =2*6*(2+1+1) =48секунд=0,8минуты. 

    Также во время прохождения преддипломной практики было выявлено, что на выполнение операций поиска информации и связанной с ней преподавателей без помощи модуля зав. кафедрой тратил примерно 0,5 минут на каждый документ:

    +

Т₀ =Кво*(Тпик+Тпип+Тпигс)*Кл 

Т₀ = 2*6*(30+30+30) = 1080=18 минут

    Тогда:

DТ = Т₀ – Т₁ = 18 – 0,8 = 17,2 минуты 

   Вычисляем Экономию во времени: 

Э_Т = 100% - (Т₁ / Т₀ *100%) = 100 – (0,8/17,2 * 100) = 95,35% 

    В результате расчётов получилось, что  после внедрения модуля автоматизации  делопроизводства на выполнение создания и поиска нужной информации тратится гораздо меньше времени. Экономия во времени составляет 95,35 % или 17 минут 12 секунд в день. А в условиях постоянного увеличения занятости сотрудников кафедры и расширения учебного плана, сокращение времени на операции создания и поиска информации о преподавателях оказывает положительный эффект на кафедру в целом.

    Данный  программный модуль также способен давать экономический эффект, который  достаточно сложно выразить в цифрах, обусловленный повышением общей производительности труда и уменьшением вероятности ошибок. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ.

    Данный  дипломный проект выполнен в соответствии с поставленной целью и задачами. В соответствии с целью осуществлены  задачи дипломного проекта:

• анализ состояния компании;
• обоснование необходимости создания модуля автоматизации;
• описание используемых для разработки инструментов;
• разработка модуля автоматизации делопроизводства;
• расчёт эффективности проекта.

    По  итогам анализа кафедры ИТУС был разработан модуль автоматизации рабочего место зав. кафедрой, который должен дать преимущества в работе кафедры.  Например, сэкономить время для заведующего кафедрой,  заведующего методическим кабинетом, методиста кафедры и других сотрудников при поиске нужной информации. Созданный модуль должен дать возможность с высокой точностью и скоростью получать необходимые данные.

    Разработанный проект «Модуль автоматизации рабочего места зав. кафедрой», реализован на базе VBA. Зав. кафедрой, планирующий информатизацию отдельных задач, должен быть уверен в том, что получит определённый эффект. Поэтому одним из оцениваемых факторов должен быть вопрос - сколько времени пользователь затратит на овладение программой.

    Была  рассчитана эффективность от внедрения  модуля автоматизации рабочего места зав. кафедрой. За основу была взята экономия времени на выполнение операции поиска информации. В результате получилось, что экономия времени составила 28%. Но данный процент увеличивается при условии увеличения  количества сотрудников и клиентов. Благодаря этому у сотрудников высвобождается время для выполнения других, более интеллектуальных работ, дающих большую отдачу для предприятия.  
Кроме того, происходит ускорение документооборота и, как следствие, всех процессов. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

ИСПОЛЬЗУЕМАЯ  ЛИТЕРАТУРА.

1. Должностная инструкции заведующего кафедрой
2. Должностная инструкции методиста кафедры
3. Должностная инструкции заведующего методическим кабинетом
4. Visual Basic  6 Введение в программирование баз данных Коннэлл.
5. Microsoft Visual Basic 6.0: Мартерская разработчика Издание пятое – Крейг Дж. К.б., Уээбб Дж.
6. Номенклатура документов кафедры «ИТУС»
7. программирование на Visual Basic  - http://vbrus.narod.ru/Info.htm

ГЛОСАРИЙ  КЛЮЧЕВЫХ СЛОВ.

1. Автоматизация — одно из направлений научно-технического прогресса, применение саморегулирующих технических средств, экономико-математических методов и систем управления, освобождающих человека от участия в процессах получения, преобразования, передачи и использования энергии, материалов или информации, существенно уменьшающих степень этого участия или трудоемкость выполняемых операций. Требует дополнительного применения датчиков (сенсоров), устройств ввода, управляющих устройств (контроллеров), исполнительных устройств, устройств вывода, использующих электронную технику и методы вычислений, иногда копирующие нервные и мыслительные функции человека. Наряду с термином автоматический, используется понятие автоматизированный, подчеркивающий относительно большую степень участия человека в процессе.
2. Автоматизированное рабочие место (АРМ) – программно-технический комплекс, предназначенный для автоматизации какой-либо деятельности, АРМ объединяет программно-аппаратные средства, обеспечивающие взаимодействие человека с компьютером.
3. ППС - Профессорско-преподавательский состав .
4. Архив — файл, состоящий из одного или нескольких файлов.
5. Документ (от лат. documentum — образец, свидетельство, доказательство) — материальный объект, содержащий информацию в зафиксированном виде и специально предназначенный для её передачи во времени и пространстве.
6. Документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.
7. Список — упорядоченная последовательность элементов данных, воспринимаемая как особая контейнерная структура данных. В качестве элементов списка могут выступать любые другие элементы данных, в том числе и сами списки.
8. Система управления базами данных (СУБД) — специализированная программа (чаще комплекс программ), предназначенная для организации и ведения базы данных.
9. Кафедра – это подразделение высшего учебного заведения, осуществляющее подготовку студентов в рамках определенной специализации. Находящаяся в заведовании профессора, ученого самостоятельная научная отрасль, как предмет преподавания в высшем учебном заведении или как предмет изучения в исследовательском учреждении.
10. База данных (БД) - структурированный организованный набор данных, описывающих характеристики каких-либо физических или виртуальных систем.