1. Техническая схема обработки информации.

    С диска скопируйте архивный файл «Кафедра NEW» в любую папку на жестком  диске.

      

    Рис. 4. Архив извлечения программы «Кафедра NEW»

    Для этого необходимо выполнить последовательность следующих действий: запустить архив; указать место извлечения файла, папку назначения (кнопка Обзор); нажать кнопку «Извлечь», (рис. 1); в папке  Кафедра NEW открыть файл «Кафедра.xls».

    Компоненты  программы.

    При установке программа создает  папки и устанавливает все  необходимые файлы для ее корректной работы.

    Папка для размещения программы выбирается при установке.

      В этой папке размещаются файлы:

• Кафедра.xls – программа,

      а также создается папка Документы  – для размещения шаблонов печатных форм отчетов, нормативно-справочной информации.

2. Окно программы

     Для работы программы  открывается основное окно Windows, главная  форма программы. При нажатии  кнопок на главной форме могут открываться вложенные формы, в которых размещаются компоненты программы.

Рис 5. Главное  окно программы

Рис 6. Окно списка преподавателя.

    В программе предусмотрены три  основных блока работы:

    Работа  с базой данных. Предназначен для  просмотра, поиска данных. В этом разделе производится регистрация преподавателей (кнопка Редактирование базы данных). Здесь находится нагрузка преподавателей, где имеется информация по всем кафедрам и имеющимся специальностям.

    Дополнительные  опции. В этом блоке производится установка настроек системы, относительно внешнего вида главного окна и авторизации. Кнопка План работы преподавателя служит результатом, составлением отчета в виде плана учебной работы. Предусмотрена возможность печати.

    На  главной форме присутствует кнопка «ВЫХОД»

    Сообщение_если_файл_не_сохранён = "Файл базы данных не был сохранён. Сохранить изменения в базе данных?"

    Нажмите «ДА» для выхода из программы с  сохранением изменений в базе данных.

    Нажмите «НЕТ» для выхода из программы  без сохранения внесённых изменений.

    Нажмите «ОТМЕНА», если желаете продолжить работу с программой.

    Таким образом, происходит проверка, внесены  ли какие-нибудь изменения в базу данных.

    Если  изменения были внесены (проверяется  свойство файла), то на главной форме  становится видимой кнопка «Сохранить изменения в БД».

    Отображается  диалоговое окно, которое предлагает пользователю сделать выбор –  выйти из программы с сохранением  изменений (или без сохранения), или  продолжить работу с программой:

      

    Рис. 7. Диалоговое окно «завершение работы программы»

    Если  же наш файл сохранён, и кроме  него открытых книг Excel больше нет, то вместе с файлом базы данных закрывается  и сам Microsoft Excel.

2. Инициализация пользователя.

    Программа «Кафедра» обеспечивает работу в  двух режимах: администратора (пользователя с фиксированным именем admin) и обычного пользователя (user).

    В режиме администратора программа поддерживает следующие функции (при правильном вводе пароля):

• смена пароля администратора (при правильном вводе старого пароля);
• просмотр списка имен зарегистрированных пользователей и установленных для них параметров режима; параметры определяют режим доступа к данным системы; уровень 1 – определяет работу в режиме администратора, уровень 2 говорит о том, что в системе работает обычный пользователь, ограниченный в правах;
• добавление уникального имени нового пользователя к списку с паролем;
• блокирование возможности работы пользователя с заданным именем.

    В режиме администратора программа поддерживает все функции, предусмотренные в  системе (ввод, редактирование, удаление информации), в том числе и смена пароля. Режим обычного пользователя предусмотрен только для просмотра и вывода необходимых данных на печать, все остальные функции заблокированы.

    После своего запуска программа запрашивает  у пользователя в специальном окне входа ввод имени и пароля (рис. 5). При отсутствии введенного в окне входа имени пользователя в списке зарегистрированных администратором пользователей программа выдает соответствующее сообщение и предоставляет возможность повторного имени или завершения работы с программой.

    Рис. 8. Окно авторизации

    Информацию  о зарегистрированных пользователях, их паролях, существовании ограничения  их работы с программой можно просмотреть  и дополнить в специальном  окне. Для этого достаточно отметить сначала галочку Отображать листы файла программы, а затем Отображать лист настроек.

    Чтобы изменить имя зарегистрированного  пользователя необходимо выделить в  столбце имени пользователя выделить ранее зарегистрированного пользователя и посредством клавиш <Backspace> или <Delete> удалить строку имени и ввести  
новое имя. Аналогичным образом можно изменить закрепленный за именем пользователя пароль.

    Если  возникла необходимость удаления пользователя, то сначала нужно выделить имя  пользователя, затем нажать клавишу удаления информации.

    Добавление, удаление, а также изменение пользователей  производится только в режиме администратора.

 

2.2.4.  Регистрация преподавателя в программе «Кафедра»

    Регистрация преподавателя осуществляется посредством  специальной формы, работающей в режиме добавления/изменения данных.

    Чтобы начать процедуру регистрации нажмите  кнопку Редактировать базу данных на главной форме программы. После чего на экране отобразится окно формы Регистрация преподавателя, где располагаются необходимые для очередного заполнения вкладки.

     Основные элементы окна Регистрация преподавателя. 

Рис. 9. Окно регистрации преподавателя.

    При процедуре регистрации преподавателя  присваивается уникальный номер, при  вводе фамилии, имени и отчества в поле преподавателя №_.

    Для добавления нового преподавателя или  удаления его из базы данных необходимо нажать соответственно кнопки Добавить запись и Удалить запись. По умолчанию самый первый преподавателя уже условно зарегистрирован, необходимо только заполнить все вкладки формы. Последующих преподавателей следует добавлять с помощью кнопки Добавить запись.

    Вкладки формы Регистрация преподавателя.

    Вкладка Персональные данные.

    Также как и последующие вкладки  предназначена для внесения данных преподавателя. После ввода фамилии, имени и отчества преподавателя следует последовательно заполнить данными следующие поля: Адрес (по прописке), Паспортные данные, Телефон домашний, Телефон мобильный, ИНН. Помимо заполнения информацией выше перечисленных полей на данной вкладке также нужно указать пол преподавателя. Для этого следует выбрать соответствующий полу преподавателя радиокнопку пол жен или пол муж.

    Для облегчения выбора пользователем даты для полей Дата рождения, предусмотрен специальный элемент управления «календарь». При нажатии на кнопку «ОК» календарь возвращает выбранную дату.

    Вкладка Карточка преподавателя.

    В данной вкладке за преподавателем закрепляется специальность. После выбора из поля списка Специальность выбирается специальность.

    

    Рис. 10. Окно регистрации. Вкладка нагрузка преподавателя.

    В данном окне выбирается дисциплина, специальность  и группа, а также проставляются  даты экзамена и зачета.

5. Личная  карточка преподавателя (печать карточки)

    После того, как все вкладки окна регистрации  преподавателя заполнены следующим действием является вывод введенных данных. Для этого нажмите кнопку «Печать карточки».

    Результаты  печати карточки преподавателя выглядят следующим образом:

    

    Рис. 11. Форма карточки абитуриента

    Следует отметить, что вывод на печать реализован через запуск предварительного просмотра по следующим причинам: во-первых, чтобы пользователь мог наглядно убедиться, что будет отпечатана именно та информация, которая ему нужна, во-вторых, проконтролировать, ушел ли документ на печать, крайне сложно – пользователь нажимает на кнопку ПЕЧАТЬ, и только через несколько секунд (или минут, в зависимости от длины очереди печати) принтер начнёт печатать. Здесь же пользователю представляется возможность выбора принтера и изменения параметров страницы, в третьих, это возможность для пользователя отменить задание печати при необходимости.

 

6. Поиск преподавателя

    Для поиска по базе данных разработана  специальная форма:

    Рис. 12. Окно поиска

    При вводе строки в поле поиска (или  при изменении этой строки) и нажатия кнопки «Найти» в результатах поиска отобразятся данные запроса.

    Автозапуск  поиска происходит только после ввода  как минимум 3 символов, и исключает  нажатие кнопки «Найти».

    После выделения одной из найденных  записей становятся доступными кнопки просмотра и редактирования этой записи, а также кнопка «Печать карточки».

    При нажатии кнопки «Печать карточки»  запускается процедура, которая  вносит данные выбранного преподавателя  в поля данных на листе Личное_дело_ преподавателя.

 

7. Формирование отчетов

    При нажатии Кнопки Отчет по осеннему семестру или Отчет по весеннему семестру появляются планы нагрузки преподавателей за семестр. Предусмотрена возможность печати.

Рис. 13.Окно нагрузки преподавателей за осенней  семестр.

Рис. 14.Окно нагрузки преподавателей за весенней семестр. 
 
 
 
 
 

Глава 3. ЭКОНОМИЧЕСКАЯ ЭФФЕКТИВНОСТЬ ПРОЕКТА

 

    Экономический эффект от внедрения информационной системы в виде денег рассчитать достаточно сложно. Следовательно, целесообразно  рассматривать эффективность с  точки зрения затрат времени на выполнение операций таких, как создание и поиск нужной информации.

    Итак, как было сказано ранее, в расчёте  экономического эффекта будем отталкиваться  от экономии времени на выполнение операций поиска информации.

    Чтобы вычислить экономию во времени находим разницу между временем до внедрения модуля и временем после внедрения модуля: 

DТ = Т₀ – Т₁ 

    Т₀ - время на выполнение операций поиска информации до внедрения модуля автоматизации делопроизводства;