Процессоры

   Ответы  записываются в документ, полученный в результате слияния с записью  данных. Например, требуется вывести  запрос для ввода времени визита, отличающегося для каждого клиента. Поле { FILLIN "Введите время визита, назначенное { MERGEFIELD ИмяКлиента }:"} выводит окно диалога (рис. 8, 9, 10). Для добавления  поля ИмяКлиента сначала необходимо вставить поле FILLIN в основной документ, а затем добавить поле слияния ИмяКлиента в код поля, т.е. в режиме кодов полей, который устанавливается сочетанием клавиш ALT + F9.

Рис. 8. Окно поля Fillin в момент вызова

 

Рис. 9. Окно поля Fillin после заполнения и нажатия кнопки ОК

Рис. 10. Окно запроса поля FILLIN, выводимого при слиянии

   Поле IF (If...Then...Else...) выводит сведения только при выполнении указанных условий (рис. 11). «Поле» – задает поле слияние, в зависимости от значения которого выводится определенный текст сообщения. «Оператор» – позволяет выбрать операцию сравнения: равно, меньше, больше и.т.д. «Значение» – задает текст, с которым будет выполнено сравнение. «Вставить следующий текст» – требует ввода текста, который следует вставить в случае выполнения условия. «В противном случае вставить следующий текст» – требует ввода текста, который следует вставить в случае не выполнения условия.

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Рис. 11. Окно диалога поля IF

 
 
 
 
 
 

Рис. 12. Пример окна поля IF

   Например, поле IF можно использовать, чтобы  послать поздравительные письма, меняя обращение в зависимости от того, кому они отправляются: другу или подруге. Для достижения этой цели можно использовать поле Пол (рис. 12).

   Поле  SET (установка закладки), позволяют присвоить текст, число или другие данные закладке. В итоговых составных документах эти сведения можно использовать несколько раз. Если эти сведения будут изменены, достаточно будет изменить один раз поле SET, а не искать по всему документу и изменять каждое вхождение.

     «Закладка» – требует ввода  имени новой или уже созданной  ранее закладки, «Значение» –  используется для ввода значения, подлежащего вставке в документ. Например, изменить название товара, введя новое в виде поля SET.

   Поля  MERGEREC, MERGESEQ вставляют в основной документ номера записи данных, число записей данных, успешно слитых с основным документом.

   Поле  NEXT, означает переход к следующей записи данных, не начиная новый составной документ.

   Поле  NEXTIF. В случае истинности результата сравнения двух выражений переходит к следующей записи данных, не начиная новый составной документ). Поля слияния, следующие после поля NEXTIF в основном документе, заменяются значениями полей из следующей (а не из текущей) записи данных. В случае ложности результата переходит к следующей записи данных и начинает новый составной документ.

   Поле  SKIPIF. В случае истинности результата сравнения двух выражений переходит к следующей записи данных и начинает новый составной документ. В случае ложности результата переходит к следующей записи данных, не начиная новый составной документ.

 

Типовое задание «Создание  серийного письма»

      Цель  работы:

      освоить эффективную технологию создания документа, рассылаемого нескольким адресатам;

      освоить грамотное применение полей слияния  и полей Word

      Задание.

      Требуется разослать письмо клиентам. Текст  письма следующий: «Приглашаем принять участие в семинаре по вопросам информатизации производственных процессов. В случае согласия прошу подтвердить участие в срок до 20.05.2007г.». (рис. 13).

      Научно - исследовательский институт

      Информатизации  Бизнеса

                  г. Ангарск,

                     ул. Солнечная. 23

                  29.09.2011

 

      Приглашаем принять участие в семинаре по вопросам информатизации производственных процессов. В случае согласия прошу подтвердить участие в срок до 20.05.2003 г.

 

Начальник информационного отдела

В. Кислов

 

Рис. 13. Текст письма для основного документа

      Список  рассылки:

• 664000, Иркутск, Советская,12, директору ЗАО «Строительные материалы», Сидорову Андрею Петровичу;
• 664043, Иркутск, Ленина,15, зам. директора ООО «Интел», Сорокиной Татьяне Петровне;
• 664003, Иркутск, Волжская, 34, ген. директору ЗАО «Автомобилист», Иванову Петру Сергеевичу.

С помощью  технологии  «Создание серийных писем» должно быть получены три страницы документа, одинакового содержания, но разным адресатам (см. Приложение 1).

1. Создать документ, назвав его «Основной документ». Ввести текс типового письма.
2. Создать источник данных, содержащий следующие поля:
• Индекс
• Город
• Адрес
• Должность
• Фамилия
• Имя
• Пол
3. Заполнить поля слияния в источнике данных конкретными значениями.

 

4. Разместить поля слияния в основном документе.
5. В качестве вежливого обращения использовать поле Word IF…Then…Else. Для мужчин, в качестве обращения использовать «Уважаемый», для женщин «Уважаемая».
6. Осуществить слияние основного документа с источником данных.

 

Примечание: в результате выполнения задания должно быть получено три документа: основной документ, источник данных, составной документ, содержащий три письма.

 

Комментарий к выполнению задания

 
 

 

   

Индивидуальное  задание «Создание серийных писем»

 

   Номер Вашего варианта соответствует последним двум цифрам зачетной книжки. Если число, которое образуют две последние цифры номера Вашей зачетной книжки, превышает 20, то предварительно вычтете из него эту величину требуемое число раз.

Вариант 1

   Написать  письмо в деканаты БГУЭП о необходимости  проинформировать студентов первого курса о проведении Федерального Тестирования. Письмо должно содержать поля: название факультета; предмета, по которому проводится тестирование; ФИО ответственного за мероприятие  лица; группу, дату; время и аудиторию проведения. Предусмотреть дополнительное сообщение для одного из факультетов об уточнении списков студентов, допущенных к тестированию (использовать поле Word Fillin).

Вариант 2

   Написать  письмо студентам 1, 2, 3 курсов заочного обучения факультетов БГУЭП о дате начала сессии. Письмо должно содержать поля: группу; ФИО студента; дату начала и окончания сессии; названия предметов и количество часов. Предусмотреть дополнительное сообщение для одного из студентов о количестве задолженностей по предметом (использовать поле Word Fillin).

Вариант 3

   Написать  письмо в деканаты БГУЭП, в котором  ДЦ Октябрьский сообщает о начале работы новых секций: легкой атлетики, настольног тенниса, футбола. Письмо должно содержать поля: название факультета; ФИО тренера, ведущего занятия на данном факультете; дни недели и время занятий. Предусмотреть дополнительное сообщение для одного из факультетов о необходимости привлечь конкретных студентов (использовать поле Word Fillin).

Вариант 4

   Написать  письмо в ВУЗы города о проведении семинара по использованию новых методик преподавания. Письмо должно содержать поля: название ВУЗа, адрес; факультет. Указать время; место и дату проведения мероприятия; стоимость семинара. Предусмотреть дополнительное сообщение для одного из факультетов о целесообразности участия в семинаре преподавателей факультета (использовать поле Word Fillin).

Вариант 5

   Написать  письмо клиенткам об открытии филиала  шейпинг-клуба. Письмо должно содержать  поля: обращение, фамилию и инициалы клиента (например, Ивановой А.И.), имя и отчество (например, Анна Ивановна); адрес. Указать название шейпинг-клуба; адрес нового филиала; фамилии тренеров; время занятий; плату за занятия. Предусмотреть дополнительное сообщение для постоянных клиенток о скидках (использовать поле Word Fillin).