ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ  УЧРЕЖДЕНИЕ

ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

Ангарская государственная техническая академия 
 
 
 
 
 
 
 

САМОСТОЯТЕЛЬНОЕ ЗАДАНИЕ  

в MS WORD 
 

для студентов  первого курса специальностей ЭК и МН  

 

ОГЛАВЛЕНИЕ 

 

ВВЕДЕНИЕ

   Для самых различных видов деятельности при всем их разнообразии одной из основных задач является работа с  документами.

   Различают документы оригинальные и типовые. На долю оригинальных документов, применяемых в экономике и управлении, приходится от 15 до 25%.

   Для подготовки прикладных документов Microsoft Word предоставляет пользователю разнообразные средства. В зависимости от поставленной цели пользователь решает, какой из инструментов наиболее эффективен в конкретном случае. Например, для выразительного оформления документа полезно применять маркированные и нумерованные списки, границы и заливки в сочетании с заданием гарнитуры, размера и начертания шрифта. Рамки и таблицы удобно использовать для управления расположением элементов документа на странице. Для различных объектов (графических, рисунков, формул и т.п.) целесообразно задавать параметры обтекания текстом и т.д.

   Автор данного практикума не ставил своей  целью привести примеры подготовки прикладных документов на все случаи жизни – это просто невозможно.

   Цель  данной работы – дать возможность  приобрести практические навыки использования информационных технологий при работе с  документами.

 

ЗАДАНИЕ  1. ПОДГОТОВКА СЛУЖЕБНОГО ПИСЬМА

Общие сведения

   Письма  относятся к числу служебных  документов, оформляемых на бланках  формата А4 (210х297 мм) или А5 (148х210 мм) с полями следующих размеров: левое – 20 мм, правое – не менее 8 мм, верхнее – не менее 10 мм, нижнее – не менее 18 мм.

   Кроме того, на бланк наносятся ограничительные  метки для следующих реквизитов: даты, индекса, ссылки на индекс и дату входящего документа; заголовка к тексту; отметки о контроле. Такими же метками отмечают место адресата и поля документов.

   Существует два способа создания письма:

• создание документа с использованием одного из шаблонов, входящих в группу «Установленные шаблоны» команды Office – Создать – Установленные шаблоны: стандартное письмо, современное письмо, изысканное письмо и т.д. В них содержаться заготовки писем, отличающиеся стилевым оформлением,
• создание документа с использованием одного из шаблонов, входящих в группу «Письма» с помощью команды Office – Создать – Письма. В них предлагаются пользователю на выбор различные типовые варианты построения.

Подготовка  письма на основе шаблона

   Технология  создания стандартного письма на основе шаблона:

1. Выполнить команду Office – Создать;
2. В открывшемся диалоговом окне «Создание документа» выбрать «Установленные шаблоны»;
3. На появившейся панели «Установленные шаблоны» выбрать вариант Стандартное письмо, нажать кнопку Создать;
4. Заполнить поля макета необходимыми данными и текстом.

 

Пример  подготовки письма

   Рассмотрит  пример подготовки письма 

Продадим, настроим и научим работать

БГУЭП

г. Иркутск, ул. Ленина, 11

Бухгалтерский баланс

Учет хозяйственных  операций

(касса, платежные  документы, журналы ордера, главная  книга)

Основные  средства (начисление износа, учет пробега  автотранспорта, переоценка)

Складской комплекс, книга продаж и покупок

     Отдельно в продаже  программа «Зарплата» 

г. Иркутск, ул. Карла Маркса, 11

Тел. (3952) 33-59-10 E-mail: po2@online.ru

ООО "Биплан"

 

   Для создания письма требуется выполнить следующие  действия.

1. Выбрать команду Office – Создать – Установленные шаблоны. Создать документ на основе шаблона «Стандартное письмо» (рис. 1).
2. Заполнить поля макета необходимыми данными и текстом.

 

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Рис. 1. Документ на основе шаблона «Стандартное письмо».

Варианты  типового задания

   Номер Вашего варианта соответствует последним  двум цифрам зачетной книжки. Если число, которое образуют две последние цифры номера Вашей зачетной книжки, превышает 10, то предварительно вычтете из него эту величину требуемое число раз. Выполнение типового задания поможет понять, какой текст должно содержать письмо и как ого оформить для выполнения последующего индивидуального задания.

 

Вариант 1

   Написать  письмо — приглашение принять участие в двухмодульной программе, разработанной для специалистов секретариата, канцелярии, офис-менеджеров, помощников руководителей 11 апреля 2003 года (10.00 - 18.00).

   Письмо  должно содержать следующую информацию.

   Участие в двухмодульной программе поможет овладеть навыками, позволяющими рационально вести делопроизводство в компании, максимально эффективно организовать документооборот, ознакомиться с актуальной нормативно-правовой базой по документационному обеспечению управления и современными подходами к ведению делопроизводства. Участие во 2 модуле поможет Вам эффективно решать задачи и проблемы, возникающие при бездокументационном обслуживании.

   Стоимость участия (с НДС): Модуль 1 - 2940 руб., Модуль 2 - 3150 руб., Модуль 1 + Модуль 2 - 4500 руб.

   Скидки: более одного участника - скидка 10%, постоянным клиентам - 20%. В стоимость  включены: раздаточные материалы  и питание.

   СПРАВКИ И РЕГИСТРАЦИЯ по тел.: (095) 775-4454, 288-9760, 995-8926 .

 

   При создании письма использовать следующие  параметры.

1. Строка даты.
2. Шаблон Изысканное письмо.
3. Стиль Строгий.
4. Использовать бумагу с готовой шапкой документа (положение шапки на странице – наверху, место, занимаемое шапкой – 3 см), содержащей телефон, факс и адрес электронной почты отправителя.
5. Тип письма – Официальное, указать имя получателя, адрес доставки и приветствие.
6. Задать тему, пометки (подтвердить получения).
7. Ввести данные отправителя. имя отправителя, обратный адрес, должность, организацию.

 

Вариант 2

   Написать  письмо, в котором предлагаются недорогие  качественные мини АТС серии "PicStar" производства г.Зеленограда Московской области.

   Письмо  должно содержать следующую информацию.

   Мини  АТС серии "PicStar" обладают подавляющим  большинством функциональных возможностей, присущих современным мини АТС:

• Программирование станции с обычного телефонного аппарата.
• Внутренняя связь.
• Гибкое распределение внешних вызовов.
• Переключение разговора с любого телефона на любой другой телефон.
• Перехват вызова.
• Конференц-связь.
• Режим "директор-секретарь".
• Тональный донабор (DISA).
• Программирование запрета на выход в "город" и "межгород".
• "Горячая" линия.
• Заказ занятого абонента или линии и т. д.

   Координаты: ООО "НИИКОМ-Связь" тел. (095) 279-80-40, 783-26-00, E-mail: picstar2003@netscape.net, 115088 г. Москва ул. Угрешская, д.31, оф.621.

 

   При создании письма использовать следующие  параметры.

1. Строка даты.
2. Шаблон Современное письмо.
3. Стиль Простой;.Использовать бумагу с готовой шапкой документа (положение шапки на странице – внизу, место, занимаемое шапкой – 1,5 см), содержащей телефон, факс и адрес электронной почты отправителя.
4. Тип письма – Деловое, указать имя получателя, адрес доставки и приветствие.
5. Задать тему, пометки (указать количество участников).
6. Ввести данные отправителя: имя отправителя, обратный адрес, должность, организацию.

 

Вариант 3

   Написать  письмо, в котором предлагается супер бизнес программа!

   Письмо  должно содержать следующую информацию.

• Курс профессионального делового языка (3 уровня) (для начинающих (1+), средний и продвинутый уровни).
• Менеджмент.
• Бизнес юриспруденция.
• Финансы.

   Заявить о своем участии, а также получить подробную информацию Вы можете, связавшись с нами по электронной почте trening@altern.org или по телефону (095) 933-71-81 доб. 359, 358, 340, 257.

   Консалтинговая  компания "АРИКА"

   P.S. Состав группы 14-16 человек.

   Просим  заявлять о своей заинтересованности до 15 апреля 2003 года.

 

   При создании письма использовать следующие  параметры.

1. Строка даты.
2. Шаблон Стандартное письмо.
3. Стиль Обычный.
4. Использовать бумагу с готовой шапкой документа (положение шапки на странице – внизу, место, занимаемое шапкой – 1,5 см), содержащей телефон, факс и адрес электронной почты отправителя.
5. Тип письма – Деловое, указать имя получателя, адрес доставки и приветствие.
6. Задать тему, пометки (указать количество участников).
7. Ввести данные отправителя: имя отправителя, обратный адрес, должность, организацию.

 

Вариант 4

   Написать  письмо, в котором предлагается интернет-площадка по операциям с действующим бизнесом.

   Письмо  должно содержать следующую информацию.

   Специальное предложение! Можно самому определить стоимость своего бизнеса!

   Продавцам действующего бизнеса! 378 заявок о покупке.

   Покупателям действующего бизнеса! 507 предложений  о продаже.

   Инвесторам! Финансовая, правовая и имущественная  экспертиза.

   http://remmos.x-web-x.com/

 

   При создании письма использовать следующие  параметры.

1. Строка даты.
2. Шаблон Изысканное письмо.
3. Стиль Простой.
4. Использовать бумагу с готовой шапкой документа (положение шапки на странице – внизу, место, занимаемое шапкой – 4,5 см), содержащей телефон, факс и адрес электронной почты отправителя.
5. Тип письма – Личное, указать имя получателя, адрес доставки и приветствие.
6. Задать тему, пометки (вечерний костюм).
7. Ввести данные отправителя: имя отправителя, обратный адрес.