Вариант 5

 

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Вариант 6

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

 

Вариант 7

 

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Вариант 8

 

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

 
 
 
 

 

 

Вариант 9

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Вариант 10

 

ЗАДАНИЕ 6. СОЗДАНИЕ СЕРИЙНОГО ПИСЬМА

Общие сведения

   Серийные  письма (составные документы)— это  однотипные документы, рассылаемые различным адресатам. Использование вкладки Рассылки позволяет автоматически объединять текст документа с именами, адресами и другой информацией для создания персонализированных писем, почтовых наклеек и другой печатной продукции.

   Чаще  всего команды вкладки Рассылки используются для создания писем, конвертов и почтовых наклеек. Тем не менее, поскольку поля могут быть вставлены в любой текстовый документ, и документы можно форматировать в соответствии с конкретными потребностями, их можно использовать для создания каталогов, заказов, телефонных списков и многих других документов.

   Для создания составного документа необходимо наличие двух объектов:

1. Основного документа, содержащего подлежащий распространению текст, а также поля слияния, указывающие на места подстановки данных из второго документа — Источника данных,
2. Источника данных, содержащего имена, адреса и другую информацию, подлежащую вставке в документ. Источник данных представляет собой таблицу, первая строка которой — имена полей слияния. Остальные строки, называемые записями, включают информацию, которая будет отличать одно письмо от другого. Источниками данных могут быть файлы Microsoft Access, Microsoft Excel, Microsoft OutLook и файлы многих других типов

   При выполнении слияния эти два объекта  объединяются, формируя составные документы, отличающиеся для каждого из адресов или других записей в источнике. Создается по одной копии документа для каждой записи, содержащейся в файле источника данных, другими словами, количество составных документов определяется количеством строк в источнике данных.

   Если  не требуется создавать отдельные  документы для каждой из записей  источника данных, перед выполнением слияния можно выполнить сортировку или применить фильтр к данным источника.

 

Технология  создания серийных писем

1. Открыть окно документа, на основе которого будет создан основной документ.
2. Задать команду Рассылки – Начать слияние– Пошаговый мастер слияния. Отображается диалоговое окно «Слияние» (рис. 1). На этом этапе выбирается тип создаваемого документа. Этот выбор влияет на способ создания составного документа.

 

Рис. 3. Окно мастера Слияния

3. Нажать кнопку Далее. Открытие документа. Использовать активный (текущий) документ или открыть созданный ранее основной документ.
4. Нажать кнопку Далее. Выбор получателей для выбора источника данных. На этом этапе можно создать новый или открыть созданный ранее источник данных.
5. Добавить поля слияния к основному документу, а затем ввести или изменить текстовую или графическую информацию в нем для придания ему законченного вида.
6. Выбрать и отсортировать записи источника данных, предназначенные для создания составных документов.
7. Проверить составные документы на наличие ошибок.
8. Объединить источник данных с основным документом.

Создание  основного документа

   Существует  два способа создания основного документа.

• Предварительное создание документа (например, бланка) с последующим выбором его в качестве основного документа в окне диалога «Слияние».
• Создание пустого документа с помощью окна диалога «Слияние» для использования его в качестве основного документа.

   Рассмотрим  первый способ.

1. Открыть документ, содержащий введенную ранее текстовую или графическую информацию.
2. Выбрать команду Рассылки – Начать слияние– Пошаговый мастер слияния.
3. В диалоговом окно «Слияние» выбрать тип создаваемого документа, нажать кнопку Далее. Открытие документа и выбрать созданный ранее документ или использовать в качестве основного текущий документ.
4. Открытый на данный момент файл рассматривается как основной документ.

   Различают следующие типы основного документа.

   Письмо используется при необходимости создать письмо, приглашение, счет или любой другой документ, который необходимо распечатать по одной копии для каждой записи источнику данных.

   Электронный документ используется при необходимости создания электронных писем для отправления по электронной почте.

   Наклейки  выбираются при создании наклеек или документов, содержащих повторяющиеся блоки данных, размещаемые на одной странице документа (например, бейджи).

   Конверты предназначены для создания почтовых конвертов, по одному для каждой записи источнику данных.

   Каталог предназначен для создания списков или каталогов телефонных номеров, заказчиков, сотрудников и т.д.

   Примечание. Тип основного документа слияния можно изменить на любом этапе работы с ним, кроме того, допустимо и преобразование его в обычный документ. При проведении преобразований содержимое документа не меняется.

Создание  источника данных

   При задании источника данных происходит присоединение указанного источника данных к основному документу. На любом этапе работы с основным документом для него можно задать новый источник данных, при этом связь со старым источником данных разрывается.

1. Выбрать команду Рассылки – Начать слияние– Пошаговый мастер слияния. Отображается диалоговое окно «Слияние» (рис. 1).
2. Нажать кнопку Далее. Выбор получателей и выбрать команду Создание списка и нажать кнопку Создать. Отображается диалоговое окно «Новый список адресов», в котором приведен список имен полей, наиболее часто используемых при создании источника данных (рис 2).
3. Добавить недостающие или удалить лишние поля – кнопка Настройка столбцов (рис. 3). Поля должны обеспечить размещение всей требуемой информации. Нажать кнопку ОК.
4. Ввести записи, используя форму данных. После ввода одной записи, нажать кнопку Создать запись и повторить эти же действие для каждой вводимой записи.
5. Нажать кнопку ОК для завершения и закрытия окна диалога «Новый список адресов» и для возврата в окно редактирования основного документа.
6. Сохранить источник данных. Задать имя файла для сохранения источника данных и нажать Сохранить. После сохранения файла откроется окно «Получатели слияния» (рис 4), позволяющее просмотреть, отредактировать или удалить записи. Здесь источник данных представлен как обычная таблица. Каждая строка таблицы соответствует одной записи источника данных. Нажать кнопку ОК.

 

Рис. 4. Окно «Новый список адресов»

   

Рис. 3. Окно «Настройка списка адресов»

 

   Примечание.

   Добавить  – используется для ввода новых имен полей.

   Удалить – используется для удаления имени поля из списка.

   Вверх, Вниз – для уточнения порядка следования имен полей в списке;

   Нажатие кнопки Источник приводит к открытию файла источника данных для редактирования.

 

Рис. 4. Окно формы

Вставка полей слияния  в основной документ

   При редактировании основного документа используются команды вкладки Рассылки (рис. 5).

 

   

Рис. 5. Панель инструментов СЛИЯНИЕ

 

1. Установить  курсор в требуемое место основного  документа для вставки поля слияния.
2. Выполнить команду Рассылки – Вставить поле слияния (рис. 5). Появится список полей слияния в соответствии с их вводом при создании источника данных.
3. Выбрать поле слияние, вставляемое в документ. Имя поля отобразится в документе в кавычках (например, «Фамилия»).
4. Добавить в документ остальные поля.

 

   Примечание. Поля слияния вставляются в основной документ во встречных кавычках «». Поля слияние можно просмотреть в так называемых кодах полей. Например, поле в кодах полей будет отображено в виде { MERGEFIELD Обращение }. Для вывода и скрытия всех кодов полей в документе используется комбинация клавиш ALT+F9. Команда Рассылки – Просмотр результата переводит в режим просмотра значений полей слияния, вставленных из источника данных, вместо их имен. Это позволяет получить более точное представление о будущем виде документа слияния.

Создание  составных документов

   Создание  составных документов основывается на объединении основного документа и данных из присоединенного источника данных. Перед объединением данных при необходимости можно задать условия отбора (фильтрации и сортировки) записей, вставляемых в основной документ из источника данных, выбрать тип составного документа: новый документ, на принтер, передать по электронной почте, проверить проект слияния на наличие ошибок.

   Для задания условий отбора следует:

• Вызвать окно адресатов слияния Рассылки – Изменить список получателей,
• Нажать кнопку Фильтр,
• Задать условия фильтрации. Нажать кнопку ОК.
• Выполнить команду Рассылки – Найти и объединить.

   Примечание. При выполнении слияния появляется окно «Составные новые документы» (рис. 6).

 
 

   

Рис. 6. Окно «Составные новые документы»

   В этом окне задается объединений всех записей, только текущей или записей  с указанными номерами. В результате произойдет формирование составного документа, который в общем случае содержит столько страниц, сколько записей в источнике данных (если не было фильтрации или отбора диапазона номеров записей).

Использование полей Word

   Кроме полей слияния, определяющих используемые при слиянии поля источника данных, можно вставлять в основной документ дополнительные поля, расширяющие возможности создания составного документа. Например, с их помощью можно вставить в документ  рисунки, номера страниц, текущую дату, время и другие дополнительные сведения.

   Для вставки таких полей необходимо выполнить следующие действия.

1. Установить курсор в требуемое место основного документа.
2. Выполнить команду Вставка – Экспресс блоки – Поле. Указать категория – Слияние. Появится  список полей.
3. Выбрать поле, вставляемое в документ.
4. При вставке большинства полей, требуется задать его параметры в соответствующем диалоговом окне.

   Список наиболее часто используемых полей состоит из: ASK, FILLIN, IF (If...Then...Else...), SET, MERGEREC, MERGESEQ, NEXT, NEXTIF, SKIPIF и т.д.

   Поля  ASK и FILLIN, выводят запрос, который заполняется при слиянии каждой записи данных с основным документом (рис. 7).

 

Рис. 7. Окно поля Fillin

   В поле СООБЩЕНИЕ вводится вопрос, поясняющий назначение вводимого текста. «Ответ по умолчанию» позволяет ввести типовой текст. Флажок «Один раз» определяет режим вывода окна диалога только один раз, а введенный текст вставляется во все документы составного письма.