Совершенствование финансового планирования на предприятии (на примере ООО «Техноавиа»)

     Таким образом, бюджетирование - это своеобразный образ мышления категориями планов и бюджетов, стержень, вокруг которого объединяется деятельность предприятия, и что позволяет подразделениям объективно оценивать и сравнивать свои результаты, мотивировать на достижение целей.

     Система бюджетирования неразрывно связана с учетом. Учет - это, прежде всего, система сбора и хранения информации. И основной задачей на этом этапе является обеспечение полноты и достоверности учитываемых данных, а также минимизация их потерь при передаче между сотрудниками предприятия. Учет бывает бухгалтерским, систематизирующий сбор и хранение информации о хозяйственно-финансовых операциях с целью получения фискальной отчетности, и управленческим, систематизирующим сбор и хранение первичных данных о хозяйственно-финансовой деятельности предприятия, используемая для получения информации, необходимой для принятия. Общим для учетов является их объект - финансово-хозяйственная деятельность предприятия. А это означает совершенно формально, что информация о регистрируемых в системе операциях принципиально будет являться однократно вводимой. На практике это будет реализовываться следующими способами.

     Каждый первичный документ порождает одну из нескольких бухгалтерских (совокупности проводок) и управленческих операций. Список и содержание этих операций, естественно, подлежат определению и настройке до начала и в течение опытной эксплуатации. В общем случае, один хозяйственно-финансовый документ может порождать не одну операцию, а цепочку связанных бухгалтерских и управленческих операций. Кроме того, синхронизация проведения соответствующих бухгалтерских и управленческих операций необязательна.

     Качество учета зависит от организации его ведения. Решение этой проблемы в организационной структуре (в части отделов, занимающихся учетом), регламенте и средствах ведения учета. Они разрабатываются так, чтобы информация по фактическим операция для бюджетного управления предоставлялась менеджерам максимально оперативно и по всем операциям, которые влияют на исполнение бюджетов предприятия. Отдельной задачей является определение организации ввода данных для управленческого учета, определение того, какие данные можно автоматически забирать из бухгалтерских программ, а какие нужно вносить вручную, или передавать из других программ, в которых учитывается операционная деятельность. А такой качественный программный продукт для бюджетирования «1С:Предприятие, Конфигурация «Финансовое управление» позволяет решать эту проблему максимально просто, без повторного ввода данных и отставаний данных в бюджетах от текущего времени.

     Контроль является выбором системы стандартов и нормативов. Он определяет возможности анализа и тем самым является формальным языком, описывающим цели, которые мы реально можем достичь. Существенная часть контроля в бюджетном управлении заключается в план-фактном сравнении данных.

     Контроль должен выполняться постоянно, в текущем режиме и для наиболее критических операций заявитель (желающий получить результаты операции) подает заявку на исполнение, указывая оперативные параметры, чего он хочет добиться. Приведем пример:

     Чтобы потратить денежные средства, например, сотрудник в компании делает заявку на выплату денежных средств. Указывает требуемую сумму, способ платежа, контрагента и пр., в общем, указывает известную ему управленческую аналитику. Заявка автоматически становится доступной руководителю заявителя.

1. Руководитель подразделения проверяет ее целесообразность, корректность и т.д. если все нормально - направляет ее дальше.
2. Финансовый директор проверяет наличие средств в бюджете по указанной статье денежных средств, подразделении, и в случае соответствия бюджету - устанавливает приоритет выплаты.
3. В назначенный день, когда подходит приоритет, финансовый директор включает заявку в реестр платежей, чтобы бухгалтерия провела утвержденный платеж.
4. Далее бухгалтер получает реестр, в качестве приказа платежей на конкретный день, формирует первичные документы на оплату и т.д.

     В этом примере важными являются два момента:

• Контроль и решение о совершении действия принимаются еще до этого действия. При этом сам контроль может быть многоэтапным. В результате компания уверена, что совершает только необходимые и эффективные действия.
• В случае невыполнения каждого этапа его исполнитель сообщает предыдущему причину своего несогласия, чтобы можно было внести изменения. Коллектив работает слаженно. Да, это определенная бюрократия, увеличивающая количество согласований. Но в пределах разумного, используя современные средства автоматизации выполнения работ на всех этапах согласования, включая передачу информации.

     Фаза анализа необходима для определения сильных и слабых сторон бизнеса. Причем нужно помнить как о субъективных, так и об объективных факторах.

     В бюджетном управлении анализу в первую очередь подлежат отклонения от плановых величин. Поначалу основной причиной этих отклонений будет тривиальное некачественное планирование (или чрезмерно оптимистичное, или чрезмерно пессимистичное), но буквально через 3 - 9 месяцев план-фактные отклонения из-за этих факторов уже будут в пределах 10 - 15 %, а то и меньше.

     С другой стороны, полезными бывают и сравнения данных в динамике, и структурный анализ, и анализ основных групп, и многое другое. Наконец, финансовый анализ, позволяет оценить последствия каждого решения, и выбрать оптимальное.

     Направленный для анализа множество, как и вариантов принятия решений. Бюджетирование как система предоставляет полный набор финансовой информации для принятия решений, и самых возможных решений в таком случае будет не одно или два, а целый спектр.

     Таким образом, были рассмотрены фазы контроля и анализа - заключительные этапы управленческого цикла, которые подлежат автоматизации и являются обязательными звеньями грамотно построенной и бесперебойно работающей системы бюджетного управления компанией.

     Бюджетирование выполняет структурообразующую роль в развитии предприятия, проектируя его будущее. Описав в формальных терминах и цифрах будущее состояние через месяц, квартал, год - все сотрудники начинают понимать, к чему стремится их компания и к чему они должны стремиться.

     При автоматизации системы управления предприятием автоматизируются все три фазы: планирования, контроля (учета) и анализа. Внедрение автоматизированной системы управления финансами предприятия «1С:Предприятие, Конфигурация «Финансовое управление» позволит всем службам нашего предприятия управлять своей деятельностью: закупкой, транспортировкой, прямыми расходами. Это даст возможность компании работать как единому целому, устанавливая единые для всей компании ценности, цели и правила игры, а также облегчит взаимодействие между всеми службами и повысит эффективность работы самой компании.

     В программе автоматизации реализовывается методика бюджетирования, которая направлена на поддержку деятельности руководителей на всех этапах управления. Настройка программы бюджетирования происходит таким образом, что цели бюджетирования соответствуют целям развития компании.

     Результатом этого внедрения будет экономия и средств, и рабочего времени, а так как осуществляется с привлечением специалиста, то будет иметь и некоторые затраты, которые впоследствии оправдаются.

     На данный момент на нашем предприятии установлена многопользовательская программа «1С:Предприятие 7.7». Комплексная поставка данного продукта включает: платформу, типовую конфигурацию «Торговля+Склад», «Бухгалтерия», «Зарплата+Кадры» (производство, услуги, бухгалтерия, торговля+склад, зарплата+кадры), и дополнительную конфигурацию бухучет УСН и финансовое планирование. Это упрощенный вариант, который входит в комплект поставки комплексной конфигурации. За период эксплуатации в течение 30 месяцев данная конфигурация себя окупила.

     Затраты, связанные с приобретением и внедрением программного продукта «1С:Предприятие, Конфигурация «Финансовое управление» будут следующие:

1. Стоимость программного продукта 2 тыс.долларов - 60 000 рублей.
2. Определение структуры бюджетов, описание источников, статей затрат и составление технического задания экономистом для приглашенного программиста потребуется 15 чел./часов.

• Заработная плата штатного экономиста составляет 5 000 рублей в месяц.

• Среднедневная стоимость 1 чел./часа экономиста приблизительно стоит: 5000 : 22 : 8 ≈ 28 рублей,

     где  22 - количество рабочих смен,

     8 - продолжительность смены.

     В стоимостном выражении: 15 * 28 = 420 рублей.

3. Установка и настройка программного продукта, исполнение технического задания приглашенным программистом потребует 10 чел./часов. Средняя стоимость аналогичных работ стоит 400 рублей в час.

     В стоимостном выражении: 10 * 400 = 4000 рублей.

     Таким образом, общая стоимость приобретенного, установленного и настроенного программного продукта составит 64 420 рублей.

     В качестве подтверждения необходимости данного нововведения рассчитаем экономию времени и средств от внедрения данного мероприятия на этапе планирования. Существенным недостатком в работе на нашем предприятии являются значительные затраты рабочего времени на планирование рабочего дня, согласование графиков завозов, доставок, платежей. В среднем на эту процедуру тратится 3 часа в день. Среднемесячная заработная плата 1 руководителя составляет 4 795 рублей в месяц (среднечасовая заработная плата 1 чел./часа составляет 27 рублей). После внедрения программного продукта данная процедура будет занимать 1 час в день. Следовательно, экономия времени составляет 2 часа, отсюда условная экономия средств - 54 рубля в день, 14 256 рублей в год. Условная экономия средств, включая всех руководителей, составит: 14256 * 4 = 57024 рублей в масштабах 1 года.

     На основании итогов затрат и экономии рассчитаем результат и эффективность от внедрения: 64420 : 57 024 = 1,13 лет.

     В качестве элемента долгосрочного планирования с целью привлечения оборотных средств и увеличения прибыли предлагаем внедрить направление «Торговля в кредит». Реализация этого направления предлагаем осуществить через заключение договора с банком «Русский стандарт». Приоритетными направлениями в работе банка являются программы потребительского кредитования населения и распространения кредитных карт. Наше торговое предприятие благодаря кредитованию сможет привлечь большое количество потенциальных клиентов, потому что не у всех потребителей желающих приобрести себе спец.одежду, спец.услуги хватает необходимых средств. Для предоставления кредитов частным клиентам Банк «Русский стандарт» использует самые совершенные технологии. Это позволяет выдавать кредиты при предъявлении только паспорта в течение 15 минут прямо на месте. Доступность и скорость выдачи кредита дает возможность увеличить объем продаж на 20 - 30 % за 1 - 2 месяца. Кроме того, бесплатная рассылка кредитных карт заемщикам с положительной кредитной историей может значительно расширить круг наших потенциальных клиентов, т.к. люди сделавшие покупки в кредит в других магазинах, в следующий раз придут с кредитной картой к нам в ООО «ТЕХНОАВИА».

     Рассчитаем среднемесячную выручку в отчетном году: 9 427 000 : 12 = 785 583 рублей ( 9 427 тыс. руб. - это выручка от продажи товаров в 2005 году по данным формы № 2; 12 - количество месяцев).

     Прогнозируем, что за счет внедрения направления «Товары в кредит» выручка должна увеличиться на 30 %: 785 583 * 30 = 235 675 рублей - прирост среднемесячной выручки, что за год составит 235 675 * 12 = 2 828 100 рублей.

     Таким образом, при увеличении объема продаж на 20 - 30 % в месяц при средней торговой надбавке в 35 % наше предприятие увеличит торговую выручку в месяц на 235 675,00 рублей, что в годовом объеме составит 2 828 100,00 рублей.

     Себестоимость проданного товара: 2 828 100 : 1,3 = 2 175 462 рублей (1,3 - 30 %-я наценка на товар). Выше мы указывали на наценку на товар в размере 35 %, а в приросте 30 % (1,3). Это связано с тем, что банк «Русский стандарт» удерживает по договору комиссионное вознаграждение в размере 5 %.

     Проданная наценка в этом объеме составит: 2 828 100 - 2 175 462 = 652 638 рублей, что позволит увеличить нашу прибыль от реализации товаров практически на ту же величину, так как наши постоянные издержки при внедрении направления «Торговля в кредит» не увеличатся, а переменные только на незначительную величину из-за увеличения транспортных расходов. Кроме того, данное мероприятие почти не требует дополнительных расходов. Для внедрения потребуется оргтехника (компьютер, модем, матричный принтер), которая на нашем предприятии имеется. Работа по этому направлению потребует продавцов - консультантов на программном обеспечении банка. Эту услугу банк предоставляет бесплатно.