Разработка бюджета проекта

                    МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ     

                                   РЕСПУБЛИКИ КАЗАХСТАН

                        Университет  Международного  Бизнеса

                                         Реферат

         По дисциплине: «Управление  проектами»

         На тему: «Разработка  бюджета  проекта»

                                                                                               Выполнила: Букетова Зульфия

                                                                                                          студентка 3  курса заочное  отделение

                                        Алматы, 2012

                                            Содержание

1.                              Цели и задачи разработки бюджета реализации проекта. Разработка бюджета реализации проекта.

2.                              Разработка графика реализации проекта. График Ганта.

3.                              Оценка издержек. Бюджетинг.

4.            Составление  бюджета  проекта

                                          Введение

      Бюджет является основным инструментом менеджмента для планирования финансов какого-либо проекта или организации, осуществления их текущего и общего контроля. В нем содержится смета доходов и расходов для вашего проекта или организации на установленный период времени.

      Бюджет проекта разрабатывается поэтапно. Приблизительная оценка затрат в порядке убывания.

1.Назначение первоначальной оценки — определить целесообразность проведения работ проекта. Часто приходится исходить из суммы, которую выделяют на проект. Поэтому оцениваются только основные статьи расходов. В сущности, годовые и перспективные планы содержат приблизительные оценки бюджетов, а не точные, как хотелось бы многим.

2.Детальная проработка бюджета. Это расчет затрат по всем работам проекта на основе полной структурной схемы работ

3.Полный и утвержденный бюджет проекта. Разработанный с учетом всех расходов бюджет проекта, который утвержден руководством организации.

4.Уточнение бюджета в процессе разработки проекта

1. Цели и задачи разработки бюджета реализации проекта. Разработка бюджета реализации проекта.

        Бюджет определяет количество денежных средств, которые должны расходоваться на финансирование проекта.

Бюджет может включать только стоимость внешних расходов проекта (например, подрядчики, оборудование, материалы, лицензии) или также и стоимость труда собственных сотрудников.

       Как правильно разработать бюджет проекта, чтобы получить грант на реализацию какого-нибудь проекта.

Бюджет проекта (Budget) или смета расходов, возможно, самая главная часть заявки. Бюджет должен быть хорошо проработан и объяснен. Раздел обязательно должен включать общую стоимость проекта и запрашиваемую у фонда сумму. Разные фонды предъявляют разные требования к составлению бюджета. Частные фонды обычно запрашивают менее подробные сведения, чем государственные. Составляйте бюджет после того, как напишите проект. Бюджет должен иметь достоверную проверенную финансовую информацию. Определите срок действия бюджета. Часто фонды предпочитают оплачивать примерно 70-90% расходов по проекту. Остальная часть должна быть найдена в других источниках (другие фонды, коммерческие организации, Ваши собственные денежные и не денежные ресурсы). Покажите эти источники финансирования. Если ваша организация использует собственное помещение или транспорт для выполнения проекта, то включите их стоимость в бюджет проекта, как собственный взнос. Обычно бюджет составляют в долларах США или Евро.

Бюджет должен быть расписан по статьям: 1. Оплата труда (зарплата штатных и внештатных сотрудников, гонорары оплата разовых услуг консультантов по договору, обязательные налоги и страхование (без подоходного налога); 2. Основные расходы (аренда помещения, оборудование, офисные расходные материалы, услуги связи, типографские расходы, канцелярские товары); 3.  Командировки (проезд, суточные, проживание в гостинице);

Укажите размер вкладов в натуральной форме (добровольный труд), укажите уже изысканные средства из других источников в долларовом эквиваленте, включите детальное описание каждой из статей бюджета. Закладывайте в проектное предложение то, что действительно вам поможет выполнять задуманное, и представьте хорошее обоснование, почему, например, этот компьютер или программное обеспечение, а не другие необходимы для реализации проекта. В приложение включите ценовой лист некоторых компаний, которые занимаются продажей оборудования в Беларуси. Многие доноры предпочитают, чтобы оклады были сопоставимы с таковыми в других организациях, аналогичных Вашей. Составляя бюджет, поинтересуйтесь уровнем заработной платы в других организациях, выполняющих работу, подобную Вашей. Сопоставьте описания рода деятельности, квалификационные требования и обязанности работников этих организаций с Вашими требованиями. К разделу «Бюджет» прилагают «Пояснения к бюджету», которое содержит список всех ресурсов, необходимых для проведения планируемых мероприятий; отвечает на вопросы: сколько денег требуется от грантодателя, из каких источников будут получены все остальные требующиеся для выполнения проекта ресурсы, и на что они будут потрачены.

ЦЕЛЬ БЮДЖЕТА

Бюджет является основным инструментом менеджмента для планирования финансов какого-либо проекта или организации, осуществления их текущего и общего контроля. В нем содержится смета доходов и расходов для вашего проекта или организации на установленный период времени.

Бюджет может выполнять множество важных задач, в том числе:

•              текущий контроль доходов и расходов на протяжении года (или определенного проектного периода);

•              содействие в определении необходимости корректировки программ и задач;

•              прогнозирование доходных и расходных статей проектов, включая время поступления средств и их наличие (например, средства дополнительных грантов);

•              обеспечение основы для подотчетности и прозрачности.

Для спонсоров бюджет также является важным средством, дающим представление о вашей работе. При изучении бюджета спонсоры обращают внимание на следующие моменты:

•              Каким образом вы планируете использовать средства гранта?

•              Каковы другие источники средств для выполнения работы?

•              Отражены ли в бюджете местные затраты?

•              Соответствуют ли расходы задачам деятельности?

•              Укладывается ли бюджет в рамки принятых у спонсора норм?

•              Сколько процентов составляют накладные расходы (такие как заработная плата, оплата аренды и коммунальных услуг), включенные в бюджет?

1.      Разработка графика реализации проекта. График Ганта.

Применительно к набору операций, ресурсов и связей, необходимых для выполнения проекта используется обычно термин «график». Могут также использоваться термины «расписание», «календарный план», «schedule». Все эти термины эквивалентны.

График является жизненно необходимым для того, чтобы команда проекта четко знала, что когда и кому необходимо делать.

       В зависимости от величины, сложности и важности проекта, руководитель проекта может использовать специальное программное обеспечение, например MS Project, электронные таблицы, электронную или обычную записную книжку, или же просто держать предстоящие работы в голове.

Существует множество приемов и подходов к составлению графика проекта. Вероятно, наилучшим из них является использование предыдущего графика из подобного проекта. Однако, из-за уникального характера проекта либо по другим причинам, это не всегда может оказаться возможным.

Диаграмма Га́нта (англ. Gantt chart, также ленточная диаграмма, график

Ганта) – это популярный тип столбчатых диаграмм, который используется для иллюстрации плана, графика работ по какому-либо проекту. Является одним из методов планирования проектов

Первый формат диаграммы был разработан Генри Л. Гантом (Henry L. Gantt, 1861-1919) в 1910 году.

       Диаграмма Ганта представляет собой отрезки (графические плашки), размещенные на горизонтальной шкале времени. Каждый отрезок соответствует отдельной задаче или подзадаче. Задачи и подзадачи, составляющие план, размещаются по вертикали. Начало, конец и длина отрезка на шкале времени соответствуют началу, концу и длительности задачи. На некоторых диаграммах Ганта также показывается зависимость между задачами. Диаграмма может использоваться для представления текущего состояния выполнения работ: часть прямоугольника, отвечающего задаче, заштриховывается, отмечая процент выполнения задачи; показывается вертикальная линия, отвечающая моменту «сегодня».

       Часто диаграмма Ганта соседствует с таблицей со списком работ, строки которой соответствуют отдельно взятой задаче, отображенной на диаграмме, а столбцы содержат дополнительную информацию о задаче.

Пример такой таблицы представлен ниже.

Источник: Проект «Свадебный салон «Афродита», разработчик: Ольга Вишневская, БГЭУ

2.      Оценка издержек. Бюджетинг.

Бюджетинг – это, практически, то же самое, что «финансовое планирование» или «бюджетирование».

Термин «бюджетинг» не изменяет общепринятого смысла и означает составление бюджета, сметы и, в конечном итоге, равнозначно финансовому планированию.

Бюджетирование – это краткосрочное финансовое планирование.

Бюджетирование  – это бюджетное планирование и контроль

Бюджетирование – это инструментарий управленческого учета. Бюджетное планирование и контроль являются важным инструментом управленческого учета (примеч. Управленческий учет – это целая отдельная дисциплина, такая же, как, например, бухгалтерский учет).

Бюджетинг – методическая база внутрихозяйственных финансовых отношений.

Бюджетирование – это планирование финансовой деятельности компании на основе принимаемых бюджетов.

        Бюджетирование – это процесс, в ходе которого сотрудники и руководители компании составляют в табличном виде планы по доходам, расходам, инвестиционной, финансовой и другим видам деятельности.

       Обычно эти планы делаются на год вперед, в разбивке по месяцам. На основе этих плановых данных обычно формируются прогнозные финансовые отчеты (бюджеты), такие как Бюджет доходов и расходов (БДР), Бюджет движения денежных средств (БДДС), Баланс. В результате, руководство компании может заранее увидеть, в каком направлении будет развиваться финансово-экономическое положение компании, и если тенденции развития – негативны, руководство будет иметь время для принятия управленческих решений с целью исправления ситуации.

Руководители заинтересованы в том, чтобы процессы формирования и корректировки бюджетов происходили максимально быстро. Это позволяет оперативно смоделировать и просчитать различные сценарии развития бизнеса, провести анализ рисков. Например, если руководитель видит, что прибыль компании получается недостаточно высокая, объем продаж уже никак не повысить, а затраты – не снизить, он может проанализировать, как расширится его бизнес и возрастет прибыль после покупки нового производственного оборудования или открытия новых магазинов.

Практика показывает, что снизить до минимума (до нескольких дней, нескольких часов или минут) время, которое требуется на формирование и корректировку бюджетов, можно только посредством внедрения автоматизированной системы бюджетирования.

Пример использования бюджетирования.

  Рассмотрим использование метода бюджетирования на примере управления капиталом времени конкретного человека.