Заходи щодо удосконалення системи контролінгу на ВКФ "ЛІА" ЛТД

Підприємство ТОВ ВКФ „ЛІА”  Лтд є конкурентоспроможним, про що свідчить велика кількість клієнтів та споживачів. Підприємство розробляє стратегію низких витрат. Підприємство також  має таких конкурентів як: МПП НВФ „Пошук”, „Арсенал” (ПП Дегтярьов), Торговий дім „Марс”, ТОВ „Продресурси”, ПП „Синапс плюс”. Вона орієнтує організацію на одержання додаткового прибутку за рахунок економії на постійних витратах і в результаті цього робиться максимальне збільшення обсягів продажу та завоювання нових ринків через зниження цін на запропоновані товари та послуги. На початку свого створення фірма займалась оптовою та роздрібною торгівлею продуктами харчування, безалкогольними та спиртними напоями. ТОВ ПКФ «ЛІА» лтд було створено з метою розвитку та збільшення комерційних структур у недержавних формах власності та розвитку комерційної діяльності засновників товариства з метою отримання максимально можливого прибутку. Контактні аудиторії – будь-яка група, яка виявляє реальну цікавість до організації або впливає на її здатність досягти поставленої мети. Вплив контактних аудиторій – висвітлення діяльності фірми в засобах масової інформації, на презентаціях, виставках, рекламних акціях.

Фірма, її постачальники, маркетингові посередники, клієнти, конкуренти й  контактні аудиторії функціонують у рамках більш великого макросередовища: відкривають нові можливості або загрожують фірмі новими небезпеками. Ці сили являють собою ті самі " не піддатні контролю" фактори, за якими фірма повинна уважно спостерігати й на які повинна реагувати.

Контактні аудиторії, що виявляють найбільший вплив на діяльність фірми:

контактні аудиторії державних  установ: міська й обласна

держадміністрації, податкова інспекція, різні контролюючі організації, ці установи перевіряють діяльність підприємства з погляду відповідності державним і місцевим вимогам по веденню бізнесу;

банк – контактна аудиторія  фінансової сфери, що виявляє вплив  на здатність фірми забезпечувати себе капіталом, здійснювати фінансові операції і т.д.;

місцеве населення створює суспільну  думку, що впливає на стан справ 

фірмі.

Підприємство існує у всіх економічних  системах та типах економічних відносин. Підприємство в умовах ринку є  незалежним, і, діяльність якого передбачає свободу власників підприємства в отриманні прибутку, розпорядження  власним майном.

Внутрішнє середовище можна розглядати у декількох зрізах. Організаційний зріз  включає в себе: комунікаційні процеси; організаційні структури; норми, правила, процедури; розподілення прав і відповідності. Маркетинговий зріз внутрішнього середовища організації охоплює всі ті процеси, які зв’язані з реалізацією продукції. Ця стратегія продукту, стратегія ціноутворення, стратегія рухливості продукту на ринку; вибір ринку збиту і систем розподілення. Фінансовий зріз включає в себе процеси, пов’язані з забезпеченям ефективного використання і руху грошових коштів в організації. Це підтримання ліквідності і забезпечення прибутку, створення інвестиційних можливостей і інші. Кадровий зріз внутрішнього середовища охоплює такі процеси, як: взаємодії менеджерів і робочих; найм, навчання, рухливість кадрів; оцінка результатів праці і стимулювання; створення відносин між робітниками та інші. Внутрішнє середовище підприємства – це та частина, загальної середи, яка знаходиться у рамках організації. Вона вказує постійний вплив на функціонування організації. Кожна частина містить набір ключових процесів і елементів організації, можливості, якими володіє організація.

Підприємство «ЛІА» лтд очолюється директором підприємства. Основним завданням  Директора є створення й забезпечення ефективного функціонування підприємства з метою збільшення обсягу продажів і підвищення прибутковості, а також формування зацікавленості працівників у результатах своєї праці й вживання заходів по забезпеченню й дотриманню здорових.

Організаційна структура управління – це організація управління людьми, яка має поєднувати рівень задоволення потреб кожної людини з її трудовою активністю, кількістю і якістю, затраченою нею праці, розміром її внеску у суспільно корисну справу. Структура повинна відповідати розміру організації. Вона не повинна бути складною, якщо не має у цьому потреби. Елементарна структура, якщо один керівник здатний управляти підприємством. Якщо він вже не здатний, то з’являється проміжний рівень в управлінні і застосовується функціональна структура. На підприємстві функціонують основні і допоміжні підрозділи. Основні (лінійні) підрозділу безпосередньо беруть участь в утворенні прибутку підприємства.

До основних підрозділів ТОВ  ПКФ «ЛІА» лтд належать: виробничі  підрозділи; оптові й роздрібні торговельні  пункти; підрозділи дистрибуції.

Допоміжні (функціональні) підрозділи не беруть участь безпосередньо в  утворенні прибутку, обслуговують основні  підрозділи й виконують облікові, контрольні, постачальницько-збутові  й інші функції.

До допоміжних підрозділів належать: бухгалтерія; економічна служба; торговельний відділ; склад; транспортна ділянка; відділ маркетингу; відділ автоматизації технологічних процесів.

Структура відділу затверджує директор підприємства відповідно до типових  структур апарату керування й  нормативами  чисельності НТР і службовців у межах установлених лімітів по праці з урахуванням обсягів роботи й особливостей виробництва. До  складу  відділу можуть входить бюро, групи , лабораторії.

Також у підпорядкування в директора  перебувають юрист й офіс-менеджер як особистих помічників.

На підприємстві «ЛІА» лтд чисельність  керівників (перші заступники директора) становить 8 чоловік; керівників підрозділів (відділи) – 13 чоловік.

Кількість менеджерів складає 4 чоловік, загальна чисельність 93 людей, з  них 14 чоловіків та 79 жінок. До того ж 49 з них закінчили вищі учбові заклади; троє людей закінчили училища, а 12 є студентами вузів; інші 29 – з технічною освітою. Рівень кваліфікації робітників наведено у таблиці 1.1

Таблиця 1.1

Рівень кваліфікації робітників (осіб по роках)

Кваліфікація	2007	2008	2009
Жінок	65	77	79
Чоловіків	20	17	14
З вищою освітою	42	40	49
З технічною освітою	11	18	29
Студенти	–	5	12
Училище	30	29	3
Без освіти	2	2	–

 

Виходячи з повноважень директор підприємства має право вносити корінні зміни у визначення  основних напрямків діяльності підприємства; внесення змін у статус підприємства; внесення рішень по залученню до матеріальної відповідальності підприємства, що служить; проведення оцінки діяльності ТОВ ПКФ «ЛІА» лтд і прийняття відповідальних рішень по його результатах. Заступникові директора по господарських питаннях підкоряється господарська служба чисельністю шість людей, до складу якої входять: інженер по ВІД і ТБ; електромонтажник; монтажник; газоелектрозварник; токар; робітник, автоєлектрик, автокарщик, водій вантажного автомобіля підкоряються заступникові директора по транспорту чисельністю  п'ятнадцять чоловік. Заступникові директора по безпеці підкоряються охоронці всіх об'єктів підприємства чисельністю шість чоловік. Начальнику виробництва підкоряється виробничий сектор який нараховує 33 людини (разом з начальником виробництва). Заступникові директора по програмному й інформаційному забезпеченню ставляться інженери-програмісти, 3 чоловік згідно штатного розкладу. Начальник торговельного відділу, у підпорядкуванні в якого перебуває відділ закупівлі в складі двох товарознавців й одного менеджера по логістиці; керівник збуту, що має в підпорядкуванні трьох супервайзерів, а ті у свою чергу управляють кожний п'ятьма торговельними представниками  підкоряються заступникові директора по комерційній частині.

Заступникові директора по економічних  питаннях підкоряються два економісти по плануванню й АХД.

Заступникові директора по фінансових питаннях підкоряються бухгалтер по обліку банківських і касових операцій і два бухгалтери-касири.

До складу служби бухгалтерського  обліку входить підрозділ  обліку основних засобів і  малоцінний інвентар, матеріалів, витрат на виробництво  й збутову діяльність, обліку звітності  й зведеного   контролю, розрахунку з постачальниками й клієнтами, розрахунку із працюючими співробітниками підприємства, зведеного  обліку, контролю й ревізії. Структури й штати бухгалтерії призначає заступник директора по бухгалтерському обліку й аудитові відповідно до типових структур апарата керування й нормами чисельності НТР і службовців у межах установлених лімітів по праці з  урахуванням обсягів  роботи й особливостей загальної структури підприємства.      Загальне положення про службу бухгалтерського обліку:

служба бухгалтерського обліку є структурним підрозділом ТОВ ПКФ «ЛІА» лтд підкоряється заступникові директора по бухгалтерському обліку й аудитові.

Завдання й функції бухобліку:

здійснення контролю  для  збереження  майна підприємства;       

правильними витратами коштів і матеріальних цінностей;

дотримання строго режиму економіки;

праця відповідно ПСБО. 

До функцій служби бухгалтерського  обліку належать:

складання (розрахунків по заробітній платі) звітних даних, калькуляцію  собівартості, продукції, балансів і  бухгалтерської звітності;

організація обліку основних фондів, сировини, матеріалів , палива, готової  продукції, витрати виробництва  й обігу, скупчення кошторисів витрат;

постійний контроль за своєчасним оформленням  прийому й витрати коштів і  товарно-матеріальних цінностей, правильною витратою фондом заробітної плати, нарахуванням і видачею всіх видів премій, дотриманням установлених штатів, посадових окладів, кошторисів витрат;

організації розрахунків по заробітній платі працівникам підприємства;

забезпечення зберігання бухгалтерських документів і бухгалтерського архіву;

забезпечення документального  відбиття на рахунках бухгалтерського  обліку операцій, пов'язаних з рухом  грошових коштів, нарахуванням і пересуванням податків, відрахувань від прибутку й інших платежів у державний бюджет.

Завдання й функції економічної  служби: контроль фінансових потоків  підприємства з метою збільшення обсягу продажів; підвищення прибутковості; формування зацікавленості працівників  у результатах своєї праці. Структуру  й штат фінансової служби призначає заступник директора по фінансам відповідно до типових структур апарату керування й нормами чисельності НТР і службовців у межах установлених лімітів по праці з  урахуванням обсягів роботи й особливостей загальної структури підприємства.

Склад фінансової служби:

фахівець із обліку банківських  операцій;

бухгалтер по обліку касових операцій;

бухгалтер-касир.

Призначає заступник директора  по економіці відповідно до типових  структур апарату керування й  нормами чисельності НТР і  службовців у межах установлених лімітів по праці з  урахуванням обсягів  роботи й особливостей загальної структури підприємства.

Економічна служба є структурним  підрозділом ТОВ ПКФ «ЛІА»  лтд підкоряється заступникові директора  по економіці. До складу економічної  служби входить економіст по плануванню й  економіст по аналізі господарської діяльності.

Функції економічної служби: готувати вихідні дані для складання проектів поточних і річних планів і програм  виробничо-господарської діяльності й соціального розвитку підприємства, розробляти окремі розділи бізнес-плану фірми з поділом на квартали, готовити розрахунки й обґрунтування до них, надавати планові показники підрозділам підприємства; розробляти техніко-економічні нормативи матеріальних і трудових витрат для визначення собівартості продукції, планово-розрахункові ціни на основні види сировини, матеріалів, палива, енергії, що використається у виробництві; становити кошторисну калькуляцію й проекти цін на товарну продукцію; брати участь у техніко-економічному обґрунтуванні освоєння нових видів продукції, нової техніки, прогресивної технології, механізації й автоматизації виробничих процесів; брати участь в удосконалюванні планової, програмної й облікової документації, у підготовці методичних матеріалів по організації планування; здійснювати комплексний економічний аналіз господарської діяльності підприємства і його підрозділів; проведення аналізу фінансово-господарської діяльності підприємства з метою виявлення внутрішньогосподарських резервів, ліквідації втрат і невиробничих витрат; виявляти резерви виробництва й визначати способи щодо забезпечення режиму економії, більше ефективного використання ресурсів, підняття темпів росту продуктивності праці. Контролювати правильність розрахунків економічної ефективності впровадження нової техніки й технології, раціональних пропозицій. Вести облік і контроль виконання планових завдань по підприємству в цілому і його підрозділах, а також результатів їхньої господарської діяльності.

Служба маркетингу є структурним  підрозділом ТОВ ПКФ «ЛІА» лтд підкоряється заступникові директора по маркетингу. Керівництво маркетинговою діяльністю здійснюється заступником Директора по маркетингу. На посаді заступника директора з маркетингу призначається особа зі стажем роботи в сфері комерції, на керівних посадах не менш п'яти років. Структури й штати служби маркетингу призначає заступник директора по маркетингу відповідно до типових структур апарату керування й нормами чисельності НТР і службовців у межах установлених лімітів по праці з урахуванням обсягів роботи й особливостей загальної структури підприємства.