Аналіз управління веб-сайтом митного органу та визначення його ролі в управлінських процесах

Згідно вищезазначеної Постанови:

• оприлюднення у мережі Інтернет інформації про діяльність органів виконавчої влади здійснюється шляхом розміщення і постійного оновлення міністерствами, іншими центральними та місцевими органами виконавчої влади інформації відповідно до вимог Закону України «Про доступ до публічної інформації» від13.01.2011 № 2939-VI на офіційних веб-сайтах;
• інформація, яка розміщується на офіційних веб-сайтах органів  виконавчої влади та Веб-порталі, повинна мати захист від несанкціонованої модифікації;
• структура, дизайн офіційного веб-сайту та регламент його функціонування визначаються керівником органу виконавчої влади відповідно до вимог цього Порядку.

Для центральних органів виконавчої влади на офіційному веб-сайті органу виконавчої влади розміщується така інформація:

- найменування органу;

- основні завдання  та нормативно-правові засади діяльності;

- структура та керівництво  органу;

- прізвища, імена та  по батькові керівників;

- місцезнаходження апарату,  урядових органів державного управління, утворених у його складі, територіальних органів та відповідних структурних підрозділів місцевих держадміністрацій (поштові адреси, номери телефонів, факсів, адреси офіційних веб-сайтів та електронної пошти);

- основні функції структурних  підрозділів, а також прізвища, імена, по батькові, номери телефонів, адреси електронної пошти їх керівників;

- нормативно-правові  акти з питань,  що належать  до компетенції органу;

- плани підготовки  органом проектів регуляторних  актів та зміни до них;

- повідомлення  про   оприлюднення  проектів регуляторних  актів, проекти  цих  актів  і аналіз їх регуляторного впливу;

- звіти  про  відстеження результативності прийнятих органом регуляторних актів;

- відомості про регуляторну діяльність органу;

- перелік та порядок надання адміністративних послуг органами виконавчої влади і бюджетними установами, які перебувають в їх управлінні та яким делеговані повноваження з надання таких послуг;

- відомості про взаємодію з  громадською радою при органі виконавчої влади;

- відомості про проведення консультацій  з громадськістю, громадської експертизи та врахування громадської думки у своїй діяльності; 

- зразки документів та інших матеріалів, необхідних для звернення громадян до органу;

- розпорядок роботи органу та  час прийому керівництва; 

- підприємства, установи та організації, що належать до сфери управління органу;

-  цільові програми у відповідній  сфері; 

- відомості про проведення закупівлі  товарів (робіт, послуг) за державні  кошти; 

- державні інформаційні ресурси  з питань, що належать до компетенції органу;

- поточні та заплановані заходи і події у відповідній сфері;

- відомості про наявні вакансії;

На початку головної сторінки офіційного веб-сайту органу виконавчої влади  розміщується зображення Державного Герба  України.

Інформація на офіційному веб-сайті подається українською мовою, а також за потребою - англійською мовою і мовами національних меншин.

Обсяг інформації, що підлягає перекладу на інші мови, визначається рішенням органу виконавчої влади.

З метою забезпечення виконання положень Порядку оприлюднення у мережі Інтернет інформації про  діяльність органів виконавчої влади, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 04.01.2002 № 3, Наказом Державної митної служби №744 від 11.08.2009 затверджено Регламент функціонування Веб-сайту Держмитслужби України .

Згідно загальних положень Регламенту:

 

- Веб-сайт – це програмно-апаратний комплекс, призначений для ознайомлення громадськості з інформацією про діяльність Державної митної служби України.

- Веб-сайт у мережі Інтернет має таку адресу: http://www.customs.gov.ua, а на Урядовому порталі: www.kmu.gov.ua/dmsu.

- Відповідальність за організацію переадресування адреси Веб-сайту http://www.customs.gov.ua на сервер “Урядовий портал” та доступ з автоматизованого робочого місця контент-менеджерів Держмитслужби України до спеціальної інформаційної телекомунікаційної системи (СІТС) покладається на керівника Регіональної інформаційної митниці.

- Відповідальність за роботу Веб-сайту покладається на керівника Прес-служби, який погоджує рішення про розміщення на Веб-сайті матеріалів, здійснює загальне керівництво роботою фахівців, що забезпечують адміністрування Веб-сайту.

- Відповідальність за своєчасну актуалізацію та форму і зміст матеріалів, які подаються для розміщення на Веб-сайті Держмитслужби України в мережі Інтернет, покладається на керівників структурних підрозділів Держмитслужби України,  митних органів, спеціалізованих митних установ та організацій, визначених відповідальними за ведення рубрик і розділів  Веб-сайту відповідно до Структури.

- Технічне супроводження роботи Веб-сайту здійснює компанія – учасник процедури закупівлі зазначених послуг, визначена переможцем  відповідно до  чинного законодавства з питань державних закупівель.

- Відповідальність за здійснення організаційних заходів щодо проведення процедури закупівлі послуг з технічного супроводження роботи Веб-сайту в межах затвердженого кошторису покладається на Тендерний комітет Держмитслужби України.

- Керівник Прес-служби може приймати рішення про створення і видалення рубрик та розділів за умови дотримання Порядку оприлюднення у мережі Інтернет інформації про діяльність органів виконавчої влади, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 04.01.2002 № 3.

Процедура подання матеріалів для їх розміщення на Веб-сайті здійснюється на наступних засадах:

Структурні підрозділи Держмитслужби України, митні органи, спеціалізовані митні установи та організації  подають матеріали, призначені для розміщення на Веб-сайті, у необхідних обсягах та в терміни, визначені затвердженою Структурою.

Для розміщення на Веб-сайті  матеріали повинні бути:

1. підписані керівником підрозділу Держмитслужби України (митного органу, спеціалізованої митної установи чи організації) – виконавця матеріалу.
2. погоджені керівником Прес-служби, що засвідчується його підписом у супровідній картці, (приклад заповненої форми супровідної картки наведено в Додатку Б)
3. подані до Прес-служби на паперових носіях і в електронному вигляді разом із супровідною карткою.

На кожен документ (кожну відповідь громадянину  на запитання, що надійшло на Веб-сайт), призначений для розміщення на Веб-сайті, оформляється окрема супровідна картка. У разі, коли наданий матеріал передбачає кінцевий термін розміщення, відповідальний виконавець інформує про це Прес-службу. За відсутності супровідної картки, оформленої належним чином відповідальним виконавцем та погодженої керівником Прес-служби, документи на Веб-сайті не розміщуються.

Електронні копії матеріалів надсилаються засобами системи інформаційно-телекомунікаційного комплексу Державної митної служби України “Електронна пошта” на поштову скриньку „DMS WEBSERVER”, при цьому тема кожного такого повідомлення повинна включати дату та вихідний номер, за якими зареєстровано матеріал, що подається для розміщення.

Датою надання матеріалу  на Веб-сайт вважається дата надходження (реєстрації) паперової копії документа  до Прес-служби.  

За потреби внесення змін до існуючої на Веб-сайті інформації на ім‘я керівника Прес-служби Держмитслужби України подається службова записка з її повним текстом з урахуванням змін. Особа, яка розміщує матеріал на Веб-сайті (працівник Прес-служби), видаляє попередній текст (без змін) і розміщує оновлений.

Процедура розміщення матеріалів на Веб-сайті та їх видалення має такі особливості:

Усі матеріали, призначені для розміщення на Веб-сайті, при  надходженні до Прес-служби реєструються та зберігаються відповідно до вимог Інструкції з діловодства  в митних органах, затвердженої наказом  Держмитслужби України від 28.12.2002 № 747.

Надіслані матеріали  розміщуються на Веб-сайті після  письмового погодження керівника Прес-служби.

Особа, яка здійснює розміщення матеріалів, відповідає за ідентичність надісланих і розміщених на Веб-сайті матеріалів.

У разі, коли наданий  матеріал передбачає кінцевий термін розміщення, особа, яка здійснює розміщення матеріалів, видаляє цей матеріал відповідно до дати вказаної відповідальним виконавцем.

Процедура опрацювання  запитань відвідувачів Веб-сайту, що надійшли до рубрики «Консультаційний центр»:

Особа, яка розміщує матеріали на Веб-сайті Держмитслужби України в мережі Інтернет, забезпечує приймання запитань, що надходять до Веб-сайту, за умови зазначення відправником прізвища, імені, по батькові, електронної поштової адреси та поштової адреси за місцем проживання. У протилежному випадку запитання вважається анонімним і не розглядається. Також не розглядаються повторні запитання від одного і того ж громадянина, якщо на перше надано відповідь, та запитання, які містять нецензурну лексику, є лайливими та образливими для Держмитслужби України за своєю формою.

Особа, яка здійснює розміщення матеріалів на Веб-сайті, один раз на тиждень направляє запитання  громадян через засоби відомчої електронної  пошти Держмитслужби на скриньку „DMS Zapyt” до Управління справами.

Управління  справами готує та подає на підпис заступнику Голови Служби, який координує  роботу Управління, проект розподілу  запитань громадян між структурними підрозділами Держмитслужби України, митними органами, спеціалізованими митними установами та організаціями відповідно до їх компетенції та здійснюваних функцій. Підписаний розподіл реєструється в Управлінні справами та електронною поштою розсилається відповідальним виконавцям для підготовки відповідей на запитання громадян.

Відповіді на запитання  громадян, включені у розподіл, надаються  виконавцями до Прес-служби не пізніше  п’ятнадцяти днів від дня реєстрації розподілу в Управлінні справами.

Працівник Прес-служби не пізніше доби від дати отримання  від виконавця відповіді розміщує її на Веб-сайті.

Контроль за своєчасним наданням виконавцями до Прес-служби відповідей на запитання  громадян покладається на відділ листів і організації прийому громадян Управління справами.

У разі необхідності додаткового опрацювання запитання, продовження терміну виконання повинно узгоджуватись з відділом листів і організації прийому громадян Управління справами.

Виконавець, визначений відповідальним за надання відповіді  громадянину, підтверджує своєчасність розгляду звернення громадянина шляхом надання до Управління справами копії супровідної картки, яка разом з текстом відповіді громадянину була надана до Прес-служби.

Прес-служба щотижнево  надає до Управління справами перелік  запитань, на які відповідальні структурні підрозділи Держмитслужби України, митні органи, спеціалізовані митні установи та організації відповіді не надали.

Управління  справами за інформацією Прес-служби аналізує роботу відповідальних виконавців із запитаннями громадян, що надійшли на Веб-сайт, і інформує керівництво Держмитслужби України про виявлені факти несвоєчасного надання відповідей громадянам.

Для забезпечення ефективного  функціонування офіційного Веб-сайту  Держмитслужби було видано Наказ  Державної митної служби від 29 липня 2002 року №403 «Про забезпечення функціонування та оперативного інформаційного поповнення відомчого Веб-сервера Держмитслужби України».

Згідно вищезазначеного Наказу:

• Затверджено україномовну структуру відомчого Веб-сервера (www.customs.gov.ua) Держмитслужби у мережі Інтернет та розподіл структурних підрозділів Держмитслужби, відповідальних за ведення розділів сервера.(Додаток А)
• Призначено відповідальних за розміщення й періодичне оновлення матеріалів у розділах діючого Веб-сервера начальників управлінь центрального апарату Держмитслужби, спеціалізованих митних управлінь та організацій, навчальних закладів згідно розподілу структурних підрозділів Держмитслужби. (Додаток А)
• Доручено у місячний термін розробити і затвердити регламент функціонування відомчого Веб-сервера та його "дзеркала" у корпоративній мережі Держмитслужби (http://191.11.10.110).
• Розпоряджено забезпечити функціонування програмно-апаратного комплексу Веб-сервера та захист інформації від несанкціонованої модифікації.

Отже, Держмитслужба оперативно зреагувала на вказівки Кабміну, в результаті чого з’явився офіційний Веб-сайт Державної митної служби та регламент, в якому зазначено основні параметри його оновлення та системи управління. Особливості систематичного поповнення інформаційного вмісту Веб-сайту Державної митної служби України досить чітко і повно зазначені у законодавчих актах. Та в законодавстві зазначають лише головні засади функціонування, а тонкощі, пов’язані зі знанням справи відносяться до відповідальності фахівців.[26]