Аналіз управління веб-сайтом митного органу та визначення його ролі в управлінських процесах

  Існують загальні практично для будь-яких організацій проблеми, які доводиться вирішувати при реалізації, впровадженні і супроводі систем управління вмістом. Нижче перераховані основні з них:

- консерватизм персоналу, низька освіта, небажання навчатися і переучуватися. Боязнь прозорості власної діяльності для керівництва, яка виникає після впровадження системи управління вмістом;

-  постійні структурні зміни в організації, слабка формалізація бізнес-процесів;

- небажання керівництва безпосередньо працювати з комп’ютером, переглядати і редагувати документи;

- необхідність взаємодіяти із зовнішнім «паперовим» світом, особливо якщо це стосується паралельних структур в асоційованих організаціях

або відомствах, з якими йде постійна робота [36].

Так як сьогодні інтернет став потужним інструментом для кожної  людини у всьому світі. Інтернет являє собою набір різних ресурсів і послуг. Хоча, багато людей все ще думають, електронна пошта і World Wide Web в якості принципу складових інтернет, є багато чого іншого в магазині, ніж електронна пошта, чати, сайти знаменитостей мережі та пошукових системах. Він також став кращим бізнес-інструментом сучасного ринку. Сьогодні інтернет приніс світу великий прибуток. З усіх кутків світу люди прагнуть до інтернет-покупок, купівлі квитків на улюблені фільми, і це в свою чергу не займає багато часу та зусиль. Інтернет має великий потенціал і багато є що запропонувати. Однак, як і кожна інновація у науці та технології, інтернет має свої переваги та недоліки.

З кожним днем інновації роблять людям більш простий, швидший та надійний доступ до потрібної інформації. З появою інтернету люди можуть спілкуватися із своєю близькою людиною на відстані у тисячі колометрів. Сьогодні для поліпшення зв'язку, користувач може скористатися засобами електронної пошти та різноманітними чатами, соціальними мережами. За допомогою таких послуг, стало дуже легко подружитися в мережі інтернет з незнайомою людиною,з якою можна поділитися своїми думками, можна вивчати інші культури різних етнічних принадлежностей [37, c. 992].

Інтернет віртуальний скарб інформації. Будь-яка інформація на будь-яку тему доступна в мережі нтернет. Пошукові системи, як Google, Yahoo, Yandex відкривають користувачеві великі можливості. В цих пошукових системах створених для пошуку різноманітної інформації можна знайти відповідь практично на будь-яке питання. Існує величезна кількість інформації, що доступна в інтернеті практично для будь-якого предмета, що відома людині, починаючи від законів та закінчуючи послугами, торговими аукціонами і конференціями, інформація про ринок, нові ідеї та технічна підтримка. Студенти й діти відносяться до числа найбільш активних користувачів, які користуються доступом в інтернет щодня для своїх потреб. Сьогодні це необхідно для студентів, для підвищення їх рівня знань та пошуку наукової інформації. З кожним днем дослідження з медичних питань стало набагато легше знайти. Численні веб-сайти, що доступні в мережі інтернет пропонують завантаження інформації для людей, надання консультацій з усіх сфер життєдіяльності. З 1998 року більше 20 мільйонів людей, що стали користувачами мережі інтернет, отримали медичну інформацію. Розваги є ще одним популярним різновидом мережі, тому і багато людей вважають за краще подорожувати по інтернету ніж відвідати бібліотеки. Справді, інтернет як засіб масової інформації став дуже успішним у черпанні потрібної інформації для людей. Завантаження ігр, відвідування чатів або просто спілкування в інтернеті дало можливість користувачам розширити свій кругозір. Музика, захоплення, новини та багато іншого можна знайти і поділилися в мережі інтернеті. Багато послуг тепер представлено в інтернеті, такі як онлайн-банкінг, пошук роботи, придбання квитків на улюблені фільми, ряд послуг з колу питань охопили всі аспекти життя, та бронювання готелів. Часто ці послуги не доступні в автономному режимі і може коштувати певних грошей. Електронна комерція є поняттям, що використовується для будь-якого виду комерційного маневрування, або бізнес-пропозиції, що передбачають передачу інформації по всьому світу через інтернет. Це стало новим явищем, пов'язаним з якими-небудь покупками. Основними недоліками можуть бути крадіжки особистої інформації з різноманітних сайтів, де користувач заповнив анкету, або ввів особисту інформацію. Користуючись інтернетом потрібно бути пильним, тобто не використовувати свої особисті дані щодо місця проживання, номер кредитної картки, щоб не виникли серйозні проблеми які можуть спричинити небезпеку життю. Ще одним великим недоліком мережі інтернет є вірусні загрози, що можуть заподіяти шкоду комп’ютеру. Порнографія також це, мабуть, найбільша загроза, пов'язана з розвитком дітей, що може спричинити психічні розлади. Хоча, інтернет може і так створити хаос, руйнування і його зловживання може бути фатальним, але всерівно переваги цього, переважують її недоліки [39, с. 416].

Веб-сайт повинен представляти комплексну інформаційну систему з єдиною точкою доступу до інформаційних ресурсів, додатків та інформаційних послуг органів  місцевого самоврядування, бути інструментом управлінської діяльності і забезпечувати можливість обміну інформаці\ю за допомогою інформаційно-комунікаційних технологій.

Мета веб-сайту – підтримка сучасного та доступного інформаційного простору для забезпечення комунікації та співпраці між органами місцевого самоврядування, громадянами, підприємствами й організаціями.

Веб-сайт повинен розміщуватися у мережі інтернет для вільного доступу і використовуватися з метою:

- розширення та диверсифікації каналів комунікації органів місцевого самоврядування міст, підприємств та організацій;

- управління інформаційними ресурсами органів місцевого самоврядування для простого, швидкого й зручного доступу до них громадян, підприємств, організацій у режимі 24/7/365;

- управління діяльністю з надання громадянам і організаціям муніципальних послуг з використанням інформаційно-комунікаційних технологій; 

- підвищення рівня прозорості діяльності органів місцевого самоврядування у процесі прийняття рішень;

- участі громадян у громадському управлінні і в процесі вирішення своїх соціальних проблем за допомогою доступних комунікаційних засобів;

- підвищення рівня лояльності громадян, бізнесу, організацій до рішень та дій місцевих органів самоврядування;

- забезпечення можливості закупівель продукції для муніципальних потреб                             

з використанням інформаційно-комунікаційних технологій і створення рівних умов конкуренції серед постачальників;

- підтримка системи контролю якості, відповідної міжнародним нормам (ISO 9000:2001) [38, с. 15].

  Послуги, які надаються веб-сайтом, повинні бути орієнтовані на пріоритетне вирішення потреб громадян, ділового співтовариства і організацій. За змістом і механізмами надання інформації і сервісів фокусування має відбуватися у бік громадян. Інформація та послуги повинні надаватися в різних варіантах, орієнтованих на інтереси громадян:

- події в житті громадянина (народження, шлюб і т. д.), епізоди розвитку бізнесу

- часто запитувані послуги;

- сфера діяльності користувача;

- специфіка міського району.

  Під час створення веб-сайта повинні бути враховані неоднорідність різних соціальних групп громадян, розходження їх інтересів. Веб-сайт повинен бути доступний для всіх категорій користувачів, у тому числі користувачам з обмеженими фізичними можливостями.

  Шаблони навігації та інтерфейси повинні передбачати мінімальні вимоги до навчання користувачів для простого, швидкого й універсальногодоступу до необхідної інформації, у тому числі з різних мобільних пристроїв.

  Для оновлення інформації слід широко використовувати механізми її динамічної публікації.

  Для забезпечення довіри з боку користувачів, опублікована на веб-сайті інформація повинна бути достовірною, точною і актуальною. Актуалізація та синхронізація інформації веб-сайта повинні виконуватися штатними співробітниками. Система управління веб-сайтом повинна забезпечувати своєчасну і невідкладну публікацію актуальної інформації у відповідний розділ сайта перед публікацією цієї інформації за допомогою інших традиційних методів надання інформації.

1. Основні завдання для користувача:

- пошук інформації;

- пошук документів;

- пошук контактів;

- пошук подій;

- додавання подій;

- друк документів;

- відправка документів по e-mail;

- завантаження документів;

- реєстрація;

- персоналізація інтерфейсу;

- заповнення і відправлення форм;

- додавання інформації;

- здійснення транзакцій.

2. Веб-сайт повинен забезпечувати виконання наступних функцій:

- реєстрацію користувачів і отримання аутентифікаційних даних;

- пошук по сайту;

- впровадження транзакцій з метою проведення он-лайн платежів і отримання он-лайн послуг;

- застосування цифрового підпису;

- інтерактивні взаємодії з користувачами через розробку системи форм і запитів з можливістю адаптації їх до потреб користувачів та мінливих умов діяльності органів місцевого самоврядування.

З часом потрібно оновлювати не тільки дизайн сайту, але й додавати нові можливості, збільшувати  функціональність сайту - додати каталог продукції, галерею, дошку оголошень, форму зворотнього зв'язку, форум, розсилку, реєстрацію користувачів та ін. Можливо, доречно буде переглянути роботу сайту вцілому і зробити його зручнішим та функціональнішим редизайн, перенесення сайту на Систему Управління Контентом – CMS [40, с. 304].

Якщо компанії потрібно досить часто вносити зміни на сайт, потрібна постійна підтримка - редагувати статті, додавати ілюстрації, змінювати ціни у прайс-листах, тощо і компанія часто не встигаєте оновити її вчасно – веб-сайту необхідно перейти на Систему Управління Контентом - CMS, за допомогою якої вона зможе в онлайні міняти всі тексти, малюнки та велику кількість іншої інформації на сайті - легко, зручно і без сторонньої допомоги.

Визначення веб-сайта  у профільному законодавстві не знайти, тому виходячи за рамки бухгалтерського обліку та оподаткування можна зустріти нормативний документ. Отже, визначення веб-сайта є у п. 1.3 Порядку N 327/225, а саме: інтернет-сайт (веб-сайт) — «... сукупність програмних та апаратних засобів з унікальною адресою у мережі інтернет разом з інформаційними ресурсами, що перебувають у розпорядженні певного суб'єкта і забезпечують доступ юридичних та фізичних осіб до цих інформаційних ресурсів та інші інформаційні послуги через мережу Інтернет ...» [32].

Розробити веб-сайт можна  або власними силами (якщо у штаті  підприємства є фахівець відповідної  кваліфікації), або із залученням сторонньої організації. Згідно з положеннями ч. 1 ст. 433 ЦК та ст. 8 Закону про авторське право, веб-сайт належить до об'єктів права інтелектуальної власності (авторського права) як графічні, аудіовізуальні твори та комп'ютерні програми з базою даних до них.

Якщо веб-сайт було створено власними силами, то згідно зі ст. 16 Закону про авторське право, виключне майнове  право на службовий твір (веб-сайт) належить роботодавцю, якщо інше не передбачене  трудовим договором. У разі якщо на створення веб-сайта було укладено договір зі сторонньою організацією, то треба простежити за тим, щоб у ньому була передбачена передача підприємству-замовнику виключних майнових прав на використання цього сайта. А ще набувач авторських прав для засвідчення авторства повинен зареєструвати своє авторське право у відповідних державних реєстрах та отримати реєстраційне свідоцтво.

Кожна версія сайту, якою б якісною і продуманою вона не була має свій термін існування. Зміна дизайну сайту – редизайн. Також потрібно час від часу робити редизайн сайту (проводять раз в 2 роки), який добре відіб’ється на процвітанні організації [19, с. 542].

  Це пов'язано, насамперед, з розвитком компанії, зміною пріоритетів, напрямків її діяльності, а також з появою нових, переважаючих технологій. Будь-який дизайн сайту старіє так, як і паперова продукція - буклети, листівки і т.д. 
 До рішення про зміну дизайну сайту необхідно підходити обдумано - оцінити дану привабливість і ефективність даного дизайну, довідатися в партнерів і постійних клієнтів, чим саме дизайн сайту компанії приваблює їх, а чим відштовхує.

Проведення редизайну  сайту не менш відповідальна справа, ніж послуги по його первинній розробці. У більшості випадків, говорячи про редизайн сайту, компанії приходять до висновку, що просто замінити дизайн сайту недостатньо. Необхідно якісно переробити його структуру, проаналізувати переважаючі сторони дизайну, а також ті, які дизайн сайту не зміг вирішити. Додати до цього списку відгуки про роботу сайту партнерів, клієнтів і співробітників компанії, а також аналіз сайтів конкурентів [1].

Досить часто питання  редизайну, а також доробки й  реструктуризації сайту стає потрібним, коли структура сайту не справляється зі своїми функціями або її функціонування недостатнє, коли процеси взаємодії різних внутрішніх зв'язків сайту не оптимізовані, що приводить до зайвого навантаження на сервер, і, як наслідок, до збільшення часу завантаження сайту.

  При перегляді кожного нового сайту відвідувач першочергово звертає увагу на його дизайн, а вже згодом на його інформативність. Є сайти, дизайн яких не змінювався по декілька років і, умовно кажучи, застарів в порівнянні з конкурентами, в яких сайти виглядають новими та сучасними. Такі сайти втрачають постійних відвідувачів, навіть якщо добре розкручені в пошукових системах, по простій причині - відвідувачам здається неактуальною інформація на сайті. Тому я рекомендую не втрачати часу зі старим дизайном веб-сайту, а проаналізувати позитивні сторони конкуруючих сайтів і вжити необхідних заходів по редизайну, щоб бути завжди попереду. Також фахівцями рекомендується проводити редизайн сайту кожні два роки.

 

3. Місце веб-сайту в управлінських процесах

 

   Створення сайту в наші дні - справа не дуже складна. Але має свої тонкощі. В принципі досвідчений користувач комп'ютера та мережі інтернет витративши певний час зможе самостійно здійснити створення власного сайту. Але не всі підприємці мають достатній досвід і саме головне - чи варто витрачати свій час професіонала в якійсь сфері, на придбання досвіду в області. Тоді можливо варто почати вчитися створювати самому інтернет сайти. Якщо ні - тоді набагато простіше звернутися до компетентних людей у ніші "Створення інтернет сайтів". Тим більше, коли професіонали пропонують послугу "створення сайту безкоштовно". Як правило, безкоштовне створення сайту не може задовольнити всі запити замовника, але проте допомагає зрозуміти, чого власне він прагне. Можливо, безкоштовний варіант сайту зацікавить замовника, а може зацікавить якісне створення сайту візитки. Або це буде створення flash сайту або більш просте, створення веб сайту на основі шаблону. Якщо ж необхідно презентувати солідну організацію, тоді розробка веб сайту скоріше за все закінчитьсястворенням корпоративного сайту або можливо створенням оригінального інтернет магазину. Розробка та створення веб-сайту - діло нескладне, але просто буває, коли є знання та необхідний досвід роботи з різними клієнтами. Замовити сайт для приватного підприємця у веб-студій - це на 100% вірне рішення. Потрібно  звернутись до професіоналів, в кризову годину – і знайти найліпші ціни й умови співробітництва [1].