Составление деловых писем

    Агентство необходимо открыть 1 сентября 2002 года. Оно должно действовать в течение  двух лет. Вы будете получать наш товар  на консигнационной основе. Мы предлагаем 30-процентную скидку на всю проданную продукцию от цены, указанной в прайс-листах. Вы должны будете позаботиться о соответствующем хранении поставленных товаров. Доставка — автотранспортом.

    Мы  вышлем Вам бесплатно образцы  игрушки для показа покупателям.

    Подтвердите, пожалуйста, свое принципиальное согласие на наше деловое предложение. При  получении ответа мы направим Вам  текст официального договора на подпись.

    Мы  хотим найти за рубежом партнера, выполняющего функции нашего коммерческого агента. Как написать письмо?

    П о д п и с ь 

    Сергей  Иванов,

    Директор  по маркетингу

    Вариант второй:

    БЛАНК ОРГАНИЗАЦИИ

    11 марта 2002 г. 

    Месье Пьеру Лево

    342 Рю де ля Бэн 

    234 Париж 

    Франция

    КОМПАНИЯ  «КАЛЕЙДОСКОП» 

    Уважаемый месье Пьер Лево!

    Мы  имеем удовольствие предложить Вам  должность агента, представляющего  наши интересы во Франции. Условия функционирования агентства следующие:

    1. Оно должно открыться 1 сентября 2002 года и функционировать в  течение двух лет. 

    2. Товары будут поставляться с 30-процентной скидкой от списочной стоимости на основе консигнации.

    3. Хранение запасов на складе  должно быть организовано соответствующим  образом. 

    4. Товары доставляются автотранспортом. 

    5. Образцы изделий для демонстрации  покупателям поставляются бесплатно.

    Если  такие условия Вас в принципе устраивают, будьте добра сообщить нам об этом, и мы отправим Вам  официальный договор на подпись.

    Ждем  скорого ответа от Вас.

    П о д п и с ь 

    Сергей  Иванов,

    Директор  по маркетингу

    Как видно при сравнении этих двух писем, второй вариант выглядит гораздо более информативно, имеет четкую структуру, легко читается.

    Нужно ли писать специальное сопроводительное письмо к высылаемому счету?

    Все зависит от Ваших договоренностей  с партнером. Однако написать сопроводительное письмо обычно бывает нелишне, особенно если Вы предоставляете покупателю кредит. Пример такого сопроводительного письма приведен ниже:

    БЛАНК ОРГАНИЗАЦИИ

    В ответ на:_______

    Исх. №____

    15 февраля 2002 г. 

    М-ру Лэрри Хуперу

    Америкэн  Тайз Инк.

    2390 10-я Авеню

    Нью-Йорк

    NY 1234

    Уважаемый м-р Хупер!

    Спасибо за Ваш заказ от 5 февраля 2002 года. Сегодня мы направляем Вам 20 рулонов  ткани типа «Beaver soft» на сумму 5 тысяч  американских долларов.

    К письму прилагается счет на Ваше имя  на указанную сумму, который мы просим Вас оплатить в пятнадцатидневный срок, начиная с сегодняшнего числа.

    Пользуясь предоставленной возможностью, желаем Вам успеха в новом деле.

    Искренне  Ваш,

    П о д п и с ь 

    Роберт  Покровский,

    Заместитель директора 

    Приложение: счет

    Письмо составлено достаточно дружелюбно, содержит всю необходимую информацию: количество направляемой ткани, ее название (тип), условия оплаты, а также информирует о приложении счета.

14. Каналы рассылки  писем. 

    Как могут передаваться письма?

    Письма  и другие документы могут передаваться по почте, с помощью курьерской доставки, а также по сетям электросвязи с использованием факса и электронной почты.

    Какова  процедура отправки писем по почте?

    Для отправки по почте или с помощью  курьерской доставки после проверки правильности оформления документа он вкладывается в конверт. Многие компании используют конверты с окошками для адреса. Если письмо сложить, этот адрес будет виден в окошке.

    При использовании обычного конверта (без  окошка) необходимо помнить, что адрес должен располагаться примерно посередине листа и занимать одну треть его ширины. Адрес на конверте должен точно соответствовать адресу в письме. Документы, направляемые в один адрес, вкладываются вместе в один конверт.

    Если  в письме содержится особо важная информация или специальная переписка, например «Секретно»/ «Конфиденциально», то всегда упоминайте об этом на конверте или ярлыке (адресные ярлыки печатаются на длинных лентах, затем отрываются и наклеиваются на конверты, что ускоряет работу, но выглядит не так солидно, как конверт с напечатанным на нем адресом).

    Как подсчитать затраты на подготовку и  отправку делового письма?

    Подготовка  и рассылка деловых писем стоит  недешево. Дело ведь не просто в том, чтобы взять бланк на стандартном  листе бумаги и быстро отстукать наспех подготовленное письмо. Попробуйте подсчитать, во что Вашей организации обходится деловое письмо.

    Занимаясь подсчетами, следует учитывать следующие  расходы:

    1. Затраты времени, включая: 

    Составление черновика 

    Подготовка  окончательного варианта письма

    Оформление  письма и конверта

    Проверка  письма и подпись 

    Снятие  копии и отправка письма

    Почтовая  бумага или бланк 

    2. Расход материалов:

    Почтовая  бумага или бланк 

    Конверт

    Копирка или порошок для ксерокопии

    Почтовая  марка 

    Лента для печатной машинки или картридж для принтера

    3. Накладные расходы, включая износ  оборудования 

    Как подсчитать затраты на подготовку и  отправку делового письма?

    Передача  писем с помощью факса значительно  сокращает время на передачу информации и повышает надежность доставки.

    Аппараты  факсимильной связи работают как  копировальные машины или сканеры, т.е. делают копию документа, но в  отличие от фотокопировальных машин  отправляют ее на другой факс-аппарат, где бы он ни находился. Факсом можно  посылать письма, диаграммы, фотографии и другую документацию.

    Принцип работы факса:

    Два аппарата соединены телефонной линией;

    Вы  вставляете первый экземпляр письма или документа в аппарат;

    Набираете номер принимающего факса;

    Принимающий аппарат воспроизводит факсимиле оригинала.

    Огромное  преимущество факса заключается  в том, что передача информации осуществляется практически мгновенно. Недостаток — качество копии хуже оригинала. Поэтому несрочные деловые письма, одна из задач которых — произвести впечатление на получателя, лучше все-таки посылать по почте.

    По  факсу обычно передают оперативную  информацию, так как документ, полученный по факсу, не обладает такой же юридической  силой, как подлинник документа  или его заверенная копия.

    Каковы  особенности подготовки письма, предназначенного к отправке по факсу?

    При подготовке документа, который будет  передан по факсу, следует избегать использования мелких шрифтов и  деталей графики, которые плохо  передаются по факсимильной связи.

    Каковы  преимущества и недостатки электронной почты как канала рассылки писем?

    Передача  документов с использованием электронной  почты значительно сокращает  время на передачу информации и повышает надежность доставки. Вместе с тем  не следует забывать, что передача документов по электронной почте ставит проблему удостоверения достоверности подписи (авторизации документа), то есть применения специальной программы «электронной подписи» и заключения отдельного соглашения об авторизации с каждым корреспондентом.

    Кроме того, полученные по электронной почте документы выглядят менее официально и едва ли произведут на кого-либо впечатление своим внешним видом. Существуют технические возможности использования официальных электронных бланков при пересылке электронных сообщений, однако, как правило, такие документы очень объемны, требуют при пересылке много «электронной памяти», вызывают трудности при их приеме получателем, поэтому вряд ли его порадуют.

15. Типичные ошибки  при составлении  писем. 

    Письмо-претензия:

    Уважаемый менеджер по продажам!

    Когда я увидела рекламу Вашегог увлажнителя воздуха по телевизору, я подумал, что это именно то, что мне надо. Вы сказали, что увлажнитель решает проблемы сухого воздуха, которые как раз существуют в моем доме.

    Единственное, чего я не предусмотрела, это того, как цвет увлажнителя будет подходить к мебели в моем доме. Я думала, что он будет сочетаться с мебелью, но это не так.

    После использования увлажнителя в  течение недели, я поняла, что  не смогу привыкнуть к нему. Ни один из цветов, которые Вы предлагаете, мне также не подойдет.

    Я бы хотела вернуть Вам увлажнитель. Если я это сделаю, не могли бы вернуть мне полную стоимость? Я  была бы очень признательна Вам за это.

    Ошибки: Хотя приведенное письмо действительно  представляет претензию, оно делает это неэффективно. Это письмо многословно и беспорядочно. Оно выстроено в непрямой последовательности от общего (увиденного по телевидению) до конкретных деталей (полное возмещение).

    В первом абзаце письма дается излишняя информация, которая скорее может  запутать получателя, не поясняя проблемы. Следующий абзац также многословен и не разъясняет сути претензии. В третьем абзаце проблема констатируется, но покупатель не приводит достаточных аргументов (почему не подойдет ни один из предлагаемых цветов). Наконец, в заключение содержится просьба о возмещении стоимости, которую следовало бы перенести в начало письма. Изложенная в таком виде, претензия покупательницы вряд ли будет удовлетворена.

    Письмо-ответ  на запрос:

    Уважаемый г-н Смирнов!

    Благодарим  за Ваше письмо от 28 февраля, в котором Вы запрашивали информацию о курсах «Авторемонтное дело для любителей».

    Это одни из самых популярных наших курсов, и Вы один из многих, кто проявил  к ним интерес. Популярность этого  курса объясняется недостаточностью объема знаний, которые получают начинающие при обучении вождению.

    Вы  будете рады узнать, что мы вновь  проводим «Авторемонтное дело для любителей» в следующем квартале. Занятия  будут проходить вечером по понедельникам  и средам.