Составление деловых писем

    Как оформить поздравление делового партнера?

    Оформление  писем — поздравлений личного характера зависит от Ваших взаимоотношений с человеком, которому они адресованы. Как правило, в таких письмах нет необходимости указывать имя под личной подписью. В письмах близким людям обычно опускается адрес в начале письма. Ниже приведен пример письма — поздравления:

    20 марта 2002 г. 

    Г-же Дятловой Н. И.

    119270, Москва,

    ул. Хамовнический вал, д. 9, оф. 4

    Дорогая Наталья!

    Примите мои поздравления по поводу Вашего назначения вице-президентом компании «Снежная королева». Я уверен, что  Вы этого действительно заслуживаете, и в компании скоро поймут, как им повезло!

    Надеюсь, что дела у Вас пойдут хорошо с  самого первого дня. Как только Вы освоитесь, я приглашаю Вас на бизнес-ланч.

    С наилучшими пожеланиями,

    Искренне  Ваш 

    П о д п и с ь 

    Как оформить приглашение?

    Приглашение, особенно на официальные мероприятия, обычно посылается на заранее отпечатанном бланке. Однако пригласительное письмо ничуть не хуже и к тому же требует  гораздо меньше расходов. Пример приглашения  приведен ниже:

    10 мая 2002 г.

    Г-ну и г-же Ткаченко

    120171, Москва,

    ул. Юннатов, д. 9, кв. 21

    Уважаемые г-н и г-жа Ткаченко!

    Я имею честь пригласить вас на благотворительный  вечер, который организует наш клуб 10 июня 2002 г. в Колонном Зале Дома Союзов.

    Вы  можете пригласить с собой гостей — до шести персон. О пригласительных билетах я позабочусь.

    Пожалуйста, известите меня в самое ближайшее  время, сможете ли вы присутствовать, так как количество пригласительных  билетов ограничено.

    Искренне  Ваш,

    П о д п и с ь 

    Николай Рейдлих

    Если  мне нужно отказаться от приглашения, то как лучше это сделать?

    Отказываться  от приглашения нужно очень вежливо  и дипломатично. В письме обязательно  нужно указать причину, по которой  Вы не сможете присутствовать. Лучше  указать выдуманную причину, чем не указать никакой. Пример вежливого отказа приведен ниже:

    14 мая 2002 года 

    Г-ну Николаю Рейдлиху

    127000, Москва,

    ул. Академика Королева, 14

    Уважаемый г-н Рейдлих!

    Примите искреннюю благодарность от меня и моей жены за Ваше любезное приглашение  на благотворительный вечер.

    С сожалением должен сообщить Вам, что  в этот раз мы не сможем присутствовать, так как в июне уезжаем в  отпуск.

    Принесите, пожалуйста, наши извинения остальным  членам клуба.

    Искренне  Ваш,

    П о д п и с ь 

    Артур Ткаченко

    Как вежливо напомнить о необходимости вернуть долг?

    В письмах о денежном долге нужно  проявить одновременно настойчивость  и деликатность. Чтобы смягчить тон, можно упомянуть о прошлой  надежности клиента. Однако в заключительном абзаце письма следует дать понять, что долг должен быть возвращен немедленно, и что в противном случае Вы намерены действовать решительно.

    Пример  такого письма приведен ниже:

    1 июня 2002 г. 

    Г-же Свиридовой Л.И.

    113121, Москва,

    Ул. Академика Анохина, д.9

    Мы  все еще не получили тех 50 000 тысяч рублей, которые Вы задолжали нам за костюмы, сшитые в январе этого года, хотя месяц назад мы уже писали Вам об этом. Это нас удивляет, ведь до сих пор Вы были надежным клиентом и именно поэтому мы всегда предоставляли Вам наши услуги в кредит.

    Пожалуйста, сделайте денежный перевод на наш счет в течение пяти ближайших дней. Должны Вас предупредить, что если мы не получим деньги до 1 июля, то мы вынуждены будем передать дело в суд. Нам бы очень этого не хотелось, но, похоже, Вы не оставляете нам выбора.

    Искренне  Ваш,

    П о д п и с ь 

    Виктор  Яременко

13. Международная переписка. 

    Какие требования предъявляются к международным  письмам?

    Деловые отношения с зарубежными компаниями и организациями сегодня стали  привычным делом. Объявляя о вакансиях, многие организации требуют от своих будущих работников знания двух, а то и трех иностранных языков.

    Общепризнанным  языком международного делового общения  стал английский. Большинство деловых  людей в состоянии прочитать  письмо, написанное по-английски. Разумеется, лучше написать гладкое письмо по-английски, чем корявое — на другом иностранном языке, хотя получатель и воздаст должное попытке преподнести ему сюрприз на родном языке.

    Продажа и покупка, импорт и экспорт — вот каким вопросам посвящена большая часть переписки с зарубежными коллегами. Установление деловых связей обычно начинается с деловых писем. Вот почему к ним предъявляются самые высокие требования. Они должны писаться просто, понятно, легко.

    На  что следует обратить внимание при  подготовке писем иностранным партнерам?

    В процессе международной деловой  переписки обращайте внимание на следующие моменты:

    В письменной речи употребляйте простые  и понятные слова. Ни в коем случае нельзя употреблять жаргонные словечки, сленг. Иностранцы с трудом их понимают.

    Предпочтительнее  писать письмо на языке той страны, в которую Вы его направляете, если, конечно, Вы владеете этим языком.

    Убедитесь, что Вы правильно употребляете обращение: например, месье — по-французски, герр — по-немецки и т.д.

    На  конверте обязательно пишется код страны, в которую Вы посылаете письмо. Название страны лучше выделить прописными буквами.

    Не  путайте адреса с телефонными  номерами; убедитесь, что Вы правильно  написали адрес получателя.

    Терпеливо ждите ответ; его едва ли напишут  немедленно.

    Если  с ответом затянули, лучше напомнить  о письме по телефону.

    Важное  и срочное письмо лучше отправить  по факсу.

    Чем текущая переписка с зарубежными  партнерами отличается от переписки  с национальными контрагентами?

    Текущая переписка с зарубежными партнерами практически ничем не отличатся от переписки с национальными компаниями, за исключением употребления некоторых терминов и элементов оформления.

    Подробную информацию по оформлению деловых писем  зарубежным партнерам Вы найдете  в Практикуме к разделу.

    Информацию  о наиболее употребляемых терминах и сокращениях, используемых в деловой  переписке по вопросам международной  торговли и перевозок, Вы найдете  в нашем Кратком словаре.

    Как правильно подготовить письмо с  целью установления партнерских  отношений с иностранной компанией?

    Поясним ответ на этот вопрос на конкретном примере. Предположим, что Сергей Иванов, директор по маркетингу компании — производителя игрушек «Калейдоскоп», попросил нового менеджера по продажам написать письмо потенциальному партнеру. Вот что у него получилось:

    БЛАНК ОРГАНИЗАЦИИ

    15 июня 2002 г. 

    Сеньоре П. Ферраро 

    Проле СА

    S-1234 Мадрид 

    Испания

    ИГРУШКА МЕДВЕЖОНОК ТИШКА 

    Уважаемая сеньора Ферраро!

    Благодарю Вас за интерес к нашей новой  игрушке. Мы готовы прислать ее Вам, если Вы сообщите, сколько штук Вам требуется.

    Наши  условия: предоплата 50%, остаток — в течение 30 суток после доставки. Согласны ли Вы с нашими условиями?

    Ждем  ответа.

    Искренне  Ваш,

    П о д п и с ь 

    Алексей Лебедев,

    Менеджер  по продажам

    Это письмо Сергею Иванову не понравилось. Оно написано далеко не в дружеском тоне. Едва ли сеньора Ферраро, прочитав его, поверит, что компания «Калейдоскоп» действительно заинтересована иметь с ней дело. Кроме того, в письме не сообщается об отправке образцов игрушки, как это обычно делается.

    Сергей  написал свой вариант письма, который  приведен ниже:

    БЛАНК ОРГАНИЗАЦИИ

    15 июня 2002 г. 

    Сеньоре П. Ферраро 

    Проле СА

    S-1234 Мадрид 

    Испания

    ИГРУШКА МЕДВЕЖОНОК ТИШКА 

    Уважаемая сеньора Ферраро!

    Благодарю Вас за интерес к нашей новой замечательной игрушке. Мы уверены, что она будет пользоваться большим успехом в Испании.

    По  всей вероятности, Вы могли бы подсказать, сколько игрушек (в штуках) Вы можете получить за один раз и сколько  Вы надеетесь продать в течение  первого года.

    Пожалуйста, обратите внимание на наши условия  оплаты товара: аванс — 50% стоимости первой партии, остаток — в течение 30 дней после ее доставки. В дальнейшем Ваши заказы будут выполняться на обычных кредитных условиях.

    Посылаем  Вам несколько образцов игрушки для проведения маркетинговых исследований.

    Искренне  Ваш,

    П о д п и с ь 

    Сергей  Иванов,

    Директор  по маркетингу

    Это письмо можно рассматривать как  информирующее и вместе с тем  запрашивающее информацию. Не получив  ответа, Сергей повторит свое письмо через  несколько недель, чтобы узнать, как относится сеньора Ферраро к деловому предложению.

    Мы  хотим найти за рубежом партнера, выполняющего функции нашего коммерческого  агента. Как написать письмо?

    Такое письмо должно быть информативным, четким, логичным, легким для восприятия. Нечеткие формулировки не только дезориентируют партнера, но и могут повлиять на его решение об установлении партнерских отношений с Вами.

    Сравните  два варианта писем:

    Вариант первый:

    БЛАНК ОРГАНИЗАЦИИ

    11 марта 2002 г. 

    Месье Пьеру Лево

    342 Рю де ля Бэн 

    234 Париж 

    Франция

    КОМПАНИЯ  «КАЛЕЙДОСКОП»

    Уважаемый месье Пьер Лево!

    Мы  предлагаем Вам представлять наши интересы во Франции в качестве нашего агента.