Составление деловых писем

    Если  цель письма — побудить адресата сделать что-либо, то в основном тексте Вы должны ясно заявить о требуемом действии, чтобы получатель однозначно понимал, чего Вы от него добиваетесь и почему. Для этого Вы можете:

    Дать  краткое объяснение, почему требуемое  действие действительно важно и  неотложно;

    Включить  в объяснение ясный и реалистичный срок исполнения

    Заранее проверить уполномочен и способен ли получатель осуществить то, что  требуется.

    И помните не только о KISS-принципе, но и о вежливости!

    Если  черновик письма меня устраивает, имеет  ли смыл его редактировать?

    Если  Вас соблазняет возможность пропустить этап редактирования, помните, что небрежно написанное письмо во многих случаях приводит к издержкам для бизнеса. Редакция — это просто измененный вариант Вашего наброска. Изменениями могут быть добавления, удаления, перестановки или замены.

    Иногда  редакция включает в себя немногим больше, чем исправление нескольких грамматических ошибок и замены некоторых  слов и выражений на синонимы. В  других случаях редакция влечет за собой значительные изменения и  существенные переписывания с целью  добиться большей ясности и точности. Если Вы новичок в письменных коммуникациях, следует быть готовым к редактированию всех материалов, которые Вы пишите.

    Полезные  советы

    ПОРЯДОК ПОДГОТОВКИ И РЕДАКТИРОВАНИЯ ВАШЕГО ПИСЬМА:

    ЧЕТКО ОБОЗНАЧИТЬ ЦЕЛЬ СВОЕГО ПИСЬМА.

    СОБРАТЬ ИНФОРМАЦИЮ О ПОЛУЧАТЕЛЯХ ДАННОГО  ПИСЬМА.

    ПРОДУМАТЬ И ЗАПИСАТЬ ОСНОВНЫЕ ИДЕИ ПИСЬМА.

    СОБРАТЬ НЕОБХОДИМЫЙ ФАКТИЧЕСКИЙ МАТЕРИАЛ.

    ПЕРЕПРОВЕРИТЬ ВСЕ ОСНОВНЫЕ ФАКТЫ.

    РАЗДЕЛИТЬ СОДЕРЖАНИЕ ПИСЬМА НА ВСТУПЛЕНИЕ, ОСНОВНУЮ ЧАСТЬ И ЗАКЛЮЧЕНИЕ.

    НАПИСАТЬ  ЧЕРНОВИК ПИСЬМА.

    УБЕДИТЬСЯ, ЧТО КАЖДАЯ ТЕМА БЫЛА ОСВЯЩЕНА В  ОТДЕЛЬНОМ АБЗАЦЕ.

    ПРОВЕРИТЬ СВЯЗНОСТЬ ПРЕДЛОЖЕНИЙ В КАЖДОМ АБЗАЦЕ.

    ВЫПОЛНИТЬ РЕДАКТОРСКУЮ ПРАВКУ ПИСЬМА.

    ПОДГОТОВИТЬ ОКОНЧАТЕЛЬНЫЙ ВАРИАНТ ПИСЬМА.

4. Стиль и оформление  письма.

    Что понимают под стилем делового письма?

    Стиль Вашего письма — это то, как оно написано. Стиль является продуктом целого ряда факторов и правил, перечисленных в предыдущей главе, включая основную тематику письма, используемые слова, структуру предложений, общую длину текста и его внешний вид. В идеале должен выбираться стиль, подходящий и для получателя, и для того, чтобы четко выразить цель Вашего сообщения. Поэтому когда Вы начнете работать над стилем следующего письма, еще раз продумайте следующие вопросы:

    кому  Вы пишите. Известны ли Вам ожидания читателя? Что ему может понравиться, а что нет?

    зачем Вы пишете. Хотите ли Вы повлиять на читателя или просто сообщить ему информацию?

    какое впечатление производит письмо. Является ли Ваш документ не только информативным, но и интересным? Какой тон Вы выбираете (дружеский, официальный, возмущенный, благодарный и какой-то еще)? Как оформлено письмо? Привлекательно ли оно для читателя?

    шанс  на прочтение. Будет ли прочитано  Ваше письмо в любом случае, или  Вы должны завоевать внимание читателя?

    Ответив на эти вопросы, Вы быстрее решите, что и как нужно сказать  в письме.

    Как оформить бланк делового письма?

    Оформление  деловых писем должно соответствовать  общим требованиям унификации и  стандартизации. В отечественной  практике документационного обеспечения управления оформление писем должно соответствовать ГОСТ Р6.30-97. Согласно требованиям ГОСТ официальная переписка компании ведется с использованием специальных бланков для писем.

    Бланк письма (горизонтальный или угловой) должен содержать следующие реквизиты:

    Эмблему (логотип) организации 

    Наименование  организации — автора документа

    Адрес организации 

    Дату  документа 

    Регистрационный номер документа 

    Ссылку  на номер и дату входящего документа 

    Наличие указанных реквизитов должно облегчить операции по регистрации и обработке письма в компании-получателе.

    Как правильно указать регистрационный  номер письма?

    Вне зависимости от тематики и содержания, письма, отправляемые из Вашей организации, делятся на две группы: инициативные и ответные.

    Если  Вы пишите инициативное письмо (просьбу, запрос, предложение, претензию), для  удобства присвойте своему письму исходящий  номер. И не забудьте дату. Предпочтителен вариант размещения исходящего номера и даты на одной строке в левом  верхнем углу письма под «шапкой» бланка, например:

    21.05.02 № 01-07/111

    Если  же Вы пишите письмо-ответ, в нем  помимо исходящего номера необходимо дать ссылку на дату и номер инициативного  документа, на который Вы отвечаете. Ссылочную дату и номер перепишите из инициативного письма. Например:

    27.06.02 № 01-07/113

    на  № 03-21/135 от 03.06.02.

    Какую еще информацию со стороны отправителя  помимо реквизитов должно содержать  письмо?

    Помимо  реквизитов компании-отправителя, составитель  письма должен указать:

    Должность, фамилию и инициалы подписывающего (в конце письма под подписью)

    Фамилию, инициалы и номер телефона составителя (если составитель не подписывает  письмо)

    Перечень  приложений (если есть)

    Например, конец письма может выглядеть  так:

    С уважением,

    В.И. Петров

    Генеральный директор

    Исп. Н.М. Михайлова 

    тел.(095) 232-5566

    Приложение: бланк заказа на 2л. в 1экз.

    Какие реквизиты получателя должны быть указаны  в письме?

    Реквизиты адресата максимально могут состоять из следующих частей:

    Наименование  организации (в именительном падеже)

    Наименование  структурного подразделения (в именительном падеже)

    Должность получателя (в дательном падеже)

    Фамилия и инициалы получателя (в дательном  падеже)

    Почтовый  адрес и индекс

    Каждая  из указанных составных частей адресата размещается с новой строки. Знаки препинания между строками не ставятся. В зависимости от формы бланка письма (горизонтальной или угловой) реквизиты адресата размещаются в левом или правом верхнем углу письма. Например:

    Главному  редактору 

    Журнала «Свободная мысль»

    Ефимову Н.В.

    125468, Москва 

    Ленинградский просп., 49

    В ответах на обращения частных  лиц сначала указывается почтовый адрес, а уже затем — фамилия и инициалы получателя.

    Какие реквизиты получателя должны быть указаны  в письме?

    Представьте, что Вы сами получили по почте деловое или рекламное письмо. На что Вы сами обычно обращаете внимание? Прежде, чем прочесть хотя бы слово, замечаете качество и форму конверта. Затем смотрите на название компании-отправителя и его адрес. После этого сверяете название и адрес Вашей собственной компании-получателя и смотрите, кому персонально адресовано письмо. Вся эта информация и должна быть на Вашем конверте. Реквизиты получателя обычно располагаются в верхней части конверта, а отправителя — в нижней.

    Многие компании используют конверты с окошками для адреса. Если письмо сложить, этот адрес будет виден в окошке.

    При использовании обычного конверта необходимо помнить, что адрес получателя на конверте должен точно соответствовать  адресу в письме.

    На  что еще обратить внимание при оформлении письма?

    Как мы уже отмечали в предыдущей главе, важную роль в оформлении письма будет  играть выбранная Вами бумага. Стоит  уделить внимание тому, какой тип  бумаги больше всего соответствует  целям и стилю Вашего письма. Обычные деловые письма отпечатываются на простой белой бумаге нормальной плотности. Письма-приглашения и поздравления печатаются на плотной или тисненой бумаге. Рекламные письма могут быть напечатаны на цветной бумаге или бумаге со специальным покрытием.

    Как убедиться в том, что стиль и оформление моего письма выдержаны верно?

    На  этот счет есть несколько простых  и полезных рекомендаций. Убедитесь, что они соблюдены в Вашем  письме:

    Соблюдены ли общие требования к структуре?

    Насколько структура ясна и логична?

    Кто получатель (давний потребитель, босс, поставщик, налоговый инспектор)?

    Приемлемо ли звучит для получателя мой тон (не уверены — прочитайте вслух!)?

    Что я делаю (информирую, убеждаю, критикую, благодарю...)?

    Не  выгляжу ли я грубым, бестактным, незаинтересованным, слишком фамильярным?

    Если  поменяться ролями, как бы я реагировал на это письмо?

    Не  содержит ли письмо информацию, в которой  нет необходимости?

    Включено  ли в письмо все, что важно?

    Каждое  ли предложение сокращено, насколько  возможно?

    Поймет  ли получатель специальные технические  термины или их нужно расшифровать?

    Не  использованы ли «избитые» выражения  и клише?

    Не  применялись ли сленговые выражения (например «вылететь в трубу»)?

    Проверены ли правописание, пунктуация и грамматика?

    Проверены ли возможные фактографические ошибки (например, даты, цены, условия поставки)?

    Окончательный ли вариант письма распечатан?

    Каков формат письма?

    Соответствуют ли бумага и конверт виду письма и статусу получателя?

    Использовался ли фирменный бланк компании?

    Все ли реквизиты фирмы-отправителя  указаны верно?

    Правильно ли написаны реквизиты получателя?

    Соответствует ли обращение должности и статусу  получателя?

    Указаны ли должность, фамилия и контактные координаты отправителя?

    Приведен  ли перечень вложений?

    Полезные  советы

    ЕСЛИ  СТИЛЬ И ОФОРМЛЕНИЕ ВАШЕГО ПИСЬМА ВЫБРАНЫ ВЕРНО, ПОЛУЧАТЕЛЮ БУДЕТ  ЛЕГКО И ПРИЯТНО РАБОТАТЬ С  НИМ!

5. Письма с положительными  сообщениями.