Составление деловых писем

    При покупке свыше 200 метров цена договорная. Доставка бесплатная. Оплата производится в течение 30 дней со дня доставки.

    Кроме того, хотелось бы обратить Ваше внимание, что если Вы закажете товары до конца  января, Вы получите дополнительную 10% скидку. Для ускорения процедуры  заказа заполните бланк, прилагаемый к моему письму.

    Если  потребуется дополнительная информация, всегда буду рад Вам помочь.

    С уважением,

    Николай Петров

    Менеджер  по продажам

    Приложение: бланк заказа на 2 стр.

    В чем заключаются особенности  составления инициативных писем-предложений о продаже товаров или услуг?

    Делается  ли предложение по запросу или  по собственной инициативе, предоставляемая  информация будет очень похожей. Различие будет состоять в том, что  акцент делается на различные факторы. Проанализировав потребности делающего запрос или потенциального получателя предложения, пишущий должен сосредоточиться исключительно на тех потребностях, которые кажутся наиболее значительными.

    Цель  писем-предложений, также как и  других сообщений подобного типа, состоит в том, чтобы убедить читателя приобрести предлагаемый товар или услугу. Иными словами, в письме-предложении Вы пытаетесь убедить читателей сделать то, чего они не стали бы делать, если бы Вы их об этом не попросили.

    Пишете  ли Вы предложение индивидуального  характера Вашему клиенту или письмо, которое будет распространено среди большого количества людей, Вы можете пользоваться одними и теми же базовыми принципами. Когда Вам нужно убедить читателя сообщения, Вы должны следовать четырем основным правилам:

    Привлечь  внимание получателя сообщения

    Пробудить интерес в получателе сообщения 

    Стимулировать желание в получателе сообщения 

    Побудить  получателя сообщения предпринять  определенное действие.

    Соблюдать эти правила непросто. Каждый год  потребители получают миллионы рекламных писем-предложений. Большая часть этих писем обычно выбрасывается, поэтому их пренебрежительно называют «макулатурой». Поскольку подобные письма обычно рассылаются в больших количествах, то получение отклика хотя бы на 1-2% предложений считается хорошим результатом.

    Как привлечь внимание получателя инициативного  рекламного предложения?

    Написать  хорошее рекламное письмо — это искусство. Рецепты создания рекламных предложений существенно отличаются от рецептов, используемых при разработке писем других типов. Главная трудность состоит в том, что Вашего рекламного предложения никто не ждет. В первый момент получатель может не проявить никакого интереса к Вашему посланию. Поэтому, в первую очередь, Вам нужно привлечь внимание получателя сообщения. Как это сделать? Однозначного рецепта здесь не существует, поскольку Вы предлагаете разные товары различным категориям покупателей. Только после того, как Вы познакомитесь с особенностями товара и предполагаемой целевой группой покупателей, можете выбрать один из следующих приемов:

    Сделайте  заявление, которое заставит получателя сообщения задуматься. Например: «Лучшим  в нашей новой коллекции женских  сумочек являются их скрытые достоинства».

    Сообщите  привлекательный факт: «Для того чтобы  получить хорошую работу, Вам не обязательно заканчивать институт!» 

    Предложите  сделку: «Представьте: две пары туфель по цене одной!» 

    Опишите что-либо, имеющее место в настоящий  момент: «Сегодня более 5000 семей наслаждаются журналом «Смак» за завтраком».

    Бросьте вызов: «Попробуйте разорвать прилагаемый  образец новой обивочной ткани, и Вы поймете, почему наши чехлы для  стульев служат так долго».

    Расскажите  историю из жизни: «Раньше я думал, что для того, чтобы позволить себе купить машину, нужно быть богатым человеком. В тот день, когда я посетил автомобильный рынок «Мотор», я убедился в обратном. В тот же день я впервые приобрел автомобиль».

    Ваше  вступление скорее привлечет внимание, если оно написано коротко и в оригинальном стиле. Если же Вы используете клише и устаревшие фразы, получатель, скорее всего, выбросит его.

    Как стимулировать интерес у получателя рекламного сообщения?

    Когда внимание читающего привлечено, Вы должны постараться обеспечить его  положительную реакцию. В этом разделе письма Вы обычно представляете читающему товар и веские причины, по которым он должен хотеть его приобрести. Многие специалисты рекламного бизнеса советуют делать больший акцент на выгоды, которые можно извлечь из приобретения товара, а не на самом товаре. Например, вместо того, чтобы уговаривать получателя купить газонокосилку, сделайте акцент на том, как он будет гордиться ухоженной лужайкой перед домом.

    Обратите  внимание читателя на то, по какой причине  он должен захотеть купить ваш товар. В рекламном бизнесе это называется основным аргументом продажи товара. У любого товара или услуги может быть несколько аргументов продажи. Чтобы выбрать один из них, Вам нужно в максимальной степени учесть интересы и потребности вашего потенциального покупателя. Например, в нашем Практикуме приведено несколько вариантов одного коммерческого письма-предложения, адресованного разным целевым группам клиентов.

    Как пробудить желание приобрести предлагаемый товар?

    В следующем разделе Вашего рекламного письма, целью Ваших действий является перемещение желаний получателя из разряда «хотелось бы иметь» в разряд «мне это необходимо».

    Используя уместные эмоциональные и логические призывы, Вы должны пробудить в читающем желание принять Ваше предложение. Например, если Вы подчеркиваете, что предлагаемый пылесос новой модели имеет трехлетнюю гарантию — это призыв к логике. А если Вы подчеркиваете, что получатель сообщения будет одним из покупателей новой модели престижного автомобиля — это эмоциональный призыв.

    Если  Вы еще не указали цену предлагаемого  товара, это наиболее уместно сделать  в данном разделе. Но при этом Вы не должны делать акцент на цене, если она не является одним из аргументов продажи товара.

    Как побудить получателя рекламного предложения перейти к конкретным действиям?

    Итак, Вы уже указали наиболее важные характеристики предлагаемого товара или услуги, а также какую можно извлечь  выгоду из его использования. Все, что  осталось сделать получателю сообщения — предпринять определенные действия. Теперь Вы должны рассказать получателю, какие действия предпринять.

    Если  Вы хотите, чтобы получатель сообщения  заполнил и отослал Вам прилагающийся  бланк, разъясните ему это как  можно более доходчиво. Некоторые  рекламные письма оказываются неэффективными из-за недостатка ясности в указании действий в заключительной части.

    В примере ниже приведено рекламное  письмо-предложение, в котором приняты  во внимание все вышеперечисленные  моменты:

    Еще не поздно продлить себе спокойную  жизнь дополнительной гарантией!

    У вас еще есть время подписаться  на дополнительную гарантию для Вашей  стиральной машины, если Вы не сделали  этого при покупке. Даже если Ваша годовая гарантия истекла, в течение 30 дней с момента получения данного  письма Вы можете воспользоваться многочисленными преимуществами дополнительной гарантии.

    Дополнительная  гарантия предохранит Вас от неожиданных  расходов на ремонт и обеспечит приоритет  на прием заказа в течение всего  нового гарантийного срока. В соответствии с Вашими потребностями Вы можете выбрать одну из трех схем дополнительной гарантии, и мы с удовольствием поможем Вам определиться в этом вопросе.

    Подробное описание дополнительной гарантии содержится в прилагаемой брошюре. Позвоните  прямо сейчас по телефону 333-3333, и  Вы надолго избавите себя от проблем со своей стиральной машиной!

    Где используются рекламно-информационные письма?

    Помимо  писем-предложений о продаже товаров  и услуг в практике коммерческой деятельности компании используются другие виды рекламно-информационных писем. Все они призваны помочь компании повысить эффективность каждой составляющей успешного сбыта. Перечислим эти составляющие:

    Развитие  политики сбыта 

    Поддержание контактов с клиентами 

    Информационная  работа с потребителями 

    Политика  информирования о товарах

    Послепродажное  обслуживание клиентов

    Меры  по сохранению клиентов

    Расширение  сети сбыта 

    Как побудить получателя рекламного предложения  перейти к конкретным действиям?

    Клиенты должны быть уверены в том, что  Вы о них помните. Поэтому имеет  смысл периодически информировать их о том, как развивается Ваша компания. Сообщайте клиентам о Ваших перспективных планах, организации новых служб, открытии новых точек сбыта, поступлении в продажу новых товаров и обо всем, что может иметь к ним отношение. Чем больше возможностей для информационного обращения к клиентам будет Вами использовано, тем лучше будут Ваши взаимоотношения.

    Примеры рекламно-информационных писем приведены  в нашем Практикуме.

    Полезные  советы

    ПАМЯТКА ПО НАПИСАНИЮ РЕКЛАМНОГО ПИСЬМА:

    НАЧИНАЙТЕ С КОРОТКОГО ЗАЯВЛЕНИЯ ИЛИ ВОПРОСА, КОТОРЫЙ БЫ МОГ ПРИВЛЕЧЬ ВНИМАНИЕ.

    УДОСТОВЕРЬТЕСЬ  В ТОМ, ЧТО ВСТУПИТЕЛЬНАЯ ФРАЗА  ЧЕТКО СООТВЕТСТВУЕТ ПРЕДЛАГАЕМОМУ  ТОВАРУ.

    УДЕРЖИВАЙТЕ ВНИМАНИЕ ПОЛУЧАТЕЛЯ СООБЩЕНИЯ, ДЕЛАЯ  АКЦЕНТ НА ОСНОВНОМ АРГУМЕНТЕ ПРОДАЖИ, КОТОРЫЙ БУДЕТ ЕМУ ИНТЕРЕСЕН.

    В РАЗДЕЛЕ ПИСЬМА, ПОСВЯЩЕННОМ ПОБУЖДЕНИЮ ЖЕЛАНИЯ, ПОСТАРАЙТЕСЬ УБЕДИТЬ ПОЛУЧАТЕЛЯ, ЧТО ЕМУ ДЕЙСТВИТЕЛЬНО НЕОБХОДИМ  ЭТОТ ТОВАР, ПУТЕМ ПРИВЕДЕНИЯ ДОПОЛНИТЕЛЬНЫХ ДОКАЗАТЕЛЬСТВ ЦЕННОСТИ ТОВАРА. НАПОМНИТЕ  ПОЛУЧАТЕЛЮ ОБ ОСНОВНОМ АРГУМЕНТЕ ПРОДАЖИ.

    СНИМИТЕ ВОЗМОЖНОЕ НЕПРИЯТИЕ ЦЕНЫ ТОВАРА, НЕ ЗАОСТРЯЯ НА НЕЙ ВНИМАНИЕ ПОЛУЧАТЕЛЯ. ПРИ УПОМИНАНИИ ЦЕНЫ, ПОДЧЕРКНИТЕ  ОСНОВНЫЕ ДОСТОИНСТВА ТОВАРА.

    ЧЕТКО УКАЖИТЕ, КАКИЕ ДЕЙСТВИЯ СЛЕДУЕТ  ПРЕДПРИНЯТЬ ПОЛУЧАТЕЛЮ СООБЩЕНИЯ. ЕЩЕ РАЗ УПОМЯНИТЕ ПРИЧИНЫ, ПО КОТОРЫМ ПОЛУЧАТЕЛЮ СЛЕДУЕТ ПРИДЕРЖИВАТЬСЯ ПРЕДЛОЖЕННОЙ ВАМИ ПОСЛЕДОВАТЕЛЬНОСТИ ДЕЙСТВИЙ.

11. Письма, содержащие  анкеты и опросные  листы для клиентов.

    Прямая  почтовая рассылка широко используется в качестве доступного канала сбора  информации о потребителях при помощи заранее подготовленных форм и анкет.

    Основное  достоинство данного метода состоит  в том, что с его помощью  даже небольшое предприятие может  провести опрос своих реальных или  потенциальных клиентов. Вам не надо нанимать интервьюеров, Вы сами формируете целевую группу респондентов, а почтовая рассылка стоит недорого.

    К недостаткам метода относится низкий процент возврата ответов. Также  возможна однобокость ответов, обусловленная  малым числом ответивших.

    В чем заключаются особенности  подготовки писем, содержащих анкеты и опросные листы для клиентов?

    Независимо  от того, над каким типом письма, содержащего опросный лист или анкету, Вы будете работать, с самого начала необходимо обратить внимание на следующие  моменты:

    Что Вы в действительности хотите узнать? Всегда существует тонкое равновесие между «спросить слишком мало» и «спросить слишком много». Вы не хотите заниматься сбором информации, в которой нет надобности, а слишком объемная анкета наверняка вызовет отчуждение у клиента. С другой стороны, пропуск ключевого вопроса может сильно повлиять на результаты, поскольку у вас уже не будет возможности добавить или уточнить что-либо.

    Ясен, понятен и приемлем ли вопрос? При  подготовке писем-анкет вопросы  должны быть сформулированы просто и  недвусмысленно. Иначе те, кто будет заполнять прилагаемую форму, Вас просто не поймут. Важно также избегать вопросов, которые могут вывести опрашиваемого из равновесия, что приведет к нежеланию отвечать.