Составление деловых писем

    Логична ли структура анкеты? При ответе на этот вопрос следует опять-таки концентрировать внимание на личности того, кому предстоит заполнить Вашу форму анкеты. Если отвечающему придется перескакивать в своих ответах от одного к другому, совершенно не связанному с предыдущим, это будет смущать респондента. Маловероятно, что такие ответы Вас устроят.

    Как будет организован процесс возврата анкет? При подготовке письма-анкеты убедитесь, что Вы хорошо продумали  процедуру возврата. Как правило, заполненная анкета отсылается по почте  в конверте с оплаченным ответом. Поэтому позаботьтесь о том, чтобы конверт с Вашим обратным адресом был вложен в письмо.

    Побуждаете  ли Вы респондента к отклику? Поскольку  заранее известно, что процент  возврата Ваших писем-анкет будет  невелик, необходимо предусмотреть  различные поощрения или стимулы, которые повысят процент возврата писем. Это могут быть бесплатные образцы продукции, участие в лотерее или призы для каждого, кто заполнит анкету. В сопроводительном письме можно также прибегнуть к «неосязаемым» поощрениям типа личного удовлетворения опрашиваемого «возможностью высказаться по актуальному вопросу» или «помощи в благом деле».

    Ваша  анкета (вопросник) должна быть тщательно  подготовлена. Обычно этот процесс  занимает достаточно много времени, поскольку от того, как Вы составите  вопросник, будет во многом зависеть итоговый результат Вашей рассылки. Процесс подготовки анкеты, как правило, осуществляется в следующей последовательности:

    Определяются  цели анкетирования 

    Определяется  целевая группа респондентов

    Формируется общая структура анкеты

    Разрабатываются вопросы по каждому разделу 

    Выбирается  формат ответов на поставленные вопросы 

    Составляется  черновой вариант анкеты

    Производится  тестирование анкеты на небольшой группе клиентов

    Анкета  уточняется и дорабатывается с учетом замечаний клиентов

    Уточняются  адреса для рассылки и каналы обратной связи с респондентами 

    Производится  копирование анкет и подготовка к рассылке

    Осуществляется  сбор данных

    Результаты  рассылки обрабатываются, составляется итоговый отчет 

    Какова  структура типовой анкеты?

    В зависимости от целей анкетирования, структура Вашей анкеты может  быть различной. Чаще всего анкета, рассылаемая по почте, состоит из трех основных частей: введения, основной части и реквизитной части.

    Главная задача введения — убедить получателя принять участие в анкетировании. Оно не только должно содержать цель проводимого анкетирования, но и должно показать, какую пользу получит респондент, приняв в нем участие. Кроме того, из введения должно быть понятно, кто проводит данный опрос. Если анкетирование проводится по почте, введение может быть написано в виде сопроводительного письма, например:

    Добро пожаловать в сервисный клуб компании «Ред лайн»!

    Мы  работаем на рынке обработки информации более пяти лет, поэтому нам хорошо знакомы проблемы, возникающие у многих организаций в области создания и ведения электронных архивов документов.

    Мы  готовы помочь Вам в решении этих проблем, взяв на себя определение Ваших  потребностей и организацию обработки  Вашей стандартной документации. Эта форма разработана для того, чтобы помочь Вам определить, насколько новая технология обработки изображений может помочь в ведении вашей документации.

    Если  Вы заинтересованы в том, чтобы Ваши архивные документы были в идеальном  порядке и при этом не занимали места в офисе, заполните, пожалуйста предлагаемый вопросник, вложите его в наш конверт и вышлите по указанному адресу. Вы также можете отправить вопросник по факсу.

    Всем, от кого мы получим заполненные вопросники, будет предоставлена 10% скидка на сервисное  обслуживание в нашей компании. Кроме того, ваш личный клиентский номер, указанный в верхнем углу анкеты, гарантирует бесплатный выезд нашего консультанта для помощи в оценке потребностей Вашей компании и разработке шаблонов документов.

    Заполните анкету и воспользуйтесь нашей бесплатной помощью!

    Как сделать основную часть анкеты понятной и удобной для заполнения?

    Мы  уже отмечали, что для начала Вам  необходимо разработать структуру  анкеты. После того, как Вы решили, какие разделы должна содержать  основная часть анкеты, переходите к составлению вопросов. При этом постарайтесь, чтобы каждый вопрос был сформулирован ясно и недвусмысленно. Помните, что наиболее удобными для отвечающего являются «закрытые» вопросы (где респонденту предлагается выбрать один из заранее подготовленных ответов).

    Есть  еще пять практических правил, которые  нужно учесть при подготовке вопросника:

    Заранее кодируйте вопросы, если это возможно. Кодирование используется для преобразования ответов в форму, позволяющую  их подсчитывать и анализировать. Это экономит время на стадии ввода данных. Если цифровое кодирование вводится в самостоятельно заполняемую анкету, это может выглядеть следующим образом:

    Какова  примерная численность сотрудников  Вашего предприятия?

    01 до 10 человек 

    02 от 10 до 50 человек

    03 от 50 до 100 человек 

    04 свыше 100 человек 

    05 затрудняюсь ответить 

    Любые «фильтры» делайте ясными. Респонденты  должны чувствовать, что каждый вопрос имеет к ним отношение. Поэтому  для пропуска не относящегося к респонденту  вопроса используйте «фильтр». Например:

    6. Есть ли у Вас доступ к  портативному компьютеру?

    01 да 

    02 нет 

    Если  Да, перейдите к вопросу (7)

    Если  Нет, перейдите к вопросу (8)

    Используйте «открытые» вопросы избирательно. Если тема сложна, и вероятный диапазон ответов трудно предсказать, вопрос остается «открытым», т.е. респонденту предоставляется возможность самому написать ответ. Помните, что в самостоятельно заполняемой анкете «открытых» вопросов следует избегать, так как их анализ может оказаться затруднительным.

    Простые вопросы ставьте первыми, щепетильные — последними. Какую бы анкету Вы не готовили, старайтесь начинать с самых простых и «нейтральных» вопросов. Как только респондент «увлечется», ему можно предлагать вопросы зондирующего характера.

    Следите за объемом анкеты. Если Вы вкладываете анкету для самостоятельного заполнения в конверт, ее большой объем может напугать получателя. Старайтесь, чтобы он не превышал двух страниц. Помните, чем меньше вопросов, тем больше шанс получить на них ответы.

    Какие вопросы включают в «реквизитную» часть анкеты?

    В реквизитной части обычно приводится информация, касающаяся респондентов: возраст, пол, принадлежность к определенному  классу, образование, род занятий, семейное положение. Если анкета персональная — даются имя и адрес заполняющего, если анонимная — эти данные отсутствуют.

    Если  анкета составлена для организации, в реквизитную часть можно  включить основные направления деятельности предприятия, год образования, количество сотрудников и другие интересующие Вас вопросы.

    Полезные советы

    ЧЕТЫРЬМЯ  КЛЮЧЕВЫМИ ВОПРОСАМИ ПРИ ПОДГОТОВКЕ АНКЕТЫ ДЛЯ ПОЧТОВОЙ РАССЫЛКИ ЯВЛЯЮТСЯ:

    ЧТО МНЕ НЕОБХОДИМО ЗНАТЬ?

    ЯСНЫ  ЛИ МОИ ВОПРОСЫ?

    ЛОГИЧНА ЛИ ПРИНЯТАЯ МНОЙ СТРУКТУРА?

    ПОБУЖДАЮ  ЛИ Я ПОЛУЧАТЕЛЯ К ПОЗИТИВНОМУ  ОТКЛИКУ?

12. Частные деловые  письма (просьбы, приглашения и т.п.).

    Какие письма относятся к категории  частных деловых писем?

    Частные деловые письма — это, как правило, письма частных лиц, которые пишутся и посылаются в какие-либо организации. Кроме того, к этой категории относятся также деловые письма от одного частного лица другому.

    Подобно другим деловым письмам, такие письма нужно писать просто и понятно. К  таким письмам могут относиться: выражение интереса к опубликованной вакансии, ответ на приглашение пройти собеседование, рекомендательное письмо, приглашение, вежливый отказ от приглашения и пр.

    Меня  заинтересовала опубликованная вакансия. Как написать письмо, чтобы произвести благоприятное впечатление на возможного работодателя?

    Существует  несколько несложным правил, которые  позволят Вам подготовить грамотное и привлекательное письмо. Во-первых, в письме необходимо указать должность, на которую Вы претендуете, поскольку в организации может быть несколько различных вакансий. Во-вторых, узнайте, как лучше писать письмо — от руки или отпечатать его на компьютере (пишущей машинке). Это зависит от сложившейся корпоративной культуры организации, в которую Вы обращаетесь. В-третьих, не следует приводить в письме всю информацию, которая содержится в Вашем послужном списке или приложенной анкете. Если Вы сочтете нужным, можете упомянуть некоторые, наиболее важные, пункты. Письмо должно быть по возможности кратким, например, таким:

    18 марта 2002 г. 

    Г-ну Иванову В.Н.

    Начальнику  управления по работе с персоналом

    Вакансия: старший менеджер по кадрам

    Уважаемый г-н Иванов!

    Я бы хотела подать заявление на занятие  вышеуказанной должности, вакансия на которую была объявлена в сегодняшнем  выпуске газеты «Работа для Вас».

    Из  моего послужного списка, копию которого я прилагаю, Вы увидите, что в настоящее время я работаю менеджером по кадрам в компании «Фонарь». Мне нравится моя работа, но мне хотелось бы поработать в более крупной организации. Мне кажется, что я справлюсь и с более ответственной должностью.

    Я готова прийти на собеседование в  любое удобное для Вас время. С нетерпением жду ответа.

    Искренне  Ваша,

    П о д п и с ь 

    Репкина Лариса

    Приложение: резюме на 2-х страницах 

    Если  меня пригласили на собеседование, нужно  ли мне письменно подтвердить, что  я приду?

    Такая необходимость есть в том случае, если в самом письме Вам не предложен другой порядок действий (например, подтвердить встречу по указанному телефону). Помните, что письма такого типа должны быть предельно краткими с обязательным указанием названия должности, дня и времени собеседования:

    Настоящим подтверждаю, что я смогу прийти на собеседование в понедельник, 8 апреля 2002 г. в 12.00.

    Меня  попросили подготовить частное  рекомендательное письмо. Как это  сделать?

    Представление частных рекомендательных писем — общепринятая практика в западном деловом мире. Все больше компаний и организаций, работающих в России, при приеме на работу также стали запрашивать как официальные, так и частные рекомендательные письма.

    Отзывы  вообще и характеристики в особенности  всегда несколько необъективны. Маловероятно, что тот, кто знает Вас десять лет, напишет о Вас что-нибудь такое, что помешает Вам получить работу. Скорее наоборот. Точно также и Вы не захотите подвести знакомого, дав ему плохую характеристику.

    Если  Вы действительно не уверены в  чьих-то способностях, можете дать ему менее восторженную характеристику. Например, такую: «Я знаю Викторию Прокопову уже десять лет. Она дружелюбная, коммуникабельная и, насколько мне известно, честная и порядочная девушка. У меня нет повода полагать, что она не справится с предлагаемой ей работой». Если Вы уверены в своем приятеле, то можете написать, что Вы всячески рекомендуете его компании и не сомневаетесь, что он справится с работой.