Событийный менеджмент

 

МИНИСТЕРСТВО  ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ КЫРГЫЗСКОЙ РЕСПУБЛИКИ

 

                                              АКАДЕМИЯ ТУРИЗМА

 

                                                 КАФЕДРА СЕРВИСА

 

 

 

«ДОПУЩЕНА К  ЗАЩИТЕ»

 

Зав. кафедрой сервиса

 

____________ Ж.Г. Лебединская

 

____________ 2012 г.

 

 

ДИПЛОМНАЯ РАБОТА

 

на тему:

 «Событийный  менеджмент»

 

 

 

Выполнил студент               Джумабаев Тимур

 

 

 

Руководитель     Лебединская Ж.Г.

 

 

 

Специальность: Социально-культурный сервис и туризм

 

Специализация: Гостиничный сервис

 

 

 

 

 

 

 

                                                       Бишкек – 2012

 

 

СОДЕРЖАНИЕ
ВВЕДЕНИЕ………………………………………………………………….	3
ГЛАВА I. ЭВЕНТО-МЕНЕДЖМЕНТ……………………………………. 1.1.Управление  событиями……………………………………………….. 1.2.Событийный туризм…………………………………………………… 1.3.Организация  шоу-программ………………………………………….. 1.4.Событийный  маркетинг: тенденции и перспектива………………… 1.5. Технология событийного менеджмента……………………………..	5   5 11   19 25   29
ГЛАВА 2. АНАЛИЗ подготовки и проведения МЕРОПРИЯТИЙ СОБЫТИЙНОГО мЕНЕДЖМЕНТА в отеле“ Жаннат”……………………………………………………………………………… 2.1.Общая характеристика  предприятия………………………………… 2.2. Анализ оказания  корпоративных услуг и проведение  различных событийных мероприятий  в отеле “Жаннат”…………………………….	64   64     73
ГЛАВА III. РЕКОМЕНДАЦИИ ПО СОЗДАНИЮ БИЗНЕС–ПЛАНА, ОРГАНИЗАЦИЯ ПРАЗДНИКОВ…………………………………………. 3.1.Бизнес-план  организация праздников в отеле “Жаннат”……………	93   93
ЗАКЛЮЧЕНИЕ	101
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ	103
ПРИЛОЖЕНИЕ	105

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

 

Сейчас в  нашей стране event management — один из самых динамично развивающихся  инструментов работы BTL-агентств на коммуникационном рынке. Количество агентств, предоставляющих  услуги event management, постоянно увеличивается, а сами массовые мероприятия постепенно начинают приобретать европейский стиль не только в столице, но и в крупных региональных центрах. Однако при организации любого мероприятия необходимо учитывать особенности кыргызской ментальности: если пир — то горой, если торжество — то до утра. Подобная «широта души» порой создает дополнительные организационные сложности, однако на общее положение дел не влияет.  

Как и у всей PR-отрасли, у еvent management в нашей  стране большие перспективы. Однако говорить, что рынок еvent management окончательно сформирован, еще преждевременно. Наличие мелких, демпингующих цену в ущерб качеству фирм обусловлено тем, что еще не во всех бизнес-компаниях сформировалась культура событийного менеджмента. Многие вспоминают о праздновании Нового Года или юбилея компании за несколько недель, не подозревая, что расходы на подобные мероприятия должны быть прописаны отдельной строкой в бюджете на год вперед. И только когда отношение к еvent management изменится, можно будет констатировать, что в КР он вышел на европейский уровень. 

Сегодня профессионалы PR-бизнеса выделяют несколько направлений event  management. Первое — это организация  корпоративных мероприятий, направленных на укрепление командного духа (team building). Крупные массовые акции, создающие информационные поводы для участников и формирующие тем самым их паблисити, — это другое, более сложное направление событийного менеджмента.  

 

Но в каждом конкретном случае — и когда речь идет о подготовке корпоративной  вечеринки, и при организации  массового мероприятия — профессионалы исходят в первую очередь из той коммуникационной задачи, которая перед ними стоит. Точное видение цели помогает выбрать из богатого инструментария именно такие формы, которые подходят в данном конкретном случае.

Конечно, для качественной подготовки акции необходимо время — приблизительно месяц. В случае, когда кроме непосредственной организации мероприятия речь идет о привлечении инвестиций, организации спонсорской поддержки (без которых редко обходится крупное массовое событие), сроки удлиняются, иногда может потребоваться до 3— 4 месяцев.  

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ГЛАВА I. ЭВЕНТО-МЕНЕДЖМЕНТ

 

1. Управление событиями

 

Эвенто-менеджмент, событийный менеджмент, event-менеджмент (англ.event-management — управление событиями) — практическое применение менеджмента в области проектирования проведения и организации мероприятий и событий; включает исследование сложности брэнда события, идентификацию потенциальных клиентов-участников события, создание концепции события, планирование логистики события и координирование его технических аспектов вплоть до реализации практических методов его проведения и организации; один из видов стратегического менеджмента; основное направление практической эвентологии.

Рост числа  мероприятий и событий в бизнесе  и обществе во всем мире означает, что  их менеджмент больше не может быть «моментальным». Мероприятия и события наподобие вручения престижных наград или инаугурации президентов имеют большое воздействие на сообщества, а в некоторых случаях и на всю страну. Современная реальность включает события всех масштабов от Олимпийских Игр до корпоративного завтрака для десятка деловых людей. В бизнесе, обществе и в малых группах проводятся события различного типа/размера, чтобы предложить себя, добиться успеха, повысить доход или отпраздновать юбилей.

Бишкек всегда был центром различных мероприятий  научного и делового мира, собиравших большие количества участников. Так, к более ранним аналогам современных площадок можно отнести Дворец спорта, Филармонию, а также гостиницы типа «Хаятт» или «Ак-Кеме».

Сегодня же, согласно исследованиям, около 40 процентов туристического потока столицы составляют именно деловые туристы. Соответствуя спросу, всё большее количество отелей переориентируется на бизнес-туризм и многообещающие перспективы.

Конгресс отели  представлены в Бишкеке в лице отеля «Хаятт», «Ак-Кеме», «Жаннат» и другими крупными заведениями. Однако нехватка компаний с мировым-именем всё же ощущается, не говоря уже о регионах, о потребностях которых у нас почему-то вообще принято вспоминать в последнюю очередь.

Недоступные мероприятия

Отчасти низкий уровень развития бизнес-отелей в КР можно объяснить неоправданно дорогими пассажирскими перевозками. Это зачастую является препятствием для многих групп, желающих провести мероприятие, к примеру, на Иссык-Куле или в Оше.

Беспорядок  в системе классификации также  вносит свою лепту и тормозит развитие как бизнеса в целом, так и сегмента бизнес-отелей в частности. Уровень обслуживания так и не достиг мировых стандартов в десятках и сотнях гостиниц, а небольшое количество международных брендов и отечественные сети, едва дотягивающие до уровня 4 звезды, полностью исправить ситуацию не в состоянии.

Некоторые специалисты  считают, что звездная система играет не такую уж важную роль, а куда большие  проблемы у отельеров вызывает именно перестройка услуг заведения  и методов его работы под деловой туризм. Конгрессно-выставочный сегмент рынка имеет свою специфику и подстроиться под нужды клиентов способны далеко не все. Как видим, самой главной проблемой было и остается наличие заинтересованности и верного подхода к каждому гостю, пусть даже одному из сотни посетителей конференции.

Так как гостиницы  делового назначения предназначены  для обслуживания конференций, конгрессов, совещаний, съездов, симпозиумов и  т.д., то в их структуре преобладают  дополнительные службы как обслуживание конгрессов или мероприятий. Для этого в гостинице имеются следующие помещения: конференцзалы, бизнес-центры, рестораны, банкетные залы, бары, помещения для отдыха, фойе, спортивные комплексы и т.д.

Например, большая  часть клиентов, размещающихся в  конгрессной гостинице, так или иначе, связана с проведением конгрессов, где они могут встретить нужных им людей. Поэтому главной целью размещения в гостинице является общение с теми, кто принимает участие в конференции. Гостиница может располагать определенными рекреационными возможностями, однако рестораны, банкетные залы и фойе остаются главными помещениями, созданными с целью предоставить благоприятные возможности для контактов людей друг с другом, тем самым, создавая у гостей общее благоприятное впечатление от гостиницы в целом. Подобный тип гостиничного предприятия может иметь такую службу, которую можно назвать «служба контроля за обслуживанием». В ее обязанности входит контроль за тем, чтобы все сферы обслуживания на предприятии соответствовали потребностям гостей и удовлетворяли их вкусам.

Предприятия известные  как курортные конгрессные гостиницы, основными своими клиентами считают  компании, которые поощряют совмещение участия своих сотрудников в  работе конгрессов с отдыхом. Такие  гостиничные предприятия могут иметь в своем распоряжении склоны гор для занятий горнолыжным спортом или лужайки для игры в гольф, разумно рассчитывая, что подобные возможности могут оказаться главной причиной, почему компания или ее работники выбрали для проживания именно эту гостиницу.

Такая гостиница  может иметь определенную, автономную службу, в обязанности которой  входит поддержка всех спортивных площадок, зданий и сооружений в надлежащем состоянии и оказание инструкторской и тренерской поддержки.

И, конечно же, главной службой, находящейся в организационной структуре управления гостиничного предприятия делового назначения, является служба конгрессного обслуживания. Эту службу возглавляет менеджер конгрессного обслуживания, который занимается организацией конгрессов и конференций.

 

Средства эвенто-менеджмента

 

Эвенто-менеджмент считают основным направлением практической эвентологии, одним из видов стратегического менеджмента и одним из инструментов коммуникаций компаний любых масшатабов. В широком диапазоне от выпусков нового товара до пресс-конференций компании проводят содействующие события, помогающие общению с клиентами и потенциальными клиентами. Такие события могут быть рассчитаны на аудиторию в средствах массовой информации, достигающую тысяч или миллионов людей. Кроме того компании могут приглашть клиентов на реальное событие и воздействовать на них непосредственно в процессе мероприятия.

 

Услуги эвенто-менеджмента

 

Компании и организации  эвенто-менеджмента обслуживают разнообразные области, включая корпоративные события (выпуски нового товара, пресс-конференции, корпоративные встречи и конференции), программы маркетинга (грандиозные презентации и пр.), и специальные события наподобие концертов, наградных церемоний, премьер фильмов, демонстраций мод, коммерческих событий, частных (личных) событий наподобие свадьбы или дня рождения.

Клиенты нанимают компании эвенто-менеджмента, чтобы получить определенные услуги для проведения данного события, которые по максимуму могут включать все творческие, технические и логистические элементы события (или же только их подмножество в зависимости от потребностей клиента, экспертизы и его бюджета).

 

Эвенто-менеджер

 

Эвенто-менеджер — эксперт, планирующий и непосредственно осуществляющий событие один или с командой, часто руководит событием кулуарно, «за сценой». Эвенто-менеджеры могут быть привлечены не только для планирования и организиции события, но также и для создания марки (брэнда), маркетинга и коммуникационной стратегии. Эвенто-менеджер — эксперт в творческих, технических и логистических элементах, которые способствуют успеху события. Эти элементы включают дизайн события, аудиовизуальное сопровождение, составление сценария, логистику, составление бюджета, переговоры и, конечно, обслуживание клиента. Эвенто-менеджер — многомерная профессия.

 

Эвенто-менеджмент как бизнес

 

Эвенто-менеджмент — многомиллионный  бизнес — быстро расширяется с  грандиозными мероприятиями и событиями, которые проводятся регулярно. Удивительно, что до сих пор нет никакого статистического исследования оценки роста этого бизнеса, который включает такие области как ВССС (Встречи, Стимулы, Соглашения и События), выставки, конференции и семинары, а также живую музыку и спортивные события.