Згідно статті 5 Закону України Про бухгалтерський облік і фінансову звітність в Україні підприємство самостійно

    Важливим  елементом організації роботи керівника  є керівництво підрозділами (секторами, групами) і контроль виконання відповідних доручень за розподілом роботи. При цьому використовуються різні види контролю: вибірковий, суцільний і т. ін.

    Для керівника облікової служби складають  докладний план контролю, де вказують систематичну перевірку стану справ на окремих дільницях, строки виконання та ін. Контролерами поряд з головним бухгалтером можуть бути його заступники, а у великих господарствах також і старші бухгалтери - керівники секторів, підрозділів.

    План  контролю повинен бути тісно пов'язаний із загальним планом облікових, контрольних і аналітичних робіт, графіками, посадовими інструкціями.

    Велике  значення для організації роботи керівника має застосування методу організаційного впливу, що передбачає владу керівника як правовий елемент, дисципліну, якої слід додержувати за будь-яких обставин, та відповідальність, визначену нормативними документами.

    Організаційний  вплив включає постановку завдання, визначення критеріїв виконання  і відповідальності, наявність повноважень, ресурсів роботи, інструктаж, спостереження, координування ходу роботи, контроль.

    Однією  з передумов успішної роботи виконавців є забезпечення їх нормативно-довідковою документацією, яка використовується для уточнення того або іншого господарського процесу, та відповідність її діючим нормативним актам. Розв'язання того чи іншого питання дуже часто досягають зіставленням факту з нормативними документами. Перелік нормативних актів, якими керується у своїй роботі працівник, має бути на кожному робочому місці.

    Важливою  складовою організації роботи керівника  облікової служби є стиль керівництва. Стиль — це сукупність найбільш характерних і постійних методів вирішення облікових, контрольних та аналітичних питань, які постають у процесі реалізації функцій керівництва обліком, контролем та аналізом.

    Стиль роботи виявляється у повсякденній діяльності керівника та підпорядкованого йому апарату, є формою реалізації складних соціально-економічних, психологічних і політичних відносин.

    Важливим  елементом роботи керівника облікової  служби є організація своєї праці. На перше місце тут висувається планування щоденної роботи та розподіл часу між різними видами робіт.

    У найбільш загальному вигляді діяльність керівника облікової служби може бути охарактеризована як сукупність таких робіт:

    • організаційно-адміністративних;

    • творчих;

    • технічних;

    • не передбачених посадовими обов'язками;

    • допоміжних.

    Для планування робіт потрібно заздалегідь знати приблизну їх тривалість. Планування роботи потребує вироблення певного режиму, ритму та безпосереднього її виконання. Плани робіт складають на день, п'ятиденку, декаду, місяць, рік, на перспективу. Значно полегшує організацію роботи розробка графіків.

    Важливими елементами роботи керівника облікової  служби є нарада, інструктаж, приймання відвідувачів, бесіди, семінари тощо.

    У своїй роботі керівник облікової  служби — головний бухгалтер або  головний економіст — повинен додержувати всіх законів, що стосуються господарської діяльності і бухгалтерського обліку. Права, функції, обов'язки керівника облікової служби визначено у нормативних документах. 

7. Організація бухгалтерського  діловодства. 

    Під діловодством розуміють сукупність таких видів робіт:

    • складання кореспонденції (листування);

    • приймання листів, які надходять;

    • відправлення листів адресатам (вихідних документів);

    • реєстрація листів, що надходять і  які відправляють;

    • зберігання відпрацьованих документів у поточному архіві;

    • передавання документів з поточного  архіву до архіву постійного зберігання.

    Діловодство організовують відповідно до Єдиної державної системи діловодства (ЄДСД). Воно має забезпечувати оперативну роботу всього облікового апарату, її злагодженість.

    Особливо  слід звертати увагу на такі моменти  діловодства: хто, коли одержав той  чи інший документ, кому направлено його для виконання, яке прийнято рішення.

    У всіх господарствах встановлюють єдиний порядок приймання документації, яка надходить, її реєстрації, відправки документів своїм контрагентам, зберігання відпрацьованих документів, формування папок-справ тощо.

    Вихідним  елементом організації діловодства є номенклатура - перелік назв справ господарства для групування та зберігання в них документів.

    Загальну  номенклатуру справ для господарства складає канцелярія, погоджуючи її з різними підрозділами, у тому числі і з бухгалтерією. У цій номенклатурі зазначають перелік справ, які необхідно відкрити для зберігання.

    Для всіх служб та підрозділів господарства у номенклатурі відводиться певний код. Орієнтовну номенклатуру наведено в табл. 7.4.

    Змістовно розроблена номенклатура справ має  велике значення для правильної організації  діловодства в цілому, надає спрямованості всій бухгалтерській роботі.

    Наскільки важливим є діловодство для бухгалтерської роботи, свідчить і те, що у багатьох зарубіжних країнах воно є частиною бухгалтерської служби. Дійсно, у багатьох господарствах кількість бухгалтерських документів значно перевищує половину всієї документації.

    Аналогічно  тому як план рахунків бухгалтерського  обліку визначає систему поточного обліку, так номенклатура справ діловодства визначає систему документування, зберігання документів та усі пов'язані з ними справи.

    В умовах використання ПК питання зберігання інформації розглядають у трьох аспектах:

    • зберігання інформації у період обробки  на ПК;

    • зберігання у міжрозрахунковий період;

    • архівне зберігання.

    

    Кожному машинному носію присвоюють порядковий інвентарний номер.

    Основними вимогами до зберігання інформації у  період обробки з допомогою ПК є забезпечення:

    • контролю збереження інформації на машинному  носії;

    • відновлення інформації на машинному  носії в разі зруйнування або  перекручування її;

    • захисту інформації від несанкціонованого доступу,

    У міжрозрахунковий період у зберіганні інформації виділяють три операції: передавання на зберігання; зберігання; видавання інформації.

    Надходження і видавання машинних носіїв здійснюються з реєстрацією у журналі приймання-видавання машинних носіїв.

    Архівне зберігання інформації має забезпечити:

    • зберігання інформації;

    • захист інформації від несанкціонованого доступу;

    • облік надходження та вибуття  інформації архівного зберігання.

    Архівному зберіганню підлягають машинні носії, що містять інформацію:

    • первинну, відображену у вигляді  первинних документів або машиночитаних  їх копій;

    • нормативно-довідкову;

    • необхідну для контролю правильного  автоматичного формування вихідної інформації;

    • вихідну, відображену у вигляді  вихідних машинограм.

    Архівному зберіганню підлягають і тексти програм.

    Архівне зберігання інформації на машинних носіях може здійснюватися як у загальному архіві підприємства, так і у спеціальних архівах бухгалтерії.

    За  умов використання ПК носієм зберігання інформації є магнітні диски або гнучкі магнітні диски.

    Гарантійний строк зберігання документів на машинних носіях -5 років.

    Після закінчення строків зберігання документи, які не підлягають передаванню на державне архівне зберігання, знищують. Машиночитані документи підлягають дефектуванню і списанню. При цьому складають акт про анулювання машиночитаних документів і у карточці обліку носія роблять запис із зазначенням причини списування машинного носія, номера акта про анулювання і дати його складання. 

8. Вимоги до ергономічного  і соціального  забезпечення праці  працівників обліку. 

    8.1. Вимоги до ергономічного  забезпечення працівників обліку 

    У зв'язку із застосуванням персональних комп'ютерів (ПК), впровадженям АРМ бухгалтера створюється система «людина (бухгалтер) — машина (ПК) — середовище (ЛМС)», що потребує вирішення комплексу проблем різних аспектів: психологічних, фізіологічних, технічних і т. ін. Реалізуються вони за допомогою ергономічного забезпечення, яке являє собою сукупність методів, методик, інструкцій, стандартів, нормативних і довідкових документів щодо виконання вимог ергономіки в бухгалтерії.

    Насамперед, АРМ мають бути так розподілені між підрозділами, де здійснюється облік, щоб охопити автоматизацією весь обліковий процес і, крім того, максимально врахувати особливості виконуваних робіт, психологічних і фізичних можливостей працівника. З огляду на це ПК слід розраховувати не на одного працівника, а на кількох, наприклад одну ПК на сектор (з обліку матеріалів, заробітної плати та ін.). При цьому ПК обслуговуватиме не один працівник, а кілька по черзі за встановленим графіком. Це важливо не тільки з позиції продуктивності праці, економічності використання ПК, а й здоров'я бухгалтера. Це дає змогу також враховувати вимоги антропометрії і біомеханіки при визначенні робочих зон бухгалтера, розташуванні елементів робочого місця, конструкції робочого сидіння.

    Для того щоб обліковий працівник  ефективно працював на ПК в умовах значного підвищення рівня технічної  і творчої діяльності, високої відповідальності за виконувані роботи, велику увагу слід приділяти навичкам швидкості руху рук, роботи наосліп, умінню працювати на ПК (добре знати «меню», файлову систему, спеціальні програмні засоби для управління файлами).

    У свою чергу, ефективність праці на ПК значною мірою залежить від якісного рівня комп'ютера, засобів і систем відображення інформації. Звичайно, що такі технічні дані в ПК різного класу неоднакові. Вихідну облікову інформацію (відеограми, машинограми) слід формувати так, аби вона, по-перше, була оптимальною за складом і відповідала не лише вимогам власне обліку, а й планування, контролю та аналізу.

    Відображувана вихідна інформація має бути такою, щоб її легко можна було читати. Це не завжди вдається, коли формують складні  таблиці, особливо якщо їх механічно переносять на ручні реєстри журнально-ордерної форми бухгалтерського обліку.

    Слід  ширше практикувати видачу інформації за запитом і тим самим менше  завантажувати ПК.

    За  умов використання ПК ергономічне забезпечення висуває такі додаткові вимоги:

    • розподіл функцій між бухгалтером  і ПК;

    • оптимальний розподіл функцій між  бухгалтером і колективом;

    • розробка послідовності дій роботи бухгалтера, оптимальної за показниками, надійної та якісної діяльності;

    • раціональне розміщення технічних  засобів на робочому місці бухгалтера. У разі використання ПК слід враховувати:

    • інформація на екрані відеотермінала має бути у зручному для сприйняття вигляді;

    • діалог із системою будують так, аби  для відповіді користувача треба було натискувати менше клавіш;

    • повідомлення системи мають супроводитися  короткими звуковими сигналами, а особливо важливі - довгими.

    У розподілі функцій між бухгалтерами необхідно розробити режими праці і відпочинку, чергування видів діяльності, оптимальні психологічні показники праці.

    Під час розробки послідовності дій (алгоритму) діяльності бухгалтера враховують, що «середній» працівник за визначений час виконує функції, необхідні для його діяльності. При цьому слід ураховувати, як змінюватиметься ймовірність виконання функцій в разі збільшення часу, відведеного на виконання функції. Для вирішення питання реального розташування технічних засобів на робочих місцях бухгалтера слід ураховувати такі принципи: