Внутренняя бухгалтерская управленческая отчетность

 

     Примечание. "По смете" указаны издержки в пересчете на фактический объем производства.

     По  объему информации внутренние отчеты подразделяются на сводки, итоговые отчеты, общие (сводные) отчеты. Сводка – это краткие сведения об отдельных показателях деятельности подразделения за короткий период, иногда за день, за неделю. Итоговые отчеты составляются за месяц или другой отчетный период. Они обобщают информацию о контролируемых показателях данного центра ответственности. Общие финансовые отчеты составляются по организации в целом и содержат информацию, соответствующую формам финансовой отчетности, приспособленным для целей внутреннего управления.

     По  формам представления внутренние отчеты составляются в табличной, графической или текстовой форме. Табличная форма представления внутренней отчетности является наиболее приемлемой и для составителей, и для пользователей.

     Большая часть внутренней отчетной информации выражается цифровыми показателями, которые удобнее всего представлять в табличной форме. К ней все  привыкли, она стала традиционной. Нужно правильно структурировать  отчетные показатели, разделить их на зоны, выделить главные, требующие  особого внимания, а самое важное – постараться изложить отчет на одной странице без оборота.

     Для пояснений к отчету может быть приложена записка с комментариями  и раскрытием основных показателей.

     Графическая форма наиболее наглядна, не нужно только перегружать графики и диаграммы излишней цифровой информацией, стараться уместить в один график (диаграмму) всю имеющуюся информацию. Отображение большего числа показателей в данной форме затрудняет восприятие информации. Много цифр нагляднее представлять в табличной форме.

     Текстовая форма подачи информации приемлема в тех случаях, когда отсутствует цифровая информация, либо ее объем незначителен, но нужно подробно объяснить взаимосвязь и значение представляемой информации. Текстовые отчеты часто составляют в дополнение к отчетам в табличной или графической формах.

     4.4  Аналитические расчеты

 

     Анализ  управленческой информации в полном объеме с применением сложных вычислений и качественных суждений не входит в задачи подготовки внутренней управленческой отчетности. Безусловно, управленческий учет как информационная система включает и управленческий анализ, т. е. информационную подготовку к принятию решений, к оценке вариантов и альтернатив. Такие расчеты мы частично приводили в предыдущих разделах. Во внутренней управленческой отчетности необходимо обеспечить первичные предварительные аналитические расчеты, способствующие лучшему восприятию информации (Табл.2).

     Управляющие всех уровней не любят заниматься расчетами даже для первичной  оценки результатов работы, стремятся  затрачивать минимум времени  на ознакомление с внутренней отчетностью. Хорошая управленческая отчетность должна быть представлена в такой  форме, которая поможет управленческому  персоналу работать с ней.  

     Таблица 2 - Пример внутреннего отчета центра прибыли, распределенного на зоны (в млн. руб.) за девять месяцев 2009 г.

 

     Оценка  отклонений - непременный компонент хорошо составленной внутренней управленческой отчетности. Суммы отклонений по издержкам отражаются в виде сальдо на счетах управленческого учета. Нужно стремиться к выявлению абсолютных отклонений и по другим показателям внутренней отчетности. В отчетных таблицах следует приводить результаты анализа отклонений. Одним из вариантов может быть расширение показателей отклонений фактических данных для сравнения не только с планом, но и с прогнозом и аналогичными данными предыдущего отчетного периода, а также представление плановых данных для сопоставления с прогнозными и фактическими данными предыдущего периода. Такие расчеты существенно расширяют информацию об отклонениях.

     Внутренняя  отчетность может содержать данные об относительной величине отклонений в виде процентов или коэффициентов. Отсутствие отклонений принимается за единицу (за 100), показатель меньше 1 характеризует степень отрицательного отклонения (по издержкам - уровень экономии). Показатели, превышающие 1, характеризуют относительную величину положительного отклонения (по издержкам - относительный показатель перерасхода или превышения).

     Полезно группировать отклонения по значимости, исключая незначительные их суммы; ранжировать  отклонения от больших (значительных) к меньшим; выбирать отдельно отклонения, превышающие контрольную сумму, или относительно большие (например, более 5 % в ту или другую сторону).

     Оценка  отклонений по оцениваемому показателю в относительных величинах представлена в табл. 3. 

     Таблица 3 - Оценка отклонений по оцениваемому показателю в относительных величинах

 

     Аналитические соотношения. Для оценки сметных или нормативных издержек лучшим вариантом являются отклонения, но по другим показателям последние не дают полной картины изменений и достигнутых результатов. В этих целях решение можно искать путем соотношения одних показателей к другим, вычислять относительные показатели, аналитические соотношения.

     Аналитические соотношения подразделяются на несколько  групп:

     а) соотношения, характеризующие качество использования активов и трудовых ресурсов;

     б) соотношения, позволяющие измерить и оценить рентабельность;

     в) соотношения, характеризующие ликвидность  и финансовую устойчивость (для центров  ответственности, выступающих самостоятельными финансовыми агентами на рынке, имеющих  расчетные счета в банках и  отвечающих по своим финансовым обязательствам и заимствованиям).

     Оценка  продаж с отложенной оплатой (а) определяется коэффициентом оборота дебиторской задолженности и числом дней, на которые выделены активы на отложенную оплату или коммерческий кредит. Он характеризует продолжительность периода, в течение которого возмещаются средства, вложенные в расчеты с покупателями. Формула расчета: 

         (2) 

     Число дней, на которые выделяются коммерческие кредиты, определяется делением общей  суммы дебиторской задолженности  покупателей на величину однодневной  выручки.

     Пример. Сумма выручки от продажи за год составляет 195843 тыс. руб., сумма дебиторской задолженности покупателей - 16025 тыс. руб.

     Произведем  расчет. Коэффициент оборота задолженности  12,221 (195843 : 16025), т. е. активы, вложенные в коммерческие кредиты покупателям, совершают более 12 оборотов в течение года.

     Однодневный оборот - 536 тыс. руб. (195843 : 365).

     Число дней средней загрузки активов в  дебиторской задолженности - 30 (1 6025 : 536).

     Оборот  товарно-материальных запасов (а) характеризует эффективность вложения средств в оборотные активы. Коэффициент оборота отражает число оборотов товарно-материальных запасов в течение года. Формула расчета:

         (3) 

     Если  разделить среднюю стоимость  материальных запасов на их однодневный  расход, получим продолжительность  одного оборота материальных запасов  в днях. Он дает ответ на вопрос, какова продолжительность иммобилизации  денежных средств в материальных активах в данном периоде.

     Для товарных запасов торгующих организаций  коэффициент оборота рассчитывается делением стоимости проданных товаров  по ценам их закупки на среднюю  стоимость товарных запасов в  течение года. Аналогично можно рассчитать коэффициент оборота для готовой  продукции.

     Пример. Имеются данные о движении готовой продукции в течение отчетного года: остаток на начало года - 58245 тыс. руб.; закуплено за год - 48640 тыс. руб.; остаток на конец года - 66885 тыс. руб.

     Произведем  необходимые вычисления.

     Продано товаров за квартал - 564000 тыс. руб. (58245 + 48640 - 66885).

     Средняя стоимость товарных запасов - 62565 тыс. руб. [(58245 + 66885) : 2].

     Коэффициент оборота товаров - 9 (564000 : 62565), т. е. товарные запасы совершили 9 полных оборотов в течение отчетного года.

     Однодневный оборот товаров – 1545,21 тыс. руб. (564000 : 365).

     Число дней средней загрузки активов в  товарные запасы - 40 (62565 : 1545,21).

     Эффективность использования внеоборотных активов (а) определяется коэффициентом фондоотдачи, характеризующим эффективность средств, вложенных в основные средства и нематериальные активы, интенсивность их эксплуатации в производственном процессе. Формула расчета:

         (4) 

     Коэффициент фондоотдачи можно рассчитывать по первоначальной и остаточной стоимости  внеоборотных активов, для чего из расчета исключается стоимость средств, составляющих инвестиционную собственность организации.

         (5) 

     Коэффициент фондоемкости характеризует необходимые внеоборотные активы, их удельную величину на 1 руб. выручки от продаж.

     В формуле расчета коэффициента фондоотдачи  вместо выручки можно взять в  расчет только ту ее часть, которая  компенсирует амортизацию внеоборотных активов. Данный коэффициент показывает степень возмещения стоимости внеоборотных активов из выручки от продаж товаров, продукции, работ, услуг.

     Пример. Исходные данные: выручка от продаж за год - 195843 тыс. руб., в том числе амортизация 25993 тыс. руб. стоимость основных средств - 82379 тыс. руб.

     Коэффициент фондоотдачи составит 2,3 руб. (195843 : 82379), т. е. в данном периоде на каждый рубль стоимости внеоборотных активов было получено продукции на 2 руб. 30 коп.